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Irei utilizar na prática de hoje a matriz de prioridade, uma das novas ferramentas da qualidade, que busca escolher a melhor alternativa para solucionar um problema, levando em consideração os critérios da situação, avaliando-os e criando uma lista de prioridades; ou pelo método da causa e efeito, que faz uma comparação entre as alternativas, visando encontrar o melhor caminho de resolução do problema.

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Vou dizer um pouco de uma situação do meu cotidiano em que essa ferramenta foi aplicada.
Trabalho no setor fiscal de uma rede de supermercados, que atualmente contém 18 unidades, éramos em 4 funcionários e recentemente nos foi atribuído e centralizado o serviço que até então era prestado por uma contabilidade terceirizada, então além de todo o trabalho que já realizávamos, passamos a ter novas funções bem detalhadas e de grande responsabilidade, com isso tivemos que nos reunir, organizar e definir o que era prioridade no momento, já que precisávamos aprender as novas funções e ainda sim dar seguimento aos trabalhos anteriormente já realizados.

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Percebemos que algumas questões como alimentar muitas planilhas, recusar notas fiscais, fazer conferência de lançamentos das unidades da rede, entre outras, nos tomavam um grande tempo, o qual precisaríamos passar a utilizar para absorver e praticar os novos atributos. Portanto levantamos todas as nossas tarefas a realizar diariamente, semanalmente e mensalmente, dividimos entre nós, e listamos a importância de cada uma delas, assim percebemos que as que ficaram em último da lista não nos cabia mais realizar, e que precisávamos de um novo funcionário, para aprender e realizar essas tarefas, e posteriormente, de forma gradativa ir se inserindo nas questões de maior responsabilidade.

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Contratamos uma nova funcionária a qual rapidamente já iniciou as tarefas que nos tomavam muito tempo, e em um curto prazo já começamos a passar também os demais afazeres conforme a disponibilidade de tempo da própria.
No meu ponto de vista foi uma estratégia simples mas bem elaborada, onde o coletivo teve percepção da necessidade de otimizar o tempo e priorizar os trabalhos conforme sua importância e necessidade.