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Composição da equipe e do arquivo da 46ª ZE de Bom Sucesso

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Composição da equipe e do arquivo da 46ª ZE de Bom Sucesso

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Nossa equipe é composta por 5 servidores, 2 do quadro (Claudinei e Welington) e 3 requisitados (Ana Paula, Nélia e Ronaldo). Nosso arquivo é bem reduzido, temos apenas 4 estantes de arquivo permanente, sendo 3 com 116 caixas de processos judiciais e 1 com 12 caixas de documentos de eleições. Já o nosso arquivo temporário é composto por apenas 3 estantes, com 89 caixas, das quais 49 serão eliminadas nos próximos dias.

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O nosso arquivo é organizado em caixas cor cinza, por ordem cronológica, com a indicação do conteúdo e do prazo para eliminação. Sempre que necessário, é aberto processo de eliminação de documentos.

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O nosso arquivo é organizado em caixas cor cinza, por ordem cronológica, com a indicação do conteúdo e do prazo para eliminação. Sempre que necessário, é aberto processo de eliminação de documentos.

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Lindomar, 255ª ZE.

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O Cartório Eleitoral de Sabará é composto por 5 (cinco) servidoras:2 (duas) efetivas e 4 (quatro) requisitadas e 2 (duas) estagiárias, com aproximadamente 92.000 eleitores,40 locais de votação.

O arquivo permanente sempre foi o ponto nevrálgico do Cartório, primeiramente, em razão do espaço físico que ocupava nas dependências do fórum (número elevado de processos), tendo ocupado vários espaços.

Recordo-me do auxílio prestado pelos colegas do TRE, na manutenção do nosso arquivo permanente em razão de problemas decorrentes de chuvas.

Relato, ainda, que todos servidores e servidoras que passaram por aqui contribuíram na otimização dos arquivos e preservação da história, mantendo organizadas as caixas por ano e registrando as informações no SADP quando o sistema passou a ser utilizado.

Com a implementação da Biometria Obrigatória o Cartório passou a funcionar em sede própria, no primeiro layout , o arquivo permanente  foi  mantido na parte interna, entretanto,  como espaço não era suficiente para o atendimento , o arquivo foi transferido para área externa , desde, então, nossa saga continua, problemas com umidade, iluminação e infiltração, não obstante esforços envidados para a preservação dos nossos  arquivos .

Destaco os dizeres:

“Esperamos que as questões referentes à gestão de documentos não só da Secretaria, mas também dos cartórios eleitorais, passem a ter ainda mais prioridade, pois sabemos que é uma questão inerente ao trabalho de todos nós e precisa da devida atenção”.

Pois, sinto-me acolhida em contar vocês para a otimização dos nossos trabalhos no sentido de preservar o arquivo permanente que faz parte de nossa história. Segue foto de parte do arquivo permanente

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Olá!

Aqui aproveitamos as capas de processos físicos para montar pastas para arquivo. Após, as colocamos em caixas próprias.

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Boa tarde!

Meu nome é Alessandra, sou servidora requisitada na ZE 241ª.

O nosso arquivo apesar do pouco espaço, foi separado por documentos de guarda permanente e temporária.

Realizamos o descarte anualmente, de acordo com a Tabela de Temporalidade.

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Nosso arquivo atualmente encontra-se em local incompatível. Quando a zona eleitoral passou pela biometria obrigatória, foi realocado nos fundos do imóvel e lá permanece até hoje. Quarto pequeno, iluminação precária e espaço insuficiente. Está alocado em sala conjugada com o local onde ficam os materiais de eleição e sofremos com cheiro de mofo, infiltração. Fazemos o descarte de documentos anualmente.

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153ª Zona Eleitoral - Juiz de Fora

Em Juiz de Fora há 04 zonas eleitorais, os cartórios dividem a mesma sala de almoxarifado. Em anexo, algumas estantes contendo os nossos arquivos devidamente identificados e organizados em sequência numérica (caixas numeradas).

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Aqui temos um espaço bom para o arquivo, com boa ventilação, porém nosso arquivo ainda não possui a folha de rosto nas caixas, já vamos mudar para o padrão aprendido no curso!

Temos uma tabela em excel que facilita muito a localização de documentos e usamos a TTDD para todas as eliminações.

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Olá, colegas! O curso está sendo de grande importância para mim, pois nunca estudei sobre o assunto. Sobre o nosso acervo, ainda estamos em processo de organização, pois o espaço recebeu divisórias com trancas recentemente. No mais, o espaço é bem pequeno, mas com zelo vai tudo se organizando.

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115ª ZE Francisco Sá / Kennya / Requisitada

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156ª ZE de Lagoa da Prata.                                        Esse curso é muito interessante, pois o acervo documental de um Cartório Eleitoral é muito importante. Estamos aguardando a nova tabela de temporariedade para aplicação em nossa ZE tb. Nosso arquivo é organizado em caixas por ano e ordem alfabética. A 156ª ZE possui 2 servidores do quadro, 1 requisitada e 1 estagiária. Administramos 2 municípios. 

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156ª ZE de Lagoa da Prata.                                        Esse curso é muito interessante, pois o acervo documental de um Cartório Eleitoral é muito importante. Estamos aguardando a nova tabela de temporariedade para aplicação em nossa ZE tb. Nosso arquivo é organizado em caixas por ano e ordem alfabética. A 156ª ZE possui 2 servidores do quadro, 1 requisitada e 1 estagiária. Administramos 2 municípios. 

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Essa é uma pequena imagem do nosso arquivo, tentamos organizar as caixas por assunto e temas, por exemplo, um espaço para Eleições 2022, outro espaço para Prestações de Contas Partidárias, dividas por anos, e assim por diante.

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Feliz com a realização de tão esperado curso, por se tratar de elevada importância para organização e descarte dos documentos, trabalho pelo qual sou responsável.

No Cartório da 34ª ZE, mantemos o arquivo permanente, o arquivo corrente e os arquivos intermediários. O restante dos arquivos intermediários fica armazenado no Centro de Apoio do TRE, num espaço destinado à guarda dos arquivos, dividido com mais 3 Cartórios, cujos dados são mantidos e atualizados numa planilha.

Todo arquivo é identificado quanto ao assunto/ano, facilitando todo trabalho de descarte feito anualmente.

Agradeço a oportunidade de novos aprendizados para o aprimoramento da gestão documental do Cartório.

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34ª ZE/ Belo Horizonte - Dalva Guimarães do Sacramento

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Esta é uma parte do nosso arquivo. Desde o ano passado estamos trocando as caixas antigas de papel por estas de plástico. Amei a ideia das identificações com papel colorido , dividindo os assunto. Também adotaremos a separação do arquivo provisório do permanente.

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A 334ª ZE possui 9 servidores e 2 estagiários. Nossa Zona é uma das maiores do estado. Nossos documentos estão acondicionados em caixas identificadas e organizadas por ano. Estamos, no momento, fazendo o levantamento dos documentos que podem ser descartados.

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FOTO ARQUIVO CARTÒRIO DA 247ªzE DE SANTA MARIA  DO SUAÇUÍ

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Boa tarde! Esta é uma parte do nossso arquivo.

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A equipe do Cartório fez um trabalho de organização do arquivo no ano passado, padronizando as caixas, os rostos e descartando o que já tinha prazo para eliminação.

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Boa tarde,

Até o ano de 2013 ocupávamos uma sala no Fórum da Comarca. Um espaço mínimo que mal dava para trabalhar, quem dirá manter um arquivo organizado. Era tudo muito jogado e bagunçado, tornando quase impossível achar o quer que fosse. Quando nos mudamos para um imóvel locado pelo TRE/MG fizemos um balanço geral de todo o arquivo, descartamos o que não era necessário e catalogamos o que precisaria ser guardado, mesmo que temporariamente. Hoje temos orgulho do nosso arquivo, temos um controle no computador e um controle idêntico em livro físico, para o caso de estarmos sem acesso digital. E seguimos sempre a TTDD para não ficar com documentos desnecessários ocupando nosso precioso espaço.

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223ª ZE de Pompéu / Rosimeire Alves de Oliveira

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Nosso arquivo

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ZE 195ª - Jacques Jabes Marques.  Muito bom e proveitoso participar do curso Gestão Documental. 

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Boa tarde a todos!

Me chamo Gustavo e sou da 314ª Zona Eleitoral de Uberlândia! Aqui nosso acervo arquivístico está disposto conforme apresentado na primeira aula do curso, isto é, de organizada nas caixas de arquivo próprias para esta finalidade, com folha de rosto para identificação, organizadas conforme o conteúdo do acervo e por ordem cronológica, em um local protegido do calor e da umidade.

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Após a mudança de prédio conseguimos mais espaço para o arquivo, que ficou dividido em duas salas, amplas e arejadas.

Viviane Marques

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Nosso arquivo é dividido em processos permanentes, processos temporários sem data para eliminação, processos temporários com data de eleiminação, documentos de eleições e documentos cartorários.

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Olá pessoal. A nossa 014 ZE possui 3 municípios. Somos 2 efetivos e uma estagiária. Temos um espaço excelente e bem organizado. Acredito que com esse curso nossa gestão de documentos será aprimorada. Com o conteúdo adquirido neste curso, com certeza, teremos maior segurança para administrar nossos arquivos e assim cumprir nossa missão com maior qualidade.

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Há alguns anos fizemos uma planilha no Excel para registrar os processos e documentos contidos nas caixas de arquivo do Cartório Eleitoral. Levamos pouco tempo pra registrar tudo e ainda é muito útil para localizar os arquivos e processos sem ter que ficar abrindo livros velhos e empoeirados.

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Boa tarde. Sou Suelem Domiciano estagiária na 273ª ZE de Três Pontas. Estamos no processo de reorganização de arquivo. E com este curso iremos aprimorar mais ainda nossos conhecimentos e colocar em prática o que aprendemos.

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Boas Vindas prezados colegas! É sempre muito bom poder adquirir mais conhecimento. 

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Boas Vindas prezados colegas! É sempre muito bom poder adquirir mais conhecimento. 

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ENCARE O TRABALHO, COMO UMA CHANCE DE FAZER ALGO MELHOR PELO MUNDO.

DÊ O SEU MELHOR!

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O nosso arquivo hoje está bem organizado em uma sala específica. Esse curso está sendo importante pois nos ensina de forma esclarecedora a organização, reorganização e descarte de documentos que dependendo do tipo de conteúdo pode ser descartado ou deverá permanecer no cartório para consultas futuras.

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Infelizmente não tenho como mandar foto do arquivo da ZE no momento, mas estou muito animada com a proposta do curso. Especialmente pelo fato de a ZE ser pequena, creio que o arquivo ficará uma belezinha em breve.

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Infelizmente, como compartilhamos o arquivo do TJMG, que se encontra localizado em outro imóvel, não tenho fotos do arquivo, mas ele está organizado em estantes e em caixas-arquivo padrão, devidamente identificadas.

Também fazemos controle de inventário, através de planilha de excel.

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Boa noite! Sou Beatriz Silqueira, estagiária na 209ª ZE. Já estamos conforme todas as orientações referentes ao arquivo. Entretanto, o curso tem contribuído muito para o nosso aprendizado!

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Meu nome é Bianca, sou técnica judiciária há 3 anos. Nosso arquivo segue alguma das especificações informadas no curso, como ambiente arejado, organização em caixas e por tipos de documentos, entre outros.

Nossa maior dificuldade atual são com arquivos mais antigos que ainda precisam de guarda e que os colegas da época fizeram uma organização que é inteligível para outras pessoas e sem um registro fidedigno de em quais caixas foram arquivados.

E temos alguns outros documento arquivados posteriormente, com uma separação nos moldes do curso cuja a consulta ocorre sem dificuldades.

Com isso, vemos a diferença que o trabalho minucioso de separação e catalogação de itens no momento do arquivamento, embora trabalhosa, facilita o processo de consulta futura.

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Na 56ª ZE de Caeté, somos cinco servidoras e nosso arquivo é organizado pela servidora requisitada Aparecida Brito, que está conosco há mais de trinta anos.

O arquivo é organizado, mas estamos passando por um momento de alterações, pois após alguns anos sem eliminarmos documentos, estamos em um grande movimento para por em dia a eliminação. Portanto, o curso veio em ótima hora, pois após todas as eliminações iremos reformular para aprimorar a organização.

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Boa tarde, colegas!

A 056ª ZE conta com 05 servidores. Nosso arquivo é pequeno, mas organizado da melhor forma possível. O espaço é um desafio, pois também é utilizado para guardar materiais de eleição. Espero com esse curso conseguirmos melhorar ainda mais o nosso arquivo. Parabéns a equipe da Sedoc pelo curso!

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Olá, colegas! Sou o Ricardo, Técnico na 294ªZE. O primeiro módulo do curso já foi de grande ajuda para meu aprendizado no assunto. Os conhecimentos adquiridos vão ser essenciais para a organização e manutenção do nosso arquivo. Além disso, estamos preparando para realizar descarte de documentos.

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Nosso arquivo, visualmente, está bem organizado, mas precisamos melhorar a localização dos documentos/processos. Desde 2019, conseguimos reduzir bastante o volume do acervo de documentos, de acordo com a tabela de temporalidade, mas ainda percebo a necessidade de uma revisão. Mas, devido à reforma no imóvel do cartório, dificulta demais esse procedimento e não tem como registro de imagens no momento.

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Muito legal ver as imagens dos Cartórios Eleitorais dos demais colegas, sempre que vejo esses móveis e objetos padronizados tenho uma sensação de pertencimento a este grande time que é o TRE-MG.

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Nossa ZE está instalada em uma casa excelente para organização dos arquivos.

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Os arquivos do cartório são muito bem catalogados e armazenados. Mesmo assim, enfrentamos problemas como a pluralidade de salas onde o arquivo é colocado, uma vez que o espaço do cartório não comporta o acervo. Como o arquivo é compartilhado com outros cartórios, riscos à segurança e integridade dos materiais são constantes. Também já ocorreram problemas relacionados à infiltração de água e danificação de alguns materiais.

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Boa tarde pessoal! Essa é a parte do nosso arquivo permanente do município sede da ZE, Caxambu. Temos mais 2 outros municípios e o arquivo segue a mesma linha. Este curso foi muito esperado por mim, para aprimorar a logística de armazenamento, manejo e descarte dos documentos. Estou bem animada.

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Boa Tarde! O curso está sendo muito útil. Parabéns a a equipe da SEDOC!

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Boa Tarde! O curso está sendo muito útil. Parabéns a a equipe da SEDOC!

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Parcial do arquivo do cartório. Após processo de eliminação, demos início em janeiro à revisão e melhoramento das informações nas caixas box, além de criar tabela com todos os processos/documentos arquivados.

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Maria de Lourdes Castro Ferreira Guimaraes

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1-Deu para ver que Transformação Digital é coisa séria, não é mesmo? Resposta: Sim e precisamos de acompanhar e transformar junto.

2- Para você, como tem sido esse processo de Transformação Digital pelo qual estamos passamos como sociedade?

Resposta: É fácil criar, modificar e fabricar máquinas, o difícil é mudar a mentalidade, aderir e viver o moderno. Então, para mim que sou nascida na década de 60 não é tão difícil, pois somos uma geração bem incomodada, que busca o novo.

3- Quais iniciativas de Transformação Digital você já pôde ter contato, ou observar, na Justiça Eleitoral?

Resposta:  Entrei no TRE em 1996, tive o prazer de levar a Urna Eletrônica para as ruas e praças, estádios de futebol, exposição agropecuária, etc., para apresentar ao povo, sou muito honrada com isto. A partir daí as transformações digitais não pararam, computadorizou o atendimento ao público, sistema ELO, biometria, aplicativo E-título, voto digital, etc..

4-E quanto a Gestão Documental, quais outras iniciativas de Transformação Digital você acredita que poderiam ser implementadas ou aperfeiçoadas?

Resposta: Já tem o leitor ótico para fazer o inventário, acho que todos os cartórios deveriam ter um. Transformar todos os documentos físicos em digital com possibilidade de descarte.
5-Apresente o seu ponto de vista com um breve texto dissertativo.

Resposta: Acho o curso de suma importância, todo servidor tem que ter a responsabilidade e habilidade de manter o arquivo organizado, informativo e acima de tudo de fácil acesso. Acho que todo arquivo permanente deverá ser digitalizado para tornar mais fácil o manuseio.

É um assunto que muito me interessa pois entendo que um arquivo bem organizado o espaço fica mais bonito e fluidos bons circulam, além do objetivo e a entrega do nosso trabalho.

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Em alguns cartórios, o local para arquivamento é bem reduzido, fazendo-se indispensável a devida organização do espaço .  

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Em alguns cartórios, o local para arquivamento é bem reduzido, fazendo-se indispensável a devida organização do espaço .  

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Sou Rosinei, da 252ªZE. Nosso arquivo não está muito organizado, em razão do pouco espaço, mas não temos dificuldades em encontrar documentos/processos. Como estamos mudando de sede, para um imóvel maior, vai ser possível uma organização adequada. Gostaria que a tabela de temporalidade documental fosse mais clara. Tem documentos no Cartório que não encontro na tabela.

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O nosso arquivo não está muito organizado em razão do pouco espaço do Cartório. Como estamos mudando de imóvel, com mais espaço, vamos organizar o arquivo da forma correta, de acordo com as instruções do curso. Gostaria que a tabela de temporalidade documental fosse mais fácil de ser consultada. Alguns documentos do Cartório não constam na tabela, ou pelo menos eu não encontro.

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Aqui na Secretaria o desafio é o arquivo digital, como acontece com os e-mails recebidos e enviados, que são documentos arquivísticos. (Beatriz - GSEL)

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Planilha para controle das caixas de arquivo com o ano da eliminação e identificação do processo SEI referente ao descarte.

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Emilce Z.E. 91 - Contagem

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Arquivo da 091 para materiais usados na eleição, caixas com processos e outros doc são arquivados em outro local fora do cartório.

Emilce Z.E.091-Contagem

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Sou Mirene, sou requisitada na Zona 302ªCapinópolis/MG. Nosso arquivo fica em duas salas, o espaço não é tão grande, mas, conseguimos nos organizar e deixar o arquivo de um jeito que facilita para todos nós do Cartório, quando precisar procurar ou pegar alguma pasta/documento.

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Sou Mirene, sou requisitada na Zona 302ªCapinópolis/MG. Nosso arquivo fica em duas salas, o espaço não é tão grande, mas, conseguimos nos organizar e deixar o arquivo de um jeito que facilita para todos nós do Cartório, quando precisar procurar ou pegar alguma pasta/documento.

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Anualmente, na nossa ZE, analisamos o que é possível descartar. O curso veio em um bom momento.

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Boa tarde! Essa é uma foto do nosso arquivo. Infelizmente não é arejado e nem tem luz solar, mas fazemos de tudo para mantê-lo organizado, na medida do possível! Bom curso a todos!

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Boa tarde a todos e todas!

Nosso arquivo é pequeno mais tentamos deixá-lo bem organizado.

No momento somos 3 servidores: a chefe de cartório, Leciana, e 2 requisitados: eu (Maria Regina) e o Wesley.

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Bom dia!

Arquivo da 166ª de Manga.

Essa foto é uma pequena parte do nosso arquivo. Recentemente tivemos o desmembramento das cidades de Matias Cardoso e Jaíba para a 63ª ZE de Jaíba, devido a isso, estamos organizando nosso arquivo.

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166ª Zona Eleitoral de Manga/MG - Danilo Henrique

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O arquivo físico do Cartório da ZE 297 de Itapagipe está todo organizado em caixas próprias, identificadas com folhas de rosto e dispostas em ordem cronológica.

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297ª ZE de Itapagipe/ Francislei Moura; Luciana de Sousa e Rosimeire Lopes

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Boa tarde! estou gostando bastante do curso. O arquivo do nosso cartório(zona 168) é bastante organizado. Tivemos a sorte de termos uma servidora requisitada que trabalhou no cartório por 31 anos e sempre manteve tudo muito organizado. E para melhorar,antes de se aposentar deixou tudo ainda mais em ordem. Por estar em teletrabalho não posso mandar fotos, mas acredito que com os ensinamentos aprendidos posso fazer sugestões aos colegas que trabalham no presencial e melhorar ainda mais o nosso arquivo.

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Meu é Rogério sou servidor requisitado e quando iniciei atividades no Cartório Eleitoral encontrei um arquivo bem organizado fisicamente e planilhas no computador que retratava a boa organização do acervo. E o curso gestão de documentos irá aprimorar nossos conhecimentos

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Boa tarde, colegas! Esse é o nosso arquivo permanente. Fica dentro do próprio Cartório, que está localizado em uma ampla sala no prédio do Fórum de Passos.

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Neyde Piantino / 209ª Zona Eleitoral de Passos

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Na 286ª ZE, o arquivo está localizado em uma das salas do prédio, que apesar de pequena, comporta todos os documentos.

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Nosso arquivo permanente!

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Boa tarde, boa tarde! Estou bastante ansioso por adquirir novos conhecimentos com o conteúdo do curso. 

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Boa tarde, boa tarde! Estou bastante ansioso por adquirir novos conhecimentos com o conteúdo do curso. 

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Essa e a sala de Arquivos da Zona Eleitoral de Rio Pardo de Minas/MG, onde eu Reidson Rodrigues de sa, faço meu estagio de Direito/

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Nosso arquivo é muito bem cuidado pela servidora Débora, que faz um trabalho extraordinário na nossa zona.

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A Zona 287 está instalada em uma sala de 17 m2 e o espaço para guarda e custódia dos documentos fica em outro prédio em uma sala minúscula, sem ventilação e paredes com mofo. Os documentos estão em caixas-arquivo mas, por precaução, ficam cobertos com plástico, pois há muita umidade e entrada de água por baixo da porta nos períodos de chuva. Apenas no final do ano passado foi aberto um processo para locação de um novo espaço para instalação do Cartório. Apesar da falta de estrutura, possuímos inventário de todo documentação registrado em planilha Excel.

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Este é nosso arquivo. Está precisando ser reorganizado, pois houve obra de manutenção do telhado e tivemos de removê-lo completamente. Ainda, não conseguimos organizá-lo. Sinto falta de ter uma tabela no computador pra facilitar a procura de documentos nas pastas. Em outras ZEs que trabalhei e que tinha essa tabela, era muito útil e rápida a procura por aquivos.

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Espero ansiosa a nova tabela de temporalidade, espero que saia logo pra podermos liberar espaço no Arquivo.. que infelizmente é pequeno...

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Arquivo - 249ªZE de Santo Antônio do Monte

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Arquivo - 249ªZE de Santo Antônio do Monte

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Boa tarde!

Nosso arquivo é organizado conforme as orientações contidas na página da intranet do TREMG, sendo constituído por caixas-box cinza identificadas por assunto e tipologia (permanente/intermediário, etc.)

Att.

Denis David Domingos/249ªZE

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Estamos passando por um processo de reorganização e este curso está nos servindo para aperfeiçoar nosso arquivo .

Curso excelente. Valeu demais.

273ZE/mg - Maria Rosa Guimarães Miari

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A Foto ficou deitada. Esse é o nosso arquivo da ZE 166 de Manga/MG.

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Bom dia!

Curso de extrema relevância! A gestão documental agiliza e torna o processo de trabalho mais eficiente. Em nossa seção temos um pequeno arquivo com documentos físicos, que são avaliados periodicamente e encaminhados para a SEDOC. Atualmente os documentos digitais tem superados os físicos, face a evolução digital.

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Boa Tarde!

Sou servidora requisitada da 208ª Z.E.

Apesar de pouco espaço nosso arquivo é bem organizado. Recentemente reorganizamos nosso arquivo e descartamos os documentos conforme a Tabela de Temporalidade.

Estou gostando muito do curso, está sendo muito proveitoso. Já no primeiro módulo aprendi maneiras para otimizar nosso arquivo.

Nayara Salomão

208ª Zona Eleitoral

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Nosso arquivo fica numa sala ao fundo do cartório, o arquivo dos novos documentos e sempre feito dia a dia após serem tratados e destinados para as respectivas demandas, para que assim não haja acumulo de papeis para serem arquivados posteriormente, o controle fica mais fácil. As caixas são identificadas com folha de rosto, e para localização dos processos mais antigos e saber em que caixa se encontram utilizamos o SADP.

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Sou servidora da 286ª ZE de Ribeirão das Neves/MG. Esta é a imagem do nosso arquivo. Ainda há o que melhorar, mas considero que a maior parte do acervo está arquivada de forma adequada, tendo facilidade em encontrar os documentos e processos que precisamos.

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Esta é a sala do arquivo do Cartório Eleitoral de Igarapé. Uma parte das caixas é numerada e outra parte é identificada pelo conteúdo.

Filipe Calijorne Diniz

041ª ZE/MG

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Curso de suma importância para todos nós! Compartilho com os colegas parte de nosso arquivo e espero aprimorar, a cada dia, as práticas pertinentes.

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ARQUIVO INTERMEDIÁRIO - DOCUMENTOS PARA ELIMINAÇÃO

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ARQUIVO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS PERMANENTES

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Quando tomei posse no TRE-MG, em 1996, e vim para esta 220ª ZE, um dos desafios que enfrentei foi tentar organizar o arquivo - que era um monte de caixas e papéis guardados sem nenhum critério, organização ou registro que possibilitasse a localização de qualquer documento e processo.

Quando necessário, jogávamos todos os papéis no chão e íamos à procura daquilo que estávamos buscando.

Muito difícil! Perdíamos muito tempo!

Então, num primeiro momento consegui colocar todo o material lá existente em caixas e registrar o que havia em cada uma delas.

Foi nessa época, inclusive, que encontrei inúmeros processos arquivados sem determinação judicial, muitos, inclusive, com tramitação interrompida - o que gerou abertura de procedimento administrativo para averiguação da responsabilidade dos servidores.

A partir daí, sempre que me sobrava um tempo (o que dificilmente ocorria) eu partia para o arquivo, tentando, apenas na intuição, e sem nenhum critério, melhorar a organização e, inclusive, diminuir o volume do acervo, descartando materiais e processos passíveis de eliminação.

Nosso arquivo, até o ano de 2020, era um arquivo insalubre, sem ventilação, sem iluminação, com infiltrações e traças, em um pequenino espaço cedido pelo TJMG, no Fórum onde este Cartório Eleitoral era abrigado.

Em 2020 adquirimos sede própria e a partir daí passei a trocar as caixas de papelão pelas caixas cinza, etiquetando-as todas, até conseguir diminuir o acervo de documentos e guardá-los em um espaço amplo, limpo, arejado, bem iluminado e organizado.

Sigo tentando melhorar.

Espero aprender mais para conseguir alcançar os padrões ideais.

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220ª Zona Eleitoral - Piumhi - Néllia Motta

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Boa tarde. O nosso arquivo é bem organizado, ficando distribuído em duas salas nos fundos do cartório. Porém, em uma das salas as paredes apresentam um pouco de umidade.

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127ª ZE / Guilherme Cesar Storino Mortimer

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Nosso arquivo infelizmente fica num imóvel externo, locado pelo TJMG, motivo pelo qual nem vou postar fotos aqui.

Estamos batalhando por uma locação de imóvel, para termos nosso arquivo bem pertinho.

Nossas caixas são identificadas apenas com a numeração e utilizamos uma planilha que tem toda a catalogação do arquivo. Fica bem fácil localizar qualquer documento.

Todo início de ano filtramos a planilha por data de eliminação e vamos direto aos arquivos que podem ser eliminados.

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Na 127ª Z.E. de Ibiraci, o arquivo é constituído de "caixas-box" numeradas e separadas por tempo e tema.

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O arquivo da 230ª ZE está em uma sala cedida pelo TJMG. O espaço é bom, mas não tem ventilação natural. Para controle de nosso acervo fizemos um arquivo no excel catalogando todas as pastas, isso facilitou encontrar qualquer documento ou processo arquivado.

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O arquivo da 230ª ZE está em uma sala cedida pelo TJMG. O espaço é bom, mas não tem ventilação natural. Para controle de nosso acervo fizemos um arquivo no excel catalogando todas as pastas, isso facilitou encontrar qualquer documento ou processo arquivado.

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Como já descrito pelo colega Gilberto, o arquivo do nosso cartório atende as orientações do curso. Muito bem organizado, acessível e com caixas e pastas de fácil manuseio. Os pontos negativos são: falta de ventilação adequada e espaço exíguo.

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Boa tarde a todos! Nosso imóvel possui duas salas exclusivas para arquivo. A sala mais próxima do nosso ambiente de trabalho acomoda arquivos mais recentes, enquanto a sala mais distante acomoda os arquivos mais antigos. Após o curso pretendemos aplicar os ensinamentos e organizar melhor nosso espaço!

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273ª ZE de Três Pontas/ Flávia Mesquita Costa

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Nosso arquivo já foi bem pior, mas já há alguns anos estamos tentando organizá-lo. Nosso espaço é pequeno, por isso ele está dividido em 3 ambientes diferentes. A parte mais antiga, inclusive, fica numa sala muito insalubre e empoeirada no Centro de Apoio.

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Foto do arquivo permanente de Carangola, devidamente organizado, com etiquetas nas caixas em uma sala arejada com janela e de fácil acesso para consulta.

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069ª Zona Eleitoral de Carangola - Lália Terra

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Esta é uma parte do nosso arquivo destinada aos processos judiciais. As caixas são numeradas em ordem cronológica e o rosto de cada caixa está identificada pela cor rosa. Fizemos um arquivo organizado também pelas cores para facilitar a visualização. E separamos cada prateleira por assuntos específicos.

No final de 2023 iniciamos nosso primeiro procedimento de eliminação desde que assumi a chefia em 2008. O processo tramitou seguindo todas as normas e orientações acerca da eliminação. O prazo para os interessados já se expirou e estamos apenas aguardando uma data a ser informada por uma fábrica de tijolos aqui de nossa cidade para realizar o descarte pela incineração. Fazer essa eliminação é algo muito bom, pois ganhamos espaço e o ambiente fica ainda mais organizado.

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É um espaço adequado para o arquivamento de documentos das zonas Eleitorais de contagem.

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Boa tarde! Sou Débora, lotada na 31ªZE/BH. Estou responsável pelas atividades de arquivo do cartório, e estamos desde 2022 em processo de organização do nosso arquivo. Sentia a necessidade da realização deste curso há algum tempo. Parabéns pela iniciativa!

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Boa tarde! Sou Débora, lotada na 31ªZE/BH. Estou responsável pelas atividades de arquivo do cartório, e estamos desde 2022 em processo de organização do nosso arquivo. Sentia a necessidade da realização deste curso há algum tempo. Parabéns pela iniciativa!

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Arquivo da 93ª Z.E

Galpão HV

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Olá a todos. O arquivo da zona 033 é compartilhado com outras zonas da capital, e está localizado no Centro de Apoio, na parte de trás, um galpão aberto, o que facilita a entrada de poeira e pequenos animais. A condição do local não é adequado, muita poeira, e insalubre, o que foi relatado no processo SEI n.000125-27.2021.6.13.8031, instruído com várias fotos, relatando os problemas observados, que deu origem ao outro processo  SEI n. 0014853-06.2020.6.13.8000, para que fossem tomado providencias. No momento estamos organizando da melhor forma possível, devido as condições que se encontra o local, observando as normas, separando os arquivos permanentes, e eliminando outros em acordo com a tabela de temporalidade.

Luziana Vilaça - ZE033

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Meu nome é Juliesley Barbosa de Oliveira, da 244 ZE, requisitada há 8 anos.

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Meu nome é Juliesley Barbosa de Oliveira, da 244 ZE, requisitada há 8 anos.

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Estou sempre aprendendo.

Nosso arquivo é de documentos permanente e temporário.

Identificamos as caixas quanto ao assunto/ano e previsão de descarte.

Temos facilidade sempre que precisamos localizar os documentos.

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José Joaquim - 270ª ZE. Aqui, o nosso arquivo é dividido conforme uma matéria específica. Temos uma sequência com Prestações de Contas, outra com os Feitos Judiciais Diversos, outra com Feitos Administrativos, outra referente às Eleições e outra com RAE's. 

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José Joaquim - 270ª ZE. Aqui, o nosso arquivo é dividido conforme uma matéria específica. Temos uma sequência com Prestações de Contas, outra com os Feitos Judiciais Diversos, outra com Feitos Administrativos, outra referente às Eleições e outra com RAE's. 

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Organização de Documentos de Partidos Políticos 

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Organização de Documentos de Partidos Políticos 

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Olá pessoal.

Como o Alexandre já postou foto do nosso arquivo, esse é o nosso armário destinado à organização e arquivamento de documentos dos partidos políticos.

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242ª Zona Eleitoral de Sabinópolis/ Piethro

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Atualmente, o nosso arquivo é organizado (como já mencionado pelos colegas deste Cartório). Mas, há dez anos atrás (registros acima) foi preciso fazer análise, classificação, troca de caixas e readequação total de todo acervo. O servidor Onaldo vem dando continuidade ao trabalho. E, através deste curso, certamente, ainda podemos fazer melhorias.

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Infelizmente não me é possível enviar fotos do arquivo do Cartório, pois estou em teletrabalho. Porém, como trabalhei alguns anos presencialmente em cartório eleitoral, posso dizer que o Arquivo era bem semelhante aos que foram postados aqui. Abraços e bom curso a todos e todas