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Manual de control interno para la constructora consultora DURPI Cia. Ltda.

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La recesión mundial, los modelos económicos, la ineficiencia y la corrupción, hicieron de las empresas un componente económico difícil de dirigir. Circunstancia que obligo al estado y a los empresarios, a incluir mecanismos y herramientas modernas que facilitaran la gestión, implantando y desarrollando estándares que proporcionen un adecuada proceso de planeación, organización, ejecución y control, de acuerdo con las exigencias internacionales.

El enfoque consiste en establecer un esquema de organización que permita gestionar la empresa mediante el dominio de sus planes, actividades y procesos, implantando y desarrollando mecanismos que hagan efectivo un esquema de autocontrol. En lo competente a los sistemas de control interno todos quienes forman parte de la organización, tienen la responsabilidad de cumplir con la exigencia legal y demás principios que la rigen.

El gerente no está para revisar cada contratación o contrato de firmado por la entidad, dado que las funciones se  deben realizar de acuerdo con lo establecido en el estándar que reglamenta la compañía, a cada proceso y a cada cargo

En el proceso a seguir para la implementación de un sistema de control interno eficaz, eficiente y efectivo, la empresa debe establecer, documentar e implementar controles adecuados al modelo estándar de control interno, los mismos que permitirán el mejoramiento continuo de la organización.

Para la implementación de este sistema, se han definido dos etapas; la primera de ellas denominada “Investigación y planeación del manual de control interno” y la segunda “Diseño del manual de control interno”. Luego de la ejecución de estas dos etapas se habrá podido definir puntualmente cada uno de los controles del manual a proponer.

Los principales  resultados que se esperan obtener, son: que  DURPI Cia Ltda., cuente con un documento que aporte con la utilización óptima de los recursos y se reduzcan los riesgos de cumplir con los objetivos empresariales; lograrque en un futuro la gestión y las finanzas DURPI Cia Ltda., puedan ser evaluadas  en términos de eficacia, eficiencia y economía.

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La recesión mundial, los modelos económicos, la ineficiencia y la corrupción, hicieron de las empresas un componente económico difícil de dirigir. Circunstancia que obligo al estado y a los empresarios, a incluir mecanismos y herramientas modernas que facilitaran la gestión, implantando y desarrollando estándares que proporcionen un adecuada proceso de planeación, organización, ejecución y control, de acuerdo con las exigencias internacionales.

El enfoque consiste en establecer un esquema de organización que permita gestionar la empresa mediante el dominio de sus planes, actividades y procesos, implantando y desarrollando mecanismos que hagan efectivo un esquema de autocontrol. En lo competente a los sistemas de control interno todos quienes forman parte de la organización, tienen la responsabilidad de cumplir con la exigencia legal y demás principios que la rigen.

El gerente no está para revisar cada contratación o contrato de firmado por la entidad, dado que las funciones se  deben realizar de acuerdo con lo establecido en el estándar que reglamenta la compañía, a cada proceso y a cada cargo

En el proceso a seguir para la implementación de un sistema de control interno eficaz, eficiente y efectivo, la empresa debe establecer, documentar e implementar controles adecuados al modelo estándar de control interno, los mismos que permitirán el mejoramiento continuo de la organización.

Para la implementación de este sistema, se han definido dos etapas; la primera de ellas denominada “Investigación y planeación del manual de control interno” y la segunda “Diseño del manual de control interno”. Luego de la ejecución de estas dos etapas se habrá podido definir puntualmente cada uno de los controles del manual a proponer.

Los principales  resultados que se esperan obtener, son: que  DURPI Cia Ltda., cuente con un documento que aporte con la utilización óptima de los recursos y se reduzcan los riesgos de cumplir con los objetivos empresariales; lograrque en un futuro la gestión y las finanzas DURPI Cia Ltda., puedan ser evaluadas  en términos de eficacia, eficiencia y economía.

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Debido a que en la Constructora DURPI Cia. Ltda., no existe un sistema de control interno legalmente definido, las evaluaciones, auditorias, exámenes especiales y otros tipos de acción de control que se puedan ejercer sobre una organización, no han podido ser ejecutadas formalmente, es decir, DURPI Cia. Ltda.,  no cuenta con un manual de control interno que sirva de base para cualquier acción de control.

Las políticas y controles que se aplican dentro de esta organización son las que verbalmente ha dictado su propietario y los empleados de esta constructora deben acatar dichas disposiciones. Debido a eso, no existe la seguridad razonable de que esas disposiciones son seguidas correctamente y tampoco es posible afirmar que estas abarcan todos los aspectos importantes de la constructora.

En 1985 en Estados Unidos el TreadwayCommisionNationalCommissiononFraudulentFinancialReporting (Comision Nacional de Informacion Financiera Fraudulenta) inicia la tarea de definir los conceptos y componentes que un sistema de control interno debe poseer para que las organizaciones que lo apliquen reduzcan al máximo los riesgos de expresar  erróneamente su información financiera. Los resultados de esta tarea se plasman en un documento llamada “Informe COSO” por sus siglas en ingles Committee of SponsoringOrganizations, este informe fue publicado en 1992 como respuesta a las inquietudes que planteaban las interpretaciones del control interno. (Isaza Serrano A. T., 2012)

El documento relacionado con el control interno “Informe COSO” lo enfoca desde cinco componentes:

·         Entorno de control

·         Evaluación de riesgos

·         Actividades de control

·         Información y comunicación

·         Supervisión y monitoreo.

Este gran documento teórico – práctico de 420 páginas  fue el inicio de un estudio profesional de la problemática del control interno a fin de fortalecerlo en las empresas  y el Gobierno.(Maldonado K., 2011)

Sin embargo, el avance de la corrupción, a raíz de grandes escándalos, obligó a fortalecer el estudio del riesgo empresarial y el rol de los auditores internos y externos en su evaluación. Por ende, con el nombre de Administración de Riesgos Corporativos (EnterpriceRisk Management) amplio el informe del COSO I al que actualmente se conoce como COSO II, el mismo que concibe ocho elementos o componentes, los mismos que son:

·         Ambiente interno

·         Establecimiento de objetivos

·         Identificación de eventos

·         Evaluación de los riesgos

·         Respuestas a los riesgos

·         Actividades de control

·         Información  y comunicación

·         Supervisión u monitoreo.

Entonces, desde 1992, toda organización que  desee tener la seguridad razonable de que lleguen a alcanzarse los objetivos de la administración, deberá implementar un sistema de control de interno.

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El principal motivo que justifica la formulación de una propuesta a la Constructora DURPI Cia Ltda., es la necesidad que tienen las empresas privadas de desarrollar estándares que permitan prestar un servicio de calidad y además medir el cumplimiento de las metas y objetivos propuestos para hacer de la empresa un ente competitivo que justifique su existencia, con rendimientos económicos y/o sociales. Los gerentes, asesores, y demás autoridades de una organización, dada las exigencias legales y comerciales del país,  tienen la necesidad de implantar metodologías, mecanismos o herramientas que faciliten la planeación, organización, ejecución y control de cada uno de sus procesos, implantando y desarrollando estándares que permitan prestar un servicio de calidad.

Dadas estas necesidades de las empresas, se considera preciso, formular  un manual de control de interno ajustado a las necesidades y características organizacionales de la Constructora -Consultora DURPI Cia. Ltda., el cual sea implementado y respetado por todo el personal que labore en la organización.

Como es de conocimiento básico en los que ejercen las profesiones relacionadas con las Ciencias Administrativas y Económicas, toda auditoría, evaluación, examen especial o cualquier tipo de acción de control aplicada a las entidades públicas o privadas, se basa en la evaluación de control interno, la cual dará al profesional que ejecuta la acción, unaidea del nivel de riesgosa los que se enfrenta.

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Objetivo General

·         Elaborar un manual de control interno para la empresa constructora y consultora DURPI CIA LTDA.

Objetivos Específicos

·         Investigar la referencia teórica relacionada al control interno, modelos estándar, procedimientos, y demás actividades diseñadas para el control de actividades de una entidad.

·         Estudiar las exigencias legales de las Normas Ecuatorianas de la Construcción, con el fin de diseñar controles que se adapten a las principales actividades de la empresa y que concuerden con las exigencias de la normativa vigente.

Diseñar controles operativos, contables, administrativos y tecnológicos que se ajusten a las características de la constructora y consultora DURPI Cia Ltda

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Control Interno

El termino control interno hace referencia a todas las políticas y procedimientos adaptados por la administración de una entidad para ayudar a lograr el objetivo de la administración se asegurar la conducción ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo a adhesión a las políticas de administración, la salvaguarda de activos, la prevención y detección de fraude y error, la precisión e integridad de los registros contables y la oportuna preparación de información financiera confiable. (NIA6)

Importancia del Control Interno

Un control interno en las empresas es muy importe, porque apoya a la dirección de los objetivos, en el control e información de las operaciones y ayuda a que los recursos disponibles sean utilizados en forma eficiente. Al contar con un control interno adecuado en la empresa, es posible maximizar la utilización de recursos y de esta manera mejorar el desempeño de la empresa. (COSOI, 2006)

Objetivos de Control Interno

Los objetivos del control interno se ubican dentro de las siguientes categorías:(Velasquez, 2005)

Operaciones.- Se relacionan de manera directa con la misión y visión de la entidad y a la vez determina el uso efectivo y eficiente de los recursos financieros, materiales y humanos con los que cuenta la empresa.

Información Financiera.- Se refiere a la elaboración de Estados Financieros claros, confiables y oportunos, de igual manera útiles para la toma de  decisiones.

Cumplimiento.- Se relaciona con el cumplimiento por parte del personal de la empresa, a las determinadas leyes, políticas y regulaciones a las que se encuentra sujeta.

Controles administrativos

Son los que se aplican a todas las actividades de la entidad. Son adoptados tomando en cuenta acciones preventivas y correctivas las cuales apoyan al logro de los objetivos administrativos. (De Salas, Arriaga , & Pla , 2006)

Controles Contables

De la mayoría de actividades administrativas se deriva una serie de operaciones que se miden en términos monetarios. Estas operaciones son de carácter financiero y en consecuencia deben ser controladas, razón por la cual existen los controles contables. (Fonseca, 2013)

Implementación del modelo estándar de control interno

La entidad debe establecer, documentar, implementar y mantener el Sistema de Control Interno mejorando continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad de acuerdo a los requisitos del modelo estándar. (Isaza Serrano A. , 2012)

Informe COSO

Según el COSO, el control interno es un proceso efectuado por la administración, gerencia y demás personal de una organización, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos. (Monfort Aguilar & Pallerola Comamala, 2013)

Componentes del control interno

Un sistema de control interno se encuentra compuesto de cinco componentes interrelacionados e integrados a los procesos administrativos, como son:(Estupiñan, 2012)

·         El ambiente de control

·         Evaluación de riesgos

·         Actividades de control

·         Información y comunicación

·         Supervisión, seguimiento o monitoreo

Manuales

Son documentos donde compilamos las fichas técnicas de instrucciones de trabajo, que estandarizan cada una de las actividades de un proceso; en un sistema se deben implantar, de procesos, de procedimientos, de funciones, de evaluación de control interno e indicadores.(Maldonado K., 2011)

Componentes de un manual

Cada área debe tener un manual en folder que se pueda actualizar y debe contener como mínimo los siguientes puntos:(Moyano Fuentes, 2011)

·         Índice

·         Misión y Visión

·         Referencias normativas

·         Instrucciones de trabajo

·         Glosario

·         Simbología

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7. 1. Tipo de investigación

La investigación que se llevará a cabo en el desarrollo del manual de control interno para DURPI Cia. Ltda., será  de tipo descriptivo, pues simplemente busca describir mediante un documento, cuales son los controles que se aplicarán internamente a las actividades que realice la compañía.

7..2.         Diseño de la investigación

El diseño de investigación, el cual se clasifica en experimental y no experimental, para el presente trabajo de titulación será no experimental. Dicho diseño se considera como no experimental ya que no se pretende manipular ni modificar las variables inherentes al control, por el contrario, se busca seleccionar las variables en su contexto natural y aplicarlas en el manual de control interno.

1.3.         Diseño de procedimiento

En el proceso a seguir pare el diseño de un manual de control interno eficaz, eficiente y efectivo, la empresa debe establecer, documentar e implementar controles adecuados al modelo estándar de control interno, los mismos que permitirán el mejoramiento continuo de la organización. Para la implementación de este sistema, se han definido dos etapas:

Etapa1. Investigación y planeación del manual de control interno.

Dentro de la primera etapa, el primer procedimiento será establecer el compromiso con la alta dirección con la necesidad y utilidad de un sistema de control interno legal y formalmente definido. Luego se deberá definir la estructura y organización del equipo de trabajo que colabora en DURPI Cia. Ltda.

Se tomará como referencia el modelo estándar de control interno y se deberá llevar a cabo una evaluación sobre la actual existencia de cada elemento de control, identificando actividades y responsables.

En esta primera etapa es de vital importancia obtener  un conocimiento profundo de la entidad para la cual se va a formular el manual de control interno, con el fin de que todos los aspectos realizados en el interior de la organización estén estandarizados y cuenten con sus respectivos controles.

Etapa 2. Diseño del manual de control interno.

Dentro de la segunda etapa, se definirán puntualmente cada uno de los controles que se tendrán en cuenta para la formulación del manual.

Posteriormente se elaborará un plan de trabajo para el diseño del control interno, definir sus normas de funcionamiento, definir actividades de desarrollo, estandarizar procesos y asignar responsabilidades.

Finalmente es necesario mencionar que para lograr que el sistema funcione, se necesita estándares en cada uno de los procesos, los cuales son implantados por cada uno de los jefes conjuntamente con su equipo de autocontrol. Cada equipo de trabajo debe de cumplir los estándares en el desarrollo de cada uno de los procedimientos de control.

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Se espera que el manual de control interno permita proteger los recursos de la organización, mediante la administración de posibles riesgos que afecten el manejo de estos recursos.

Otro resultado que se busca es garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión, visión y objetivos institucionales..

Pero sin duda el mayor  resultado que se espera tener es que luego de formular un manual de control interno, este sirva como herramienta base para que en un futuro la gestión y las finanzas DURPI Cia. Ltda.,  puedan ser evaluadas  en términos de eficacia, eficiencia y economía.

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COSOI. (2006). Análisis del Informe COSO I y II . Bogotá, Colombia .

De Salas, C., Arriaga , E., & Pla , E. (2006). Auditoría Legal - Guía para Auditorías del Sistema de Gestión. Madrid: Diaz de Santos.

Estupiñan, R. (2012). Control imtermo y fraudes (Segunda ed.). Bogotá.

Fonseca, O. (2013). Sistema de Control Interno para organizaciones . Lima.

Isaza Serrano, A. (2012). Control Interno y Sistema de Gestión de Calidad. Bogotá: Ediciones de la U.

Isaza Serrano, A. T. (2012). Sistema de Control Interno y de Gestion de Calidad. Bogotá: Ediciones de la U.

Maldonado K., M. (2011). Auditoría de Gestión . Quito: Producciones digitales Abya - Yala.

Monfort Aguilar, E., & Pallerola Comamala, J. (2013). Auditoría Enfoque Teorico - Práctico. Bogotá: Ediciones de la U.

Moyano Fuentes, J. (2011). Gestión de la Calidad. Bogotá: StarBooks .

NIA6. (s.f.). Norma Internacional de Auditoría N° 6 "Evaluacion del riesgo y control interno".

Velasquez, M. (2005). Marco Normativo y Sistemas de Gestión de la Calidad. Loja: UTPL