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CREDITO# 4( SEMANA 25 DE  JULIOAL 13 DE AGOSTO)

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CREDITO# 4( SEMANA 25 DE  JULIOAL 13 DE AGOSTO)

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 APLICAR  FUNCIONES ,BASE DE DATOS , FILTROS  Y TABLAS DINAMICAS SOBRE RANGO DE DATOS .

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 APLICAR  FUNCIONES ,BASE DE DATOS , FILTROS  Y TABLAS DINAMICAS SOBRE RANGO DE DATOS .

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Excel.- Funciones BuscarV y BuscarH ( SEMANA18 AL 23 DE JULIO)

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Excel.- Funciones BuscarV y BuscarH ( SEMANA18 AL 23 DE JULIO)

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La función BUSCARV nos ayuda a buscar un valor dentro de una lista (vertical). La función BUSCARH realizará la búsqueda dentro de un rango de valores horizontal. Para entender mejor la diferencia te mostraré un ejemplo de ambas funciones.

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En ocasiones las fórmulas que utilizamos en una hoja de cálculo pueden llegar a ser realmente complejas, una cantidad puede incidir en el resultado de diversos cálculos y llegar a producirse un error que resulte muy difícil de detectar. Excel dispone de una herramienta que nos puede ser muy útil para estos casos. Nos permite rastrear las fórmulas de forma que encontremos de forma rápida qué cantidades se están teniendo en cuenta para el resultado obtenido.

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Los gráficos comunican visualmente las relaciones entre los datos. Es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos.

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Los gráficos se usan para presentar series de datos numéricos en formato gráfico y de ese modo facilitar la comprensión de grandes cantidades de datos y las relaciones entre diferentes series de datos.

Para crear un gráfico en Excel, lo primero que debe hacer es especificar en una hoja de cálculo los datos numéricos que presentará el gráfico.

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Excel .-Graficos Agregar y Quitar  Series

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Excel .-Graficos Agregar y Quitar  Series

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Para identificar rápidamente una serie de datos en un gráfico, puede agregar etiquetas de datos a los puntos de datos del gráfico. De forma predeterminada, las etiquetas de datos se vinculan a valores de la hoja de cálculo y se actualizan automáticamente cuando estos valores cambian.

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    Excel.- Gráficos y sus opciones de diseñó
  

      
    
  

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    Excel.- Gráficos y sus opciones de diseñó
  

      
    
  

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En lugar de manualmente agregar o cambiar elementos del gráfico o formato del gráfico, puede aplicar rápidamente un estilo y un diseño predefinido. Sin embargo, puede personalizar un diseño o el estilo de un gráfico más cambiando manualmente el diseño y el estilo de los elementos de gráfico individuales que se usan en el gráfico.

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Microsoft Excel Graficos y Opciones de Impresion

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Insertar Archivos Word Excel PDF u Otros en Prezi

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Excel.- Gráficos y sus opciones de diseñó

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Aplicar diferentes opciones para mejorar el diseño del gráfico y facilitar su comprensión.

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Ordenar Datos. ( SEMANA 25 AL 30 DE JULIO)

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Ordenar Datos. ( SEMANA 25 AL 30 DE JULIO)

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En Excel puedes ordenar rápidamente una columna de datos utilizando los comandos Ordenar de A a Z yOrdenar de Z a A. Pero debes tener cuidado o de lo contrario solamente se ordenarán algunos de los datos.

Ambos comandos los puedes encontrar también en la ficha Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar. Observa el siguiente ejemplo donde ordenaré los datos de manera ascendente y descendente utilizando los comandos correspondientes.

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Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con información y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas condiciones.

Por ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver los datos de ventas de una empresa. ¿Cómo puedo tener una vista con todas las filas que pertenecen a Hugo? Eso sería una tarea muy difícil de lograr si no tuviéramos la facilidad de crear filtros en Excel.

Cómo crear filtros en Excel:

Para crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar.

Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de cada uno de los encabezados de columna de nuestros datos indicando que podemos hacer uso de los filtros. El comando Filtro también podrás seleccionar desde Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.

Cómo usar los filtros en Excel:

Para filtrar la información debemos elegir una columna y hacer clic en la flecha de filtro correspondiente para mostrar las opciones de filtrado. Todos los filtros, en la parte inferior, mostrarán una lista de valores únicos con una caja de selección a la izquierda de cada uno.

Una opción que tenemos para filtrar los datos es elegir de manera individual aquellos valores que deseamos visualizar en pantalla. También podemos utilizar la opción (Seleccionar todo) para marcar o desmarcar todos los elementos de la lista.

Al pulsar el botón Aceptar se ocultarán las filas que no cumplen con el criterio de filtrado establecido. Observa que la flecha de filtro de la columna Vendedor ha cambiado para indicarnos que hemos aplicado un filtro. Además, los números de fila de Excel se muestran en un color diferente indicándonos que existen filas ocultas.

Filtrar por varias columnas

Si queremos segmentar aún más los datos mostrados en pantalla podemos filtrar por varias columnas. En el ejemplo anterior filtré las filas pertenecientes a Hugo, pero si además necesito saber las que pertenecen a la región Norte y Sur, entonces debo seleccionar dichas opciones dentro del filtro de la columna Región:

Al aceptar estos cambios se mostrarán solamente las filas que cumplen ambos criterios. Observa que ambas columnas habrán cambiado sus iconos para indicarnos que se ha aplicado un filtro en cada una de ellas.

Esto demuestra que es posible crear tantos filtros como columnas tengamos en nuestros datos y entre más criterios de filtrado apliquemos mucha mayor será la segmentación de datos que obtendremos.

Cómo quitar un filtro en Excel:

Para quitar un filtro aplicado a una columna debemos hacer clic en la flecha del filtro y seleccionar la opciónBorrar filtro de "Columna” donde Columna es el nombre de la columna que hemos elegido. Esta acción eliminará el filtro de una sola columna, pero si tenemos filtros aplicados a varias columnas y deseamos eliminarlos todos con una sola acción, entonces debemos pulsar el comando Borrar que se encuentra en la ficha Datos > Ordenar y filtrar.

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Cuando tienes una tabla de datos con una gran cantidad de información, los subtotales en Excel nos pueden ayudar a comprender e interpretar mejor la información. Excel permite agregar subtotales de una manera muy sencilla.

Supongamos la siguiente tabla de datos de donde quiero obtener los subtotales de ventas por cada mes:

Lo primero que debo hacer es ordenar los datos por la columna sobre la cual se obtendrán los subtotales.  Para este ejemplo ordenaré los datos por la columna Mes. La columna se ordena haciendo clic en cualquier celda de la columna y posteriormente seleccionado el comando Ordenar de más antiguos a más recientes que se encuentra dentro de la ficha Inicio.

La tabla quedará ordenada por mes.

El botón Subtotal en Excel

Para realizar la inserción de los subtotales en Excel debo pulsar el comando Subtotal que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Esquema.

Excel mostrará el cuadro de diálogo Subtotales.

Me debo asegurar de que la primera lista desplegable tenga seleccionada la opción Mes ya que indica que para cada cambio de mes se insertará un subtotal. Además utilizaré la función Suma y  la columna Ventas que aparecen seleccionadas. Al hacer clic en Aceptar se insertarán los subtotales.

Observa cómo Excel ha insertado una fila nueva que contiene el subtotal para cada mes. Además a la izquierda de la hoja de cálculo Excel coloca controles adicionales que son útiles para ocultar o mostrar los grupos de datos de acuerdo a los subtotales.  Al hacer clic en alguno de ellos el grupo correspondiente se expande o se contrae:

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Excel Subtotales, aplicando la opción de subtotales

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Información acerca de Tabla de Datos ( SEMANA 01 AL 06 DE AGOSTO )

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Información acerca de Tabla de Datos ( SEMANA 01 AL 06 DE AGOSTO )

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Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es donde se conserva toda la información o los datos. Así, una base de datos de una empresa puede tener una tabla Contactos que almacene los nombres de los proveedores, las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono.

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Para trabajar con los datos, una tabla puede ser realmente útil en tu día a día con Excel.

Sin embargo, ¿qué pasa si es la primera vez que usarás una tabla? ¿y si lo aprendiste pero te has olvidado?

En ese caso sigue leyendo, porque aquí te muestro cómo crear tablas en Excel.

Pasos para crear una tabla en Excel.

Primero debes definir la estructura de tu tabla. Comencemos por los títulos de las columnas que va a tener.

Como segundo paso, puedes ingresar los datos correspondientes a cada columna. No es necesario que los ingreses para poder crear tu tabla, pero el ejemplo quedará más claro si lo hago en orden.

Ya tenemos creada nuestra tabla de datos como lo hemos hecho toda la vida; pero falta "decirle" a Excel que eso es una tabla para que la trate como tal.

Para hacerlo solo debes dirigirte a la pestaña "Insert" y en el grupo "Tables" encontrarás el botón "Table".

Debes asegurarte de que tienes seleccionada al menos una de las celdas de lo que será tu tabla, para que Excel pueda reconocerla.

El proceso en Acción.

¿Existe otra forma de crear una tabla?

En Excel, como en casi todo en la vida, siempre hay más de una forma de hacer las cosas.

Para la versión 2007, por ejemplo, puedes lograr el mismo resultado con la opción "Format as Table" del grupo "Styles".

Aquí te dejo una animación para que puedas ver el procedimiento completo:

¿Por qué usar una tabla?

Ya has visto cómo crear tablas en Excel; pero ¿por qué hacerlo? ¿Cuál es la finalidad de las tablas?

La función principal de una tabla es la de organizar y administrar los datos eficientemente.

¿Y cómo es que una tabla puede ayudarte a organizar los datos? Pues ofreciéndote una serie de características que te facilitan la tarea. Te citaré unas cuantas:

Ventajas de usar una tabla.

1.- Ordenar los datos y filtrarlos.

Cuando has creado tu tabla, automáticamente aparecerán los filtros junto a los encabezados de tus columnas, permitiéndote ordenar los datos o filtrarlos de acuerdo a tu elección.

2.- Insertar y eliminar filas o columnas sin afectar el resto de la hoja.

Puedes agregar filas y columnas o eliminarlas sin preocuparte de afectar a las celdas que están fuera del área de la tabla.

Esto te da una completa libertad para centrarte solo en los datos de tu tabla.

3.- Usar columnas calculadas.

Esta es una de las características que más me gusta de las tablas en Excel.

Una tabla detecta cuando ingresas una nueva línea o registro y esta se amplía automáticamente ajustándose al nuevo rango.

Debido a esto, si usas una fórmula en una columna, esta se copiará también de forma automática al ingresar un nuevo registro. ¡Excelente!

Dile adiós a esa costumbre de pegar un montón de líneas con tu fórmula y espacios vacíos. Con una tabla las fórmulas se copian solas.

4.- Insertar totales.

Aunque son igualmente válidas las fórmulas sobre una tabla, Excel te da la opción de insertar una línea de "total" al final de tu tabla.

Esto crea una línea "especial" claramente diferenciable donde Excel aplicará por defecto el total de cada columna -si aplica-.

Pero también te mostrará una lista desplegable, desde la cual podrás seleccionar la función que quieres aplicar para realizar el cálculo sobre esa columna.

5.- Usar referencias "humanizadas".

Realmente la más útil de las características de una tabla, en mi opinión. Me facilita mucho el trabajo y te voy a contar por qué.

Cuando creabas tus tablas de datos simplemente los escribías sin definir una tabla. Tal vez lo hacías así en algún momento, ¿verdad?

Y dime, ¿qué sucedía cuando desde otra hoja u otra zona de la misma hoja, debías aplicar fórmulas que invocaran datos de esa tabla? ¿O tal vez toda la columna de tu tabla?

Lo que sucedía es que debías de recordar la referencia de la columna de tu tabla. En qué columna y fila comenzaba y hasta dónde llegaba (para no tomar otros datos por error)

¿Estoy en lo correcto? ¿Más o menos? Pues bien, todo ese lío te lo ahorras con una tabla.

¿Cómo?

Al ingresar una fórmula, en lugar de usar la referencia de las columnas puedes llamarla por su nombre. Sí, por su nombre. Tal como lo lees.

Usaré como ejemplo mi archivo con la tabla que he creado. Imagina que quisiera saber cuál es la fecha más reciente de la columna "Fecha Nacimiento". Debo de usar la función MAX().

Si lo hiciera "a la antigua", escribiría la fórmula de la siguiente manera:

¿Cuáles son las desventajas de esto?

Si tu tabla crece al ingresar más datos, la referencia debe actualizarse en tu fórmula.

Debes recordar la ubicación de cada rango o moverte por la pantalla y seleccionar con el ratón el rango.

Si no anclas la fórmula, fácilmente se puede desplazar el rango por error.

Cuando usas una tabla.

Si utilizas una tabla, las cosas cambian, ya que puedes usar esta forma de referirte a las columnas:

Como puedes ver en la imagen anterior, en lugar de usar la "referencia dura" puedo referirme directamente al nombre de la columna. Lo que por supuesto, es más fácil de recordar.

Lo único que debes hacer es escribir el nombre de tu tabla (comienza por Table1 y aumenta la secuencia por cada tabla que vayas creando) y a continuación abres un corchete ([)

Excel detectará tu intención y te mostrará un listado con todos los nombres de columnas que tiene tu tabla, más otras opciones que puedes explorar.

Recuerda que al seleccionar un nombre de columna, debes cerrar el corchete o posiblemente Excel te marcará un error.

Para mi ejemplo, solo utilizo la columna "Fecha Nacimiento" y funcionará como si hubiera escrito directamente la referencia; pero con las ventajas ya explicadas:

Fácil de recordar los nombres de las columnas en lugar de las referencias.

El rango se ajusta automáticamente al área de la columna, no importa si la tabla crece o decrece.

No hace falta anclar la referencia. Puedes estar seguro de que no se desplazará por error.

Tu sistema quedará mucho más estructurado al aplicar el uso de tablas sin tener que crear varios nombres definidos.

Consejo adicional: Para facilitar aún más el asunto, puedes ponerle un nombre a tu tabla. Esto lo consigues si seleccionas tu tabla y te diriges a la pestaña "Design" (1) y en la sección "Properties" econtrarás una caja de texto donde podrás darle el nuevo nombre a tu tabla.

Crear tablas en Excel es una buena práctica.

Como te mencioné al principio, las tablas en Excel son realmente útiles a la hora de administrar y organizar datos.

Aunque en un principio pudiera parecer que dan más problemas que soluciones, la verdad es que crear tablas en Excel te ayudan a estructurar mucho mejor tus planillas.

Hoy has aprendido (o recordado) una de las características de Excel que más aportan a mejorar tu desempeño con esta hoja de cálculo. No dejes de practicar su uso para afianzar el conocimiento.

Recuerda que si juntas cada uno de los consejos que te expongo en este blog y los usas en conjunto, estarás realmente liberando tu productividad.

¡Hasta la próxima!

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Para trabajar con los datos, una tabla puede ser realmente útil en tu día a día con Excel. Sin embargo, ¿qué pasa si es la primera vez que usarás una tabla? ¿y si lo aprendiste pero te has olvidado? En ese caso sigue leyendo, porque aquí te muestro cómo crear tablas en Excel.

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Información acerca de Validación de datos

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Información acerca de Validación de datos

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La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que sólo se escriben números enteros positivos.

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¿Para qué crear una lista desplegable en Excel?

Crear una lista desplegable en Excel es una forma de validación que te permite proteger la consistencia de tus datos.

Sirve para asegurarte de que el usuario solo pueda ingresar uno de entre varios valores que se le muestran en una lista, reduciendo el riesgo de errores al momento de ingresar datos en tu modelo de Excel.

Si no utilizas ninguna validación en tus hojas de Excel, corres el riesgo de que se ingresen valores distintos a los esperados, porque el usuario no se da cuenta de que lo está haciendo.

Esto no te conviene, ya que cuando tengas que analizar los datos, tendrás un desorden tan grande, que te tomará demasiado tiempo reorganizarlo todo. Por eso sigue leyendo y entérate de cómo puedes crear una lista desplegable en Excel para tener datos 'más limpios'.

Creando una lista desplegable paso a paso.

Imagínate que tienes una tabla de los clientes de un banco. En esta tabla imaginaria tenemos solo tres columnas: Código de cuenta, Nombre y Estado de Cuenta.

En la columna 'Estado de Cuenta', tenemos que especificar si la cuenta está abierta, cerrada o inactiva.

Si no utilizáramos una validación, es muy probable que tengas algo como esto:

Ya has visto casos como este, ¿verdad?

En la columna 'Estado de cuenta', tenemos las leyendas 'Abierta', 'Cerrada' e 'Inactiva'; pero nuestro operador encargado, no ha hecho distinción entre mayúsculas y minúsculas.

¿Y cuál es el problema?

Pues que cuando necesites consolidar estos datos, no te van a aparecer las tres categorías: Abierta, Cerrada e Inactiva, sino que vas a tener una categoría por cada forma de escribir cada leyenda. Algo así:

¡Imagínate cómo analizarías esos datos!

Por suerte existe la validación de datos y las listas desplegables. Veamos cómo hacer una paso a paso:

1. Selecciona el rango que deseas validar.

2. Dirígete a la pestaña 'Datos' y selecciona la opción 'Validación de datos'. Luego pincha en la opción 'Validación de datos...'

3. En el cuadro que te aparece, para el criterio de evaluación, vas a seleccionar la opción 'Lista', como te muestro en la siguiente imagen:

4. Por último, en la caja de texto de 'Origen', vas a escribir el rango donde se encuentran los valores que deseas que aparezcan en la lista, así:

5. Pinchas en aceptar y ahora verás que cuando te colocas sobre una de las celdas que tienen validación, aparece una pequeña flecha junto a ella. Pincha sobre esta y verás que aparece un listado con las opciones que ingresaste en el paso anterior:

Haz la prueba tratando de ingresar un valor distinto al especificado. Excel no te permitirá continuar hasta que ingreses en la celda uno de los valores especificados en la validación.

Es decir, que si no lo escriben exactamente como lo exige la validación, el usuario no podrá escribir el valor en la celda validada.

Una variante

Si no quieres utilizar un rango como criterio de evaluación, también puedes escribir directamente los valores separados por comas.

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Esta medida solo te sirve para evitar que los usuarios escriban por error (o por pereza) valores que no sean consistentes con los que se requieren; pero no evita que un usuario copie y pegue directamente un valor cualquiera. La validación no puede evitar esto.
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¿Qué te parece esta técnica de validación?

Esta es una de las técnicas de validación básica que utilizo en los modelos de Excel más sencillos y me ha dado buenos resultados hasta el momento.

Y tú, ¿opinas que es útil? ¿O piensas que no representa mayor ventaja? Si ya las estás utilizando, me gustaría saber cómo te va con las listas desplegables. Déjame tu opinión en los comentarios.

¡Nos vemos!

Descarga el archivo terminado.

[ilink url="http://static.raymundoycaza.com/crear-una-lista-desplegable-en-excel.xlsx" style="download"]Pincha aquí para descargar el archivo con el ejemplo.[/ilink] [mybox bgcolor="#ffffb2″ border="full"] ¿Quieres saber más?

Crear una lista desplegable - Microsoft Excel
[/mybox]

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Validación de Datos Archives - Raymundo Ycaza

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Crear una lista desplegable en Excel es una forma de validación que te permite proteger la consistencia de tus datos. Sirve para asegurarte de que el usuario solo pueda ingresar uno de entre varios valores que se le muestran en una lista, reduciendo el riesgo de errores al momento de ingresar datos en tu modelo de Excel.

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EXCEL.- Gráficos dinámicas- ( SEMANA  08 AL 13 DE AGOSTO)

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EXCEL.- Gráficos dinámicas- ( SEMANA  08 AL 13 DE AGOSTO)

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Los gráficos dinámicos son como los gráficos normales, solo que muestran los datos de una tabla dinámica. Al igual que un gráfico normal, podrás seleccionar un tipo de gráfico, el diseño y el estilo para representar mejor los datos.
Paso 1:

Selecciona cualquier celda de la tabla. La pestaña Opciones aparecerá en la cinta de opciones. Allí, haz clic en el el comando Gráfico dinámico.

Paso 2:

En el cuadro de diálogo, selecciona el tipo de gráfico deseado y haz clic en Aceptar.

Paso 3:

El gráfico dinámico aparecerá en la hoja de cálculo. Si quieres, puede moverlo haciendo clic y arrastrando.

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Cómo crear una tabla dinámica?

Partiendo de una hoja de cálculo que contiene las estadísticas de ventas para una empresa ficticia, supongamos que queremos responder a la pregunta: ¿Cuánto es el total de ventas por cada vendedor? Esto puede llevar mucho tiempo porque cada uno de ellos aparece en varias filas al igual que su venta mensual. Aunque podríamos utilizar la función Subtotal todavía tendríamos un montón de datos por analizar.

Por suerte, una tabla dinámica puede hacer todas las operaciones matemáticas al instante y resumir los datos de una manera que no sólo es fácil de leer sino también, de manipular.  Para crear una tabla dinámica que responda a la pregunta, sigue estos pasos:   Paso 1: Selecciona la tabla o celdas (incluyendo los encabezados de columna) que contienen los datos que vas a utilizar.

Paso 2:

En la ficha Insertar, haz clic en el comando Tabla dinámica.

Paso 3: Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Asegúrate de que la configuración sea correcta y haz clic en Aceptar.

Paso 4:

Una tabla dinámica en blanco aparecerá al lado izquierdo y la lista de campos, al derecho.