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Otimize e automatize:

Esta tarefa está em ultima, justamente porque todas a praticas anteriores ja devem ter sido tomadas para que esta tenho o efeito esperado. A partir do ponto em que tudo funciona como deveria na organização a prática mais efetiva no que se diz respeito a eficácia é a automatização. Quando se diz automatizar, não se quer dizer apenas que um robô vai executar tarefas repetitivas em substituição a uma pessoa, mas é possível que se criem processos baseados em tecnologia para a execução de atividades que poderiam estar sendo realizadas manualmente. Quando possivel de ser implementado, este tipo de procedimento torna os processos mais rápidos e mais confiáveis pois a automação inibe possíveis falhas decorrentes de intervenções humanas.

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Simplifique e seja Prático:

Torne seus processos o mais eficientes possível, remova quaisquer elementos que não sejam necessário a criação de valor. Muitas vezes perde-se muito tempo em ações que não tem eficácia e mais uma vez nos vemos andando em círculos. Quando diferentes áreas lidam com o mesmo processo tende-se a surgir conflitos, mas isso não impede que a solução mais plausível seja tomada com uma simples mediação dos interesses, lembrando-se sempre que tudo deve estar voltado ao bem estar da organização e de seu principal objetivo que é a criação de valor.

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Pense e Trabalhe Holisticamente:

Muito se diz que que os indivíduos dentro de uma organização são como uma engrenagem, e que quando os esforços são somado atinge-se o resultado esperado. Não se pode deixar de salientar que o mal funcionamento de qualquer que seja a parte desta engrenagem prejudica ações da empresa em um todo e reduz o potencial valor que ela pode oferecer. Manter essa engrenagem funcionando corretamente é essencial para proporcionar o valor que a organização tanto almeja, portando é necessário estar atendo a integrações entre setores, tendo ciência do papel que cada um exerce no ciclo das atividades realizadas, focando sempre a colaboração sinérgica entre os envolvidos.

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Colabore e Promova a Visibilidade:

Mantenha equipes trabalhando de forma integrada, uma visão externa de uma atividade pode ter um ponto de vista macro sobre questões pontuais que podem não ser percebidas por aqueles que estão tão envolvido na mesma. Isso vale também para a participação de fornecedores e clientes que através de suas perspectivas podem propor melhorias significativas para os processos da organização. Na pratica, toda ideia deve ser discutida, muitas vezes sua aplicabilidade não condiz com as circunstancias mas nada impede que a mesma seja aproveitada em outra ocasião.

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Comece por onde você está:

As vezes quando se pensa em melhorias, tem-se que a melhor solução é a renovação. Há uma grande tendência nesse sentido de alterar drasticamente processos ou até extingui-los com base em levantamentos que podem não estar verdadeiramente ligados as reais circunstâncias. Para a renovação de um processo, é necessário o conhecimento amplo das atividades realizadas no mesmo, qual a finalidade, resultado esperado e impactos de sua não realização. Qualquer mudança que obtenha êxito deve ser acompanhada de um estudo minucioso que identifique os pontos chaves que são passiveis de intervenção. Não se pode interferir em processos que produzam bons resultados, bem como não se deve deixar de implementar melhorias ou até substituir aqueles que demandarão grade gasto de tempo e energia ou são apenas mantidos por alugum tipo de comodidade.

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Progrida Iterativamente com feedback:

A evolução do serviço deve ser dada em passos que se possam mensurar seus resultados, promova a mudança e trate cuidadosamente os dados que retornam da mesma a fim de medir sua eficiência. Pensar demais no que precisa ser feito sem que se tome nenhuma atitude não irá trazer nenhuma melhora nos resultados, mas mudar tudo de uma vez, ou constantemente sem que se tenha a clara ciência do impacto que cada uma tem na organização é como andar em círculos

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Foco no valor:

A organização deve sempre estar atenta as suas atividades, pensar em como eles geram valor a si própria e a seus clientes. Este valor pode ser conseguido quando a empresa tem a idéia clara de: quem são seus clientes; o que eles esperam dos serviços e porque eles os usam; tem colaboradores que entendem o valor de realmente vestir a camisa da empresa e a melhoria contínua de processos.