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The importance of reformulating all expenses at the time of check out !!!

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Procedimentos Check Out grupo:

Como fazer um check out 5***** de um grupo:

- Conferir e finalizar a cobrança de diárias, com a autorização do responsável de grupo.

- Processar o pagamento.

- Conferir despesas extras que o grupo poderá ter feito.

- Assegurar que as despesas de responsabilidade individual dos hóspede sejam lançadas nas respectivas contas.

- Assegurar-se do check-out de cada quarto/apartamento.

- Enviar a documentação necessária a cada departamento.

A melhor forma de planear um check out é manter uma boa relação com o coordenador ou guia do grupo e saber:

- O horário de check-out, informação que permitirá dispor de pessoal na receção.

- Métodos de fecho de contas.

- Revisão das chaves do quarto e dos cofres.

-  Eventual uso de um quarto de hospitalidade, que permite aos integrantes do grupo, por exemplo, trocar de roupa e utilizar os serviços higiénicos após o check-out.

- Organização de bagagem.

- Despedida.

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Procedimentos Check Out:

Como fazer um check out 5*****:

- Saudar o cliente sorrindo;
- Pedir o nome do hóspede/nº quarto, e solicitar as chaves do mesmo;
- Perguntar se o hóspede gostou da estada;
- Informar/ Explicar a conta ao hóspede após imprimir o extrato;
- Confirmar despesas adicionais, se necessário recorrer aos comprovativos em rack;
- Dar explicações até o cliente ficar totalmente esclarecido;
- Em caso de cobrança indevida fazer os devidos ajustes (com autorização do supervisor);
- Proceder ao pagamento;
- Entregar ao hóspede uma cópia da fatura, e original do recibo convenientemente dobrada;
- Se o hóspede desejar permanecer no hotel após o pagamento não processar o check  out no sistema e passar o procedimento sobre a política de late check out do hotel;
- Arquivar a documentação do hóspede em local próprio;
- Atualizar a disponibilidade do apartamento (caso não seja feito automaticamente pelo sistema);
- Informar a governanta sobre o status do apartamento (caso não seja feito automaticamente pelo sistema).

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Video Aula Check Out

Analise ao Check Out:

Pontos Positivos:
- Saudou o cliente sorrindo;

- Tratou o hóspede pelo nome;
- Perguntou como correu estada;
- Confirmou se existiam despesas adicionais (mini-bar);
- Imprimiu o extracto  para a cliente verificar e pediu autorização para imprimir a nota fiscal;
- Processou o pagamento;
- Entregou o recibo à cliente convenientemente dobrado dentro de envelope;
- Despediu-se cordialmente.

A  Melhorar:
- Solicitar a entrega de chaves ao cliente;
- Confirmar nº de quarto;
- Explicar / Informar a conta ao hóspede antes de imprimir o extracto.