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“Headspace: Eine Meditationsanleitung”: Warum die Netflix-Doku genau das ist, was wir 2021 brauchen

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Wir zeigen 3 Gründe auf, warum es sich lohnt, die neue Doku anzusehen und im neuen Jahr mit Meditation anzufangen.

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Prokrastination: Mit der Pomodoro-Technik das Aufschieben vermeiden – Lerntipps von sofatutor

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Bei Fragen bin ich  immer nur einen Mausklick oder Anruf entfernt.

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Marc Buchholz

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Digitalisierung in der Praxis - die DIGITAL X-Community

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Digitalisierung in der Praxis - die DIGITAL X-Community

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Die DIGITAL X ist die Antwort auf die Frage „Was bedeutet Digitalisierung? Im Community-Netzwerk finden Unternehmen und Experten zusammen und erhalten konkrete Lösungen und Impulse auf Ihrem Weg in die Digitalisierung.

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Achtsamkeitsimpuls

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7Mind | Bewusster und entspannter leben - Mit der 7Mind-App

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Einfach meditieren lernen, besser schlafen und Stress reduzieren mit der 7Mind App. Kostenlos herunterladen & Ruhe finden.

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Discover Synctuition, the most advanced relaxation program with 3D sounds and binaural beats. Transform your life by joining us today!

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Damit ihr nun optimal die Anregungen und Tipps aus den Workshops umzusetzen könnt, stellen wir euch dieses "Umsetzungs - Board" zur Verfügung.

Um den Domino-Effekt bestmöglich zu erzeugen, überlegt euch gut, welchen Stein ihr nun ins Rollen bringen wollt, bevor ihr den nächsten Stein (Aufgabe) anpackt.
Und konzentriert euch immer auf die "Eine Sache" (One Thing) anstatt Multitasking zu betreiben und die Qualität Euerer Arbeit zu verwässern.

Im Board findet ihr :

1. das Fotokoll

2. die PPT

3. Relevante, praxiserprobte und konkrete Umsetzungstipps.

Viel Erfolg bei der Umsetzung!

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E-Mail macht dumm, krank und arm: Anitra Eggler at TEDxSalzburg

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Offline ist der neue Luxus: 8 Digitale Denkfehler, die Lebenszeit, Hirn und Freiheit rauben

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Was kann Task Management?

Bringen Sie Ordnung ins kreative Chaos.

Zwischen den Dingen, die man erledigen sollte, und jenen, die man tatsächlich erledigt, liegen oft Welten. Oder man entscheidet sich für Task Management. Eine Task Management Software sollte Ihnen stets den Überblick geben, was gerade passiert - von der Konzeption bis zur Fertigstellung. Hier kommt MeisterTask ins Spiel: Teams auf der ganzen Welt nutzen unsere Boards im Kanban-Style, um Workflows zu digitalisieren und einen klaren Blick auf den Projektfortschritt zu haben. Seien Sie dabei und bringen Sie Ordnung ins kreative Chaos!

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Task Management für effektive Teams | MeisterTask

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Task Management für effektive Teams ✓ MeisterTask ist das intuitivste Task Management Tool, das es gibt ✓ Jetzt unverbindlich testen und effektiver arbeiten

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Microsoft To Do | To-Do-Liste-App, Tagesplaner, Checkliste

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Holen Sie sich Microsoft To Do, Ihren intelligenten Task-Manager für die Aufgabenplanung und teilen Sie online Aufgaben, Termine, Checklisten und mehr.

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8 ways to NATURALLY boost dopamine levels

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Was bedeutet eigentlich PERMA?

Dieses aus 5 Buchstaben bestehende Akronym beschreibt die Theorie des Wohlbefinden von Martin Seligman, dem Namensgeber einem der maßgeblichen Treiber der Positiven Psychologie.

Seligmans auf wissenschaftlichen Füßen basierendes Konzept erklärt anhand von fünf Merkmalen, was ein gutes Leben ausmacht und was getan werden kann, um es erfüllter zu gestalten.

In seinem gerade erschienenen Buch Flourish: A Visionary New Understanding of Happiness and Well-being führt er folgende fünf Bereiche auf:

Positive Emotions (Positive Emotionen)

Es reicht nicht, einfach nur keine negativen Emotionen zu haben. Das regelmäßige Erleben positiver Emotionen wie Dankbarkeit, Genuss oder Zuneigung ist ein essentieller Faktor für das Wohlbefinden eines jeden Menschen. Auch, wer Hoffnung und Optimismus mit Blick auf die Zukunft pflegt, hat eine gute Möglichkeit an der Hand, sein Leben subjektiv zu verbessern.

Engagement

Menschen werden zufriedener und können aufblühen, wenn sie im Zuge ihrer Stärken leben, sich für etwas Großes engagieren und bei oder sogar in diesen Aktivitäten aufgehen.

Seligman bezieht sich hier vornehmlich auf das vom Psychologen Mihály Csíkszentmihályi geprägte Flow-Erleben, also dem Gefühl eines Schaffensrausches. Flow entsteht häufig bei der Ausübung komplexer Aufgaben, die zwischen Überforderung (Angst) und Unterforderung (Langeweile) ausgeübt werden.

Relationships (positive Beziehungen)

Teil eines sozialen Netzwerks zu sein, sich auf andere verlassen zu können und auch ihnen von Nutzen zu sein, verschafft vielen Menschen ein großes Glücksgefühl. Ob romantische Partnerschaft, funktionierende Familie oder tiefe Freundschaften - positive Beziehungen sind eine der wichtigsten Zufriedenheitstreiber überhaupt.

Oder, wie es Seligmans langjähriger Kollege und Psychologe Chris Peterson eingängig formulierte: "Other people matter".

Meaning (Sinn, Sinnhaftigkeit)

Können wir unsere Stärken dann noch zu einem höheren Zweck einsetzen, in dem wir Sinnhaftigkeit erkennen und erleben, ist das ein weiterer großer Schritt in Richtung erfülltem Leben.

Das, was schon die griechischen Philosophen der Antike diskutierten und als Erlangung der Glückseligkeit (eudaimonía) bezeichneten, ist auch für Seligman eine Rechnung, die für das "Glück" suchende Individuum möglichst zu jedem Zeitpunkt ein positives Gesamtergebnis aufweisen sollte.

Achievement/Accomplishment (Leistung, Zielerreichung)

Stephen Covey nennt es "to leave a legacy": Etwas zu schaffen, was über den Tod hinaus anhält und Spuren hinterlässt. Um das zu erreichen, benötigt man explizite Ziele im Leben, die man zu erreichen sucht. Zielerreichung führt über ein gesteigertes Selbstwertgefühl ebenfalls zu mehr Zufriedenheit, einem gesteigertem Wohlbefinden und einem höherem Glücksgefühl.

Zusammen mit den 24 Charakterstärken, die Seligman und Peterson auch innerhalb eines Fragebogens zur Stärkenfindung verarbeitet haben, gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, seines eigenen Glückes Schmied zu sein.

Viel Erfolg dabei!

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Was ist das PERMA-Modell der Positiven Psychologie?

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Was bedeutet eigentlich PERMA? Dieses aus 5 Buchstaben bestehende Akronym beschreibt die Theorie des Wohlbefinden von Martin Seligman, dem Namensgeber einem der maßgeblichen Treiber der Positiven Psychologie. Seligmans auf wissenschaftlichen Füßen basierendes Konzept erklärt anhand von fünf Merkmalen, was ein gutes Leben ausmacht und was getan werden kann, um es erfüllter zu gestalten.

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Erledigen Sie Aufgaben regelmäßig auf den letzten Drücker? Kreisen Ihre Gedanken abends im Bett bereits um die Termine der nächsten Tage? Haben Sie das Gefühl, Ihren Verpflichtungen kaum noch nachkommen zu können? Dann sind Sie der perfekte Kandidat für das Selbstmanagement-System Getting Things Done.

Getting Things Done (GTD) ist ein Zeitmanagement- und Produktivitätssystem, das den Anwender durch ein umfassendes Listen- und Terminkalendersystem darin unterstützt, seine Aufgaben und Verpflichtungen stressfrei und effizient zu erledigen.

Das Grundprinzip der GTD-Methode: Alle Aufgaben sollen schriftlich fixiert werden, sodass man sicher sein kann, nichts zu vergessen. Dadurch soll der Nutzer langfristig entlastet werden, denn er muss sich nun nicht mehr alles merken. Da somit auch keine Notwendigkeit besteht, sich ständig an wichtige Aufgaben zu erinnern, sollen die Gedanken auch seltener zu ungünstigen Zeiten um geplante Tätigkeiten kreisen. Sprich: Das schlafraubende Grübeln im Bett soll abnehmen. Denn Dank der schriftlichen Organisation kann sich Ihr Gehirn darauf verlassen, dass alles rechtzeitig erledigt und nichts vergessen wird. Es kann somit in Ruhephasen wirklich entspannen und sich besser auf die Aufgaben fokussieren, die gerade aktuell sind, da einem nichts mehr im Hinterkopf herumspukt.

Größere Aufgaben untergliedert man bei dieser Methode in kleinere Teilaufgaben, für die man konkrete Termine festlegt.Ein regelmäßiger Review stellt sicher, dass Sie alle Aufgaben und Projekte im Blick behalten, Schwachstellen in Ihrem System erkennen und Verbesserungen vornehmen können.

Der US-Produktivitätsberater David Allen entwickelte das System und stellt es 2001 in seinem gleichnamigen Buch „Getting Things Done" der Öffentlichkeit vor. Seit dieser Veröffentlichung hat die Getting-Things-Done-Methode weltweit Millionen von Anhängern gewonnen.

Definition: Getting Things Done

Getting Things Done, kurz GTD oder GTD-Methode genannt, ist eine vom US-Amerikaner David Allen entwickelte Selbstmanagement-Methode, bei der sämtliche Aufgaben des Berufs- und Privatlebens in Aufgabenlisten erfasst werden. Da der Anwender dann keine Energie mehr darauf verwenden muss, sich diese Dinge zu merken, hat er den Kopf frei, sich auf die tatsächlich aktuelle Aufgabe zu konzentrieren. Das soll die Produktivität des Anwenders erhöhen.

Die GTD-Methode beinhaltet fünf Schritte, die in ihrer Reihenfolge genau festgelegt sind und die wir uns im Folgenden näher ansehen:

Alle anstehenden Aufgaben, Termine und Ideen werden in sogenannten „Eingangskörben" gesammelt. Dabei muss es sich natürlich nicht um tatsächliche Eingangskörbe handeln, vielmehr ist es ein Sammelbegriff für Ordnungssysteme, in denen Sie Dinge schriftlich festhalten können. Folglich sind digitale wie auch analoge Eingangskörbe denkbar: Ihr E-Mail-Postfach, Evernote oder OneNote oder physische Ablagekörbe sowie Hängeregistraturen. Wenn Sie das Getting-Things-Done-Modell einführen, kann der erste Schritt zunächst einige Tage in Anspruch nehmen. Danach fügen Sie einfach immer dann neue Aufgaben, Termine und Ideen Ihren Eingangskörben hinzu, sobald sie entstehen. Das ist meist in wenigen Minuten zu bewerkstelligen.

Die Aufzeichnungen in Ihren Eingangskörben müssen Sie sichten und verarbeiten. Das bedeutet, dass Sie sie in das Getting-Things-Done-System einordnen müssen. Zu diesem Zweck stellen Sie sich zu jeder Eintragung folgende Fragen:

Um was für eine Aufgabe handelt es sich?

Kann ich aktuell etwas unternehmen?

Was ist der nächste Schritt?

Bei der Sichtung der Eingangskörbe sollen Sie nichts zurücklegen, sondern für jedes Material eine Einsortierung vornehmen.

Wenn keine Handlung möglich oder erforderlich ist, entscheiden Sie sich für eine der folgenden drei Optionen:

Entsorgen

Als Referenzmaterial archivieren

Auf „Irgendwann/Vielleicht"-Liste setzen

Alle Eintragungen, die eine Handlung erfordern, werden zunächst Zwischenablagen zugeordnet bzw. auf Listen gesetzt und von dort aus weiterbearbeitet.

Aufgaben, die Sie in weniger als zwei Minuten erledigen können, sollten Sie direkt bearbeiten und nicht in das Getting-Things-Done-System überführen.

Nur Termine werden in den Kalender eingetragen. Zu erledigende Aufgaben kommen auf die „Nächste Schritte"-Liste oder werden als Projekt erfasst und in Teilschritte zerlegt.

Jede Aufgabe, die mehrere Schritte umfasst, ist in der GTD-Methode von David Allen ein Projekt. Die Renovierung der eigenen Wohnung ist also genauso ein Projekt wie die berufliche Marketing-Kampagne für ein Produkt. Alle Ihre Projekte setzen Sie auf eine Projektliste, die Sie regelmäßig sichten. Definieren Sie dann nächste Schritte für Ihr Projekt, für die Sie feste Termine in Ihren Kalender eintragen. Führen Sie außerdem eine Erinnerungsliste für alle Aufgaben, die Sie an andere delegiert haben. So haben Sie im Blick, an welchen Aufgaben andere für Sie arbeiten.

Führen Sie abseits der Projektliste noch eine separate Liste, in der Sie alle projektunabhängigen nächsten Schritte auflisten. Sie können, je nach Umfang Ihrer Aufgaben, auch mehrere kontextbezogene Listen führen - zum Beispiel für Privates, Berufliches, Telefonate und Besorgungen usw.

Führen Sie auch eine Erinnerungsliste für alle delegierten Aufgaben außerhalb von Projekten. Legen Sie Termine fest, an denen Sie nachfassen, wie weit die Erledigung vorangeschritten ist.

Das Organisieren der eigenen Aufgaben und Termine schafft zwar Übersicht, sorgt allein aber noch nicht dafür, dass die eigene Produktivität steigt und alles in der vorgesehenen Zeit erledigt ist. Dafür ist es notwendig, dass Sie Ihre Listen regelmäßig sichten.

Nur wenn Sie sicher sein können, dass Ihr System aktuell ist, können Sie sich später ohne Gedanken an mögliche vergessene Termine ganz auf die vor Ihnen liegende Aufgabe konzentrieren.

Sie sollten daher mehrmals täglich in Ihren Terminkalender schauen und mindestens einmal täglich Ihre Aufgabenlisten prüfen, um das nächste To-do auszuwählen. Leeren Sie auch einmal am Tag Ihre Eingangskörbe.

Bei der GTD-Methode wird einmal pro Woche ein Wochenrückblick durchgeführt. Dieser Rückblick beinhaltet folgende Schritte:

Kopf leeren: zum Wochenabschluss notieren Sie noch einmal alle Ideen, die Ihnen durch den Kopf gehen.

Eingangskörbe: Sortieren Sie neue Aufgaben, Ideen und Termine in das GTD-System ein.

Aufgabenliste: Ist die Liste aktuell? Sind alle erledigten To-dos gestrichen? Welche Aufgaben stehen für die nächsten Tage an?

Projektlisten: Ist die Liste aktuell? Haben Sie in der vergangenen Woche mindestens einen nächsten Schritt getan, um Ihr(e) Projekt(e) voranzubringen?

„Vielleicht/Irgendwann"-Liste: Wollen Sie einiges auf dieser Liste in die Projektliste verschieben und aktuell bearbeiten?

Terminkalender: Ist der Kalender aktuell? Haben Sie wirklich alle Termine wahrgenommen? Welche Termine stehen in den nächsten Tagen an? Sind alle Termine eingetragen?

„Warten auf"-Liste: Wie ist der aktuelle Stand der delegierten To-dos? Haken Sie gegebenenfalls bei Mitarbeitern nach.

Um zu entscheiden, was Sie als Nächstes tun, müssen Sie gemäß der GTD-Methode vier Kriterien berücksichtigen: Kontext, verfügbare Zeit, verfügbare Energie und Priorität.

Sie haben in Ihrem Getting-Things-Done-System mindestens eine Aufgabenliste angelegt. Da Sie sich im Normalfall in vielen unterschiedlichen Kontexten bewegen (Beruf, Familie, Hobby), ist es sinnvoll, unterschiedliche Listen zu erstellen, sogenannte Kontextlisten. So müssen Sie sich nicht durch eine unfassbar lange To-do-Liste kämpfen, um Ihre nächste Aufgabe zu definieren, sondern sichten gezielt Ihre kurzen Kontextlisten.

Sobald Sie freie Zeit haben, die Sie produktiv nutzen möchten, fragen Sie sich also zunächst: In welchem Kontext befinde ich mich? Und was kann ich jetzt überhaupt tun? Wenn Sie im Wartezimmer beim Arzt sitzen und die Zeit überbrücken wollen, können Sie schlecht vertrauliche Geschäftstelefonate führen. Sie können aber sehr wohl einige kurze E-Mails beantworten oder eine Nachricht an Freunde schicken.

Wie viel Zeit steht Ihnen gerade zur Verfügung? Wenn Sie im Auto sitzen und eine Fahrt von 15 Minuten vor sich haben, sollten Sie kein Telefonat beginnen, das sicher eine Stunde Ihrer Zeit in Anspruch nimmt. Stattdessen kann es sinnvoll sein, auf dem Weg einen kurzen Stop beim Supermarkt einzulegen, um einige Dinge von Ihrer Einkaufsliste zu streichen.

Unser Leistungsniveau schwankt über den Tag. Dieser Biorhythmus ist bei jedem Menschen etwas anders ausgeprägt. Beobachten Sie eine Woche lang, wie sich Ihr Energielevel über den Tag verändert, um Ihre Leistungsspitzen und -tiefs festzustellen. Aufgaben, die Ihre volle Konzentration und Leistungsfähigkeit fordern, sollten Sie zukünftig in für Ihren Biorhythmus günstige Zeiten legen, in denen Sie sich fit und energievoll fühlen. Die Vorbereitung einer wichtigen Präsentation terminieren Sie vielleicht besser in die Morgenstunden statt in die Mittagszeit. Aber vielleicht sind Sie auch eher nachmittags und abends produktiv, dann planen Sie Ihre To-dos entsprechend um.

Wenn Sie mögliche Aufgaben anhand der drei Kriterien vorsortiert haben und sich Ihnen verschiedene Optionen bieten, entscheidet die Priorität: Welche Aufgabe ist die wichtigste? Beginnen Sie genau mit dieser Aufgabe.

Sie sitzen im Büro und haben noch eine Stunde unverplante Zeit, bis zum Mitarbeitergespräch? Sie könnten ein paar Telefonate von Ihrer Liste streichen, einen Report erstellen oder an einem Workshop-Konzept weiterarbeiten. Da der Workshop in drei Tagen stattfindet und Sie sich noch nicht vorbereitet haben, entscheiden Sie sich für diese Aufgabe. Sie hat Priorität. Der Report hingegen ist ein Routinebericht und die Telefonate können Sie genauso gut in ein paar Tagen erledigen.

Die GTD-Methode polarisiert: Sie hat viele begeisterte Anhänger, aber auch zahlreiche Kritiker.

Zuverlässigkeit: Das System stellt sicher, dass alle Aufgaben (rechtzeitig) erledigt werden. Wer häufiger Termine vergisst, für den kann die GTD-Methode Abhilfe sein.

Umfassende Organisation: Getting Things Done bietet ein einzelnes Organisationssystem für alle Projekte, sowohl private als auch berufliche. Damit sinkt das Risiko, sich zu verzetteln.

Fördert zeitnahe Umsetzung: Mit der Unterscheidung der einzelnen Schritte „Organisieren", „Durchsehen" und „Erledigen" wirkt GTD Überforderung entgegen. Indem große Projekte in kleinere Teilaufgaben untergliedert werden, sorgt es dafür, dass der Einstieg in die Projektarbeit leichter fällt.

Klare Struktur: Die zahlreichen Listen und Leitfragen sorgen dafür, dass freie Zeit effizient verwendet wird und sie unterbinden produktivitätshemmendes, orientierungsloses Hin- und Herspringen von Aufgabe zu Aufgabe.

Freiheit: So umfassend die GTD-Methode ist, auf der Tagesebene lässt sie viel Freiheit. Denn sie diktiert keinen festen Tages- oder Wochenplan. Jeder entscheidet selbst, welche Aufgabe er als nächstes erledigt. Das kann motivieren - manche Anwender sehen darin jedoch auch eine Schwäche.

Keine Unterstützung bei Priorisierung: In Getting Things Done spielen Prioritäten eine untergeordnete Rolle. Das System sorgt in erster Linie dafür, dass nichts vergessen wird und dass freie Zeit effizient genutzt wird. Wer hingegen sichergehen will, dass er die richtigen Prioritäten setzt, muss zusätzlich andere Techniken nutzen - zum Beispiel die Eisenhower-Matrix.

Keine Wochen- oder Tagesorganisation: Getting Things Done bietet auch keine optimierten Wochen- oder Tagesplanungen. Wer Schwierigkeiten hat, Ziele zu definieren, nächste Schritte festzulegen und seinen Tagesablauf effektiv zu gestalten, dem hilft die GTD-Methodik kaum weiter. Für die Tagesplanung ist beispielsweise die ALPEN-Methode besser geeignet.

Komplexe Systematik: Getting Things Done lässt sich nicht in fünf Minuten durchdringen und nicht in einem Nachmittag umsetzen. Wer das System aber gewinnbringend anwenden möchte, muss es bis in die Einzelheiten verstanden haben und konsequent anwenden. Ganz oder gar nicht. Wenn man zum Beispiel die Wochenrückblicke auslässt oder sich nicht mit der Splittung der Aufgabenlisten in Kontextlisten befasst, beschneidet man seinen eigenen Erfolg.

(Zu) viele Gewohnheitsänderungen: Wer sich auf die GTD-Methode einlässt, steht vor der Herausforderung, zahlreiche Gewohnheiten in kurzer Zeit verändern zu müssen. Das regelmäßige Leeren der Eingangskörbe ist Pflicht, das Durchsehen der Projekt- und Warten-auf-Listen muss eingeplant werden und auch das Führen von Kontextlisten muss man erst einmal trainieren.

Hier liegt der Hauptkritikpunkt an Getting Things Done: Mit diesen zahlreichen Umstellungen würde der Nutzer überfordert. Wer sich schwer tut, neue Gewohnheiten zu etablieren, sollte sich möglicherweise nach einer anderen Organisationstechnik umsehen, die besser zu seiner Persönlichkeit passt.

Getting Things Done ist eine Selbstmanagement-Methode, die funktioniert. Das haben zahlreiche Anhänger mit ihren Erfolgsberichten gezeigt. Doch eine simple Methodik ist GTD nicht.

Vor allem Menschen, die ein sehr analytisches und strukturiertes Vorgehen schätzen und bereits Klarheit über ihre Ziele und Prioritäten haben, können von Getting Things Done profitieren. Wer mit diversen unterschiedlichen Aufgaben betraut ist, hat mit dem System eine praktische Hilfe, mit der sich besser Überblick behalten lässt.

Für Menschen, die allerdings nur in einer überschaubaren Anzahl von Projekten involviert sind und nicht extrem viele unterschiedliche (berufliche und private) Verantwortlichkeiten haben, ist die GTD-Methode in der Regel überdimensioniert. In solchen Fällen reicht es meist bereits, den eigenen Kalender gut zu pflegen, eine To-do-Liste für berufliche und eine für private Angelegenheiten konsequent zu führen und einen wöchentlichen Termin zum Aufräumen des E-Mail-Postfachs festzulegen.

David Allen hat einen Nachfolgeband zu seinem Bestseller „Getting Things Done" geschrieben. In „ Make it all Work", auf Deutsch: „Ich schaff das!", ordnet er die GTD-Prinzipien in einen größeren Kontext ein und erklärt, warum Kontrolle und Perspektive die zwei wichtigsten Selbstmanagementprinzipien sind. Wer Getting Things Done einmal ausprobieren will, findet in dem Buch hilfreiche Erläuterungen und Ergänzungen für die Anwendung im Alltag.

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Getting Things Done: Eine Produktivitätsmethode für alle Lebensbereiche

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Mit dem Getting-Things-Done-System von David Allen lassen sich alle Aspekte Ihres Lebens organisieren. Wir erklären Ihnen, wie die GTD-Methode funktioniert.

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Schnell erfolgreich werden? THE ONE THING von GARY KELLER

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Die ALPEN-Methode gilt als besonders effektiv zur Optimierung der eigenen Arbeitsweise, weil sie hilft, den Tagesablauf – jeden einzelnen Tag – ganz konkret und zielführend zu strukturieren. Sie wurde vom deutschen Wirtschaftswissenschaftler, Autor und Berater Lothar Seiwert entwickelt.

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„Planung ist das halbe Leben" - so sagt man gern. Und tatsächlich ist Planung und eine sinnvolle Organisation das A und O für ein langfristig erfolgreiches Arbeiten remote oder im Homeoffice.

Einerseits hilft Planung uns dabei, produktiv zu sein - sie hilft aber auch dabei unproduktive Tage zu vermeiden. Wenn wir uns bei der Arbeit die ganze Zeit um näher rückende Deadlines, die 30 Punkte auf der unsortierten To-do-Liste und fünf weitere, noch nicht notierte Kleinigkeiten sorgen, die wir ja nicht vergessen wollen, können wir uns nur schlecht auf das Wesentliche konzentrieren. Noch problematischer wird es, wenn wir tatsächlich den Überblick verlieren und uns etwas Wichtiges entfällt oder wenn wir uns häufig und über viele Dinge mit anderen abstimmen müssen. Zum Glück gibt es vielfältige Methoden, um der eigenen Schaffenskraft Freiheit zu verschaffen und den Output auf Dauer sowohl zu maxi- als auch zu optimieren. Dabei gilt: Je mehr wir zu tun haben, desto wichtiger und befreiender ist es Energie in die Optimierung unserer Arbeitsprozesse zu investieren - es zahlt sich aus, glaub mir.

Selbstmanagement mit der ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode gilt als besonders effektiv zur Optimierung der eigenen Arbeitsweise, weil sie hilft, den Tagesablauf - jeden einzelnen Tag - ganz konkret und zielführend zu strukturieren. Sie wurde vom deutschen Wirtschaftswissenschaftler, Autor und Berater Lothar Seiwert entwickelt.

Wie funktioniert die ALPEN-Methode?

1 - Aufgaben aufschreiben:

Wie auch bei anderen Methoden, ist es hier der logische erste Schritt zur Erstellung eines priorisierten Tagesplans, alle anfallenden Aufgaben auf einer vollständigen To-do-Liste zu notieren. Einfach unsortiert runterschrieben und gerne Papier und Stift nutzen, denn das ist für das Gehirn am besten zu verarbeiten.

2 - Länge einschätzen:

Als Nächstes notieren wir nun zu jeder Aufgabe möglichst realistisch, wie viel Zeit sie in Anspruch nehmen wird. Dabei sollten wir auch berücksichtigen, wie viel Zeit wir bereit sind, für einzelne Aufgaben aufzubringen und mit Deadlines sowie eigenen Zeitkontingenten bewusst planen. Wenn du keine Idee hast, wie lange eine größere Aufgabe dauert, gib ihr bewusst nur 30 Minuten Zeit: durch den kleinen Zeitdruck wirst du fokussierter arbeiten und automatisch mehr (oder genauso viel) schaffen, wie in 45 oder 60 Minuten.

3 - Pufferzeiten einplanen:

Ein weiterer essenzieller Faktor der ALPEN-Methode ist das Einplanen von Zeitpuffern. Auch wenn eigene Deadlines uns helfen, unsere Produktivität zu steigern, kommt immer mal wieder etwas dazwischen. Oft dauern Dinge, gerade individuelle Aufgaben, doch länger als erwartet. Wir empfehlen, nur 60 % der Zeit fest zu verplanen und die restlichen 40 % als Pufferzeiten festzuhalten. Bei einer Arbeitszeit von acht Stunden täglich heißt das: plane fünf Stunden fest für Aufgaben oder Meetings ein - den Rest halte als Puffer bewusst frei. Gerne mit Blockern im Kalender, um nicht von eifrigen Kolleginnen und Kollegen zu Meetings eingeladen zu werden, nur weil du gerade verfügbar bist.

4 - Entscheidungen treffen:

Der vierte und wichtigste Schritt der ALPEN-Methode lautet: Priorisieren! Wir entscheiden, was die wichtigsten Aufgaben sind, welche davon unbedingt heute erledigt werden müssen oder sollten und was noch ein wenig warten kann. To-dos, die wichtig sind, aber nicht akut drängen, werden dabei hintenangestellt. Was wichtig ist und nicht vertagt oder delegiert werden kann, wird im Tagesplan untergebracht.

Oft wird in diesem Selektionsprozess festgestellt, dass die Erledigung bestimmter Aufgaben zwar gut wäre, im großen Ganzen aber nicht wirklich wichtig ist. Dieser Prozess hilft uns einzuschätzen, ob wir zeitlich überhaupt in der Lage sind, alles, was wir uns für den Tag vorgenommen haben, tatsächlich zu erledigen. Daher auch die Betonung auf „Entscheidungen treffen", priorisieren und Nein sagen, wenn nötig - und schlussendlich akzeptieren, dass wir nicht immer alles sofort erledigen können.
„Stress hat, wer ja sagt - aber nein meint." (Peter Kreuzer)
Nach der Entscheidung geht's ins Arbeiten und Tun, bevor wir am Abend zu Schritt 5 kommen:

5 - Nachkontrollieren:

Am Ende eines Arbeitstages wird noch einmal Bilanz gezogen, ob wir alle eingeplanten To-dos erledigt haben, an welchen Stellen unsere Planung akkurat war oder weit vom tatsächlichen Zeitaufwand abgewichen ist und ob die Zeitpuffer ausgereicht haben. Diese Learnings helfen uns, in Zukunft noch realistischer zu planen und durch die bewusste Haltung „das habe ich alles heute erreicht" wird im Gehirn das Hormon Dopamin ausgeschüttet und wir belohnen uns selbst für die Erfolge des Tages.

Hilfestellungen zur Anwendung der ALPEN-Methode

Mithilfe der ALPEN-Methode können wir unseren Tagesablauf auf recht einfachem Wege wirklich gut strukturieren und optimieren. Besonders dann, wenn wir regelmäßig ähnliche Aufgaben erledigen oder ein gutes Gefühl dafür haben, wie lange spezifische To-dos dauern, können wir mit vergleichsweise geringem Aufwand schnell eine sinnvolle Tagesplanung vornehmen.

Wenn einzelne unserer Arbeitsschritte häufig von anderen abhängig sind und Teammitglieder unseren selbst gesetzten Zeitplan „stören", kann die ALPEN-Methode jedoch auch zu Frust führen. Auch besteht das Risiko, Pufferzeiten unbewusst eher als Einladung zum Schlendrian zu verbuchen, was sich bei so manchem negativ auf die Produktivität auswirken kann.

Wie bei jeder Methode ist es also an dir selbst herauszufinden und zu entscheiden, ob die ALPEN-Methode das Richtige für deine Arbeitsweise und deinen Job ist oder ob dir ein anderes System einen größeren Mehrwert verschaffen kann. Probiere es aus!

Checklisten für eine strukturierte Arbeitswoche

Mit den Checklisten „Guter Start in den Montagmorgen" und „Die Arbeitswoche achtsam abschließen" bekommst du eine praxistaugliche Übersicht, um deine Arbeitswoche strukturiert zu starten und abzuschließen.

Du möchtest noch mehr Tipps bekommen?

Noch mehr Tipps und Routinen zum Selbstmanagement und auch der Gestaltung des persönlichen Arbeitsplatzes im HomeOffice für mehr Produktivität und weniger Ablenkung findest du im Buch „Virtuelle Zusammenarbeit: kreativ und inspirierend".

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Was die Alpen mit guter Planung zu tun haben - KarriereBoost

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Du suchst nach Routinen, die dir deinen Arbeitsalltag erleichtern? Dann ist die Alpen-Methode genau das Richtige für dich.

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Jeder zweiteMensch
unterschätzt seine innere Stärke.*

*Repräsentative Konsumentenbefragung zum Thema „Innere Stärke“; n = 2.200; durchgeführt von INNOFACT AG im Auftrag von Engelhard Arzneimittel GmbH & Co.

Und du?
Fast immer unterschätzen wir Menschen unsere Fähigkeiten und Möglichkeiten. Die Zuwendung unserer Aufmerksamkeit auf das Äußere, auf Andere und auf die Welt, lässt uns oft unsere eigene, in uns angelegte, existente Kraft nicht erkennen.

Was wäre, wenn wir uns unserer eigenen inneren Stärke mehr bewusst wären? Was wäre, wenn wir uns selbst mehr vertrauen würden? Wie würde sich unser Leben anfühlen, wie würden wir unser Leben gestalten?...

Erlebe auf dieser Seite, wie innere Stärke spürbar wird und was sie möglich macht.

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Weißt du, wie stark du bist? Stärker als du denkst! Hier findest du starke Tipps, News und Infos, um deiner eigenen inneren Stärke klarer und öfter bewusst zu werden.