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Costes de un sistema de gestión de proyectos

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Costes de un sistema de gestión de proyectos

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El sistema de gestión de proyectos se suele encontrar como un módulo dentro del ERP. Un sistema de gestión de proyectos se puede integrar con el software ERP y comparar automáticamente la estimación del proyecto con los datos obtenidos del ERP.
Una decisión importante que la empresa tiene que tomar es si la solución estará alojada en local (on-premise), en la nube o de forma híbrida. Algunas empresas tienen datos sensibles y se sienten más seguras almacenando sus datos en local, aunque esto suponga un desembolso inicial mayor que si se hace de tipo SaaS. La nube también ofrece seguridad, sin embargo, algunas empresas tienen algunas dudas debido a la incertidumbre por la pérdida de control de sus datos o por ejemplo, por tener que asegurarse de que su proveedor cumple con todos los aspectos legales.

Las funcionalidades también suponen una buena parte del coste de la implementación de este sistema. Para reducir gastos, hay que tener en cuenta qué funcionalidades son las que realmente requiere. Por ejemplo, es posible que una empresa necesite una herramienta de gestión calidad, pero, sin embargo, no requiera que el sistema esté disponible en varios idiomas o para diferentes divisas.

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La categoría Agile se llama así ya que está compuesta por la metodología del mismo nombre, y de ella surgieron otras metodologías: Scrum, Kanban, Extreme Programming (XP) y Adaptive Project Framework (APF). En el Manifesto Agile se valoran algunos elementos por encima de otros:

Los trabajadores y las interacciones sobre procesos y herramientas;

Un software funcional sobre una documentación general;

Una colaboración con el cliente sobre la negociación de un contrato;

La capacidad de responder sobre la habilidad para seguir un plan establecido.

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Existen las metodologías que se ocupan de la gestión de proyectos, pero enfocándose en la gestión del cambio, especialmente en la planificación de los riesgos y tomando el control del cambio cuando se produce. Los métodos más conocidos son: Event Chain Methodology, cuya idea subyacente es que existen riesgos potenciales que a menudo se encuentran fuera del alcance del proyecto; y, Extreme Project Management, siendo lo contrario de Waterfall, ya que te ofrece una forma de gestionar el cambio masivo y avanzar hacia la finalización del proyecto.

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En esta categoría, las metodologías están dirigidas hacia las áreas de gestión de procesos de negocio (Business Process Management, BPM), donde cada método enfoca el trabajo como un conjunto de procesos. Las metodologías dentro de esta categoría son: Lean manufacturing; Six Sigma ; Lean Six Sigma ; y Process-Based Project Management o gestión de proyectos basado en procesos .

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Esta categoría está compuesta por la metodología establecida por el Project Management Institute. Ésta sigue las cinco fases de la gestión de proyectos descritas en la Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), en español Guía del cuerpo de conocimiento de la gestión de proyectos. Sin embargo, hay muchos jefes de proyectos que niegan que esta sea una metodología, sino una serie de pautas y convenciones para dirigir proyectos.

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Las metodologías tradicionales se basan en etapas secuenciales en las que se tiene que terminar una fase antes de pasar a la siguiente. Esto da lugar a documentos que permiten comprobar el correcto desarrollo y finalización de cada fase. Este tipo de desarrollo tiene la ventaja de que permite un control de cada fase por parte de todos los responsables y sus superiores.

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Dentro de todas las diferentes metodologías que existen para llevar a cabo un proyecto, se pueden establecer seis categorías diferentes. Estas categorías son: la metodología secuencial tradicional, PMI/PMBOK; Agile; de gestión de cambio; basada en el proceso; y, otras metodologías.

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Esta última fase consiste en evaluar y verificar que todo esté como debiera antes de cerrar el proyecto. El análisis de fallos del proyecto hará que en el futuro se tomen decisiones más realistas y seguras.

Cierre formal del proyecto por parte de todos los involucrados;

Realización del backup;

Análisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales;

Actualización de la base de conocimiento con todo lo aprendido.

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Esta fase, junto con la anterior, supone una de las más importantes para el proyecto. En esta etapa se comprueba si se está cumpliendo toda la planificacióny si se están superando todas las expectativas de calidad.

Seguimiento de tareas e hitos planificados;

Gestión de entregables;

Gestión de incidencias que han surgido y que pueden surgir durante el proceso;

Generación de informes de seguimiento.

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Durante esta fase las empresas despliegan todo su know how. El know how es el conjunto de técnicas, formas de administrar los recursos y de gestionar los procesos. Algunos softwares de gestión de proyectos te permiten crear automáticamente un informe.

Establecer el entorno de trabajo (grupos y flujos de trabajo);

Asignar las tareas planificadas a los recursos disponibles;

Ejecutar las tareas planificadas;

Gestionar las peticiones de cambio.

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2. Planificación detallada del trabajo a realizar

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2. Planificación detallada del trabajo a realizar

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El objetivo de esta fase es detallar todas aquellas tareas a realizar y los recursos necesarios. Si no se define con claridad, esto puede repercutir negativamente en la empresa. Para establecer estas tareas y recursos con la mayor precisión se debe:

Revisar el análisis del alcance del proyecto;

Realizar estimaciones de esfuerzo, costes y recursos;

Definir el plan de proyecto.

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Es la primera fase de un proyecto y se basa en analizar si este sigue adelante. Este paso se realiza porque, a menudo, el beneficio que la empresa obtendría al implementar el proyecto es mayor que la inversión. Para investigar las posibilidades del proyecto, hay que tener en cuenta factores como el tiempo, los recursos y el coste.

Creación del registro;

Análisis previo del alcance del proyecto;

Análisis de los riesgos;

Análisis de la viabilidad.

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La gestión del proyecto está esencialmente dirigida a conseguir los objetivos preestablecidos para proporcionar un beneficio a la organización. Los objetivos pueden expresarse en términos de: resultados; consecuencias; beneficios u objetivos estratégicos

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La gestión de proyectos es un conjunto de metodologías para planificar y dirigir los procesos de un proyecto. Un proyecto comprende un cúmulo específico de operaciones diseñadas para lograr un objetivo con un alcance, recursos, inicio y final establecidos.

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Gestionar el inicio y la evolución de un proyecto;

Controlar y responder ante problemas que surjan durante un proyecto;

Facilitar la finalización y aprobación del proyecto.

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Hay muchas restricciones a la hora de desarrollar un proyecto. Sin embargo, las tres más comunes son el tiempo, el coste y el alcance, estas restricciones forman parte de todos los proyectos y juntas forman el Triángulo de Gestión de Proyectos

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El PMI es una organización que ofrece formación sobre gestión de proyectos. Para acreditar el conocimiento de gestión de proyectos, esta organización tiene ocho tipos de certificados.