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Formulario de búsqueda de empleo

Son los que se dan en las oficinas de empleo de los estados para recopilar información de las personas que buscan trabajo.

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Formularios médicos

En los servicios de salud se utilizan una gran variedad de formularios, los cuales pueden ser tan sencillos como los que se emplean para registrar a los pacientes que ingresan a un servicio, o más elaborados como los utilizados en el área clínica.

Por ejemplo: en las consultas médicas, los pacientes −antes de ser examinados por el clínico− llenan un formulario donde responden preguntas sobre los síntomas, patologías o enfermedades que sufren, alergias a medicamentos y las enfermedades de los parientes cercanos, entre otras.

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Formularios de pedido o alquiler de productos/servicios

Los formularios también son utilizados por muchos negocios y empresas para que sus clientes realicen los pedidos de productos. Además, estos formularios permiten reunir información del cliente.

Un formulario común es el que tienen que rellenar los clientes que alquilan automóviles o motocicletas. En esta categoría se incluyen también los formularios de los bancos para ofrecer créditos y otros servicios.

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Formularios administrativos

En esta área los formularios son utilizados para establecer, por ejemplo, cómo han sido los ingresos en una línea de producción determinada.

Además, a través de un formulario, un administrador puede realizar comparaciones entre los gastos que tuvo la empresa el año pasado y los gastos proyectados para este año.

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Método de implantación de los manuales administrativos

La Formulación del Programa y los métodos para la implantación del nuevo sistema :

El primer paso en la formulación del programa de implantación es determinar las actividades que deben desarrollarse y la secuencia de su realización. Esto puede describirse perfectamente utilizando un diagrama de red o de flechas.

Integración de recursos Humanos y Materiales:

Una vez que el programa de implantación ha sido confeccionado y aprobado, el siguiente paso es reunir los recursos humanos y materiales que se estimaron necesarios para la operación del nuevo sistema. Se procede a elaborar los manuales e instructivos de trabajo, las formas de oficina, integrar el mobiliario, equipos y suministros requeridos para operar el nuevo aprobado.

Ejecución del Programa de Implantación :

Se procede a poner en operación el nuevo sistema al aplicar el método de implantación seleccionado; al realizar las actividades programadas y al seguir los lineamientos fijados en los manuales e instructivos.

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Revisión y actualización

Se deben llevar a cabo sesiones periódicas para mantenerlos actualizados. Para ello es conveniente: Evaluar como se ha mejorado a partir de implementar el manual Establecer un calendario para actualizar el manual Designar un responsable de atender esta función.

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Distribución y control.

Los manuales tienen un costo por ello no se pueden distribuir innecesariamente.

Cuando se utilizan adecuadamente los manuales, puede lograrse un importante ahorro de costos mediante una distribución reducida.

Es importante hacer hincapié que las personas directamente involucradas en el uso de los manuales conozcan con detalle su contenido, con el objeto de que tengan el conocimiento suficiente del mismo y puedan consultar tales documentos, por tanto solo a ellos hay que proporcionárselos.

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Tipos de manuales

Manual organizacional

Resume el manejo de una empresa en forma general. Indica la estructura, las funciones y roles que se cumplen en cada área. Es el más genérico y debe ser conocido por todos los empleados, ya que busca plasmar toda el funcionamiento de la institución, tanto la actividad administrativa, como la ejecutiva y operativa.

Manual departamental

Legisla y regula el modo en que deben ser llevadas a cabo todas las actividades de cada área. Las normas están dirigidas al personal según el departamento al que se pertenece y el rol que cumple. Estos manuales reflejan la forma de la organización pero a menor escala, es decir, regulan las actividades, las operaciones y los roles de cada departamento en particular.

Manual de política

Determina y regula la actuación y dirección de una empresa en particular. No tiene que ver con la política gubernamental (del país en el que funcione la empresa) si no con las políticas puntuales de la empresa. Este manual se enfoca en controlar y regular las actividades desempeñadas por los ejecutivos de la empresa.

Manual de procedimientos

Regula cada uno de los pasos que deben realizarse para emprender alguna actividad de manera correcta. Plantea las instrucciones para que los procesos (industriales, manufactureros y administrativos) que se llevan adelante en la organización, sean eficientes y eficaces.

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¿Cuáles son los objetivos de los manuales?

Presentar una visión de conjunto de la organización.

Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.

Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.

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                         Manuales administrativos

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                         Manuales administrativos

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Los manuales administrativos son documentos que contienen en forma clara y ordenada información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y/o procedimientos de una organización que se consideren necesarios para la mejor ejecución del trabajo

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                      Manuales Administrativos

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                      Manuales Administrativos

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     Como se elabora un manual administrativo

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     Como se elabora un manual administrativo

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Manejo de formas en la organizacion de formularios

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Manejo de formas en la organizacion de formularios

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Área responsable del diseño y control de formas en las organizaciones.

Para el análisis de formularios es necesario conocer la estructura y funciones de la organización, y los sistemas administrativos. Tener capacitación en técnicas de diseño y, en el diseño y análisis de formularios. Conocer las técnicas de impresión y los tipos de papel y tinta.

Para el dibujo se requiere capacitación en técnicas de dibujo, diseño e impresión, destreza en el manejo de equipos de dibujo y experiencia en el diseño de formularios.

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Fuentes de información para su preparación.

Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el primer aspecto a considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario.

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Objetivos de utilización.

• Suministrar la información necesaria que requiera en situaciones similares y en una secuencia lógica.

• Registrar en forma sistemática todas las operaciones que se generan dentro de la organización.

• Diferenciar las actividades encomendadas a cada unidad o empleo.

• Mantener un orden dentro de las ejecución del trabajo, y por consiguiente simplificar debido a que:

• Determina el tipo de anotación a utilizarse: Manuscrita, mecanografiadas o impresas.

• Establece quien o quienes son (Usuarios) dentro del proceso, deberá registrar los datos y cuales datos deberán ser registrados.

• Facilita el uso de la información dentro del proceso

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¿Qué son las formas o formularios?

Son los modelos que se utilizan para capturar información para el registro, control del proceso de las operaciones de una entidad. La aplicación de los formularios es sumamente amplia en los negocios, por ejemplo cuando usted efectúa un deposito en un banco, lo primero que hace es llenar algún tipo de formulario para dejar evidencia de la transacción realizada.

Manejo de for

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¿ Cuál es la importancia de los manuales en las empresas en el área de sistemas de información?
Los manuales son herramientas útiles para en cumplimiento de un fin, por lo tanto son necesarios en un sistema de información para la organización y procedimientos del mismo.

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¿ Por qué los manuales son un instrumento de comunicación en las empresas?
Los manuales representan un medio de comunicación de las decisiones de la administración concernientes a políticas, organización y procedimientos. En la moderna administración, el volumen y frecuencia de dichas decisiones continúan en aumento.

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Estructura de los manuales
Un manual de organización usualmente tiene la siguiente estructura:
1. Portada
2. Presentación: Aquí se describe brevemente lo que contiene el manual
3. Índice
4. Antecedentes: En este apartado se incluye una breve reseña.
5. Marco Normativo: En el que se refieren las normas que fundamentan las funciones establecidas en el análisis de puesto
6. Objetivos de la empresa
7. Organigrama
8. Descripción de puesto por áreas.

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¿Qué es un manual Administrativo?
Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos.

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¿Qué es un procedimiento?
Un procedimiento es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias

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Sistema
Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizadas y relacionadas que interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energía o materia del ambiente y proveen (salida) información, energía o materia

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                Sistemas y procedimientos

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                Sistemas y procedimientos

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Ejemplos de la aplicación de políticas
El personal de la división de ventas de una empresa entra a las 8 de la mañana, porque su jefe cree que es la mejor hora. Sin embargo, los clientes habituales comienzan a aparecer a las 10 de la mañana. Considerando que el trabajo de venta se inicia a las 10 de la mañana, y no antes, el horario del personal de ventas comenzará a las 9:30, disponiendo así de un período previo para preparar el material y tener todo listo para la recepción de los clientes.

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Formulación de políticas financieras Una de las políticas importantes en esta área es la referente a la obtención del capital y depende en alto grado del tipo de empresa (privada, mixta o del área social) y de la disposición de hacer uso de capital exterior, ya sea que éstos provengan de sectores nacionales o internacionales.
Formulación de políticas sobre personal La empresa debe saber motivar a su personal, ya sea incentivándolo, escalonándolo, impartiéndole cursos de superación personal y de actualización según la labor que desempeñe dentro y fuera de la empresa.
Otras políticas en administración Política de selección y entrenamiento del personal Políticas de remuneraciones Políticas sobre relaciones con sindicatos Políticas sobre Moral Interna.

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Factores que influyen en la elaboración de una política
Los factores que influyen en la elaboración de una política dependen de si esta se aplicara a nivel externo o interno, y dentro de lo interno influye si esta será general o particular de la empresa.
Formulación de políticas de ventas  El producto es el factor que determina (directa o indirectamente) la política de
ventas. La formulación de la política en relación con el producto tiene que ver con el establecimiento de guías para elegir el artículo que se producirá (bien o servicio) y que se ofrecerá al mercado.
Formulación de políticas de producción Dentro de las políticas de producción tenemos la de comprar o producir. Determinar si se debe comprar o se debe hacer un producto o una pieza de ese producto. Otra política importante que debe fijarse en producción es el volumen del ritmo de producción, La política de Inventarios es otro ejemplo de formulación de políticas en el área de producción.

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Clasificación de las políticas
En general, podemos distinguir dos tipos de políticas de empresas según sea la forma en que se originan. Estas son:
A) Políticas impuestas en forma externa y
b) Políticas formuladas internamente.
I. Políticas impuestas externamente La empresa se encuentra rodeada del medio (La sociedad, a través de sus sistemas políticos, sociales y económicos) donde la conducta de este afecta a la conducta de la empresa y, a su vez, la empresa también afecta al medio.
II. Políticas formuladas internamente Estas son las políticas que de una manera precisa, consciente, y de preferencia por escrito, se formulan con el fin de que sirvan para regir en términos generales en un determinado campo.

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Beneficios de la aplicación de una política:
- Suministra un marco que permite actuar rápidamente y controlar las delegaciones administrativas de autoridad.
- Fija los límites y los campos en que las personas autorizadas pueden tomar decisiones y realizar actos administrativos.
-Anticipa condiciones y situaciones e indica cómo enfrentarse a ellas.
-Mantienen un clima administrativo favorable, crea sentimiento de confianza en las decisiones administrativas, facilita las decisiones.
Las políticas de una compañía tienen por objeto orientar la acción, por la cual sirven para formular, interpretar y suplir las normas concretas. La importancia de éstas en la administración es decisiva, ya que son indispensables para lograr una adecuada delegación de autoridad, la cual es muy importante, pues la administración consiste en hacer a través de otros.

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                            Concepto de política 

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                            Concepto de política 

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Una política es un plan general de acción que guía a los miembros de una organización en la conducta de su operación.

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           Documentación de procedimientos

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           Documentación de procedimientos

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¿Qué son las Empresas Descentralizadas? | Organización Empresarial

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El diseño organizacional es un proceso mediante el cual se elige una estructura de tareas, responsabilidades y relaciones de autoridad dentro de la organización. Las conexiones establecidas entre varias divisiones o departamentos de una organización se pueden representar en un organigrama.

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Adam Smith y La División Del Trabajo| "La Riqueza De Las Naciones"-ElHistoriador

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El primer tema que analiza Smith es el principio de la división del trabajo: “El progreso más importante en las facultades productivas del trabajo, y gran parte de la aptitud, destreza y sensatez con que éste se aplica o dirige, por doquier, parecen ser consecuencia de la división del trabajo” . Se vale de un fácil ejemplo, la fabricación de alfileres, para demostrar la relevancia de este principio en las sociedades capitalistas. Si se le encomienda la fabricación de alfileres a un obrero poco preparado para esa función, por más que se esmere, a lo sumo podrá hacer un alfiler por día y sólo estaría en condiciones de confeccionar no más de veinte. Hoy en día (la época de Smith, obviamente), la fabricación de alfileres constituye una profesión dividida en diversos ramos, la mayor parte de los cuales constituyen, a su vez, otros tantos oficios disímiles. El trabajo de hacer un alfiler se subdivide en varias operaciones distintas, las cuales son desempeñadas en algunas fábricas por obreros diferentes, aunque en otros establecimientos un mismo operario desempeña simultáneamente dos o tres operaciones

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En 1776 Adam Smith publicó “Investigación sobre la naturaleza y causas de la riqueza de las naciones” (Fondo de Cultura Económica, México, octava reimpresión, 1994, edición de Edwin Cannan con una introducción de Max Lerner, nueva traducción y estudio preliminar de Gabriel Franco) donde condensa sus conocimientos sobre el capitalismo.

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              Adam Smith y la división del trabajo

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              Adam Smith y la división del trabajo

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                                     Importancia

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                                     Importancia

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Es de mucha importancia conocer sobre el tema de la organización y los métodos que se siguen para sacar a una empresa adelante. Ya que si tenemos conocimiento en esta área será mucho más fácil para nosotros como futuros ingenieros y empresarios encaminar nuestra propia empresa, el objetivo es tener nuestra propia empresa como también saber llevarla y administrarla, por eso existen técnicas o métodos que nos ayudan y orientan, conocer sobre este tema solucionara problemas futuros que tengamos en nuestra empresa.

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El personal que labora en Organización y Métodos se conoce como analistas. Éste se encarga de recopilar y analizar información con el fin de presentar soluciones alternativas a problemas

Conocimientos Teóricos: Como conocimientos de teoría de la administración y de la organización, de sistemas y metodología de la investigación.

Conocimientos Técnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnósticos administrativos y el diseño organizacional, análisis y elaboración de organogramas, diagramas de flujo y distribución de espacio.

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Enfoques para administrar los proyectos de Organización y Métodos

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Enfoques para administrar los proyectos de Organización y Métodos

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El primero se refiere a que el administrador del proyecto sea asesor directo, lo que ubica al más alto nivel con una relación de asesoría en el organograma.

El segundo se refiere a que el administrador del proyecto detente autoridad sobre todas las actividades del proyecto hasta su término y los funcionarios de línea conserven su autoridad lineal original.

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Eliminación: Es la supresión de un sistema de trabajo, la eliminación de procedimientos o de pasos dentro de un proceso.
Adición: Introducir nuevos sistemas o programas.
Combinación: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que considere los factores.
Modificación: Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en las formas, registros e informes

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     Departamento de organizacion y métodos

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     Departamento de organizacion y métodos

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Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin ninguna presión.
• Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser capacitado para hacer apreciaciones objetivas.
• Adiestramiento en técnicas especializadas que son complementadas con la experiencia de sus funcionarios.
• Liberación de estrecheces departamentales y enfocar los problemas desde el punto de vista de las necesidades de la empresa.

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                                    Ventajas

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                                    Ventajas

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La ventaja principal que Organización y Métodos tiene sobre un administrador es, que su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades.

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                     Organizacion y métodos

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                     Organizacion y métodos

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Organización y Métodos es una técnica de análisis administrativo que permite hacer investigaciones con fines de mejoramiento de la estructura y de sus procedimientos.
• Organización y Método es “Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados”.
• Organización y Métodos, es el de asegurar al máximo la eficiencia y eficacia del personal, grupos de la organización mediante normas, procedimientos y técnicas que orientan a las entidades públicas para la determinación de políticas.

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Las unidades de Organización y Métodos

se legalizan en 1971 por medio de varios acuerdos:
• “Acuerdo por el que se establecen las bases para la promoción y coordinación de las reformas administrativas"
• "Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada departamento deben procurar dar la atención que requiere el programa de reforma administrativa de su dependencia"
• "Acuerdo por medio del cual se da a conocer que corresponde a la Presidencia llevar a cabo visitas periódicas de evaluación en materia de reforma administrativa y los diagnósticos necesarios”.

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La creación de las unidades de Organización y Métodos se remontan a 1821, fecha de la aparición del Estado Mexicano y de la era moderna.
• La evolución, se puede dividir en dos fases importantes: una referente a su origen y formación y otra referente a su consolidación.
• Primera fase período de 1917 a 1964, que comienza con la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y Métodos en toda la administración.
• La segunda fase es a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administración.

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Estrategia de las Siete S - Administración con Alan

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                      Organizaciones Sociales 

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                      Organizaciones Sociales 

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Organizaciones Sociales Grupo de personas constituido formalmente para alcanzar, con mayor eficiencia determinados objetivos en común que individualmente no es posible lograr.  Grupo de personas constituido formalmente para alcanzar, con mayor eficiencia determinados objetivos en común que individualmente no es posible lograr.

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Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos.

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                        Organización formal

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                        Organización formal

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Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organización planeada; la que está en el papel.

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Productividad, Eficacia Y Eficiencia
Productividad es la relación producto – insumos en un período específico con la debida consideración de calidad. Productividad = Productos Insumos Eficacia Cumplimiento de objetivos Eficiencia Logro de las metas con la menor cantidad de recursos

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Constituye un planteamiento de resultados esperados expresados en términos numéricos. • Están relacionados con dinero, ya sea a través de ingresos o gastos de un determinado periodo de tiempo. • Estos presupuestos pueden estar expresados en términos financieros o en horas-hombre, horas-maquina, entre otros. Puede estar relacionado a un presupuesto de gasto, de inversión, de operaciones o de caja. • Aunque el presupuesto es una herramienta de control, no sirve como una medida fiel de éste, si antes no ha reflejado los planes.

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                    Objetivos de la empresa

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                    Objetivos de la empresa

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Los objetivos son los elementos hacia los cuales se orientan las funciones y actividades de la organización. Se les define también como enunciados escritos expresados en palabras o números que describen los resultados que se esperan en un lapso preestablecido de tiempo.

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Funciones de la administración
Planeamiento Selección de misiones y objetivos Organización Establecimiento de una estructura intencionada de los papeles de los individuos.
Integración de personal Mantenimiento de las posiciones de la estructura operacional.
Dirección Influir en los individuos para que contribuyan a cumplir las metas organizacionales.
Control Medición y corrección del desempeño individual y organizacional de cara a los
planes.

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                            Proceso administrativo

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                            Proceso administrativo

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Toda persona dirigiendo a un grupo de personas, tras un fin específico, está cumpliendo el rol de Administrador. Esta realizando una Gestión.

Gestión = Acción de administrar

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1. La administración implica planear, organizar, integrar personal, dirigir y controlar.
2. Aplica a todo tipo de organizaciones.
3. Aplica a administradores en todos los niveles organizacionales.
4. Los administradores buscan generar un superávit.

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               Propósito de la administración

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               Propósito de la administración

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Es la optimización de los recursos con los que cuenta la organización, a través del uso adecuado de los mismos; utilizando una serie de técnicas que le permitan alcanzar los objetivos propuestos.

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“Diseñar y mantener un entorno en el que trabajando en grupo, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos”. H. Koontz
“Proceso que comprende funciones y actividades laborales qué los administradores deben realizar para alcanzar los objetivos de la empresa” H. Koon .