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Cuando un triatlón comienza con la etapa de natación, todos los participantes se precipitan dentro del agua al mismo tiempo, revolviendo la arena y los sedimentos hasta que el océano se convierte en una versión marrón y turbia de su forma cristalina previa. A menudo, vadear hacia las aguas de la definición de objetivos del equipo de trabajo se siente de la misma forma: precipitado y turbio. Para evitar que pase esto, es necesario utilizar una metodologia para establecer las metas en su empresa y definir claramente los objetivos del equipo de trabajo.
Aunque funciona de maravilla en el deporte, el enfoque de Nike puede no ser el mejor para establecer los objetivos de un equipo de trabajo. Fuente
Para algunas personas que forman parte de un equipo, establecer y dar seguimiento a los objetivos del equipo de trabajo incluso se convierten en un terror parecido al que experimentan los personajes de la película Bird Box: a ciegas. Poner la mirada en el futuro hacia un punto final establecido es arriesgado (y hasta se puede sentir imposible), por lo que andan a tientas de una costa a otra, tratando de encontrar un espacio seguro que indique que su lucha actual ha terminado.

Definir metas y trabajar hacia un objetivo no debería ser como ninguno de estos dos panoramas. La finalidad misma de establecer claramente los objetivos y las metas de una empresa es despejar el camino e identificar las señales del éxito para elaborar el propósito y el plan para el trabajo más importante. Deben servir para motivar y enfocar los esfuerzos del equipo, para que las distracciones sean mínimas y se pueda permitir que todos contribuyan de la mejor manera.

¿Es posible poner un final a los ejercicios sin propósito y dolorosos de definición de objetivos, y a las exigencias de seguimiento que consumen tiempo? Creemos que sí, y confiamos en se debe comenzar con tres características esenciales sobre la forma en que un equipo de trabajo se plantea en conjunto la definición de objetivos:

1. Hacerlos colaborativos.

2. Hacerlos fácil de actualizar.

3. Hacerlos propios.

No creemos que haya una forma preestablecida de definir y dar seguimiento a los objetivos y metas de una empresa que sea absolutamente superior a todas las demás (¡eso explica el punto 3!). Sin embargo, estas tres reglas son clave para convertirlo en un esfuerzo de equipo en el que todos tienen una participación en los resultados, y obtienen valor y motivación individuales al continuar el progreso hacia objetivos comunes.

También hemos creado un flujo de trabajo de Trello que puedes copiar y personalizar para integrar fácilmente estos principios dentro de tu próximo proceso de definición de objetivos. Así que exploremos cómo hacer que tu equipo esté motivado por objetivos claros y rastreables que les ayuden a sentirse productivos y realizados cada día. 🎉

La importancia de los objetivos para el equipo

Definir y dar seguimiento a los objetivos y metas de una empresa puede ser difícil debido a que la actividad puede percibirse como un mandato de arriba hacia abajo. Es algo que se tiene que hacer para demostrarle a los altos mandos el trabajo que ellos desempeñan. ¡Pero hay mucho más que eso!

A continuación, verás algunos factores motivadores con los que puedes empezar, para que todos puedan sumarse al espíritu de establecer los objetivos del equipo de trabajo:

Un objetivo es el resultado definitivo, pero el progreso continuo hacia ese objetivo es donde se encuentra el verdadero valor del trabajo en equipo. La motivación y el impulso se mantienen al seguir el progreso y los avances graduales que se presentan en cada etapa del trabajo en un proyecto, especialmente cuando el objetivo final está a unos meses de distancia. El logro de objetivos más pequeños activa el centro de recompensas del cerebro y la liberación de dopamina. Cuando esto se convierte en una experiencia colectiva a través de un proceso de seguimiento compartido, todo el equipo se beneficia del sentimiento positivo originado por el progreso.

Los objetivos que se comparten entre el equipo y la organización mayor son la señal oficial de lo que el equipo está trabajando. Mantienen las prioridades claras y, lo que resulta más útil, se pueden usar para establecer los límites para lo que se debe responder "no" cuando llegan esas solicitudes que distraen.

Cuando se realizan de manera cotidiana, establecer objetivos y seguir metas son tareas con las que las personas se sienten más como un equipo. De acuerdo con una investigación conjunta de The Energy Project y Harvard Business Review, aquellas personas que eran capaces de priorizar de manera eficaz su trabajo afirmaron que estaban un 48% más involucradas y un 89% más dispuestas a quedarse con su equipo actual.

Construye una estación central para definir objetivos

Ha llegado el momento de crear un espacio adecuado para definir las metas y los objetivos, así como de ponerlos en una herramienta de seguimiento sencilla y transparente. Para empezar, Copia este tablero de muestra de la Central para definir los objetivos del equipo de trabajo y personaliza las partes siguientes para adaptarlas a las necesidades únicas de tu equipo:

Primero crea una lista de "comenzar aquí" o "recursos" para albergar todos los documentos de planificación de objetivos, apuntes de lluvia de ideas, consejos, presentaciones o cualquier cosa adicional a la que te refieras con frecuencia. Algunos elementos ideales que puedes incluir aquí son los programas de reuniones y las respuestas a preguntas comunes, para que tu equipo esté informado en todo momento.

Lo siguiente que querrás hacer es trabajar en los objetivos. El nombre de cada lista es el objetivo en sí mismo. Tener el objetivo como el "título" sirve dos propósitos:

1. Mantiene el objetivo conciso para facilitar que el equipo lo integre y recuerde como un punto de referencia para futuras decisiones de negocios.

2. Hace más fácil dejar atrás el resultado final y enfocarse en el proceso, que es representado por las tarjetas que definen cada proyecto o esfuerzo que contribuirá a alcanzar las metas.

Cada tarjeta debe resumir un proyecto o un esfuerzo sujeto a un plazo para alcanzar el objetivo del equipo de trabajo. Establece una fecha límite para la cual cada proyecto debe completarse. Los miembros de tu equipo que trabajan en el proyecto pueden adjuntar otros tableros de Trello o tarjetas en los que se lleva a cabo el trabajo, así como documentos de estrategia o conjuntos de presentaciones que pueden darle a los directivos o altos mandos el contexto que necesitan.

También hay una tarjeta en la lista de cada objetivo que integra todos los participantes involucrados en el logro de esa meta como un recordatorio visual del trabajo en equipo que se da dentro de todo el proceso.

Por último, los proyectos terminados y los objetivos cumplidos se pueden agregar a las listas de "Terminado", organizadas por trimestres u otro periodo de tiempo establecido, ¡de manera que tengas una historia visible de todas las cosas geniales que tu equipo ha logrado! Si el tablero se vuelve confuso, siempre tienes la opción de archivar las listas. No se borran permanentemente, por lo que puedes recuperarlas si necesitas hacer referencia a algo.

Sigue los objetivos victoriosos del equipo

Ya que tengas una estructura para el tablero de Trello que funciona para tu equipo, querrás definir cómo se usará el tablero para que el equipo permanezca involucrado en la actualización y se refiera a este de manera regular.

Las actualizaciones semanales se incluyen en cada proyecto en la sección de comentarios, y pueden organizarse fácilmente en un formato de lista con viñetas:

Para evitar que el proceso de actualización se convierta en una obligación, los participantes del objetivo deben cambiar cada semana o mes, para que el seguimiento sea un esfuerzo de equipo. La persona que realice las actualizaciones simplemente puede etiquetar (@alguien) a la siguiente persona de la fila en la tarjeta para que sepan que es su turno.

Otro obstáculo puede ser asegurarse de que el equipo lea las actualizaciones y tenga el beneficio de celebrar esas victorias del equipo. Actualizar cada tarjeta de proyecto con una etiqueta que resuma el progreso es una forma rápida de hacer visible el progreso general de una sola mirada.

Puedes incluir etiquetas como:

¡ Terminado! Añade esta tarjeta a las iniciativas que completen durante el trimestre.

Planeando: Esta indica que el proyecto apenas está comenzando.

A continuación: Esta puede informar que el proyecto aún no ha comenzado.

En progreso: Esta le indicará a tu equipo que ¡estás trabajando en ella!

Acorde a lo planeado: Tu equipo está en camino de alcanzar esta meta.

En riesgo: Si piensas que no puedes cumplir el objetivo, añade esta etiqueta para ser transparente y ¡consigue algo de ayuda!

No se logró (por el momento): No está mal incumplir un objetivo de vez en cuando. Registrarlo le servirá a tu equipo para revisarlo más tarde y probar de nuevo.

Cada miembro del equipo puede decidir cómo recibir las actualizaciones en el lugar donde leen la información con mayor facilidad. Esto puede ser mediante notificaciones por correo electrónico u observando el tablero para obtener notificaciones dentro de la aplicación en sus versiones web o móvil.

Trello también tiene Power-Ups que se integran con otras aplicaciones mediante las cuales tu equipo se comunica con más frecuencia. Por ejemplo, el equipo de Trello canaliza actualizaciones semanales a los canales de Slack del equipo mediante el Power-Up de Slack.

¡Y, bueno, eso es todo! Lo demás les toca a tu equipo y a ti. Pueden mover las listas como gusten, asignar tarjetas para componentes de proyectos más pequeños o dividirlas según el tipo de trabajo. También pueden buscar ejemplos de metas para definir lo más conveniente para los objetivos del equipo de trabajo. Mientras su equipo esté trabajando en conjunto en los objetivos, manteniendo el progreso transparente y actualizado, con el sentimiento de que el proceso los ayuda a ser más productivos, entonces ¡sus objetivos le estarán dando excelentes resultados al equipo!

Para conseguir una copia de nuestro flujo de trabajo para la definición de objetivos del equipo de trabajo, así como más flujos de trabajo productivos para ayudar a que tu equipo trabaje mejor en conjunto, revisa nuestro nuestras nuevas (y gratuitas) Herramientas de trabajo en equipo de Trello.
Lee también: Presentación de las Herramientas de trabajo en equipo de Trello: ¡Festeja la productividad de tu equipo!

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3 formas de plantear los objetivos del equipo de trabajo (y disfrutar genuinamente el proceso)

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¡Establecer objetivos y alcanzar metas con tu equipo de trabajo no debería parecer una lucha tan difícil! Utilice este sencillo tablero de Trello como ejemplo para implementar una metodologia de definición y seguimiento de los objetivos para motivar a sus colaboradores.

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Un equipo de trabajo es aquel que está formado por un grupo determinado de personas y que juntos persiguen un único objetivo en común. Las personas que lo componen poseen unas habilidades diferentes para completar más si cabe el conocimiento. Pero para ello es imprescindible que el propio líder sepa gestionar el equipo de trabajo en todo momento para que se produzcan sinergias.

Características del trabajo en equipo

La creación de un equipo de trabajo está estrechamente ligada a los objetivos que se tengan en la empresa en un momento determinado. Un equipo de trabajo es ante todo autogestionado, donde cada uno comparta la información con la que cuenta. Por tanto, la gestión de equipos es la clave principal para que aumente la eficacia. Algunas de las características más importantes del trabajo en equipo están relacionadas con:

Objetivos comunes. Las metas establecidas deben de ser iguales para todos y conocidas por todos. La consecución del éxito depende del objetivo y de un mismo camino para conseguir el resultado.

Liderazgo. En todos los equipos se necesita la figura de una persona que lleve las riendas del trabajo, que sean capaces de dirigir a los trabajadores hacia la buena dirección comunicando los objetivos. En este sentido, también es importante que el líder conozca cada una de las etapas del desarrollo de equipos de trabajo para que identifique los problemas y se pueda implantar fácilmente una solución.

Impulso de la comunicación. La falta de comunicación es uno de los problemas más graves para el conflicto y los problemas en el trabajo. Hay que involucrar a todas las personas intercambiando información.

Resolución de problemas. Autoevaluación para detectar los errores y corregirlos. Se deben tomar las decisiones de manera conjunta para llegar a la mejor solución.

Motivación. Compromiso de trabajo en equipo y estimulación de nuevas ideas para aumentar el nivel de satisfacción. La motivación de los trabajadores es lo que hará que la gente cumpla con sus obligaciones para conseguir los objetivos comunes.

Interdependencia. De algún modo todos aprenden de todos, los roles de un equipo de trabajo siempre han de estar experimentando nuevos métodos.

Llevar a acabo todas estas tareas es trabajo de los recursos humanos de la empresa. Pues tienen importantes funciones de los recursos humanos en la gestión del talento.

Beneficios del trabajo en equipo

Si bien es cierto que liderar un equipo de trabajo y contar con las herramientas indicadas para trabajar en equipo son tareas complicadas, las ventajas del trabajo en equipo y de la gestión del talento en la empresa se observan cuando los empleados se sienten reconocidos e integrados en su trabajo, pues al trascender al grado de pertenencia al grupo se produce un verdadero consenso que provoca:

Incremento de la motivación.

Comunicación activa y positiva.

Ventajas competitivas.

Creatividad e ingenio.

Sinergias.

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Características de los equipos de trabajo

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Un equipo de trabajo es aquel que está formado por un grupo determinado de personas y que juntos persiguen un único objetivo en común. Las personas que lo componen poseen unas habilidades diferentes para completar más si cabe el conocimiento.

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Una de las principales características buscadas hoy en día en el mercado de trabajo es la de saber trabajar en equipo. Nosotros te contamos cuáles son, a nuestro criterio, las cinco habilidades para trabajar en equipo que son fundamentales. Buscar este tipo de mejoras hace que los empleados generen habilidades y comiencen a hacer la diferencia, como, por ejemplo, algo sumamente valorado: el aumento de la productividad.

La interacción del equipo favorece también la capacidad de agregar valor y generar confianza, proporcionando un medio ambiente sano y positivo. Con estos factores, los empleados se sienten más motivados y preparados para las oportunidades de la empresa.

Trabajar en equipo no es sólo trabajar en conjunto; sino que se relaciona específicamente con la comprensión y el compartir. Los resultados nunca son alcanzados por una sola persona, es necesario compartir con el otro para llegar al objetivo final.

Buscar desarrollar tus habilidades en equipo es destacar y dar espacio para que surja el liderazgo. Las empresas valoran a los profesionales capaces de gestionar y motivar a los colaboradores, buscando siempre el desarrollo del equipo y la obtención de mejores resultados.

Lista de habilidades para trabajar en equipo

A continuación te presentamos algunas habilidades para trabajar en equipo:

Administrar conflictos: Es importante saber cómo lidiar con los conflictos del día a día en la empresa. En este sentido, desarrollar la habilidad de hablar para aclarar los hechos y conciliar las necesidades es siempre la mejor opción en ese momento. Así se genera confianza y afecto entre los integrantes del equipo. No debemos de pensar que los conflictos nunca surgirán, ya que es algo común en cualquier tipo de relación social; sin embargo, el truco es saber lidiar de la mejor manera con ellos, sin ignorarlos o (peor) propiciarlos.

Comunicación: Saber valorar la comunicación entre tú y los demás colaboradores es fundamental para el trabajo en equipo. Escuchar y hablar en el momento adecuado también es una habilidad importante para que el ambiente sea agradable y productivo. Así mismo, debe de promoverse la participación de todos los integrantes del equipo.

Proactividad: Tomar una actitud de proactividad es un punto positivo. Estar siempre dispuesto a ayudar y a resolver los problemas ayuda en el desarrollo de tu equipo.

Innovar: Buscar innovar es siempre importante para el crecimiento de la empresa y de los profesionales. Buscar soluciones y alternativas es hacer que todos lleguen a un mejor resultado con más eficacia y, lo que es mejor, en poco tiempo.

Confianza: Es fundamental desarrollar la confianza entre las personas que están a tu alrededor. No sólo en cada uno de ellos, sino también en el resto de participantes del equipo. Generar este sentimiento se relaciona con generar un ambiente mucho más relajado en el equipo, ya que se podrá contar, así, con el apoyo de cada uno y se podrá saber cuándo y cómo contar con cada colaborador.

Estas habilidades citadas son formas de aprender la importancia de cada gesto que usted desarrolla en su empresa. Buscar líderes comprometidos y que puedan poner en práctica el trabajo en equipo es esencial para el crecimiento de las organizaciones.

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5 habilidades para trabajar en equipo que son fundamentales

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Una de las principales características buscadas hoy en día en el mercado de trabajo es la de saber trabajar en equipo. Nosotros te contamos cuáles son, a nuestro criterio, las cinco habilidades para trabajar en equipo que son fundamentales.

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El trabajo en equipo tiene muchos beneficios. Cuando pones a varias personas con talentos distintos a trabajar unidas, lo habitual es que se generen sinergias.

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El coronavirus está siendo toda una prueba de fuego para las empresas. Es una buenísima oportunidad para comprobar qué tan digitales realmente son y para empezar a serlo si van con cierto retraso.

Son muchas las áreas que pueden digitalizarse en una empresa, pero en ahora que el teletrabajo se ha incrementado, es importante poner esfuerzo en la coordinación de equipos, la gestión de tareas, el reparto de responsabilidades para que no se vea afectada la productividad.

En este post os facilitamos unas cuantas herramientas que os vendrán muy bien para que el teletrabajo no suponga un parón en vuestras empresas.

Puede que esta sea la herramienta más popular, por eso la recomendamos en primer lugar. Es muy completa. Este software de administración de proyectos dispone de un "sistema de tarjetas" dispuestas en tablones virtuales.

Es muy fácil de utilizar. Estas son algunas de sus características:

Funciona según el conocido estilo japonés "kanban"

Dispone de tableros, listas y tarjetas con las que gestionar tus proyectos.

Los tableros se organizan en listas, de modo que cada tarjeta puede irse trasladando de una lista a otra. Por ejemplo: Si una misma tarea tiene que atravesar por varias fases, podrás irlas moviendo de una lista a otra, siempre que hayas asociado esas listas a las diferentes fases que hayas definido.

Organizar tareas. Podrás etiquetas a los miembros de tu equipo que tengan que ver con esa tarea en concreto.

Dentro de cada tarjeta podrás adjuntar archivos, etiquetar eventos, crear checklists, hacer seguimiento, agregar comentarios, etc.

Puedes crear tableros asociados a las áreas que tú definas y dentro de cada uno, colocar tantas tarjetas como necesites.

Permite arrastrar y soltar las tarjetas en diferentes listas para ver en qué etapa del proceso se encuentra.

Disponible en varios precios según planes. Dependerá del tamaño de tu empresa y del uso que le des.

Redbooth es una aplicación de gestión de proyectos que también funciona con el sistema de organización "kanban" y es muy versátil, porque integra la posibilidad de las vídeo llamadas.

Los miembros de un mismo equipo o empresa, pueden mantener vídeollamadas que permiten compartir pantalla a partir de un software de altísima calidad.

Las vídeollamadas son precisamente el punto fuerte de Redbooth, pero no se limita a eso, como pasaría con otras plataformas como Skype, además tiene estas características interesantes:

Dispone de plantillas de flujo de trabajo, así podrás organizar tus proyectos o tareas en un diagrama de Gantt, tableros Kanban o en listas.

Dashboards muy potentes que integran toda la información que necesitas para de una sola mirada hacerte con el estado general y progreso de la tarea/proyecto.

Chat interno asociado para todos los miembros.

Disponible en varios planes de pago.

Listas de verificación.

Calendario interno.

Podrás asignar fechas de vencimiento a cada tarea

Podrás asociar tareas a los miembros de tu equipo.

Basecamp es otra herramienta colaborativa para equipos bastante conocida. Organiza proyectos de forma sencilla y eficaz. Es utilizada por muchas para gestionar sus proyectos.

Lleva más de 15 años en el mercado y su mejor baza es su sencillez casi minimalista. Con Basecamp, podrás:

Compartir archivos con el resto de miembros de tu equipo.

Asignar diferentes tareas y establecer fechas de vencimiento

Utilizar su Calendario, que es muy bueno y versátil

Genera informes.

Adjuntar o compartir toda clase de archivos

Dispone de disintos Precios/planes.

Es una aplicación de control del tiempo y de tareas y si bien no es tan conocida como otras que aparecen en esta lista, también es una buena recomendación.

Si has leído el libro "Organízate con eficacia" de David Allen, notarás cierta similitud con las propuestas de esta herramienta.

Dispone de múltiples etiquetas de indexación/búsqueda.

Puedes encontrar las tareas por fecha, área, por proyecto, etc.

Es muy versátil

Permite arrastrar y soltar.

Puedes clasificar mediante íconos y colores

Permite sincronizar tus cuentas de Dropbox, Google Calendar, Evernote o Twitter.

Su promesa como valor añadido es que sustituye al correo electrónico dentro de tu empresa. Este software de colaboración quiere reunir en solo canal todas tus comunicaciones.

Dispone de canales que se pueden ordenar por equipo, proyecto, cliente o cualquier variable que quieras fijar para tu organización.

Los miembros de tu equipo podrán unirse o retirarse de estos canales según les sea necesario.

Dispone de hilos, conversaciones que pueden gestarse entre los miembros.

Arrastrar y soltar toda clase de archivos ( PDFs, imágenes, vídeos y otros archivos)

Documenta los progresos de una tarea o proyecto.

Realizar llamadas de voz o de vídeo, compartiendo pantalla.

Su directorio de Aplicaciones cuenta con más de 2000 aplicaciones que puedes integrar en Slack, incluido Google Drive, por ejemplo

Es una evolución de Skype for Business. Esta nueva plataforma dispone de salas de chat, fuentes de noticias y grupos para el año de las empresas. Microsoft Teams proporciona servicios inteligentes a través de Microsoft Graph y la emisión de videoconferencias es uno de sus puntos fuertes.

Es muy personalizable y permite usar chats de grupo privados para mantener conversaciones grupales entre los miembros de la empresa.

Dispone de acceso integrado a SharePoint y a OneNote.

Puedes acceder a toda clase de documentos

Puede enlazar a terceras herramientas como RSS, Trello, GitHub y Asana.

No, no es una postura de yoga, pero estar organizado te ayudará a relajarte. Es una buenísima herramienta para organizar tareas, que te permitirá gestionar el trabajo y la comunicación de tu equipo.

Tiene muchas funcionalidades y puedes integrarla con servicios de terceros como Google Drive, Dropbox y Box y otras de gestión, como la propia Slack que vimos antes.

Es una de las herramientas más completas que puedes encontrar en el mercado.

Dispone de tableros, listas y tarjetas

Tiene un calendario para fijar los principales hitos o funciones según días de la semana

Además, un cronograma para llevar un mejor control del tiempo

Podrás nombrar a responsables de tareas

Podrás dividir tareas en subtareas

Dispone de secciones, que funcionan como categorías donde agrupar tareas

Fechas de inicio, de entrega, etc

Permite crear formularios

Tiene un punto social, con funciones como Me Gusta

Dispone de otras funciones de reconocimiento al equipo como Logros o Aprobaciones

Hasta aquí el listado de herramientas para gestionar el trabajo en equipo, controlar tareas y administrar tu tiempo para aumentar tu productividad.

Como ves, mayoría de estos softwares permiten mantener conversaciones privadas, establecer canales públicos y privados o compartir archivos.

Si trabajas por tu cuenta, tenlas en cuenta porque son muy útiles también para profesionales freelance o autónomos.

¿Utilizas ya alguna de estas herramientas? ¿Nos recomiendas alguna otra?

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Estas 7 herramientas harán más sencillo el teletrabajo

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El coronavirus está siendo toda una prueba de fuego para las empresas. Es una buenísima oportunidad para comprobar qué tan digitales realmente son y para empezar a serlo si van con cierto retraso.