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Was kann ich ändern und/oder beeinflussen?

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Was kann ich ändern und/oder beeinflussen?

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Ergebnisse ins Padlet notieren

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STOPP: Was mache ich nicht mehr
START: Was fange ich an?
GO: Was mache ich weiter wie bisher?

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Fakten über mich

# Lieblingsaufgabe

# FunFact

Success-up

Was waren Erfolge (kleine & große) seit dem letzten Workshop?

Was habe ich dazu beigetragen?

Fuck-up

Was ist mir weniger gut gelungen?

Was habe ich dazu beigetragen?

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+ nicht mehr sofort ja sagen, Ticket aufmachen

- immer noch bei Kleinigkeiten ja sagen

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+ Sachen strukturiert, Excel-Tabellen, Termine

- Aufgaben noch nicht so gut sortiert

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Posteingang bereinigen und beibehalten, alles andere über Aufgaben

- internes Projekt läuft nicht so ganz so schnell wie gewünscht

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+ kleine Blocker im Terminkalender

- E-Mail-Flut filtern, auch nach dem Urlaub

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+ Aufgaben tapfer durchgezogen und dran geblieben, Mailregeln --> Regelassistent zum vorfiltern

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+ Outlook Aufgaben, E-Mails ranpacken, remindern,

- NEU to do Liste vertraut machen, rausnehmen und strukturieren

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+ Postfach gut strukturiert, nein sagen - rechtzeitig einschreiten

- E-Mail Postfach noch nicht über Aufgabenliste

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morgens als erstes erledigen

sich vorstellen als ob ich es schon geschafft habe

timer setzen, dann Belohnung

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im Flow bleiben - nicht ablenken lasen

Handy weglegen

Teams do not disturb

Laptop lautlos

Multitasking ist ein Flow-Verhinderer

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Abstimmung im Team, aktuelle Themen, welche Hindernisse gibt es und wie können sie beseitigt/gemeistert werden

in kleiner Gruppe

kurze Zeit

einen guten Rahmen für Meetings setzen: Timekeeper, keine "Jammermeetings" sondern lösungsorientiert oder "Schuldigen" suchen, sondern Hindernisse klären

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Wie können wir unsere Störungen/Zeitdiebe reduzieren und beseitigen?

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Wie können wir unsere Störungen/Zeitdiebe reduzieren und beseitigen?

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Ergebnisse ins Padlet notieren

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Control

Auswahl Prioritäten

Organisation - wann mache ich was

wo mache ich was

Arbeitszeit

ob ich mich unterbrechen lassen

will ich aktiver Teil sein

Kommunikation

Influence

Auswahl Prioritäten

Emotionen

Weg zum Ziel

Kommunikation

Concern

Krankenstand von Kollegen

Unternehmensentscheidungen

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Stopp

20.000 Baustellen gleichzeitig, nichts neues annehmen bevor das altes abgeschlossen ist (WIP Work in Progress aus Kanban - Begrenzung)

sofort reagieren wollen II

E-Mail nicht sofort bearbeiten

undurchsichtige Baustellen annehmen

Start

gewisse Anzahl an Aufgaben annehmen

rausnehmen und strukturieren

mehr AI im Arbeitsalltag, Kundenmail, Programm schreiben lassen

Aufgaben in Outlook

mehr nachhaken, dass Sachen durchdacht und abgesprochen werden

Go

Nein sagen

Outlook Aufgaben

Blocker im Terminkalender

weiter strukturiert arbeiten

meine Infos gut an richtige Stellen weitergeben

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Ich arbeite in einem IT Unternehmen und wir haben die Herausforderung, dass wir ein so hohes Arbeitsaufkommen haben, dass wir keine Zeit im Team haben für Prozess optimieren. Bitte gebe mir 5 Ideen: Wie könnten wir uns Zeit für unsere Selbstorganisation nehmen, so dass wir mehr Freiraum für wichtige Aufgaben/Projekte haben? Bitte gebe mir zusätzlich 2 Ideen, wie ich mit Outlook Aufgaben und der to do App in Outlook einfach und effizient arbeiten kann. Bitte gebe mir zusätzlich 2 Tipps, wie Abstimm-Meetings effizient geführt werden.

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5 Ideen zur Zeit für Selbstorganisation im Team schaffen:

1. Zeitblöcke für Selbstorganisation einplanen:

Reserviere feste Zeitfenster, z.B. 1-2 Stunden pro Woche, ausschließlich für Prozessoptimierungen und Selbstorganisation. In dieser Zeit werden keine anderen Aufgaben bearbeitet. Diese regelmäßigen "Selbstmanagement-Sessions" helfen dem Team, sich auf Verbesserungen zu konzentrieren, ohne sich gestört zu fühlen.

2. Prozessoptimierungen in Sprints umsetzen:

Wendet ein agiles Modell an, indem ihr Prozessoptimierungen als kleine Projekte (Sprints) plant. Z.B. legt einen Sprint mit einem konkreten Ziel fest, wie „Verbesserung des Ticket-Bearbeitungsprozesses“. Dadurch könnt ihr Schritt für Schritt Verbesserungen vornehmen, ohne den Arbeitsalltag zu sehr zu belasten.

3. Aufgaben priorisieren und delegieren:

Erstellt mit dem Team eine Prioritätenliste für Aufgaben. Identifiziert Aufgaben, die weniger dringend oder wichtig sind, und delegiert sie an Kollegen oder externe Partner, um Kapazitäten für wichtige Projekte freizumachen. So entsteht Raum für Selbstorganisationsaufgaben.

4. Automatisierung und Tools nutzen:

Setzt auf Automatisierung, wo immer es möglich ist. Nutzt Tools und Software, um manuelle und wiederholbare Aufgaben zu minimieren. Dadurch könnt ihr Arbeitszeit freimachen, die für die Prozessoptimierung genutzt werden kann.

5. Feedback-Schleifen einführen:

Führt regelmäßige, kurze Feedback-Sitzungen ein, z.B. einmal im Monat, um aktuelle Prozesse zu besprechen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Diese fokussierten Sessions ermöglichen es dem Team, Probleme proaktiv anzugehen und Prozessverbesserungen in den Arbeitsalltag zu integrieren.

2 Ideen für effizientes Arbeiten mit Outlook-Aufgaben und der To-Do-App:

1. Aufgaben aus E-Mails direkt in die To-Do-Liste übernehmen:

Wenn eine E-Mail eine Aufgabe enthält, erstelle direkt daraus eine Aufgabe in der To-Do-App. In Outlook lässt sich das einfach per Drag-and-Drop oder durch das „Flaggen“ von E-Mails umsetzen. Die To-Do-App synchronisiert sich automatisch, sodass die Aufgabe direkt in deinem Aufgabenmanagement erscheint.

2. Kategorisierung und Fälligkeitstermine setzen:

Nutze die Kategorisierungsfunktionen in Outlook und der To-Do-App, um Aufgaben zu priorisieren (z.B. durch Farben) und ordne jedem To-Do ein Fälligkeitsdatum zu. So hast Du einen klaren Überblick über dringende und wichtige Aufgaben und kannst die Selbstorganisation und Planung besser steuern.

2 Tipps für effiziente Abstimm-Meetings:

1. Agenda vorab festlegen und kommunizieren:

Schicke die Agenda mindestens 24 Stunden vor dem Meeting an alle Teilnehmer. Dies hilft den Teilnehmern, sich vorzubereiten und trägt dazu bei, dass das Meeting zielgerichtet bleibt. Definiere klare Ziele für das Meeting, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

2. Timeboxing und Moderation:

Setze für jeden Agendapunkt eine feste Zeitdauer und halte diese konsequent ein. Ein Moderator oder Timekeeper sollte die Einhaltung der Zeiten überwachen, um zu verhindern, dass Diskussionen abschweifen und das Meeting unnötig in die Länge gezogen wird.

Diese Ansätze können dazu beitragen, den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten und so mehr Zeit für wichtige Prozessoptimierungen und Projekte zu schaffen.

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... Euer aktives Beteiligen

... den wertvollen Austausch

... Eure Offenheit

... Eure Bereitschaft die Axt zu schären :-)

Ich wünsche Euch erfolgreiches umsetzen. Bleibt dran, auch wenn es manchmal nicht ganz so leicht ist.

Herzlichst, Renate

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KI Campus - kostenfreie Lernangebote: Online-Kurse, Videos, PodCasts

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KI Campus - kostenfreie Lernangebote: Online-Kurse, Videos, PodCasts

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Die Lernplattform für Künstliche Intelligenz

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Der KI-Campus ist die Lernplattform für Künstliche Intelligenz mit kostenlosen Online-Kursen, Videos und Podcasts zu KI.

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AI Act tritt in Kraft: Was Sie zur KI-Verordnung wissen müssen

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Mit 1. August 2024 gilt der AI Act, KI wird in der EU reguliert. Der Fahrplan für die Regulierungen sieht jedoch weitere Termine vor. Eine FAQ.

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Perplexity is a free AI-powered answer engine that provides accurate, trusted, and real-time answers to any question.

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Wissenschaftliche Recherche mit GPT Consensus

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Wissenschaftliche Recherche mit GPT Consensus

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ChatGPT - Consensus

Consensus ist eine Anwendung, die sich auf das Durchsuchen von wissenschaftlichen Forschungsarbeiten spezialisiert hat

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Your AI Research Assistant. Search 200M academic papers from Consensus, get science-based answers, and draft content with accurate citations.