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O que é: A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento digital emitido e armazenado eletronicamente, utilizado para registrar operações de venda de produtos ou serviços.

Para que serve: Serve para documentar eletronicamente transações comerciais, garantindo a conformidade fiscal e facilitando o controle e a fiscalização pelo Fisco.

# data[].attributes.body
O que é: Documento obrigatório utilizado no transporte de cargas para comprovar a contratação do serviço de transporte, seja terrestre, aéreo, marítimo ou fluvial.

Para que serve: Serve para formalizar e controlar o transporte de mercadorias, sendo essencial para o registro e a fiscalização do transporte tanto nacional quanto internacionalmente.

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O que é: Documento fiscal eletrônico que relaciona outras NF-es e CT-es de uma carga, utilizado para facilitar o controle e a fiscalização do transporte de mercadorias.

Para que serve: Serve para integrar e vincular eletronicamente documentos fiscais relacionados ao transporte de cargas, otimizando a gestão logística e fiscal.

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O que é: Lista detalhada dos produtos contidos em uma remessa ou carga, incluindo quantidade, peso, medidas e outras informações relevantes para o transporte e armazenamento.

Para que serve: Serve para facilitar a conferência, o controle de estoque e a gestão logística, garantindo que todas as mercadorias enviadas estejam corretamente registradas.

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O que é: Lista utilizada em operações de picking (separação de produtos) em armazéns ou centros de distribuição, indicando quais itens devem ser retirados do estoque para atender a pedidos específicos.

Para que serve: Serve para orientar os operadores de logística na separação correta dos produtos, garantindo precisão e eficiência no atendimento aos pedidos dos clientes.

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O que é: Documento utilizado em processos industriais que especifica quais produtos devem ser fabricados, em que quantidades e em qual sequência.

Para que serve: Serve para planejar e controlar a produção industrial, garantindo que as atividades de fabricação sejam executadas de acordo com as necessidades e especificações determinadas.

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O que é: Documento que descreve detalhadamente as características técnicas de um produto, incluindo materiais utilizados, dimensões, processos de fabricação, entre outros dados relevantes.

Para que serve: Serve para padronizar e documentar as especificações técnicas dos produtos, facilitando a fabricação, o controle de qualidade e a comercialização.

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O que é: Documento utilizado para formalizar a necessidade de aquisição de materiais ou serviços dentro de uma organização, especificando quantidade, especificações e prazos.

Para que serve: Serve para controlar e planejar melhor os recursos utilizados pela empresa, garantindo que as compras sejam feitas de maneira eficiente e conforme as necessidades do negócio.

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O que é: Documento formalizado pelo comprador para solicitar a aquisição de produtos ou serviços de um fornecedor, indicando detalhes como quantidade, preço, condições de entrega, entre outros.

Para que serve: Serve para formalizar a intenção de compra, estabelecendo as condições comerciais e operacionais da transação entre o comprador e o fornecedor.

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O que é: Documento que compara diferentes propostas de fornecedores para a compra de produtos ou serviços, ajudando na escolha da melhor oferta em termos de preço, qualidade e condições.

Para que serve: Serve para facilitar a decisão de compra, permitindo que a empresa selecione o fornecedor mais adequado com base em critérios como custo-benefício, qualidade e prazos de entrega.

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O que é: Documento legal que estabelece os direitos e deveres entre as partes envolvidas na prestação de serviços ou fornecimento de produtos.

Para que serve: Serve para formalizar os termos e condições da prestação de serviços ou fornecimento de produtos, garantindo segurança jurídica e estabelecendo as responsabilidades de cada parte.

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O que é: Documento que descreve detalhadamente as especificações técnicas de máquinas ou veículos, incluindo características físicas, capacidades, componentes principais, entre outros detalhes.

Para que serve: Serve para proporcionar informações essenciais sobre o funcionamento, manutenção e operação segura de máquinas e veículos, garantindo o uso adequado e seguro dos equipamentos.

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NFe, NFSe e NFCe. REST API para Emissão de Notas Fiscais.

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Existem diversos tipos de modelos de receita para SaaS, cada um com suas particularidades e benefícios. Entre os mais comuns, destacam-se o modelo de assinatura, o modelo baseado em uso, o modelo freemium e o modelo de preços personalizados.

Um modelo de receita ideal reúne as melhores estratégias de monetização com o objetivo de garantir a viabilidade financeira e o crescimento da empresa.

Mas para definir o modelo mais adequado, é imprescindível entender todo o processo de vendas. Incluindo o perfil do público alvo, as demandas que você vai solucionar e os objetivos de crescimento da empresa.

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O que é NF-e, qual a importância, quais os tipos e como emitir

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Conheça e entenda a importância de todas as variações de Nota Fiscal Eletrônica (NFe), são elas: NFSe, NFCe, NFSe, NFAe, NFCom, CTe e MDFe.

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O transporte internacional de cargas envolve o planejamento de inúmeras atividades, tais como definição da rota, custo, gestão de riscos e ordenação da documentação. Assim, para que o transporte seja realizado de maneira eficaz e segura, deve-se tomar algumas precauções antes mesmo de o traslado acontecer.

Entretanto, é normal ficar confuso com esse tipo de serviço, afinal, ele implica assumir responsabilidades e entender normas e regras com a finalidade de cumprir os deveres legais e fiscais. Se você quiser saber mais acerca desse assunto, continue lendo este artigo!

Como funciona o transporte internacional de cargas?

O transporte internacional de cargas é a transferência física de mercadorias de um país - o espaço de produção ou venda - a outro, o cliente final. Ele é um serviço gerenciado por um contrato acordado, de forma internacional, entre os dois países envolvidos na relação comercial.

Por efeito, tanto os vendedores quanto os compradores necessitam observar um conjunto de regras e padrões, os quais especificam suas responsabilidades nos processos de exportação e importação. Isso abrange quem deve encarregar-se dos custos do seguro e quem fica responsável pelo frete.

Quais são os principais documentos para realizar esse transporte?

Com o objetivo de cumprir todas as responsabilidades fiscais, é necessário providenciar-se todos os documentos exigidos durante as diversas fases do transporte de carga, desde o envio do produto até o seu recebimento.

Portanto, o transportador é obrigado a levar consigo toda a documentação, visto que, na ausência de uma delas, a empresa poderá sofrer autuações e apreensões por divergências com o fisco.

A intenção é concretizar a cobrança de impostos de cada nação, sobretudo para oficializar de que modo cada governo deverá receber o estabelecido tributo, e também para que a atividade seja realizada de maneira legal e regular.

Além do mais, a burocracia faz-se essencial para a monitoração de entradas e saídas de produtos de acordo com as normas praticadas em determinado país. Confira, logo abaixo, alguns documentos fundamentais para o transporte de cargas internacionais.

CRT - Conhecimento de transporte

O conhecimento de transporte é um documento imprescindível ao transporte internacional de cargas. Sua função é identificar as mercadorias, agrupando as informações relevantes à operação conforme a legislação.

A empresa transportadora é responsável pela emissão deste documento. Nele, constarão os dados sobre o produto, o nome do embarcador e do destinatário, os lugares de saída e de chegada, o ponto de dispensa do veículo e o período em que o objeto foi entregue ao transportador.

Manifesto Internacional de Cargas

Esse é o documento único necessário para apresentar na Alfândega de sorte que as mercadorias possam ser conduzidas. Assim, ao carregá-lo consigo, os produtos que estão em translação são nacionalizados de acordo com o país de destino. Então, se acontecer qualquer tipo de imprevisto, eles serão tratados como objetos nacionais, consoante as normas da nação em que se localizarem.

DTA - Declaração de Trânsito Aduaneiro

Essa declaração é o documento que permite o deslocamento de mercadorias sob controle aduaneiro de um local alfandegado a outro, suspendendo-se os impostos. Dessa maneira, a carga não precisa ser desembaraçada no seu ponto de entrada, quando chega em determinado país. Com a Declaração de Trânsito Aduaneiro, ela pode ser despachada em terminal alfandegário distinto, o que diminui os custos de frete.

Nota Fiscal Eletrônica e auxiliar de NF-e

A NF-e é emitida pelo embarcador da carga à Receita Federal de forma eletrônica. O objetivo dessa documentação é registrar a venda dos produtos e identificar quem é o vendedor e quem é o comprador.

Já o DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) é a versão impressa da NF-e e deve acompanhar a mercadoria do ponto de partida até o destino final.

Outros documentos

Confira, imediatamente, uma lista de outros documentos indispensáveis para o transporte internacional de cargas:

fatura comercial;

packing list ou romaneio;

licenciamento de importação (para medicamentos ou alimentos);

certificado de origem;

comprovante de embarque;

declaração de importação.

Quais são os desafios enfrentados?

Trabalhar com transporte internacional de cargas é algo desafiador. Planejar operações de importação e exportação é uma tarefa muito difícil, uma vez que um bom planejamento, mesmo que resguardado por todos os meios imagináveis, está sujeito a fatores externos que não podem ser controlados.

Esses fatores são capazes de comprometer os prazos de coleta e de entrega de produtos, o custo do frete e a integridade da carga. Para saber mais a respeito dos desafios presentes nesse tipo de serviço, acompanhe-os, a seguir.

Transporte intermodal

Em muitas situações, as operações de transporte internacional exigem o uso de mais de um modal. Em vista disso, é fundamental elaborar um planejamento perfeito para que as mercadorias sejam bem conduzidas do seu ponto de origem até o seu destino final. Essa é uma atividade complicada porque deve haver transições perfeitas entre os modais, tencionando a otimização da velocidade de entrega e dos custos econômicos do transporte.

Entendimento sobre a cultura de importação/exportação estrangeira

Outra significativa questão relacionada ao transporte internacional é o contato com pessoas do mundo todo, que, na maioria das vezes, possuem visões comerciais totalmente diferentes entre si.

Para impedir o surgimento de problemas, é recomendada a assistência de um agente de carga que entenda bastante sobre a cultura de importação e exportação da nação com a qual estiver negociando, além de conhecer seus tratados de fronteira, tributos e leis reguladoras.

Segurança da carga

Como já mencionado anteriormente, vários fatores externos colocam em risco a segurança dos produtos durante a operação de importação ou exportação. Por exemplo, se o modal marítimo for utilizado, será preciso pensar habilmente na rota, no intuito de evitar caminhos perigosos pelos quais o navio possa ser alvo de piratas.

Enquanto no modal rodoviário, diversos aspectos têm de ser levados em conta no planejamento, como condição das estradas, risco de furto da carga e até greves e protestos, que atrapalharão o caminhão de seguir o trajeto combinado.

Por essas razões, a contratação de um seguro de transporte é muito importante. Essa proteção ampara o embarcador contra qualquer prejuízo financeiro caso aconteça algum incidente com as suas mercadorias e ajuda a preservar a transportadora na hipótese de acidentes que comprometam a segurança dos funcionários ou da carga conduzida.

Diante disso, a Pibernat oferece serviços de planejamento logístico para alavancar os resultados da sua empresa. Com soluções focadas na gestão de transporte internacional, oferecemos as melhores opções em conformidade às suas necessidades. Nossas qualidades são: agilidade nos processos e eficiência operacional, tudo com o propósito de alcançar excelentes resultados.

A logística de transporte internacional de cargas apresenta muitos desafios. Se você precisar de ajuda nesse tipo de serviço, entre em contato com a gente! Ficaremos felizes em ajudar!

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Transporte internacional: descubra aqui como funciona!

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O serviço de transporte internacional de cargas envolve muitos desafios. Para saber mais sobre eles e como superá-los, confira este post!

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Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é o documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, para vincular os documentos fiscais transportados na unidade de carga utilizada, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e autorização de uso pelo Ambiente Autorizador.

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Narwal Sistemas | O mais completo software de Comex

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O processo de despacho aduaneiro requer atenção para diferentes documentos e procedimentos, com o objetivo de assegurar a legalidade e fluidez das transações comerciais internacionais. Entre eles, está o Packing List.

Esse documento visa facilitar o desembaraço aduaneiro e assegurar a conformidade em todas as etapas do comércio internacional.

Dito isso, quer entender tudo sobre este documento? Leia este artigo até o final e aproveite!

O que é Packing List?

O Packing List é um documento que detalha todas as mercadorias ou componentes de uma carga, o que inclui dados como quantidade, peso, descrição e até mesmo informações sobre a embalagem.

Também conhecido como romaneio de carga, esse registro visa oferecer uma visão abrangente de todo o conteúdo da remessa, o que é fundamental para o processo logístico em questão.

Neste sentido, um dos propósitos principais deste documento é simplificar a localização e identificação de cada produto da carga para facilitar a fiscalização durante os momentos de embarque e desembarque.

Então, ele procura conter todas as especificações dos itens enviados e estruturá-los de maneira organizada, com base em um padrão internacional estabelecido.

O que deve constar no Packing List?

É interessante ressaltar que a legislação brasileira não determina um modelo específico que deve ser seguido para o romaneio de carga. Logo, a elaboração do documento fica sujeita à autonomia das partes envolvidas no processo de importação e exportação.

Contudo, é preciso conter os dados necessários para o desembaraço aduaneiro , que são:

número total de pacotes (embalagens);

marcação distintiva em cada pacote;

identificação sequencial numérica dos pacotes;

descrição das embalagens individuais com dados de peso, dimensões unitárias e volume da carga.

A ausência ou a inadequação dessas informações pode acarretar em complicações no processo aduaneiro, como atrasos na liberação da carga, cobranças indevidas de impostos e multas.

Portanto, a correta preparação do romaneio de carga, de acordo com os requisitos do desembaraço aduaneiro, é fundamental para garantir uma operação de importação ou exportação eficiente e em conformidade com a legislação vigente.

Para que serve o Packing List e a Fatura Comercial?

Tanto o romaneio de carga quanto a Fatura Comercial são documentos de exportação e importação essenciais para garantir a conformidade aduaneira e financeira do processo.

O romaneio de carga serve para:

listar as informações gerais de cada produto;

facilitar o controle durante o transporte e recebimento;

ajudar nas etapas de classificação e avaliação aduaneira;

auxiliar no manuseio correto da carga durante a logística de transporte.

Já a Fatura Comercial é o documento responsável por fornecer os dados financeiros da transação comercial, como preços, termos de pagamento, descontos e outros.

Basicamente, ela serve para:

determinar os valores aduaneiros, taxas e impostos relacionados com o processo de importação ou exportação;

fornecer informações precisas sobre os termos comerciais acordados;

servir como base para registros contábeis relacionados à operação.

O Packing List pode substituir a Fatura Comercial?

Não, o Packing List não pode substituir a Fatura Comercial, porque esses dois documentos desempenham funções distintas nas transações comerciais.

Enquanto o romaneio de carga se concentra nos detalhes físicos das mercadorias, o propósito principal da Fatura Comercial é estabelecer os termos financeiros da transação.

Ambos os documentos são geralmente exigidos pelas autoridades aduaneiras e são essenciais para uma transação comercial internacional completa e precisa.

Modelo de Packing List

Como mencionamos anteriormente, não existe um modelo único de documento que precisa ser seguido.

No entanto, separamos um para você ter uma ideia de como ele pode ser elaborado:

O que acontece se o Packing List não for apresentado?

Deixar de apresentar o romaneio de carga no despacho aduaneiro (momento em que o documento é solicitado) implica em uma multa de R$ 500, conforme determinado no art. 728, inciso VIII, item "e" do Regulamento Aduaneiro .

Além disso, a ausência deste documento pode ocasionar em atrasos aduaneiros, dificuldades no processo de identificação das cargas, riscos legais e problemas de armazenamento e manuseio.

Sendo assim, a apresentação do romaneio de carga é fundamental para garantir uma logística eficiente, conformidade legal e um processo aduaneiro sem maiores problemas.

Perguntas frequentes

Por onde emitir o romaneio de carga?

O documento pode ser elaborado e emitido pelo próprio exportador ou por profissionais da área, como agentes de carga ou despachantes aduaneiros.

A escolha do método de emissão pode depender das práticas comerciais específicas, das políticas da empresa e das exigências do destinatário.

Algumas opções comuns para emissão do romaneio de carga são:

softwares de gestão comex;

planilhas eletrônicas;

plataformas de comércio exterior;

profissionais especializados.

Em que língua tem que ser emitido?

A língua no qual o romaneio de carga deve ser emitido depende dos requisitos e acordos entre as partes envolvidas na operação comercial.

Normalmente, eles são redigidos em inglês ou na língua do país responsável pela importação.

Isso porque facilita o entendimento por parte das autoridades aduaneiras ou órgãos fiscalizadores locais.

Quantas vias devem ser impressas?

O romaneio de carga precisa ser impresso em três cópias originais e quantas outras adicionais forem demandadas.

Que tal contar com um software que automatiza a criação do Packing List? Neste caso, você precisa conhecer o Narwal Sistemas!

Nosso software automatiza esse processo por meio da inserção automática de informações cruciais de cada item, o que ajuda a economizar tempo e reduzir erros.

Para isso, fazemos a conexão entre o sistema de inventário e o nosso software para que ele reflita com precisão todos os produtos disponíveis.

Com o Narwal, você consegue verificar de forma automática a conformidade com regulamentações aduaneiras.

E tem mais, o nosso software também trabalha com:

criação do packing list de forma automatizada;

garantia das informações fornecidas, evitando atrasos;

minimização de erros manuais na preparação do documento.

Impulsione sua gestão de comércio exterior com o Narwal Sistemas!

Conclusão

Portanto, a elaboração cuidadosa do Packing List, ou romaneio de carga, é fundamental para a eficiência das transações comerciais internacionais.

Isso porque esse documento fornece uma descrição detalhada dos itens na remessa para facilitar o desembaraço aduaneiro, como também contribui para a transparência operacional e conformidade com as regulamentações.

Em um cenário global cada vez mais interconectado, reconhecer a importância deste documento é fundamental para estabelecer relações comerciais sólidas e bem-sucedidas.
Este conteúdo te ajudou? Aprenda também sobre o Novo Processo de Importação!

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Packing List: o que é, para que serve e dúvidas frequentes

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O Packing List é essencial para garantir a conformidade legal de operações de importação e exportação. Entenda o que é e para que serve!

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A logística é um dos setores mais relevantes dentro das empresas. Afinal, esse departamento envolve as atividades operacionais que envolvem planejar, executar e controlar a movimentação dos produtos e mercadorias. Nesse sentido, é importante entender o que é o processo de picking e a picklist.

De um modo geral, essa atividade consiste na separação e expedição de produtos que foram selecionados pelos clientes e deverão ser enviados. Diante desse cenário logístico, os gestores precisam entender como funciona esse processo e, então, conhecer o que é o picklist.

Trata-se de uma maneira de trazer mais eficiência para a atividade de separação de pedidos e efetividade para a triagem de produtos, de modo que os pedidos podem ser devidamente enviados. Apesar de parecer simples, é um processo complexo que envolve a automação na logística e requer atenção por parte dos colaboradores.

Quer saber mais sobre o assunto? Neste post, você vai conhecer o que é picklist, suas vantagens e as principais estratégias para otimizar essa atividade logística da empresa. Boa leitura!

O que é a lista de separação?

As listas de separação, também conhecidas como listas de picking, picking lists ou pick lists, são listas usadas pelas empresas com o objetivo de coordenar e organizar a sequência de processos logísticos envolvendo a coleta dos itens no depósito ou armazém que serão destinados para o envio aos clientes.

Trata-se de um documento de uso logístico interno de extrema importância para os colaboradores que atuam nesse setor. As picking lists devem conter os dados do pedido do cliente e indicar a localização dos produtos no depósito ou no armazém, de forma que o operador tenha a capacidade de coletar os pedidos corretamente e sem erros.

Além disso, a criação das listas de separação ou picking lists dependem do tipo de picking utilizado e o tipo de equipamento do depósito ou armazém.

A lista de separação é um instrumento muito útil para organizar o processamento de pedidos, como a triagem dos produtos que serão enviados aos clientes. Não é um processo tão fácil assim, pois requer a colaboração de muitos funcionários para concluir o tempo do ciclo do produto no Centro de Distribuição. Como picking é o processo de separação dos pedidos dos clientes, também é utilizada a expressão " order picking " para se referir a esse fenômeno.

Nesse sentido, a picklist serve de auxílio para o operador, uma vez que esse documento contém a listagem de todos os produtos que foram pedidos pelos clientes, bem como o modelo e a quantidade de cada item.

Caso se trate de volumes pequenos, eles serão recolhidos do armazém de forma manual e serão levados até a estação de trabalho para as próximas fases. Por sua vez, caso sejam produtos mais volumosos, pode haver a necessidade de uso de esteiras e máquinas empilhadeiras para agilizar e facilitar a etapa de locomoção das caixas e paletes.

A partir daí, chega a fase de alocação dos produtos na embalagem correspondente e a posterior movimentação para a área de expedição, onde serão concluídos os processos de conferência e preparação dos produtos para o transporte.

Para que serve o picklist e por que é tão importante?

O picklist proporciona mais organização e agilidade para todos os processos logísticos da empresa, principalmente em departamentos em que as operações de separação e preparação dos pedidos é bastante intensa e complexa. Em algumas corporações, esse processo chega a atingir mais de 40% do custo de mão de obra do armazém.

Além disso, os colaboradores costumam gastar boa parte do seu tempo desempenhando as funções de coleta e colocação dos produtos em embalagens apropriadas. Nesse sentido, a picklist aumenta a produtividade do setor e diminui o tempo gasto para concluir determinadas operações.

O picklist pode ser utilizado de modo integrado com outras ferramentas, como é o caso do uso de equipamentos que funcionam como leitores de código de barra e leitura ótica. Desse modo, há uma diminuição do tempo de busca de itens no estoque, além de facilitar toda a etapa de documentação e promovendo maior agilidade nos processos e reduzindo o tempo de coleta, bem como evitando erros na coleta do produto.

De qualquer forma, antes de definir os melhores métodos utilizados no sistema, você deve observar alguns pontos, como o número de operadores disponíveis por pedido, a quantidade de produtos por encomenda, o período de agendamento e o prazo para conclusão de cada operação.

Como otimizar o picklist da logística da empresa?

Confira, a seguir, com mais detalhes, algumas estratégias para usar essa ferramenta no procedimento de separação de pedidos para alinhar os processos e conseguir obter a satisfação aos clientes.

Faça a separação de modo integrado

A partir do momento em que a venda é concluída e o pedido é recebido no estoque, a equipe logística tem a função de coletar e separar o produto. Nesse sentido, a picklist surge para simplificar essa operação e agilizar a tarefa, possibilitando a separação dos itens da lista de modo integrado e de uma vez só.

Assim, não haverá a acumulação de pedidos no momento de sua separação ou despacho, uma vez que todas as fases serão melhor coordenadas de modo mais eficiente e organizado. Como consequência, haverá uma maior margem de tempo para a execução das atividades e até mesmo o aumento da produtividade.

Realize uma conferência adequada de pedidos

A picklist também diminui os erros de separação dos pedidos no momento de expedição dos itens e no despacho, principalmente na fase de conferência. É uma forma de proporcionar um trabalho mais coordenado com rotinas organizadas. Com isso, há menos probabilidade da necessidade de retrabalho, o que acabaria afetando o tempo de conclusão das operações.

Preze pela agilidade e eficiência

A picklist traz mais eficiência para as operações, garantindo a entrega dos produtos em boas condições e conforme o prazo estipulado, reduzindo o tempo de espera e os riscos de atrasos. Isso traz impactos diretos para proporcionar a satisfação dos clientes. Com isso, há grandes chances de encantar os clientes e fazer com que eles fechem negócios com você novamente.

Que informações o picklist deve conter?

As picking lists refletem as informações referentes ao pedido do cliente. Essas ferramentas devem conter os seguintes dados:

número de picking list: a lista de separação deve constar um número único com o intuito de identificar o item e reduzir o risco de duplicidades do pedido, além de facilitar o registro e organizar o histórico de listas;

informações do cliente: facilita a individualização dos pedidos e sua conferência;

ordem de pedido do cliente: deve conter uma numeração específica, a data e o código de barra para escaneamento;

dados sobre os produtos que serão coletados: abrange os números de referência ou SKU (stock keeping unit, ou identificador interno do produto) vinculados ao item, a descrição do produto, a quantidade de unidades de cada SKU que serão coletadas e as informações de localização dos produtos no armazém.

Qual é a relação entre a picklist com o Autocarga?

O picklist não é, por si só, um sistema de separação de pedidos. Na verdade, essa ferramenta apenas agrega informações importantes referentes ao pedido e que são necessárias para o devido procedimento de separação.

Assim, quando se recebe apenas o código, a quantidade e a unidade dos itens, é necessário que um sistema, assim como o GKO FRETE, calcule o peso líquido, peso bruto, quantidade, volume e quantidade de palete, caso o cadastro logístico tenha sido alimentado previamente.

O GKO FRETE possui um módulo chamado Autocarga que faz a triagem dos pedidos que poderão entrar no dia da separação, levando em consideração a data agendada de entrega e o SLA dos transportadores ou de janelas parametrizadas para separação. Nesse sentido, o sistema calcula a data na qual a coleta deverá ser devidamente realizada, bem como os procedimentos referentes ao frete.

Após a execução do Autocarga, o sistema apresenta um picklist do que deve ser separado com os dados necessários de paletes, volumes e orientações específicas que venha a ter para cada pedido eventualmente como necessidade de paletização diferenciada, observações para o separador ou para o entregador.

No caso do Cross Docking, quando o Autocarga executa a simulação para definir os transportadores e veículos que farão o transporte, poderá considerar tanto o trecho direto quanto a possibilidade de parada em um armazém para troca de veículo e transportadores. O Autocarga, ao comparar as opções, irá considerar a que pagará o menor custo de frete. Para isso, basta que as tabelas de preços estejam cadastradas com preços para todos os trechos envolvidos, seja o direito, seja o com redespacho.

O procedimento de preparação e separação dos pedidos de uma distribuidora é uma etapa imprescindível para o correto desenvolvimento do setor logístico. Trata-se de uma forma de dar mais agilidade para os processos e garantir uma entrega eficiente do produto.

Apesar de ser um conceito simples, a prática requer operações de análises e variáveis, conforme o porte da empresa e o tamanho do depósito e os recursos disponíveis.

O que é Cross Docking?

Cross Docking é um método logístico que envolve um sistema de distribuição de produtos. Assim, quando um consumidor compra uma determinada mercadoria, esse item é coletado, separado e enviado ao armazém ou centro de distribuição. No entanto, ela não é mantida no estoque. Na verdade, ela é imediatamente preparada para o embarque da carga e expedição, no intuito de ser entregue ao destinatário final o quando antes.

Trata-se da transferência de produtos a partir do ponto de recebimento diretamente para o ponto de expedição e entrega, fazendo com que a mercadoria se mantenha no estoque pelo mínimo de tempo possível. O cross docking pode ainda ser dividido em algumas modalidades: Cross docking pré-distribuído, Cross docking consolidado e Cross docking híbrido.

Quais são os tipos de picklist?

A etapa de separação de pedidos é dividida em quatro tipos principais: separação discreta, separação por lote, separação em zona e separação em onda. Conheça, a seguir, os principais detalhes de cada uma dessas modalidades.

Separação discreta

A separação discreta é um processo simples e bastante comum dentro do setor logístico. Nessa modalidade, cada operador atende de modo individualizado e acolhe o pedido do produto solicitado, atuando desde o início até o fim.

Esse método diminui o risco de erros e traz mais segurança, uma vez que conta com um único operador responsável pelo pedido. Além disso, existe um documento referente a cada ordem de separação referente à mercadoria escolhida. Por outro lado, trata-se de um procedimento mais lento.

Separação por zona

Nesse modelo, os espaços referentes à armazenagem são divididos por zona. Sendo assim, cada operador fica responsável por uma seção, tendo a função de coletar e organizar as informações do pedido conforme a área de atuação. Caso o pedido esteja finalizado, ele estará pronto para ser despachado.

Caso contrário, deve seguir para os próximos departamentos até a sua conclusão. O pedido sempre é organizado por mais de um funcionário. Por exemplo, um separador tem a função de coletar mercadorias do corredor 1, que será destinada, então, para o corredor 2, e assim por diante.

Separação por lote

Esse é considerado o método mais eficiente e produtivo. O operador incumbido pela separação aguarda a reunião de um número específico de encomendas, para só então iniciar a sua coleta e separação.

O separador determina um grupo de pedidos com a quantidade de cada SKU. Depois da coleta, o colaborador desloca os pedidos até o setor onde então os pedidos individuais serão separados e encaminhados ao destino.

Separação por onda

Nesse tipo, cada operador tem a função de recolher um produto. Para isso, há um cronograma contendo o agendamento da quantidade de requisições por cada turno. A separação dos pedidos segue uma "onda". Isso significa que eles são diferenciados, conforme suas caraterísticas em comum, como mesmo prazo de entrega, transportador, cliente e região.

A gestão logística de uma empresa envolve a elaboração de um picklist adequado. Nesse sentido, o ideal é fazer o investimento em um bom software para logística para atuar na gestão dos processos de separação de mercadorias e fazer entregas rápidas, com segurança e proporcionando a melhor experiência para o cliente.

Quer otimizar as operações logísticas da sua empresa? Entre em contato com a GKO FRETE e conheça as nossas soluções! O GKO FRETE é líder em sistema TMS Embarcador para gestão de fretes contratados junto a transportadores terceirizados. Nosso software gerencia milhares de notas fiscais e embarques todos os anos. Não perca mais tempo e confira mais detalhes no nosso site!

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Conheça algumas estratégias para otimizar o picklist da logística da empresa

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A logística é um dos setores mais relevantes dentro das empresas. Afinal, esse departamento envolve as atividades operacionais que envolvem planejar, executar e controlar a movimentação dos produtos e mercadorias. Nesse sentido, é importante entender o que é o processo de picking e a picklist.

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Já ouviu falar sobre ordem de produção? Sabe o que é?

A ordem de produção, ou OP para os íntimos, trata-se de um comando para produção de um determinado item, normalmente feita através de um documento que reúne todas as especificações do item e detalhes acerca do seu processo de fabricação.

Dependendo da empresa e/ou do sistema utilizado, o termo "produção" pode ser substituído por palavras similares como:

Assim, os diferentes nomes possíveis implicam em siglas diversas: OT, OF, OS, OM, OC, entre outras.

Se você tem dúvidas sobre o assunto, este artigo vai ajudar, pois detalha o que é ordem de produção, para que serve, sua importância, as informações que devem constar no documento e muito mais.

Continue e boa leitura!

O que é ordem de produção?

A ordem de produção (OP) é um documento necessário para executar qualquer processo produtivo em empresas. O principal objetivo é fazer a categorização, a organização e o controle da produção ou do estoque, dando uma visão completa da cadeia produtiva.

A fabricação de um produto em uma indústria só pode começar após a geração da OP, já que ela traz todas as informações necessárias para dar start nesse processo.

Os objetivos da OP se relacionam à organização do processo produtivo, contribuindo para melhorar a produtividade, pois organiza os processos e ainda facilita a gestão do negócio, em relação ao estoque e as finanças.

Qual a importância da ordem de produção?

A ordem de produção é fundamental para a gestão das empresas, pois auxilia a equipe a iniciar o processo produtivo, desde o planejamento, passando pelo controle e gestão de compras, até as etapas finais, como o processo de gestão de estoque.

Sem OPs, a produção fica sem rumo e gera atrasos, perdas de materiais, informações erradas acerca de quantidades e materiais em estoque, excesso ou falta de materiais no almoxarifado, entre outros problemas.

Quais informações devem conter em uma ordem de produção?

Uma ordem de produção precisa conter todas as especificações necessárias para dar início à fabricação de um produto e trazer um código que ajude a rastrear os itens fabricados.

Entre informações que compõem uma OP estão:

número;

data de emissão;

relação de matérias-primas utilizadas no processo produtivo;

quantidade necessária de cada matéria-prima;

prazos para montagem e entrega;

quantidade de itens a serem produzidos;

matéria-prima utilizada em cada produto;

outras especificações acerca do item produzido;

demais informações necessárias.

Reiteramos que quanto mais completa for a OP, mais dados relevantes os colaboradores terão para produzir os itens.

Leia também >>> O que é logística de estoque? Tudo o que você precisa saber.

Tipos de ordem de produção industrial

Os dois principais tipos de ordem de produção industrial relacionam-se a dois modos de produção: contínuo e por encomenda. Entenda a seguir como cada modelo funciona.

Ordem de produção contínua

Tal como o nome sugere, é a ordem de produção contínua utilizada quando a fabricação segue a demanda em massa, em referência à programação normal da indústria ou da empresa em questão.

É uma OP de rotina que detalha processos internos comuns dentro das atividades de cada setor, conforme as demandas advindas dos clientes, pois sua principal função é controlar a qualidade, dar uma previsão de armazenamento de produção e gerir o estoque.

Como na produção contínua a ideia é produzir um número grande de um mesmo item, esse tipo de OP terá menos informações sobre questões de personalização e mais orientações acerca da padronização dos produtos.

Leia mais >>> Processos internos: 6 estratégias para otimização contínua.

Ordem de produção sob encomenda

A ordem de produção sob encomenda tem foco na personalização, sendo bastante utilizada para atendimento de solicitações específicas na produção de um item.

Diferente da anterior, na OP sob encomenda constam informações sobre as variações mais expressivas em quesitos, como:

quantidade;

prazo de entrega;

equipamentos necessários para fabricação;

e outros detalhes relevantes.

Todas as informações estão sempre de acordo com as solicitações do comprador. Esse tipo de documento é importante para auxiliar no controle de caixa e na estimativa de matéria-prima que será necessária.

Observação:

Acerca dos dois tipos de ordem de produção apresentados, independentemente de ser contínuo ou sob encomenda, salientamos que o ideal é que o documento contenha o máximo de informações possíveis para que a produção aconteça sem intercorrências.

Como emitir uma ordem de produção?

A ordem de produção a ser emitida vai depender do tipo de produção envolvida, conforme as opções mostradas acima.

A produção contínua refere-se à fabricação em massa de produtos, em geral, para estocá-los, privilegiando itens padronizados e produzidos com frequência.

Para dar start no processo, faz-se a emissão de uma ordem de produção na qual constam as instruções para a fabricação dos itens, guiando os responsáveis pela produção.

Nesse caso, a OP precisa estar conforme a programação do processo industrial, enquanto na produção por encomenda é feita por meio de um pedido de venda realizado pelo cliente, sem seguir um padrão ou demandar produção em massa.

São feitos sob a demanda do consumidor e, para iniciar o processo produtivo, gera-se uma nova OP com todas as especificações dos itens a serem fabricados. Essa ordem de produção é emitida a partir do pedido de vendas para que então se inicie a produção.

Exemplo de ordem de produção criada no sistema Bling.

Quais são as etapas de uma ordem de produção?

A ordem de produção passa por várias etapas até ser concluída, criando um ciclo de vida útil para o documento. Portanto, as fases do ciclo de uma ordem de produção são as seguintes:

Planejada;

Confirmada;

Liberada;

Requisitada parcialmente;

Requisitada totalmente;

Encerrada parcialmente;

Encerrada;

Cancelada.

Vamos abordar cada uma dessas etapas para entender de forma geral como é o ciclo da OP e por que cada uma dessas etapas é importante.

1. Ordem de produção planejada

Uma OP pode ser concebida como: planejada, confirmada ou liberada, dependendo da configuração do sistema de geração de ordens de produção que atende o ambiente de produção.

A primeira etapa é o planejamento da ordem de produção, o que pode acontecer de várias formas. São elas:

OP's para fabricação de produtos acabados são planejadas no plano de produção, no qual o sistema enxerga a combinação entre a previsão das vendas e pedidos firmes, além de fazer a geração do documento para atender a essas demandas.

OP's para fabricação de produtos em processo, que estejam semi acabados ou intermediários, geradas no plano de produção após a criação das OP's planejadas de produtos finalizados.

2. Ordem de produção confirmada

Após o planejamento, a ordem precisa ser confirmada. Normalmente, o plano é feito por meio de cálculos por um software de gestão e uma pessoa fica responsável por confirmar o resultado obtido pelo sistema, já que entre o planejamento e o início da produção podem ocorrer imprevistos.

Caso imprevistos aconteçam, o ideal é que seja feito um novo planejamento antes de confirmar as ordens de produção para incluir as modificações nas ordens planejadas anteriormente, que podem ser canceladas ou alteradas.

Se estiver tudo nos "conformes" e a equipe seguir com o planejamento, a ordem de produção muda a classificação para "confirmada".

3. Ordem de produção liberada

Pode parecer estranho, mas a verdade é que mesmo após a confirmação, a ordem de produção precisa ser liberada.

Nessa etapa, a equipe verifica se a documentação, materiais e demais recursos estão disponíveis para, em seguida, liberar o início da produção. Aqui também é o momento em que seus empenhos são liberados.

4. Ordem de produção requisitada parcialmente e requisitada totalmente

Após a ordem de produção ser liberada, acontece a requisição dos materiais por meio do sistema de gestão.

Dessa forma, os materiais listados no empenho para a ordem de produção, que estavam na previsão da lista de materiais do produto conforme a quantidade a ser produzida, serão transferidos do almoxarifado para o setor de produção.

Com todos os materiais empenhados requisitados, a ordem muda de etapa para totalmente requisitada.

5. Ordem de produção encerrada parcial e totalmente

Após a produção ser concluída, a ordem de produção pode ser parcialmente encerrada ou encerrada totalmente.

Os materiais que estavam em produção deixam de existir e o produto, que pode estar semi acabado ou acabado, migra para o estoque correspondente - seja estoque de produtos 100% concluídos ou para um almoxarifado de produtos ainda em processo de acabamento.

6. Ordem de produção cancelada

Não precisa falar muito né? A ordem de produção pode ser cancelada eventualmente e interromper seu ciclo de vida.

Assim, uma nova OP pode ser aberta com as informações corretas quando o processo de produção recomeçar.

Leia também >>> Logística de distribuição: o que é, como funciona e aplicação.

Como acompanhar a ordem de produção?

Após a ordem de produção ser requisitada e a produção do item começar, você pode realizar o apontamento da produção, sempre informando estimativas do início e fim de cada operação.

O apontamento de produção traz vários benefícios para a empresa, pois ajuda a enxergar o andamento da evolução da ordem de produção, verificando quais etapas estão concluídas e a porcentagem de cada etapa remanescente que já foi realizada.

Essas operações formam as etapas do roteiro de produção, sendo possível ter uma indicação mais precisa acerca do início e do fim de cada ciclo, o que melhora a visualização da evolução de cada OP, compreendendo quais etapas já foram concluídas e como elas estão avançando.

Dessa forma, o ideal é que a equipe de acompanhamento esteja sempre de olho em alguns pontos importantes, como:

consumo de matérias-primas;

tempo de produção;

cumprimento da programação para cada dia de trabalho.

É imprescindível que tudo seja devidamente registrado para que a análise dos colaboradores e/ou da equipe gestora traga insights sobre os pontos que precisam ser melhorados nos próximos ciclos. Além de pontos positivos que devem ser mantidos e sempre melhorados.

Com os apontamentos, você pode acompanhar cada uma das operações do início ao fim para saber cada detalhe da evolução da sua ordem de produção.

Exemplo de ordem de produção e finalização de uma OP no sistema Bling.

Como calcular os gastos com cada produção?

Para realizar um cálculo assertivo acerca dos gastos de cada produção, a empresa precisa levar em consideração diversos fatores, entre os quais destacamos:

Custos com a mão-de-obra, que deve considerar o valor do trabalho por hora de cada profissional envolvido em cada uma das etapas de produção.

O valor gasto, por hora, no uso dos equipamentos e maquinários necessários para o processo de fabricação.

Os custos com matéria-prima e demais insumos utilizados para a produção.

Além dos valores citados acima, também é importante que a empresa faça um levantamento de quais são os custos indiretos, pois isso ajuda a obter a média mensal dos custos de produção.

Dessa forma, a equipe avalia o que está funcionando para geração de lucro e o que pode ser aperfeiçoado para reduzir prejuízos ou desperdícios.

Para facilitar o controle e o cálculo desses custos, o ideal é contar com um sistema de gestão automatizado que possua funcionalidades de registro dos gastos.

Isso facilita não só que o negócio tenha um controle financeiro mensal eficiente, mas também a criação de um histórico que facilita o acompanhamento da evolução da empresa.

Importância de automatizar suas ordens de produção

A automação da emissão de OPs é importante, pois ajuda a utilizar a capacidade máxima da empresa, aumentando a produtividade e mantendo a qualidade em alta e evoluindo constantemente.

Com o uso de um sistema para gestão das ordens de produção, é possível melhorar a produtividade, ao mesmo tempo em que economiza tempo e dinheiro, reduzindo erros nas etapas de fabricação e evitando os desperdícios.

Sem a ajuda da tecnologia, a equipe precisa lidar com mais etapas burocráticas na rotina de trabalho, podendo inclusive perder a precisão nos dados obtidos e os benefícios de um sistema que gera OPs.

Confira no vídeo abaixo as vantagens de automatizar esse processo:

Ordem de produção é mais fácil com um ERP

Quando seu negócio conta com a ajuda de um sistema de gestão empresarial (ERP), você ganha um arsenal de recursos para organizar pedidos de venda e executar a fabricação, impactando o controle da matéria-prima, gestão de insumos, estoque e distribuição.

Sistemas de ERP completos, como o Bling, possuem múltiplas funcionalidades, além de atualizar passo a passo cada etapa da ordem de produção até a entrega ser efetivada.

No Bling, você conta com o módulo de produção que auxilia no planejamento e organização do processo de fabricação de produtos do seu negócio. Faça o teste grátis por 30 dias e veja como o sistema vai agilizar o seu processo de produção.

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Ordem de produção: o que é, tipos e como emitir

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Entenda o que é ordem de produção, sua importância nas atividades industriais, tipos, etapas, emissão e como automatizar o processo.

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Atualizado em 20/08/20 - Escrito por Thiago Leão na(s) categoria(s): Produção

A ficha técnica de produto é um documento com todos os materiais utilizados (incluindo as unidades de medida e a quantidade necessária), os atributos e o roteiro de produção do produto. De forma resumida, é a receita do bolo do produto.

A ficha técnica é fundamental para controlar a qualidade e o custo dos produtos fabricados em uma indústria, já que ela permite a padronização da produção e o controle de materiais.

Neste artigo vamos ver:

O que é a ficha técnica de produto

Para que serve a ficha técnica de produto

Quais são os benefícios da ficha técnica de produto

Como montar uma ficha técnica de produto

Exemplo de ficha técnica de produto

Além disso, você pode ver um webinar feito pelo Engenheiro Thiago Leão, explicando Como padronizar as receitas da sua indústria de alimentos, confira:

O que é a ficha técnica de produto

Como dito anteriormente, a ficha técnica de produto é um documento com todos os materiais utilizados para fabricar um produto, inclusive as unidades e medidas necessárias.

É possível também adicionar as etapas necessárias para a produção do produto e o tempo usado em cada uma delas.

É importante ressaltar que estamos falando aqui de uma ficha técnica de produto usada para gerenciar a produção de uma indústria e não para a geração de manuais para o usuário.

Para que serve a ficha técnica de produto

A ficha técnica de produto serve para padronizar os produtos fabricados por uma indústria, garantir a qualidade deles e também gerenciar os custos da produção.

Sem uma ficha técnica a fábrica pode acabar fabricando produtos diferentes, usando medidas diferentes, perdendo assim o controle da qualidade e dos custos da linha de produção.

Quais são os benefícios da ficha técnica

Padronização da produção

Controle da qualidade dos produtos

Controle de custos da produção

Redução de perdas na produção.

Os benefícios diretos da ficha técnica de produto para uma indústria são:

Isso porque com uma ficha técnica bem configurada, a indústria garante que todos os produtos serão fabricados seguindo a mesma receita predefinida.

Todos os funcionários da indústria seguem os mesmos passos e usam as mesmas medidas, garantindo a qualidade independente do profissional que estiver na produção no momento.

Além disso é possível calcular quanto é gasto em dinheiro e tempo para completar aquela receita definida.

Para fechar, com a produção padronizada e com a qualidade garantida, a quantidade de materiais perdidos e produtos não-conforme é reduzida, contribuindo assim para uma redução dos custos de produção.

Como montar uma ficha técnica de produto

Identificar todos os materiais utilizados na produção

Identificar qual o tipo de produto de cada material

Criar um SKU para cada material

Definir as unidades de medida utilizadas em cada material

Para montar uma ficha técnica você deve seguir basicamente 4 passos:

Para esse exemplo, vamos criar a ficha técnica de uma produção de salgadinhos de coxinha de galinha para festas.

A seguir estão as informações para gerar a ficha técnica de produto referente 1kg de coxinhas de galinha.

Além disso, no final do texto é possível baixar o modelo completo da ficha técnica para download.

Passo 1. Identificar quais são os ingredientes

O primeiro passo é listar todos os ingredientes ou materiais utilizados na produção do produto.
Coxinha de galinha
No caso da coxinha de galinha, vamos utilizar:

Passo 2. Criar um SKU para cada um

Agora você deve cadastrar um código para cada material usado na produção, o chamado SKU.

Esse código será usado frequentemente para identificar os materiais utilizados na produção. Sendo assim é fundamental que você realize esse cadastro.

No caso do nosso exemplo da coxinha, os códigos ficaram dessa forma:

Coxinha de galinha

Passo 3. Qual tipo de produto desses ingredientes

Agora é preciso separar o que é produto acabado, produto intermediário e matéria prima.

Nesse exemplo a coxinha é o produto acabado, a massa e o recheio são os produtos intermediários e os demais ingredientes são as matérias-primas.

Repare que o código do produto intermediário é o PI enquanto da matéria-prima é MP.

Coxinha de galinha

Recomendo assistir este webinar para entender melhor como definir os produtos intermediários da sua indústria.

Passo 4. Definir as unidades de medida

Agora é preciso definir e padronizar as unidades de medida que serão utilizadas pela sua indústria.

Isso é importante para o sistema converter diferentes unidades de medida de fornecedores e garantir assim a quantidade de materiais certa para a produção.

Coxinha de galinha

Cuidado com esses erros comuns

Errar o preço e/ou medida dos produtos

Esquecer de registrar alguma matéria-prima de baixo valor

Adicionar os custos de mão de obra na ficha técnica

Usar a mesma ficha técnica para produtos diferentes e vice versa

Alguns dos erros mais comuns ao gerar a ficha técnica de produto, são:

Tome cuidado com esses erros, pois podem gerar prejuízos, perda da qualidade e comprometer a confiança das informações da fábrica.

Outras dicas

O Engenheiro de Produção, Celso Monteiro, listou 8 motivos para a indústria investir na lista de materiais.

Acerte no cálculo da necessidade de matéria prima

Fabrique os produtos intermediários corretos

Controle as perdas nos mínimos detalhes

Tenha um MRP gerando necessidades precisas

Fabrique produtos com qualidade

Gerencie os estoques corretamente

Entenda seus custos e forme preços de venda coerentes

Tenha relatórios de produção que apoiem decisões corretas

Os pontos importantes em que ele levantou, são:

Exemplo de ficha técnica

Para o artigo ficar ainda mais completo, aqui está o exemplo de ficha técnica de produto para baixar.

Exemplo de ficha técnica de produto gerada no sistema ERP industrial Nomus

Ficha técnica de uma produção de coxinhas

Controle a produção da sua fábrica de forma integrada aos outros setores da empresa

Agora que você já sabe o que é e a importância da ficha técnica, chegou a hora de colocar em prática na sua indústria.

A forma mais básica é através das planilhas de excel. Entretanto, tome cuidado com elas, já que se forem mal configuradas podem gerar prejuízos para sua indústria.

A forma ideal é usando um software para o controle de produção integrado aos demais setores da sua indústria.

Para entender mais a fundo como a ferramenta funciona, recomendo que assista uma demonstração do Nomus ERP Industrial.

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Ficha técnica de produto: o que é e como montar a sua

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Atualizado em 20/08/20 - Escrito por Thiago Leão na(s) categoria(s): Produção A ficha técnica de produto é um documento com todos os materiais utilizados (incluindo as unidades de medida e a quantidade necessária), os atributos e o roteiro de produção do produto. De forma resumida, é a receita do bolo do produto.

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Qual a diferença entre requisição de compra e pedido de compra?

Apesar de, geralmente, esses termos serem usados para representar um mesmo documento, requisição de compras e pedido de compras têm diferenças bastante significativas.

Conforme explicamos, a requisição de compras é um documento interno que deve ser preenchido pela área que está solicitando o produto/serviço, e enviado para o departamento de compras e procurement.

Já o pedido de compras com foco externo. Consiste em um documento gerado pelo setor de compras para ser enviado aos fornecedores para atender a demanda apresentada internamente.

Na prática, o pedido de compras surge somente após a requisição ter sido totalmente aprovada. Inclusive, é com base nas informações que ela traz que é feita a solicitação junto à empresa fornecedora escolhida.

Para você entender melhor a diferença entre esses dois documentos, confira abaixo a tabela que montamos:

Requisição de compras Pedido de compras documento padrão interno enviado pelos setores à área de comprasordem de compra que tramita externamente, enviado do setor de compras para o fornecedoraponta a necessidade de comprarefere-se à compra em sideve conter todas as informações necessárias para a solicitação de compra ser aprovada, incluindo o que deve ser adquirido e motivosinclui apenas as descrições necessárias para o fornecedor atender a demanda sem errosusada também para gestão financeira, análise de custos, melhor o gerenciamento de estoque, entre outras práticas similaresessencial para comprovar solicitações e pagamentos em auditorias internas e externas

Quais são os benefícios de ter um processo de requisição de compra?

Definir um processo e um padrão para as requisições de produtos e serviços traz uma série de vantagens para a sua empresa. Na lista com as que mais se destacam, estão:

1. controle mais preciso do que está sendo comprado, incluindo frequência e volume;

2. maior visibilidade de gastos, contribuindo para aprimorar a gestão financeira;

3. envio dos pedidos de compras aos fornecedores com menos erros, melhorando o relacionamento com esses parceiros;

4. redução do risco de fraudes ou golpes financeiros, a exemplo de desvio de dinheiro e, até mesmo, corrupção de fornecedores;

5. possibilidade de realizar compras mais estratégicas, aumentando o custo-benefício para o negócio.

Aproveite e leia também: " Benefícios da gestão de fornecedores: 7 que mais se destacam!"

Como fazer uma requisição de compra?

Para fazer um documento desse tipo, comece levantando quais são as necessidades da sua empresa no que se refere às informações que ajudariam o time de compras e procurement no dia a dia.

Converse com os profissionais responsáveis pelo envio dos pedidos de compras aos fornecedores e descubra o que eles acham que deve ter na requisição para otimizar essa atividade.

Geralmente, os campos essenciais de preenchimento em um documento desse tipo são:

É possível incluir também espaços para assinaturas e aprovações, local para anotar qual fornecedor atenderá a demanda, entre outros que julgarem necessários.

Tenha em mente que a ideia é padronizar esse fluxo e facilitar a rotina tanto de quem requisita quanto de quem compra. Por isso, esse documento deve ser enxuto, livre de informações desnecessárias ou excesso de burocracia, mas com a quantidade ideal de dados para eliminar erros e otimizar a compra.

Após criar o primeiro modelo, use-o por um período de teste para comprovar se ele tem tudo o que realmente é necessário.

Por fim, não deixe de definir por quais canais ele será disponibilizado e tramitando, a exemplo de softwares internos, intranet, soluções de compartilhamento on-line de documentos, e-mail, entre outros.

Quem faz a solicitação de compras na empresa?
A requisição ou solicitação de compras deve ser feita por um colaborador responsável do setor que precisa de um produto, serviço ou material específico para dar continuidade aos trabalhos.
Ela deve ser encaminhada para a área comercial, fornecendo o máximo de detalhes possíveis sobre a demanda.

Quanto mais informações tiver, e mais descritiva for, mais fácil para a área de compras encontrar o fornecedor certo para atender a demanda. Isso reduz o tempo de atendimento e evita paradas no fluxo produtivo decorrente de desabastecimento.

Quando deve ser utilizada a solicitação de compras?
A solicitação de compras deve ser utilizada sempre que um setor precisar de algum tipo de insumo, produto ou serviço.
Não importa se essa necessidade for uma novidade, um caso emergencial, ou apenas uma carência cotidiana - por exemplo, quando os estoques estão baixos - o pedido de compra deve sempre ser realizado via requisição para manter a padronização e o fluxo correto desse processo.

Qual é a importância de implementar um processo de requisição de compra?

É difícil encontrar uma empresa que não adquira produtos, matérias-primas, insumos, equipamentos, serviços, máquinas ou demais suprimentos para realizar suas tarefas. Sempre há algum item ou bem que precisa ser trazido de fora para que a atividade econômica principal seja realizada.

Já imaginou se cada departamento tivesse independência para realizar as compras diretamente com os fornecedores sem ter que passar pela aprovação ou conhecimento da gestão interna? Provavelmente, isso abriria brechas para fraudes, desperdícios, além da falta de controle financeiro.

Por isso, é indispensável que qualquer aquisição com parceiros comerciais seja executada pela área de compras da companhia.

A fim de atingir esse objetivo, a melhor maneira de receber as demandas dos setores é por meio de um pedido formal, feito via documentos internos oficiais, como a requisição.

Quando isso é feito, o departamento de compras tem como função justamente centralizar, otimizar e tornar mais produtivo esse fluxo de trabalho. Para isso, eles lidam diretamente com os fornecedores, garantindo que as regras estabelecidas pela compliance sejam devidamente cumpridas.

Diante disso, a importância de utilizar uma requisição de compra formal é ter uma ferramenta para indicar quais insumos/serviços são necessários, como serão utilizados, e também para ter um mecanismo de aprovação, alteração ou indeferimento de requerimentos que seja transparente e efetivo.

Esse documento serve ainda como uma prova de que o pedido foi encaminhado, como um mecanismo de contenção para evitar atos desonestos, e também como um recurso comprobatório de aquisições em auditorias internas ou externas.

As 4 etapas do processo de compras

A requisição faz parte do processo de compras. Porém, para esse fluxo ser realmente eficiente e ajudar no crescimento da empresa, ele precisa passar por algumas etapas, que são:

1. Requisição de compra

Seja por formulário, e-mail ou um software específico para fazer o pedido, é fundamental que a requisição seja centralizada em algum lugar no qual o funcionário do setor demandante preencha os dados da transação comercial e deixe tudo registrado.

Na solicitação, é preciso ter um espaço disponível para detalhar a necessidade de compra, incluindo pontos como:

tipo de produto, serviço ou insumo;

quantidade e qualidade esperada;

se é uma compra rotineira, emergencial ou nova;

prazos e expectativas sobre entrega;

local de armazenamento do item.

2. Avaliação de prioridades

Também é essencial criar categorias e classificações para estabelecer prioridades no fluxo de compra. Nesse caso, cada empresa tem total liberdade para definir quais serão esses critérios, considerando seu modelo de negócio e atividade econômica.

O mais importante é que a avaliação de prioridades ajude a tornar o processo de compras mais transparente, eficiente e justo para os departamentos.

Inclusive, essa é uma ótima maneira de o setor responsável separar os pedidos de compras, dando preferência para as aquisições que, de fato, são mais urgentes. Lembrando que essa forma de trabalhar também ajuda a equilibrar gastos e a manter a saúde financeira da empresa

3. Análise dos fornecedores

Cada tipo de suprimento ou serviço requer um fornecedor específico. Por isso, é interessante já ter a lista de parceiros comerciais devidamente aprovados para atender a demanda apontada na requisição e, com isso, conseguir acelerar a compra.

Aqui, vale lembrar que, no caso de aquisições novas, é preciso passar por todo o processo de cadastro, qualificação e homologação dos fornecedores.

A melhor maneira de tornar essas tarefas mais rápidas e precisas, é contar com um software como o da Linkana.

A Linkana é o SRM do futuro. Economize tempo na homologação de fornecedores automatizando e integrando aprovações de maneira simples e rápida.

Portais e sistemas legados de fornecedores tornam as suas decisões em compras ineficientes e inseguras. Substitua cadastros e dados obsoletos e conheça a solução moderna de SRM que está definido o novo padrão de qualidade para softwares de procurement.

4. Acompanhamento das compras

Por fim, é crucial que o setor responsável acompanhe a chegada dos pedidos e avalie constantemente a qualidade oferecida pelos fornecedores. É preciso também analisar as métricas correspondentes aos serviços requeridos pelas demais áreas da instituição, e avaliar se estão trazendo para a empresa os resultados esperados.

Nessa análise, é importante examinar o percentual de requisições por prioridade de atendimento, as taxas de aprovação e reprovação dos produtos, os índices de retorno que demonstram desperdícios e a quantidade de requisições atendidas pelo comprador.

Somente assim é possível, efetivamente, reduzir custos desnecessários nas compras e gerar economia, sem comprometer a qualidade do que está sendo adquirido.

Aproveite e leia também: " Saving de compras: o que é, como calcular e quais as vantagens"

Como agilizar e tornar mais eficiente o processo de compras?

Aprovada a requisição, parte-se para o pedido de compras, conforme já comentamos. É nessa fase que o relacionamento com os fornecedores começa efetivamente.

Porém, para atender a necessidade de abastecimento apresentada, é fundamental contar com parceiros confiáveis, que entregam os produtos/serviços no prazo, com qualidade e preço justo.

Para saber quais são essas empresas fornecedoras, é preciso submetê-las ao processo de homologação. E a Linkana ajuda você nessa tarefa!

Nosso sistema já é utilizado pelos maiores compradores do Brasil, como Ambev, BASF, Nivea, Johnson & Johnson, Suzano, Nubank, XP e Mondelez.

Inclusive a Nivea, uma das principais empresas no segmento de cuidados com a pele, reduziu em 65% o tempo de homologação dos fornecedores, aumentou em 70% a volumetria de informações coletadas sobre os parceiros comerciais e zerou as inconsistências nos dados levantados utilizando a solução da Linkana.

Somos uma companhia Scale-up Endeavor e investida pela Y Combinator (W20), Latitud e Plug N Play. Também já fomos citados em rankings como o 100 Startups to Watch, 100 Open Startups e Top 500 Latka Fastest Growing SaaS Companies.

Entenda um pouco mais sobre o nosso sistema assistindo a este vídeo com Leo Cavalcanti, CEO e cofundador da Linkana.

Quais são os maiores diferenciais da Linkana?

A Linkana se destaca no mercado de SRM porque é:

MODERNA → utilizamos das principais tecnologias para automatizar a coleta e validação de informações coletadas de fornecedores, otimizando o onboarding e a atualização de cadastros.

SIMPLES → padronizamos sua homologação de fornecedores de acordo com as melhores práticas de mercado, te ajudando a economizar tempo na configuração dos seus processos de aprovações de maneira flexível e prática.

INTEGRADA → conectamos seu sistema legado, ERP ou e-procurement com nosso SRM, tornando nossa solução sua fonte única de dados de fornecedores, dinâmica e 100% integrada em questão de dias.

Quer conferir tudo isso, na prática? Basta preencher agora mesmo o formulário abaixo para descobrir como!

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Requisição de compra: qual a importância e como fazer?

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Descubra a importância de padronizar a requisição de compra na sua empresa, como criar esse documento e os 5 principais benefícios que ele traz

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O que é Pedido de Compra e por que todo supermercado deve usá-lo?

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O pedido de compra é um documento que formaliza todos os detalhes acordados com o fornecedor, veja qual a importância aqui!

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O Mapa de Cotação é um painel dinâmico que permite analisar comparativamente os preços oferecidos pelos fornecedores participantes de uma concorrência de cotação. Com esta funcionalidade, é possível visualizar de forma simples todas as informações necessárias para tomar a melhor decisão de compra, sem necessidade de utilizar outras planilhas ou relatórios.

Nota: para utilizar o Mapa de Cotação, é necessário entrar em contato com o setor comercial da WK e adquirir a personalização para a Função Especial de Cotação Web.

Para acessar esta funcionalidade, basta clicar em Respostas, no card de Cotações da Workspace de Materiais, ou na opção Visualizar no Mapa de Cotação, no card Aguardando sua ação da Workspace do Empresarial. Vale lembrar que o Mapa de Cotação fica disponível a partir do momento que uma cotação receber ao menos uma resposta dos fornecedores concorrentes.

Dados gerais

No canto superior esquerdo do Mapa de Cotação, são exibidos os dados gerais da cotação como número da solicitação e/ou da cotação, requisitante, comprador, departamento, classificação, data de necessidade e data limite para propostas. Você pode alterar quais dados deseja visualizar utilizando o Configurador de Dados, acessado pelo botão .

Dados de fornecedores

Os dados dos fornecedores concorrentes são exibidos em colunas ordenadas do pacote de compra mais vantajoso para o menos vantajoso. Esse cálculo é realizado com base no valor dos itens, na dedução do desconto e na soma do valor do frete, e o melhor pacote é identificado com um selo para melhor visualização entre as opções disponíveis.

Na parte superior das colunas são exibidas informações dos fornecedores como nome, CNPJ, cidade e UF, validade da proposta, contato e observações. Nas linhas abaixo, o mapa exibe as informações dos itens da cotação (produtos ou serviços). Também é possível visualizar as informações referentes a valores e descontos, bem como as condições de pagamento, frete e prazo de entrega de cada fornecedor. Ao final da tabela, por padrão é exibido o valor total aprovado com frete. Você pode alterar quais informações deseja visualizar utilizando o Configurador de Dados, no botão .

Depois de conferir as informações de cada fornecedor e partir para a decisão de compra, você pode optar por selecionar itens específicos de cada fornecedor, ou selecionar todos os itens de um fornecedor de uma vez só. Também é possível selecionar o mesmo item de diferentes fornecedores. Para isso, basta clicar no checkbox ao lado de cada item, ou no checkbox do topo da lista para selecionar todos os itens de um fornecedor. Para deixar a visualização ainda mais intuitiva, os menores valores de cada item ficam destacados com a cor na tabela. Desta forma, caso opte por realizar a compra de diferentes itens com fornecedores diferentes, fica mais fácil escolher o melhor valor disponível.

Nota: caso um item esteja indisponível para venda pelo fornecedor, a linha de preços aparecerá vazia. Isto vai ocorrer quando o fornecedor não houver apresentado um preço para o item da cotação. E também, caso estiver ativada a propriedade Cotações - Mostrar no acompanhamento somente itens relacionados ao fornecedor do módulo Compras e sem ter o fornecedor associado no cadastro do item.

Ao passar o mouse sobre o produto/serviço é exibido o ícone demais informações . Clicando sobre ele são exibidas informações de data, valor, quantidade e fornecedor das últimas três compras do item em questão, a descrição do produto informada em seu cadastro, e complemento e observação do item na cotação. Além disso, você também confere as Informações Extras, também informadas no cadastro de produto, como Nome e Valor.

É possível mover as colunas com informações de fornecedores pela tabela utilizando as setas< e > no topo de cada coluna, ao lado da identificação do fornecedor. Além disso, clicando no ícone você pode ocultar uma coluna da visualização do mapa. Para reexibir as informações, basta acessar o menu Relação de Fornecedores, no botão e selecionar o fornecedor que deseja visualizar.

No ícone , há algumas opções que permitem controlar o que você deseja que seja exibido no mapa de cotação. No menu Configurador de Dados, é possível selecionar quais dados serão exibidos na tabela. As opções são divididas entre Dados gerais, Dados de fornecedores, Dados de itens e Dados de totalização. Clique aqui para mais informações Clique aqui para mais informações .
Dados gerais: são os dados gerais da cotação, exibidos no canto superior esquerdo da tela. As opções disponíveis são:
Dados de fornecedores: são os dados específicos sobre cada fornecedor e as informações sobre pagamento, entrega e descontos. Estes dados são exibidos na parte superior de cada coluna e nas linhas da tabela. As opções disponíveis são: Dados de itens: são as informações sobre os itens que estão sendo cotados. Estes dados são exibidos na primeira linha da tabela, logo abaixo dos dados gerais da cotação e dos fornecedores. As opções disponíveis são:
Dados de totalização: são os dados dos totais aprovados em relação à quantidade e valor dos itens da cotação. Estas informações são exibidas nas últimas linhas da tabela. As opções disponíveis são:

Exibir todos: clique para exibir todas as informações disponíveis no mapa de cotação.
Botão Aplicar: clique para aplicar as opções marcadas ao mapa de cotação.

No menu Relação de Fornecedores, é exibida uma lista com o nome e CNPJ de cada fornecedor concorrente. Nesta lista é possível selecionar quais fornecedores deseja exibir no mapa, clicando no checkbox à esquerda de cada nome. Além disso, clicando em é possível buscar algum fornecedor pelo nome ou CNPJ. Depois é só clicar no botão Aplicar para que as configurações sejam aplicadas à visualização do mapa de cotação.

Depois que você já decidiu quais itens serão aprovados, é só clicar em Aprovar Selecionados e gravar as aprovações, podendo ser modificado enquanto a cotação não for encerrada. Lembre-se, para gerar as ordens de compra correspondentes, além da aprovação dos fornecedores aqui pelo Mapa de Cotação, é preciso selecionar a opção Encerrar da cotação pela tela de Cotações. Você também pode clicar em Editar Cotação para abrir a tela de do módulo Compras e editar os dados da cotação selecionada enquanto ela não for encerrada (:

Critérios de Aprovação

Acima das colunas de informações, a opção Selecionar permite selecionar critérios de aprovação predefinidos, para realizar a aprovação com maior agilidade. As opções disponíveis são Melhor preço, Melhor pacote, Menor prazo entrega e Personalizado. Cada opção fará com que os respectivos itens sejam automaticamente selecionados, e a opção Personalizado permite que você tenha a liberdade para selecionar os itens que preferir. O critério utilizado para aprovação da compra dos itens fica registrado caso seja necessário realizar alguma consulta para entender como foi o processo de decisão de compra.

Em alguns casos, como quando nenhum fornecedor possuir um prazo de entrega informado ou não houver um melhor pacote de compra, por exemplo, algumas das opções podem aparecer indisponíveis. Clique aqui para mais informações Clique aqui para mais informações .
Melhor Preço: marque esta opção para que o sistema selecione os itens com o menor valor de cada fornecedor. Melhor Pacote: marque esta opção para que o sistema selecione todos os itens do melhor pacote de compra entre os fornecedores concorrentes. Caso não houver um melhor pacote, devido a nenhum fornecedor possuir 100% de disponibilidade dos itens, esta opção ficará indisponível. Caso houver mais de um fornecedor com a tag "melhor pacote", ao utilizar este critério de aprovação nenhum checkbox de aprovação é selecionado e fica a seu critério selecionar o pacote que considera mais vantajoso. Menor prazo entrega: marque esta opção para que o sistema selecione todos os itens do fornecedor com o menor prazo de entrega. Caso nenhum fornecedor possuir um prazo de entrega informado ou em caso de empate entre um ou mais fornecedores, esta opção fica indisponível. Personalizado: marque esta opção para selecionar os itens da cotação a seu critério. Esta opção é selecionada automaticamente quando realizada a aprovação manual de algum checkbox da tabela.
Nota: caso algum item já esteja fechado, este fica desabilitado para seleção quando aplicado o critério de aprovação. Isso acontece para evitar que o critério selecionado tente indevidamente alterar a situação de itens já fechados, ou seja, com a ordem de compra gerada.

Quando for utilizado um critério predefinido de aprovação e houver algum item aprovado de um fornecedor oculto no filtro, o sistema reexibe este fornecedor no mapa para possibilitar a visualização completa das aprovações.

Indicador de Saving

Ao lado do menu Selecionar, você pode conferir o indicador de Saving. Este item identifica o valor mínimo de todos os itens na primeira tomada de preços e, à medida que o comprador realiza as negociações e os valores são reduzidos, essa redução é contabilizada e o indicador apura quanto isso representa em valor e em percentual. Esse indicador é de grande ajuda para avaliação da qualidade das negociações realizadas pelos compradores.

Permissões

Para utilizar o Mapa de Cotação, temos permissões de usuário para algumas das funcionalidades disponíveis. Estas permissões devem ser acessadas através do seguinte caminho: Empresarial > Adm. do Sistema > Usuários > aba Permissões.

Para aprovar um ou mais itens da cotação, tanto manualmente como pela seleção de critérios de aprovação, é necessário possuir a permissão Cotações - Aprovar/Definir Vencedor.

Caso a consulta seja realizada através de uma cotação no módulo Compras, é preciso possuir as mesmas permissões necessárias para para visualizar a cotação nesse módulo: Cotações - Desobrigar a informar Comprador logado, Cotações - Gerenciar movimentos de todos os usuários e Cotações - Gerenciar movimentos de todos os departamentos.

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O Mapa de Cotação é um painel dinâmico que permite analisar comparativamente os preços oferecidos pelos fornecedores participantes de uma concorrência de cotação. Com esta funcionalidade, é possível visualizar de forma simples todas as informações necessárias para tomar a melhor decisão de compra, sem necessidade de utilizar outras planilhas ou relatórios.

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O contrato de fornecimento surgiu quando as empresas entenderam que a colaboração pode possibilitar melhorias expressivas como, por exemplo, a compra de melhores serviços e produtos do comércio com um excelente custo-benefício.

Antigamente, a relação com fornecedores não tinha tanta relevância como nos dias atuais. No entanto, ocorreram diversas alterações no cenário empresarial e agora esse relacionamento tornou-se uma significativa ação estratégica para atingir uma alta competitividade no mercado.

Neste artigo, iremos conferir como é importante manter uma relação planejando sempre para um bom futuro, para assegurar o êxito da sua empresa!

O que é um contrato de fornecimento? Como funciona?

Os contratos de fornecimento são tipos de contratos que estabelecem os termos de uma relação de trabalho entre um fornecedor e um cliente.

Frequentemente, é necessário um contrato de fornecimento para garantir preços com desconto e outros benefícios que o fornecedor está concordando em fornecer ao cliente por um período específico de tempo.

Dessa forma, os termos de um contrato de fornecimento geralmente definem tudo, desde os meios pelos quais os produtos e serviços são entregues, condições de pagamento e qualquer outro aspecto do relacionamento que as duas partes determinaram ser necessário.

Na melhor das hipóteses, o contrato de fornecimento protege os direitos de ambas as partes. O cliente sabe o que esperar da mercadoria recebida e como ela será entregue.

Por sua vez, o fornecedor sabe o que o cliente provavelmente precisará e como o pagamento será feito. Contanto que os dois lados honrem suas responsabilidades mútuas, o relacionamento comercial provavelmente será lucrativo para todos os envolvidos.

Como criar e organizar contratos de fornecimentos ativos da sua empresa?

Para iniciar, é importante ressaltar que o formato físico de contratos (impressos) já é uma forma de controle obsoleta. Por isso, o ideal é ter um sistema que controle os contratos de fornecimento. Isso fará com que sua empresa tenha um salto de qualidade e de organização.

Para reduzir as barreiras para fornecedores diversos, sua empresa deve refletir sobre os contratos da cadeia de suprimentos e eliminar termos que criam e perpetuam dificuldades para esses fornecedores. Aqui estão cinco dicas para ajudar sua empresa a promover a diversidade por meio de seus contratos de cadeia de suprimentos:

1. Use uma linguagem simples e inclusiva em seus contratos de fornecimento para torná-los mais acessíveis

Linguagem simples significa usar palavras, frases e estruturas de sentenças fáceis de serem entendidas pelo público. Não exige que você torne seus contratos menos sofisticados. Em vez disso, torna os contratos mais simples de ler para fins comerciais e pode acelerar o processo de obtenção de um acordo assinado.

Portanto, você deve considerar quem provavelmente lerá seus contratos e escrevê-los usando uma linguagem familiar e confortável para esse público.

De um modo geral, é útil fazer o seguinte:

Defina termos-chave especificamente;

Use as palavras e frases mais simples de forma consistente. Não complique o contrato usando siglas gratuitas;

Remova palavras desnecessárias de seus contratos;

Evite exceções a exceções e duplas negativas, sempre que possível;

Use exemplos onde o fraseado pode não ser claro.

A linguagem simples em que você confia também deve ser inclusiva como sendo aquela que reconhece a diversidade, transmite respeito a todas as pessoas, é sensível às diferenças e promove a igualdade de oportunidades.

2. Pratique prazos de pagamento mais curtos para diversos fornecedores

O número de pequenas empresas cresceu muito em nosso país, principalmente devido ao aumento de empreendedores vindos de públicos que são minorias. Este crescimento oferece ótimas possibilidades para os compradores, afinal, tais empresas emergentes querem muito fazer negócio para que suas pequenas empresas cresçam e se desenvolvam no mercado.

Assim, o surgimento desses fornecedores diversos está impulsionando a inovação e a competição, o que pressiona os custos dos fornecedores e inspira produtos ou serviços novos ou aprimorados.

No entanto, diversos fornecedores muitas vezes enfrentam dificuldades significativas se seus fluxos de caixa forem retidos por prazos de pagamento longos.

Você deve refletir sobre os termos de pagamento em seus contratos com fornecedores e trabalhar com seus diversos fornecedores para desenvolver termos que beneficiem ambas as partes.

Considere pagamentos adiantados, planos de pagamento parcial ou parcelado e condições de pagamento de 30 dias corridos ou menos.

3. Avalie se as cláusulas de seguro padrão são apropriadas para seu contrato

As disposições clandestinas relativas a seguros muitas vezes não refletem o risco jurídico real que os fornecedores representam para o comprador.

Na prática, essas cláusulas de seguro podem exigir que diversos fornecedores adquiram um seguro que não é apropriado para as circunstâncias.

Este é um encargo financeiro que alguns fornecedores diversos podem não ter os meios para assumir.

Para promover a participação de diversos fornecedores, você deve colocar todas as provisões de seguro que sua empresa inclui "como padrão" sob um microscópio. Avalie se seus requisitos de seguro padrão refletem o risco real que o fornecedor representa para o seu negócio.

Vantagens em controlar os contratos de fornecimento por um sistema de gestão

Os contratos são a base dos negócios para muitos setores. Gerenciar contratos em um processo conhecido como gerenciamento do ciclo de vida do contrato é crucial para manter os relacionamentos de negócios. O uso de um software para fazer este gerenciamento permite que as organizações maximizem seus termos e tenham maior controle sobre o início e fim de cada contrato.

A solução visa executar e monitorar um contrato de forma a maximizar o desempenho financeiro e operacional - tudo essencial para o sucesso do negócio.

Pensando nisso, separamos mais algumas vantagens de fazer este controle por sistemas:

Conformidade de contrato aprimorada

Um software especializado permite que as organizações otimizem seus processos e forneçam uma melhor prestação de contas do contrato, desde a solicitação até a aprovação.

Nenhum termo crítico pode ser excluído e apenas as pessoas certas têm acesso para editar o documento, garantindo assim maior controle sobre seu contrato.

Redução de risco

Com o cumprimento do contrato aprimorado, vem o benefício significativo da redução de risco. Aplicar e operar nos termos e condições mais recentes, conforme especificado em seu contrato, ajuda a melhorar a conformidade geral.

Um estudo da Aberdeen mostra que o gerenciamento de conformidade é aprimorado em 55% com o uso de um sistema de gerenciamento de contratos. A conformidade, junto com a capacidade de demonstrá-la, depende de trilhas de auditoria e monitoramento de conformidade.

Do lado das compras, a padronização de processos e procedimentos reduz a quantidade de gastos independentes e o risco de abastecimento, ao mesmo tempo que aumenta a alavancagem de gastos.

Em última análise, os riscos da cadeia de suprimentos são reduzidos e, em geral, as compras são menos caras e mais valiosas, melhorando o gerenciamento de risco geral.

Assim, o uso de um sistema de gestão que possui o controle de contrato de fornecimento, como o OTK Web, permite maior eficácia na integração do fornecedor, cortesia das ferramentas de validação e certificação.

Além disso, um sistema também facilita a identificação de contratos com fornecedores diversos e em zonas de alto risco, seja por incertezas econômicas, distúrbios políticos ou desastres naturais.

Tudo isso é fundamental para gerenciar o risco organizacional. Os sistemas de gestão tornam mais fácil identificar e lidar de forma rápida e eficiente com violações de políticas ou regulamentos.

Melhor gerenciamento de documentos

Com um software, não há necessidade de terceirizar o armazenamento de documentos ou ocupar uma valiosa área de escritório com armários de arquivos bagunçados.

Os membros da equipe podem digitalizar documentos em papel diretamente no sistema com uma imagem automática ou reconhecimento óptico de caracteres para que toda a documentação relevante para o contrato esteja disponível em um único local.

Além disso, é possível importar contatos eletrônicos de qualquer tipo e exibir o status do documento com outros detalhes relevantes para todos eles. Recursos, incluindo controle de versão, permitem que você acompanhe todos os seus contatos em um único repositório.

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Antecipa datas de renovação

Quando você automaticamente arquiva um contrato na sua expiração, pode estar perdendo oportunidades interessantes.

Um software com gerenciamento de contratos permite que você configure alarmes com configurações padrões que avisam quando um contato irá expirar e precisa ser renovado. É como criar um lembrete de recorrência personalizado. Inclusive, o software OTK Web tem um recurso para habilitar notificações e disparo de e-mails que avisam quais contratos estão vencendo.

Contrato de fornecimento: digitalize o gerenciamento e garanta vantagens para seu negócio

Em suma, o contrato de fornecimento deve ser uma ferramenta valiosa para sua empresa.

Com ele, você poderá fazer com que seus negócios sejam impulsionados por meio de um bom acordo com seus fornecedores. Por isso, aproveite e não ignore um bom software para te ajudar na organização e digitalização de todo este processo.

Gostou do artigo? Então aprenda como cadastrar seu contrato dentro do sistema da OTK com o nosso passo a passo.

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