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Contacto con Mesa Técnica

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1. Que la organización entregue la solución a sus problemas

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1. Reunión con profesional de mejora continua.
2. Reunión con profesional funcional y desarrollador

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1. Reunión con profesional de mejora continua

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Reuniones con profesional de mejora continua

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1. Reunión con la mesa técnica

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1. Reunión con profesional de mejora continua

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Reunión de presentación parcial

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Reunión con profesional de mejora continua

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Entrega de documentos actualizados por el profesional de mejora continua

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1. Reunión con partes interesadas para socializar y hacer firmar los ANS

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1. Una orden para atender la mejora del proceso y/o una instrucción para que dispongan de tiempo para ser parte del proyecto adicional a sus tareas diarias.

2. Fechas para el desarrollo de la mejora, que en ocasiones coinciden con periodos críticos de su operacion
3. Necesidad de dedicación de tiempo para levantar el diagnóstico
4. Otra perspectiva de cambio distinta a la que él ya había identificado

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1. El requerimiento sea una solución integral creada por el profesional de mejora continua, profesional funcional y desarrollador donde tengan definida los modelos de pantalla, la integración entre los datos, la matriz RAE, los flujos de aprobación, los documentos que se requieren tener de soporte y que sea solo una validación.
2. Que el equipo desarrollador proponga la apariencia de las pantallas y alerte sobre otros escenarios, botones y menús que podrían ser necesarios.
2. Que la herramienta sea intuitiva y se tomen las acciones para integrarla con las demás plataformas tecnológicas
3. Que la herramienta permita generar y exportar reportes a la medida
4. Tiempos concretos de ejecución del desarrollo y salida en vivo de la aplicación
5. Que las herramientas realmente automaticen sus procesos, disminuyan su carga operativa y contribuya a los ahorros.
6. Que se tenga priorizado su requerimiento y asignado de una vez un equipo de trabajo para el desarrollo de su requerimiento.

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1. No perder el tiempo buscando soluciones que no estén dentro de su alcance por capacidad, presupuesto y/o tiempo -  En la definición de hallazgos y oportunidades de mejora.
2. No tener reuniones para el diseño de proceso sino para validación de propuestas o soluciones sobre los flujos de proceso e información.
3. Propuestas del profesional de mejora continua y/o expertos con base a buenas practicas del sector y la industria, automatización de procesos y  eliminar flujos de aprobación que contemplen todos los posibles escenarios.
4. Los cambios esperados del diseño de proceso estén alineados a su plan operativo.

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1. Aprobación del diseño del proceso y puesta en marcha (recursos, presupuesto, cambios en la estructura, cambios del proceso)

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1. No ser auditados.
2. No ser evaluados respecto a los hallazgos que se encuentren.
3. Recibir una instrucción que defina el objeto y alcance del diseño del proceso respecto a lo expuesto en el diagnóstico.

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1. Explicación de la metodología y los resultados esperados.
2. Reunión rápida y ágil donde puedan conocer el objeto y alcance del proyecto.
3. Ejemplos de resultados de proyectos anteriores.
4. Resolver las dudas u observaciones que tienen de porque fueron abordados

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1. Documentos cargados en SIGMA en cumplimiento de los requisitos de Calidad y con el detalle que necesita la operación.

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1. Firma de los ANS

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1. Que el profesional de mejora sea quien proponga los KPI´s enfocados.
2. Que los acuerdos se cumplan.
3. No tener que evaluar de dónde saldrá la información sino que exista una herramienta para calcular automáticamente KPI´s y ANS´s

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1. Necesidad de ampliación del diagnóstico para detallar algún aspecto puntual sobre el que se quiere hacer énfasis
2. Ampliación o reducción del alcance de la mejora
3. Redefinición del objeto y alcance de la mejora (en ocasiones distinta a la que inicialmente hubiese querido para su proceso)

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1. No tener esta etapa del proyecto.
2. No tener que mostrar o presentar hallazgos y/o oportunidades de mejora de sus procesos señalando incidentes, tiempos de espera o sobrecostos.
3. Que no se le cuestione respecto a la forma actual en que ejecuta su proceso

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1. Reproceso donde se le debe explicar con detalle nuevamente el proceso al profesional funcional.
2. Reproceso en cuanto deben de crear nuevamente flujogramas mas detallados del funcionamiento de la herramienta (ya que los que se hicieron en el diseño son del proceso).
3. Definiciones de falta de capacidad para desarrollar las soluciones tecnológicas que requiere o desea el  líder de proceso (Cliente)
4. Reprocesos en el ajuste del requerimiento acorde a la capacidad de desarrollo de la aplicación.

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1. Reuniones frecuentes para diseñar el proceso.
2. Recomendaciones y/o propuestas del profesional de mejora continua.

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1. Alta dedicación al levantamiento de información.
2. Evaluación de su proceso.
2. Validar hallazgos y oportunidades de mejora. - Definir hallazgos que se tienen por temas de proceso y que actualmente se tienen cubiertos por las personas.

3. Workshops con CSC y líneas de negocio. - Escuchar como perciben el proceso de otras áreas cuando no conocen el proceso.
4. Hallazgos en temas que no están relacionados con su expectativa inicial de mejora

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1. Solicitud de ajustes de la propuesta de diseño del proceso (flujogramas, requerimientos, ANS, KPI).
2. Falta de definición sobre las acciones a seguir.
3. Aprobación parcial de la solución que requiere su proceso.

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1. Reunión con profesional de mejora continua para crear conjuntamente ANS´S Y KPI´s.
2. Necesidad de preparar la data (no disponible en el sistema o a la medida) para poder generar el calculo de los KPI´s.

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1. Explicación de la metodología y los resultados esperados.
2. Reunión rápida y ágil donde puedan conocer el objeto y alcance del proyecto.

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1. Necesidad de revisión, modificación y aprobación de documentos antes de su publicacion en sigma a fin de detallar correctamente las actividades del proceso

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1. Reprocesos en solicitud de modificaciones a la medida de los ANS.
2. Solicitud de cambios en el proceso para casos excepcionales- Necesidad de personalizar el servicio.
3. Demoras en la aprobación y firma de los ANS

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1. Reunión de seguimiento con profesional de mejora continua

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1. Que periodicamente se le reporten los avances parciales de la implementacion de la herramienta sin hacerle más consultas del proceso

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1. Reuniones periódicas con profesional de mejora continua.
2. Ampliación de la fecha de entrega de la herramienta.
3. Limitantes en la funcionalidades de la herramienta que ya se habían solicitado y validado en el requerimiento inicial.
4. Ajustar el requerimiento inicial para incluir complementos o extensiones del mismo que no se tuvieron en cuenta y que son necesarios para la funcionalidad de la aplicación.

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Reunión con profesional de mejora continua

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1. Una directriz y/o instrucción de gerencia o la mesa técnica
2. Una definición o propuesta de un agente externo (Asesor)
3. Tener una definición clara y factible de como se integra la solución al resto de procesos en la compañía.
4. Tener una definición clara del alcance de los nuevos procesos requeridos por la mesa técnica.

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1. Tener que proponer la definición  estructura de procesos a partir de la experiencia y conocimiento en su propio proceso (es decir, donde él mismo es el experto).
2. Asesoría de buenas practicas por parte del profesional de mejora continua.

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1. Workshops con lideres y coordinadores de área del CSC y gerentes de línea.

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1. No tener que hacer esta actividad.
2. Observaciones moderadas sobre el servicio que ofrece para poder hacer mejoras.
3. Tener un espacio para argumentar las restricciones o condiciones especiales de su proceso.

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1. Felicitaciones, criticas, quejas y reclamos del servicio que presta.
2. Tener que dar explicaciones sobre incidentes en el servicio.

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1. Reunión con gerencia general y/o mesa técnica

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1. Tener disponible los datos y el resultado de indicadores de forma automática en el sistema.
2. No tener que gastar mucho tiempo en el análisis de indicadores.

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1. Largos tiempo de espera para la recopilación y preparación de las bases de datos.
2. Tener que calcular de forma manual y de diferentes fuentes los indicadores de gestión.
3. Una herramienta desconocida para la publicación de KPI´s (PowerBI)
4. Falta de estandarización en las plantillas de PowerBI