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Neue Feinabstimmung der Aufgaben innerhalb mit den beiden neuen MA in ITuP

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Neue Feinabstimmung der Aufgaben innerhalb mit den beiden neuen MA in ITuP

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2 Stellen besetzen (PL S/4HANA + SAP BA) - konzipieren, anpassen und ausschreiben

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2 Stellen besetzen (PL S/4HANA + SAP BA) - konzipieren, anpassen und ausschreiben

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S/4HANA Roadmap Zusammenarbeit/Zuarbeit für CCHH

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S/4HANA Roadmap Zusammenarbeit/Zuarbeit für CCHH

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Projekt Prozessmgt Start, Mitarbeit .... 

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Projekt Prozessmgt Start, Mitarbeit .... 

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wie viel Aufwand sollen wir in die anderen Szenarien investieren?
Was ist unsere Rolle?

GESAMTSICHT - RICHTUNG gebend

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der Ausschreibeprozess geht bis Mitte Oktober.

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(Alumni, Behördenpostfach, Knowledge Management, UNITE, EVER, PreCIS, DMS, Gremiensoftware...)

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Beratungsleistung und Unterstützung für X(wie viele?) Anforderungen geleistet

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Beratungsleistung und Unterstützung für X(wie viele?) Anforderungen geleistet

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bis Mai 2020

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aufgesetzt und ins Leben gerufen; und nun als Daueraufgabe gesetzt
ca. 6 Projekte bearbeitet und im Monitoring-Prozess

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Digitales mobiles Arbeiten mit ermöglicht

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Digitales mobiles Arbeiten mit ermöglicht

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mit HRZ /Pullich daran gearbeitet, dass die zV digital arbeiten kann.

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Projekt Prozessmgt im Haushalt genehmigt - Freigabe und Finanzierung erhalten

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Projekt Prozessmgt im Haushalt genehmigt - Freigabe und Finanzierung erhalten

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Zwei Positionspapiere für die hessischen Kanzler zur Entscheidungsfindung erstellt

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SAP CCHH S/4HANA Vorbereitung der hessenweiten Ausschreibung des Roadmap-Projekts

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SAP CCHH S/4HANA Vorbereitung der hessenweiten Ausschreibung des Roadmap-Projekts

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Zusammenarbeit intensiviert

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für ITuP erledigt mit Bravour!

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An TU-weiten Meetings teilgenommen.
Anträge geschrieben, koordiniert

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Anpassen der Statistik für das IT-K Board (Timeline, Liniendiagramme...)

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Überarbeiten der PM Vorlagen für unsere Webseiten

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Eskalationsunterstützung f. x Tickets geleistet

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Eskalationsunterstützung f. x Tickets geleistet

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im UAK Prio - dies geschärft

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Mitarbeit in verschiedenen Kreisen (IT-AK zV, IT-K Board, UAK Prio, KoBo AG..)

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Mitarbeit in verschiedenen Kreisen (IT-AK zV, IT-K Board, UAK Prio, KoBo AG..)

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Vor und Nachbereitung (Protokoll, Status, Folien...)

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für K und zV

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Anforderung Jabber - Teil von UC (Zwischenlösung) 

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Anforderung Jabber - Teil von UC (Zwischenlösung) 

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- Jabber Einarbeitung und Mitarbeit in der Vorbereitung des Rollout-Projekt
Start im Juni - IT-K-Board, Dezernentenrunden, Oktober mit K abgestimmt, November Vorbereitung.

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Zusammenarbeit mit VP ID (De Gersem) seit 10.2020

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Zusammenarbeit mit VP ID (De Gersem) seit 10.2020

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wöchentliche JF bzgl. Digitalpakt

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Ticketsystem Einarbeitung und Mitarbeit im Projekt

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Ticketsystem Einarbeitung und Mitarbeit im Projekt

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sehr vorangetrieben - leider konnte es nicht so stattfinden

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SharePoint Einarbeitung und Mitarbeit im Projekt

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SharePoint Einarbeitung und Mitarbeit im Projekt

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weiter vorangetrieben - seit April 2020

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Anforderung Regularien  - Digitale Zustimmung einführen

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Anforderung Regularien  - Digitale Zustimmung einführen

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gut für das interne Klima und Austausch

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gegenseitige Unterstützung
ist klasse

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Im Gespräch bleiben, interne Besprechungen sind wichtig

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Im Gespräch bleiben, interne Besprechungen sind wichtig

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sich trauen den Anderen/die Andere anzurufen/anzuchatten...
Wie können wir dies fördern, ermöglichen?
Einfach versuchen!! :)
UND - Ideen: einmal im Monat miteinadner Frühstücken ...

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1h-Termine werden nur für 45 Min. geplant, damit ein abschließendes Gespräch zwischen den Organisierenden möglich ist. 

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1h-Termine werden nur für 45 Min. geplant, damit ein abschließendes Gespräch zwischen den Organisierenden möglich ist. 

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analog sind andere Zeitrahmen entsprechend anzupassen

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IT-Koordination mit HRZ neu positiv besetzten - der Sache eine Chance geben

# data[].attributes.subject
IT-Koordination mit HRZ neu positiv besetzten - der Sache eine Chance geben

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es fehlen Rahmenbedingungen.
z.B: es ist nicht geregelt, wie das HRZ Projekte managen müsste.
Es ist nicht geregelt, wie kleine zV-Anforderung über die APB abgewickelt werden.

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ohne strukturierte Review, keine systematische Verbesserung

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Termine haben immer eine Agenda (Thema, Ziel, Ergebnis und der Weg dorthin)

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Termine haben immer eine Agenda (Thema, Ziel, Ergebnis und der Weg dorthin)

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WEnn keine Agenda, dann kein Termin

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Projektleitung muss Gesamtblick aufs Projekt haben und dies so leiten

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Projektleitung muss Gesamtblick aufs Projekt haben und dies so leiten

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heißt: Kommunikation in alle Richtungen, Anforderungen als Basis für ein Projekt und Vorgehen setzen, Struktur ist wichtig

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Dorothee Sprechstunde ... Zeit blocken für alle oder einzeln 

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Dorothee Sprechstunde ... Zeit blocken für alle oder einzeln 

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Zwei Positionspapiere für die hessischen Kanzler zur Entscheidungsfindung erstellt

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Eigenverantwortliches handeln lassen der internen MA hat verschieden Punkte zum Erfolg geführt (HiWi Thema, arbeiten in Corona Zeiten)

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Eigenverantwortliches handeln lassen der internen MA hat verschieden Punkte zum Erfolg geführt (HiWi Thema, arbeiten in Corona Zeiten)

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wichtig, um den Teamspirit zu erhalten

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Alte Ordner sind nichtvollständig umgezogen, da weitere Absprachen/Austausch nötig wären

Lösungsvorschlag
Gemeinsamer Abstimmungstermin hätte für die weitere Ordner-Umstellung stattfinden müssen

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Regelmäßige Team-Termine (klein und groß) haben stattgefunden

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Regelmäßige Team-Termine (klein und groß) haben stattgefunden

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Einführung der Standup Meetings fand ich gut

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Einführung der Standup Meetings fand ich gut

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Strukturiertes Arbeiten

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Ausphasen Talita, Ein- und Ausphasen von Max und wieder Einphasen von Florian 

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Ausphasen Talita, Ein- und Ausphasen von Max und wieder Einphasen von Florian 

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Einen neuen HiWi einstellen

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Kommunikation über Meistertask sehr hilfreich

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Kommunikation über Meistertask sehr hilfreich

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Ab September aufgrund Terminflut kaum noch Flurfunk-Infos möglich 

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Ab September aufgrund Terminflut kaum noch Flurfunk-Infos möglich 

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Feinabstimmung der Aufgaben innerhalb ITuP

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Feinabstimmung der Aufgaben innerhalb ITuP

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z.B. wer macht was, wann? Wer ist verantwortlich?
siehe Excel-Sheet R ... Admin

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Die gegenseitige Unterstützung in ITuP war sehr hilfreich!!

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Die gegenseitige Unterstützung in ITuP war sehr hilfreich!!

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"Normales" Bearbeiten von Aufgaben trotz Corona

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"Normales" Bearbeiten von Aufgaben trotz Corona

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- Team hat trotz stark erschwerter Bedingungen die Aufgaben und Projekte sehr gut gemeistert.

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Zusammenarbeit im ITuP empfinde ich als sehr hilfreich

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Zusammenarbeit im ITuP empfinde ich als sehr hilfreich

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einfach toll.

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Manche kleine Abstimmungen können nicht stattfinden, da man sich nicht auf dem Flur trifft (Flurzeiten einplanen 5-10min)

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Manche kleine Abstimmungen können nicht stattfinden, da man sich nicht auf dem Flur trifft (Flurzeiten einplanen 5-10min)

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Immer besseres Zusammenarbeiten/auf dem Laufenden halten trotz Homeoffice u.a. mit Hilfe von Meistertask

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Immer besseres Zusammenarbeiten/auf dem Laufenden halten trotz Homeoffice u.a. mit Hilfe von Meistertask

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überwiegend sehr angenehm, kollegial, freundlich, hilfreich, nutzbringend

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zu wenig Kaffee-Pausen und kleine Treffen f. nicht geschäftliches

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zu wenig Kaffee-Pausen und kleine Treffen f. nicht geschäftliches

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Durch das digitale Arbeiten fehlt mir manchmal der persönliche Kontakt und unkomplizierte Austausch

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Zu viele "adhoc" aufgaben und kaum Zeit um diese Aufgaben gut zu bearbeiten

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Zu viele "adhoc" aufgaben und kaum Zeit um diese Aufgaben gut zu bearbeiten

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IT-Koordination mit HRZ war 2020 zu aufwändig

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IT-Koordination mit HRZ war 2020 zu aufwändig

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Personalie Leube - nicht geeignet f. IT-Koordination ins HRZ hinein.

Und wurde immer schwieriger und schwerfälliger

auch andere im HRZ haben nicht mehr mit gewirkt

Keine Informationen flossen

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Zusammenarbeit mit HRZ in Projektanbahnung

# data[].attributes.subject
Zusammenarbeit mit HRZ in Projektanbahnung

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sehr aufwändig für die ITuP:
durch sehr unterschiedliche Vorgehensweisen.
Es gibt keine allgemeingültige verbindliche Rahmenbedingungen für die Projekte

- Einfordern von Anforderungsaufnahme / Bedarfserhebung und -Analyse, Nutzendarstellung.
- Einfordern von Zielen/Visionen, abseits von technischen Funktionalitäten.
- Einfordern von strukturierter Vorgehensweise
- Einfordern von Digitalisierungsdenken statt It-Denken.
......

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Langer Prozess mit HRZ bis zur Umsetzung der neuen Ordner-Struktur

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interne Dokumente aktuell halten

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Ab Mitte des Jahres
0,5 SAP BA freigegeben

Ab Sept. freigegeben:
1 PL Prozessmanagement
1 Admin Prozessmanagement

Ab Nov. frei gegeben
1 PL S/4HANA

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sehr wenig Fortschritt bei den strukturellen Themen

Backlog wird größer

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Ständige Dopplung von Terminen, Wegfall von Vor- und Nachbereitungszeiten 

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Ständige Dopplung von Terminen, Wegfall von Vor- und Nachbereitungszeiten 

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An einem Termin teilgenommen, jedoch ohne weitere Aufgaben.

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Besuch der HZD Hausmesse in Wiesbaden

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Fokus auf ITuP Arbeitsinhalte sollte wieder geschärft werden, wir haben zu viel angenommen zum Ende 2020.

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Fokus auf ITuP Arbeitsinhalte sollte wieder geschärft werden, wir haben zu viel angenommen zum Ende 2020.

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SAP CCHH-Aufwand ist in 2020 riesig aufgewachsen.

Es ist mehr Kapazität erforderlich,
Strukturen und Aufgabenverteilung an der TU schärfen, klären.

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Aufwand in ITuP bei HRZ-Projekten / Aufgaben zu einem normalen Maß reduzieren durch Regeln und Beschreiben der Schnittstellen

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Aufwand in ITuP bei HRZ-Projekten / Aufgaben zu einem normalen Maß reduzieren durch Regeln und Beschreiben der Schnittstellen

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Aufgrund von grundlegenden unterschiedlichem Verständnis und fehlenden allgemein gültigen Regeln, muss die ITuP die Position der zV in jedem einzelnen Projekt erwirken.
So kann es nicht mehr weiter gehen. Das ist zu aufwändig.

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Projekte, die K beauftragt bzw. aus dem IT-K-Board kommen, muss es ebenfalls einen normalen Prozess  geben.
Wir müssen den Prozess einfordern

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wir würden gerne unseren Aufwand für die einzelnen Aufgaben besser einschätzen können, damit wir letztenendes besser sehen, was alles wir übernehmen können

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Umzug WICHTIG - A-Plätze für Mitarbeitende notwendig

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Umzug WICHTIG - A-Plätze für Mitarbeitende notwendig

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nicht adhoc reagieren, sondern immer wieder die Säge schärfen

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Umsetzung der beschlossenen Punkte war wichtig (Ordern-Struktur, MA-Gespräche, Feinabstimmung der Aufgaben, Kommunikationsmatrix)

# data[].attributes.subject
Umsetzung der beschlossenen Punkte war wichtig (Ordern-Struktur, MA-Gespräche, Feinabstimmung der Aufgaben, Kommunikationsmatrix)

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Diese Umsetzung hilft uns bei der Täglichen Arbeit!