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Nomina y prestaciones sociales
SENA Madrid Cundinamarca
Ficha 2022974

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Hace referencia al conjunto ordenado de ciertos documentos creados y recibidos por la empresa. Siendo así una acción que guarda de manera organizada con ciertos parámetros y categorías para facilitar su búsqueda, ubicación y consulta

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Document Management System - Sistema de Gestión Documental

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1. ARCHIVO DE GESTIÓN:

2. ARCHIVO CENTRAL

3. ARCHIVO HISTÓRICO

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1. Las necesidades de las empresas determinan los tipos de archivo que se adaptaran a sus objetivos.

2. La identificación de su contenido debe ser sencilla y rápida.

3. Permite ejecutar con rapidez las consultas y guardar los archivos.

4. Los documentos deben estar guardados de manera técnica pata que el personal autorizado lo encuentre fácilmente.

5.  Las normas establecidas pata el manejo del archivo deben ser establecidas para que sea fácil su manejo

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Son un grupo de normas que buscan la forma adecuada de administrar la información de la empresa; esto se realiza por medio de revisión, análisis, almacenamiento.
La gestión documental mejora la administración de documentos y la información manteniendo un orden para mejorar los procesos y programas.

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Se basa en encontrar, archivar, crear y disponer de los documentos en forma adecuada

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Software de Gestión Documental Colaborativa entre el Despacho y sus clientes | a3doc cloud

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El personal adecuado lleva una revisión persistente de cada documento por medio de sistemas que permiten su organización. Esto permite a los usuarios buscar algún tipo de información fácil.
Lo pasos son:
-  Revisión
-  Análisis
-  Categorización
- Aplicación de estrategias
-  Establecimiento de matrices

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-  Reducción de costos
-  Aumento de la eficacia
-  Aumento de la productividad
-  Uso eficiente de los recursos
-  Liberar espacio
-  Fácil ubicación
-  Administración de archivos
-  Inmediatez
-  Seguridad en la información
-  Preservación a través del tiempo

Link donde se especifica cada uno de forma especifica

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La importancia de la gestión documental

La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas que buscan la correcta administración de la información de una empresa. Esto por medio de la revisión, análisis y almacenamiento de la documentación electrónica y física, a fin de ayudarle a la empresa a optimizar sus procesos y a ahorrar tiempo, espacio y costos importantes.

En sí, la gestión documental por medio de la aplicación de metodologías especializadas, mejoran los procesos de administración de los documentos y la información, manteniendo de manera óptima y objetiva su orden y jerarquización, todo a fin de mejorar los procesos, programas y sistemas. Por lo tanto, se puede decir que:

El centro de la gestión documental es encontrar, archivar, crear y disponer de
los documentos en forma estandarizada y delimitada.

Aportes de la Gestión Documental a los procesos de la empresa:

La optimización de archivos desde su origen hasta la disposición final garantiza su correcta conservación, por lo que la aplicación de estrategias de gestión ayuda a llevar a cabo la custodia de archivos, la eliminación técnica y el almacenamiento y recuperación de los mismos.

En sí, la gestión documental permite:

Revisión de información.

Ahorro y eficiencia.

Categorización de archivos.

Eliminación de archivos que han perdido vigencia.

Almacenamiento ordenado.

Custodia de documentos.

De este modo, permite a la empresa administrar de manera eficaz todo lo relacionado a su archivo, brindando ayuda de manera considerable a la ejecución y revisión de todo lo que es calificado como importante para la empresa.

Así pues:

Mejora la gestión de la información.

Automatiza los procesos.

Reduce costos, tiempo y espacio.

Los equipos y el personal especializado llevan a cabo una revisión constante y detallada de los documentos por medio de sistemas basados en normas que permiten el orden jerárquico. Este orden puede ser ascendente o descendente, lo que le permite al usuario reconocer, definir y buscar la información necesaria dentro de la estructura pilar. Hay que tener en cuenta que esto coadyuva a la consolidación de la eficacia y la eficiencia.

Lo anterior se hace por medio de la aplicación de administradores de archivos. Estos son softwares que administran y proveen información de vitalidad al usuario casi que de inmediato. Su interfaz es un puente entre las bases de datos y quienes desean buscar, crear o editar información.
El administrador de archivos permite:
* Gestionar archivos.
* Manipular bases de datos.
* Revisar estructuras de documentación.
* Acceder rápidamente a documentos.

Hay que tener presente que los procesos que se llevan a cabo dependen de la cantidad de archivos que están a disposición y del valor que representa para la empresa.

De esta manera se logra la clasificación estandarizada.

Es de esta manera que la gestión documental no solo les aporta orden a los archivos, también proveen de información detallada de su prioridad y de su aporte para la empresa. Por lo tanto, podemos decir lo que los pasos centrales de la gestión documental se resumen en:

Revisión.

Análisis.

Categorización.

Aplicación de estrategias.

Establecimiento de matrices.

Para que esto se ejecute de la manera correcta, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

Revisión de la utilidad de los documentos:
Por medio de este paso se establece una priorización de manejo y destino documental, con el fin de que no se acumule información que a la larga termine siendo obsoleta o que pierda usabilidad.
Digitalización de los documentos importantes:
Actualizar los formatos de los documentos ayuda en varios aspectos: liberación de espacio, trato adecuado de la información y una gestión eficiente, aumento de la productividad de la empresa y lo más importante, la conservación de los documentos a través del tiempo.
Centralización del contenido:
La adquisición de repositorios adecuados para los documentos físicos contribuye a la unificación del proceso de gestión y coadyuva a la revisión confiable de los documentos. Es decir, el usuario puede regular el tratamiento de la información, teniendo así, un control absoluto de los movimientos que se lleven a cabo.
Clasificación de los documentos:
Como ya se ha mencionado, el orden y la jerarquía de los documentos es el centro de la gestión. De este modo, se logra mejorar los tiempos de destino documental, lo que lleva a que se ahorre tiempo en temas de búsqueda, administración y manejo. Además, otra de las funciones que permite este punto, es el entendimiento y reconocimiento de la estructura organizacional y de los procesos que se ejecutan en la empresa.
Reconocimiento y organización en pro del desarrollo empresarial. Uso de metadatos:
Determina la optimización de la gestión documental, ya que su funcionabilidad se centra en la descripción de los documentos, su contexto y su uso. Se puede resumir en: la administración más allá de la información, lo que permite la estandarización de los archivos.

Sin el uso de este tipo de herramientas no se podría lograr la agilidad de búsqueda o de funciones archivísticas.

1.Reducción de costos:
La gestión documental reduce un 43% los costos documentales, gracias a la correcta categorización de los archivos y a la automatización de las tareas manuales.
2.Aumento de la eficacia:
La automatización de los procesos lleva a una fácil administración, migración y conversión de las bases de datos. Ahorrando tiempo en la búsqueda o recuperación de los documentos. No solo ofrece un acceso total a la información, también permite una óptima regulación.
3.Aumento de la productividad:
Una buena conservación de los documentos ayuda a centralizar, estandarizar y a compartir la información de manera rápida y detallada. Esto contribuye a que las consultas que se generen alcancen niveles óptimos de ahorro.
4.Uso eficiente de los recursos:
Con la aplicación de un sistema de gestión documental se reduce en un 50% los costos de copiado, uso del papel, fotocopias e impresiones y demás elementos relacionados a dicho procesos.

El aprender a administrar los documentos, a ubicarlos y preservarlos maximiza la viabilidad económica de la empresa y minimiza el impacto ambiental de la empresa.
5.Liberar espacio:
La administración inteligente lleva a alcanzar estándares de eficiencia. Uno de ellos es la optimización de los equipos y su capacidad. Esto se traduce a menor espacio utilizado para archivar documentos, ya que no todo debe almacenarse y no todo se almacena igual.

6. Fácil ubicación: 7. Administración de archivos: 8.Inmediatez:
Por medio de los administradores de archivos, se logra categorizar correctamente los documentos de manera jerárquica. Dicha estructura ayuda a la búsqueda eficaz y pronta de la información.
9.Seguridad en la información:
La administración adecuada permite a los usuarios crear, archivar o modificar los archivos existentes, así como revisar las propiedades de los mismos.
10.Preservación a través del tiempo:
Las automatizaciones de los procesos ayudan al usuario a enviar y a compartir información o archivos rápidamente. Además, con el uso de metadatos y software de administración se puede contribuir a un mejor acceso en línea que intensifica la consolidación del trabajo colaborativo.

La organización de la información contribuye a su control y a su monitoreo constante en cuanto a las modificaciones o creaciones de los archivos.

La digitalización de los documentos ayuda a que estos se encuentren en mejores condiciones y que pueden sobrellevar el paso del tiempo, pero esto no es exclusivo de los documentos electrónicos, también se lleva a cabo con los archivos físicos, ya que su correcto manejo y uso ayudan a que su conservación sea óptima.

¿Qué es la administración CAD?

Administración CAD, o Centros de Atención Documental, en ellos se delegan todos los procesos y responsabilidades referentes a la gestión, archivo, administración y custodia de los documentos de importancia de una empresa.

Todo el proceso de manejo y administración de los documentos realizados en los CAD, se hacen por medio de un equipo especializado externo, el cual, por medio de un software de gestión documental, consolida y encamina las metodologías, prácticas y normativas que influyen en el correcto ejercicio de protección de información.

Hay que tener en cuenta que los CAD son las dependencias encargadas netamente a los procesos propios de la gestión documental, es decir, en ellos se controla el manejo de la documentación desde su llegada hasta su disposición final. De igual modo, se establecen y se monitorean la adecuada aplicación de políticas y de normas, así como el cumplimiento de los procesos archivísticos en pro de la seguridad, integridad y confidencialidad de la información.
El objetivo de los CAD es garantizar la protección absoluta de los documentos que son puestos a su disposición.
La delegación del manejo de documentos a centros especializados, ayuda a optimizar y automatizar los procesos de relevancia de una empresa. Por ello, después de una revisión detallada de las necesidades del cliente, el proceso a aplicar con el Centro de Atención Documental se puede enfatizar en la administración de la correspondencia, custodia de archivos, digitalización de documentos, organización y categorización de archivos, destrucción técnica y/o recuperación de los archivos virtuales.

¿Cuál es el proceso a seguir?

Los Centro de Atención Documental se especializan y enfocan en el correcto manejo, evaluación y protección de la información, esto le permite a la empresa tener mayor control sobre los documentos que maneja y registra en sus bases y centros de archivo a diario. El objetivo central de este tipo de procesos es garantizar no solo la seguridad de la información, sino que también brindarles a las empresas alternativas de fácil acceso a las matrices de documentación.

Dicha gestión es un proceso que en sí mismo requiere de experticia y correcto manejo, por ello se lleva a cabo una serie de pasos que ayudan a determinar las estrategias y sus enfoques, todo en pro de las necesidades de la empresa.

Beneficios para la empresa

Tener el control de la información que entra y sale de tu empresa garantiza transparencia en los procesos y en la realización de actividades. Por ello el contratar los servicios de los centros de atención documental te ayudarán a identificar y a proteger tu documentación.

Todos los procesos de atención documental nacen con un análisis y con una evaluación al detalle de la empresa, su estructura y sus modelos y maneras de manejar, crear y estabilizar la información. Lo anterior hace que cada caso sea manejado de manera personalizada. Ello ayuda a estabilizar la creación de las matrices y a definir sus jerarquías.

Es por ello que las empresas con alto volumen de documentación, que requieran optimizar los tiempos de respuesta en la ubicación de sus documentos o que necesiten pasar de un sistema manual a tener todo en línea, son las más idóneas para contratar este servicio.

Por lo anterior, los beneficios que puede adquirir son:

Reduce de manera considerable sus costos.

Optimiza espacios.

Puede recuperar su información de forma inmediata.

Reduce hasta en un 30% su archivo físico

Virtualita sus documentos.

Lleva a cabo trámites oportunos en atención de solicitudes.

Recupera satisfactoriamente los espacios físicos.

Organización Especializada

Aspectos a tener en cuenta de la organización especializada

La organización especializada es un proceso técnico que ayuda a mantener toda la documentación delegada, en una clasificación detallada y acorde a las necesidades de la empresa.

De igual modo es un conjunto de acciones archivísticas en pro del orden y nutrimiento de la matriz central de la empresa, facilitando así la búsqueda y ubicación de los documentos.

La organización especializada hace parte de las metodologías y ejercicios de clasificación, descripción y archivo de la documentación. De esta manera, se contribuye al correcto manejo y control de la información.

Dentro de las acciones realizadas en este proceso de gestión documental, está la clasificación, ordenamiento y signatura de los archivos.

La organización especializada en los procesos de gestión documental amplía los controles y la administración adecuada de la información que suministra la empresa a diario.

Adelantar procesos relacionados a la organización especializada ayuda a la empresa a determinar puntos de revisión y de ejecución que permitan gestionar la documentación de una forma organizada y coherente con las necesidades previstas en la empresa. Para poder llevar a cabo dicho procedimiento es necesario seguir una serie de pasos que formalizan la garantía de regulación en el manejo de la información, esos son:

Clasificación de documentos (de archivo o apoyo):

Como se ha explicado en puntos anteriores, el orden es el centro de todo el proceso documental, de él depende la manera en la que se ha de regular la información y las disposiciones que se llevarán a cabo.

En este punto existen dos tipos de documentos: de archivo y de apoyo, sus conceptos hacen referencia a:

Organización bajo norma AGN

Archivo General de la Nación y su normatividad
El Archivo General de la Nación (AGN) es una de las entidades públicas más importantes a nivel nacional. Su función principal es la promoción de la conservación, protección y consulta del legado documental del país. De igual modo fija políticas, normas y reglamentos que ayuden a garantizar el uso adecuado de la información.

Esta entidad de orden nacional, adscrita al Ministerio de Cultura, es el máximo organismo encargado de regular las políticas para el tratamiento de archivos. Por ello supervisa y ofrece información detallada sobre todo lo relacionado a la correcta gestión y manejo de la información, con el fin de crear estándares, protocolos y normas eficaces.

Dentro de la información que provee, está el planteamiento de programas específicos. Estos son:

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La importancia de la gestión documental La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas que buscan la correcta administración de la información de una empresa. Esto por medio de la revisión, análisis y almacenamiento de la documentación electrónica y física, a fin de ayudarle a la empresa a optimizar sus procesos y a ahorrar tiempo, espacio y costos importantes.

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Centros de atención documental: son encargados solamente de procesos propios de la gestión documental, es decir, maneja todo documento que llega hasta que es su etapa final.
Su objetivo es garantizar la protección absoluta de los documentos que estan a su disposición.

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Los CAD van enfocados al manejo, protección y evaluación de información; el objetivo es brindar seguridad y a la vez un fácil acceso a la documentación. Los pasos son:
-  Análisis de caso particular
-  Estimación de estrategias
-  Aplicación y jerarquizacion
-  Desarrollo

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Tener el control de la información que entra y sale de la empresa, hace que los procesos y las actividades que se realicen sean transparentes; por esto algunos de sus beneficios son:
-  Reduce de manera considerable sus gastos.
-  Optimiza espacios
-  Recupera información de forma inmediata
-  Reduce hasta un 50 % sus archivos físicos
-  Virtualiza sus documentos
-  Se encarga de la solución a tramites
- Recupera satisfactoriamente espacios físicos

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Es un proceso que mantiene la documentación en una clasificación detallada y acorde a la necesidad de cada empresa. La organización especializada esta implementada en metodologías y ejercicios de clasificación de documentos y archivos. Contribuyendo a un correcto manejo de la información.

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1. En ATS (análisis de trabajo seguro) se comienza con la revisión de la documentación para empezar a organizar y clasificar respetando la estructura y necesidad de la empresa.

2. El ordenamiento se da después de la organización iniciando un proceso de relación y se organiza según el requerimiento de la empresa y puede ser:
- Alfabético
- Numérico
- Cronológico
- Alfanumérico

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Conocido también como captura de documento.
La digitalizacion de documentos es un proceso de tecnológico que permite mediante la aplicación de escanear y convertir un documento de papel en una imagen digital.

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El software es un sistema organizativo y que almacena documentos de importancia como lo pueden ser soportes, contratos, contabilidades, facturas. Esto hace que el que se convierta en una herramienta que facilite el manejo y tratamiento de los documentos dando garantía de su protección.

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¿ QUE SON TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL ? 

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¿ QUE SON TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL ? 

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Es un programa de gestión documental que revisa, plantea y evalúa la importancia de cada documento que determina la permanencia de los archivos en la empresa.

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- Estipular tiempos
- Guiar al área de archivo en el manejo documental
- Garantizar derecho a la información
- Favorece la selección documental
- Analiza la adecuada conservación de los archivos

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https://atsgestion.net/archivo-gestion-documental/

https://prezi.com/wunzprvry4os/caracteristicas-del-archivo/

https://atsgestion.net/gestion-documental/

https://atsgestion.net/valoracion-documental-tabla/

https://atsgestion.net/uso-software-gestion-documental/