# data[].attributes.body
Ruipérez, M. G., & Díaz, J. C. G. (2003). El concepto de documento desde una perspectiva interdisciplinar: de la diplomática a la archivística. Revista general de información y documentación, 13(2), 7-35.

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
Palabras clave: Archivística, Ciencias de la Documentación, Diplomática, Documentos, Historia,

Resumen

El objeto de la Diplomática son los documentos, mientras que el de la Archivísitca son los archivos, entendidos como conjuntos organizados de documentos. El concepto de documento ha variado con el paso del tiempo y ha sido empleado con distintos significados por muy diversas disciplinas. El artículo analiza ese concepto desde el punto de vista de la Diplomática, de las Ciencias de la Documentación, de la Historia, del Derecho Administrativo y de la Archivística, y distingue sus principios y elementos para buscar sus similitudes y diferencias.

# data[].attributes.attachment_link.keywords[]
medios de comunicación y patrimonio bibliográfico

# data[].attributes.attachment_link.title
El concepto de documento desde una perspectiva interdisciplinar: de la diplomática a la archivística

# data[].attributes.attachment_link.description
Palabras clave: Archivística, Ciencias de la Documentación, Diplomática, Documentos, Historia, El objeto de la Diplomática son los documentos, mientras que el de la Archivísitca son los archivos, entendidos como conjuntos organizados de documentos. El concepto de documento ha variado con el paso del tiempo y ha sido empleado con distintos significados por muy diversas disciplinas.

# data[].attributes.body
https://conceptodefinicion.de/documento/
¿Que es un documento?

Este es un papel que contiene una serie de textos de tipo informativo y que puede ser de utilidad en diferentes ciencias, ramas o situaciones. Ahora, cuando se menciona a un documento oficial, se hace referencia a un testimonio que puede ser tanto digital como físico de un acto que ha sido realizado en base a instituciones, personas jurídicas o naturales, organismos públicos o privados y que, además, se registra en la unidad de información sin importar el tipo de soporte que tenga (documento pdf, cd, correo electrónico, etc).

Bibliografía

Pérez, Mariana. ( Última edición:16 de septiembre del 2021). Definición de Documento. Recuperado de: https://conceptodefinicion.de/documento/. Consultado el 17 de diciembre del 2021

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
El documento es la impresión en algún tipo de papel de la explicación o recopilación de información que da fe pública de un suceso o confirma la realización de una acción. En un archivo puede ir escrito cualquier cosa, desde un relato hasta la historia de un pasado que fue contado. Un archivo básicamente sirve para preservar la idea de lo sucedido en el tiempo, con el fin de ser revisado posteriormente y servir de referencia o parte de una historia.

Qué es documento

Este es un papel que contiene una serie de textos de tipo informativo y que puede ser de utilidad en diferentes ciencias, ramas o situaciones. Ahora, cuando se menciona a un documento oficial, se hace referencia a un testimonio que puede ser tanto digital como físico de un acto que ha sido realizado en base a instituciones, personas jurídicas o naturales, organismos públicos o privados y que, además, se registra en la unidad de información sin importar el tipo de soporte que tenga (documento pdf, cd, correo electrónico, etc).

El sinónimo de documento es "escrito, archivo", la abreviatura de documentos es "doc" y su traducción "document."

A los escritos, además, se los puede clasificar en primarios, que son aquellos que contienen información original del autor y no han sido sometidos al tratamiento o modificación de otra persona más que su responsable y, en secundarios, que serán aquellos que sí recibieron un tratamiento y los terciarios, que son aquellos archivos secundarios a los cuales se les aplicó un tratamiento.

Características de los documentos

Originalmente, la principal característica de un archivo era que su conformación se basaba en la escritura a mano y papel. Para poder escribir, se hacía uso de la tinta, pues era la manera correcta de elaborar un manuscrito.

Gracias a la tecnología, se fueron agregando cada vez más y más características a los archivos, por ejemplo, el hecho de plasmar las escrituras con máquinas de escribir o impresoras en vez de hacerlo a mano.

Los años fueron pasando y se fueron agregando cada vez más materiales capaces de crear archivos de este tipo, por ejemplo, el documento word, el cual se puede elaborar desde una computadora, tablet o teléfono inteligente.

Es importante destacar que existen dos características esenciales en estos escritos, la primera es la de el documento electrónico y la segunda es la de los físicos. Ambos entran en la categoría de documento oficial, pero tienen elementos sumamente diferentes y se van a explicar a continuación.

Documentos digitales

También conocido como documento electrónico, se trata de archivos que pueden tener diferentes formatos y que poseen la capacidad de ser enviados electrónicamente y guardarse en los dispositivos para poder abrirlo cuando sea necesario, incluso se pueden imprimir para que pasen de ser digitales a físicos.

Documentos físicos

Se trata de archivos cuya información está escrita en soportes de papel, acá es indiferente si la escritura fue hecha a mano o con máquina de escribir.

Tipos de documentos

Así como existen características que determinan ciertos elementos en los archivos, también existen ciertas vertientes que individualizan las diferencias entre ellos, esto es catalogado como tipos de archivos y serán explicados a continuación.

Documentos de identificación

Se trata de archivos oficiales que permiten la identificación de las personas, así como su nacionalidad. La mayoría de estos archivos son biométricos y tienen más avances de acuerdo a la tecnología que se les vaya a implementar. Un ejemplo de estos documentos son las cédulas de identidad o los pasaportes.

Documentos legales

Se trata de archivos que tienen la capacidad de comprobar que existe un hecho, por lo que tienen un gran valor, por eso se conocen como oficio documento. Un ejemplo de esta vertiente son las actas de matrimonio o divorcio, acta de nacimiento, fe de vida, etc.

Documentos administrativos

Cuando los órganos administrativos realizan sus funciones de acuerdo su competencia, tienen como resultado ciertos archivos que también tiene soporte legal, por ejemplo, la investigaciones administrativas, despidos, etc.

Documentos científicos

Se trata de los resultados de tipo experimental en la que se plasman los nuevos conocimientos adquiridos por los científicos, además, es catalogado como un informe totalmente original y publicado con la aprobación de una comunidad científica. Un ejemplo de ello son las teorías científicas.

Es un Informe original, escrito y publicado, que plantea y describe resultados experimentales, nuevos conocimientos o experiencias que se basan en hechos conocidos.

Importancia de los documentos

Cuando se trate de instituciones con características de empresas con cientos de archivos corriendo por los pasillos y los correos electrónicos, estos representan una forma de vida fundamental ambientada en la necesidad de comunicarse y enviar datos a través de estas herramientas que, como se indicó anteriormente, se usan con el fin de mantener en el récord de cosas pasadas.

En una empresa es vital el resguardo y cuidado de los archivos que la constituyen, ya que es importante mantener un registro de todo lo que se procesa y calcula en ella por medio de estos documentos.

Un archivo debe seguir una serie de reglas y condiciones que deben ser respetadas por el que lo redacta, entre ellas destacan el uso correcto de una ortografía aceptable, el uso incorrecto de un signo de puntuación podría representar un mal entendido. Debe estar correctamente identificado para saber de qué lugar viene y qué destino lleva.

Los documentos pueden ser manuscritos (escritos a mano), pero en la actualidad con el creciente auge de la tecnología, es común hacer los documentos en computadora, para esto existen completos y sencillos editores que hacen la experiencia de redactar un documento más fácil.

También los documentos necesitan ser transportados a sus respectivos destinos, para esto también hace falta una herramienta a la que se le llama correo, en la actualidad se utiliza más que todo el correo electrónico, que consiste en un envió del documento y otro tipos de archivos por el internet.

Preguntas Frecuentes sobre Documento

Texto Informativo

Folleto

Información

# data[].attributes.attachment_link.title
¿Qué es Documento? " Su Definición y Significado [2021]

# data[].attributes.attachment_link.description
El documento es la impresión en algún tipo de papel de la explicación o recopilación de información que da fe pública de un suceso o confirma la realización de una acción. En un archivo puede ir escrito cualquier cosa, desde un relato hasta la historia de un pasado que fue contado.

# data[].attributes.body
¿ Qué es un documento ?
.es un  tipo de papel de la explicación o recopilación de una acción. En un archivo puede ir escrito cualquier cosa, desde un relato hasta la historia de un pasado que fue contado. y  por una serie  de reglas y condiciones que deben ser respetadas por el que lo redacta, entre ellas destacan el uso correcto de una ortografía aceptable, el uso incorrecto de un signo de puntuación podría representar un mal entendido. Debe estar correctamente identificado para saber de qué lugar viene y qué destino lleva.
Autor :Pérez, Mariana
( Última edición:16 de septiembre del 2021).
Definición de Documento. Recuperado de: https://conceptodefinicion.de/documento/. Consultado el 15 de diciembre del 2021

https://conceptodefinicion.de/documento/

# data[].attributes.body
1. Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente de los históricos.
2.  Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo.
3.  Cosa que sirve para testimoniar un hecho o informar de él, especialmente del pasado. Un resto de vasija puede ser un documento arqueológico.
4. de su Instrucción que se da a alguien como aviso y consejo en cualquier materia

Referencias.
-¿que es un documento?
https://dle.rae.es/documento

Gustavo Andres Rodriguez Oviedo

# data[].attributes.body
Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte, dando lugar a una fuente archivista, arqueológica, audiovisual, entre otras.

Referencias.
-Que es un documento. (https://es.wikipedia.org/wiki/Documento)

Astrid Carolina Martinez Grateron

# data[].attributes.body
¿Que es un documento?
Concepto: Es un escrito o cualquier otra cosa que pruebe o acredita algo.
Documento. Es una carta, diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho, situación o circunstancia. También se trata del escrito que presenta datos susceptibles de ser utilizados para comprobar algo.

Autor: Ecured
Creado: ( 27-enero-2011)
Actualizado:( 05-agosto-2019)
Titulo: Documento
URL:
https://www.google.com/url?sa=t&source=web&rct=j&url=https://www.ecured.cu/Documento&ved=2ahUKEwiq8dOV3-H0AhVrRTABHbL-CIQ4KBAWegQIGRAB&usg=AOvVaw2D9P0jW16fJROe0VLrDy7D

# data[].attributes.body
https://www.definicionabc.com/general/documento.php

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
Un documento es la prueba o testimonio material de un hecho o acto que una persona física o jurídica, una institución, asociación, etc., que puede ser de carácter público o privado, realizan como consecuencia del ejercicio de sus actividades y funciones y que podrá ser plasmado en una unidad de información que observe cualquier soporte, papel, cinta, disco magnético, película y fotografía, con el objeto de preservarlo en el tiempo en caso de necesitarlo para presentarlo como prueba, recuerdo o legado a alguien.

En el caso de las organizaciones e instituciones que realizan un vasto y extenso en el tiempo trabajo, los documentos serán menester de todos los días y de casi todos los integrantes de las mismas, por lo cual demandará que sobre los mismos se realice un trabajo de tipo seriado y pasarán a ser denominados series documentales, entre las que se incluyen: la correspondencia, libros de actas, libros de contabilidad, entre otros.

Un documento está compuesto preeminentemente por información escrita que puede haber sido volcada de puño y letra, o sea, manuscritamente, o bien a través de un proceso mecánico como puede ser el de la máquina de escribir que se usaba masivamente antaño o por la computadora, que es aquel medio mecánico que predomina hoy en día.

En este último caso que comentaba, el de los documentos que se crean a través de un ordenador, convencionalmente se los denomina archivos y una vez que han sido creados por el interesado, gracias a la utilización de un programa de edición de documentos, como puede ser el caso de Word, se les otorgará un nombre y un formato, para luego, guardarlos en la unidad de almacenamiento que se elija y de esta manera dejar mejor organizada la búsqueda en caso que más adelante sea necesario abrirlos para consultarlos o modificarlos.

A los documentos, además, se los puede clasificar en documentos primarios, que son aquellos que contienen información original del autor y no han sido sometidos al tratamiento o modificación de otra persona más que su responsable, en secundarios, que serán aquellos que sí recibieron un tratamiento y los terciarios, que son aquellos documentos secundarios a los cuales se les aplicó un tratamiento.

Autor: Florencia Ucha | Sitio: Definición ABC | Título: Documento | Fecha: Dic. 2008 | URL: https://www.definicionabc.com/general/documento.php

Temas en Documento

# data[].attributes.attachment_link.description
Un documento es la prueba o testimonio material de un hecho o acto que una persona física o jurídica, una institución, asociación, etc., que puede ser de carácter público o privado, realizan como consecuencia del ejercicio de sus actividades y funciones y que podrá ser plasmado en una unidad de información que observe cualquier soporte, papel, cinta, disco magnético, película y fotografía, con el objeto de preservarlo en el tiempo en caso de necesitarlo para presentarlo como prueba, recuerdo o legado a alguien.

# data[].attributes.body
https://definicion.de/documento/
Autores: Julián Pérez Porto y María Merino. Publicado: 2009. Actualizado: 2021.
Definicion.de: Definición de documento (https://definicion.de/documento/)

# data[].attributes.attachment_link.description
Del latín documentum, un documento es una carta, diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho, situación o circunstancia. También se trata del escrito…

# data[].attributes.body
https://economipedia.com/definiciones/documento.html

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
Es decir, un documento es un evidencia sobre un acontecimiento o situación. Puede tratarse de un texto redactado en un papel (u otro soporte material como el cartón) o un archivo guardado en un soporte electrónico.

Un documento puede servir para dejar constancia de un hecho relevante. Por ejemplo, si una persona finaliza sus estudios universitarios puede solicitar a la entidad educativa un escrito con todas las materias cursadas y las notas conseguidas.

Asimismo, un documento puede ser el resultado de un trabajo. Por ejemplo, si un investigador realiza un estudio sobre el posible impacto de la contaminación en la economía mundial, eso se plasmará en un texto. Este sería un documento académico.

En el ámbito más cotidiano, todas las personas, cuando realizamos trámites antes las autoridades, utilizamos documentos para sustentar los hechos que queremos demostrar. El más común es el documento de identidad, donde se pueden visualizar todos los datos personales del individuo como nombre, apellidos, edad, sexo y domicilio.

El objetivo de crear un documento es dejar testimonio de la materia de interés, pudiendo entonces preservarse en el tiempo.

Cabe destacar además que la tecnología nos permite guardar y compartir gran cantidad de información contenida en documentos digitales. Esto, utilizando el correo electrónico, un pendrive o incluso la nube.

Los documentos pueden clasificarse bajo diferentes criterios. Por ejemplo, según la fuente, pueden dividirse en los siguientes:

Primarios: Son aquellos que contienen la información original del autor. Por ejemplo, una tesis publicada por una universidad sobre un tema nunca antes estudiado.

Secundarios: Son aquellos que han sido de algún modo modificados. Por ejemplo, volviendo al tema de la tesis, puede tratarse de un resumen hecho de la misma.

Terciarios: Son los que resultan del tratamiento de los documentos secundarios. Por ejemplo, un artículo periodístico en base al resumen de la tesis que ya mencionamos.

Asimismo, según el tipo de entidad que los emite pueden ser:

Públicos: Aquellos emitidos por las entidades del sector público (Administración Pública).

Privados: Están reconocidos por las partes interesadas, pero no ante las autoridades.

Debemos tener en cuenta, además, que ciertos documentos deben ser legalizados para tener validez antes las autoridades. Nos referimos, por ejemplo, a un testamento o un contrato. De ese modo, si existe incumplimiento por parte de alguno de los contratantes, el afectado puede proceder a reclamo ante las entidades de justicia.

# data[].attributes.attachment_link.description
Un documento es la constancia escrita, ya sea de forma física o virtual, que plasma las características de un hecho o circunstancia. Es decir, un documento es un evidencia sobre un acontecimiento o situación.

# data[].attributes.body
Un archivo o fichero informático es una secuencia de bytes que son almacenados en un dispositivo. Un archivo es identificado por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio que lo contiene
https://www.alquiblaweb.com/2012/06/09/el-concepto-de-archivo-y-su-origen/

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
El concepto de Archivo y su origen documental. La etimología de la palabra archivo viene del griego archerion, que significa lugar donde se guardaban las arcas o también del latín archivum, que era el lugar donde se guardaban los documentos públicos. Actualmente entendemos por archivo tanto el edificio que alberga los documentos como el conjunto de fondos documentales producidos por una institución en el desarrollo de su actividad.

Definiciones de archivo

Las definiciones más significativas de archivo son las de:

Elsevier, conjunto de documentos recibidos o elaborados por una persona física o moral, pública o privaday destinados por su naturaleza a conservarse por dicha persona.

Elliot Lodolini, dice que el archivo es el conjunto de documentos que han perdido interés administrativo

CIA (Consejo Internacional de Archivos), dice que el archivo es el conjunto de documentos sea cual sea su forma, fecha o soporte producidos por cualquier persona física o moral, o por cualquier organismo público o privado en el ejercicio de su actividad.

La Ley de Patrimonio Histórico Español, dice que el archivo es el conjunto orgánico de documentos o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades al servicio de su utilización para la investigación, para la cultura, para la información y para la gestión administrativa.

La Ley de Patrimonio Valenciano, define el archivo prácticamente igual que la española

Antonia Heredia, define el archivo como uno o más conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, soporte, material y forma, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuente de historia. Lo primero que llama la atención de esta definición es que el archivo es un conjunto de documentos acumulados de forma natural por una institución en su quehacer diario.

La segunda idea, es quién crea o genera un archivo, y lo genera una institución pública o privada, y es fundamental el conocimiento de esa institución. La tercera idea hace referencia a cómo se forma el archivo y la definición hace mención a un proceso natural ordenado en el tiempo. La cuarta idea es la organicidad y ese conjunto de documentos debe reflejar el funcionamiento de la institución reflejando la estructura, el orden en que fueron elaborados. La quinta idea hace referencia al servicio, pues esos documentos sirven para algo, para el funcionamiento de la institución y para el servicio de los ciudadanos, de la historia y de los investigadores.

Si tuvieramos que resumir el concepto de archivo: conjunto de documentos, organización y orden, servicio.

ORIGEN Y FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Existen dos posturas diferenciadas de cuando nace el archivo:

Para unos el archivo nace cuando los documentos ya no son necesarios a la oficina que los ha generado, cuando son transferidos. Ej. Elliot Lodolini

Otros autores, definen que existe ya archivo desde el mismo momento en que la oficina ha generado los documentos. Ej. Antonia Heredia.

Dentro de esta segunda postura sus defensores matizan que en la generación o nacimiento de archivo existen dos etapas:

Prearchivística, es el periodo en el que los documentos se están generando. En este periodo se guarda todo pero no hay control del archivero, quien controla la documentación es el funcionario.

Archivística, ya entra a actuar el archivero.

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Los archivos los podemos clasificar según diversos criterios:
1- FINALIDAD
ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS, aquellos que tienen como finalidad la gestión administrativa. En ellos se guardan los documentos mientras tienen vigencia administrativa. Se caracterizan por el gran volumen de información que poseen, puesto que es una documentación que se genera y circula para resolver el trabajo diario de la institución. No admite destrucción y selección alguna puesto que se trata de documentos que establecen derechos, relaciones o vínculos, etc. y son la única garantía de autenticidad. Los documentos de este tipo de archivo es de uso exclusivo de la institución que los genera. También se les denomina arhivo abierto o vivo.

ARCHIVOS HISTÓRICOS, aquellos que reúnen de forma organizada documentos que tras haber perdido su vigencia administrativa, adquieren con el paso del tiempo un valor nuevo, que esle valor de prueba para la investigación histórica. La doumentación está seleccionada de forma voluntaria y selectiva, de modo que solo aquellos documentos importantes y necesarios para la investigación se conservan. Esta documentación pasa a convertirse de uso público, pasa al servicio de la cultura.

2- Por la EDAD de los documentos que contiene, los podemos dividir en:

OFICINA O DE GESTIÓN, Correspondería a la etapa prearchivística. Son aquellos archivos que dependen de los funcionarios durante 0-5 años. Son aquellos que reúnen los documentos de producción reciente y por lo tanto en fase de tramitación. Los documentos están ubicados en la misma oficina o negociado que los ha produido, y están bajo la responsabilidad y manejo directo de las oficinas que los han generado. Permanecerán durante cinco años en la oficina. Son de consulta casi permanente por lo que tienen que tener fácil acceso.

DEPÓSITO CENTRAL, pasados los cinco años entran aquí. Están formados por las series documentales transferidas desde los distintos archivos de oficina que integran la estructura de la institución y aquí se conservan hasta 20 o 30 años. Se trata de una documentación que aun tiene valor primario, por lo tanto, aun tiene o puede tener vigencia administrativa, pero su consulta es cada vez menor. Esta documentación ya queda bajo el control de un archivero y debe ser tratada estableciendo criterios de clasificación y ordenación. Normalmente se encuentra ubicado en el mismo edificio de la institución.

DEPÓSITO INTERMEDIO, formado por las series documentales que han sido transferidas desde los archivos centrales de diferentes organismos que integran la estructura de la administración que se trate. La ubicación de estos archivos suele ser en un edificio diferente al del organismo que los produce.

Se conserva la documentación desde los 20 a los 50 años que es el tiempo medio aproximado en que un documento ha perdido toda su vigencia administrativa. Ha ido perdiendo valor primario y adquiriendo un valor secundario. Cuando los documentos llegan a este archivo se empieza a pensar en la selección o expurgo.

HISTÓRICOS O DE DEPÓSITO PERMANENTE, la documentación solo tiene valor secundario. Ha sido seleccionada anteriormente y permanecerá en este depósito de forma indefinida, permanente.

3- Según la NATURALEZA JURÍDICA, sujeto u organismo que genera los documentos. Los archivos se dividen en:

ARCHIVOS PÚBLICOS, aquellos que dependen o conservan documentos de instituciones públicas. Ej. Archivo municipal, Archivo de Conselleria. Estos archivos se pueden dividir:

- Según la organización político-administrativa, pueden ser:

TITULARIDAD ESTATAL,

Archivos Generales, Archivo Histórico-Nacional, Archivo General de Simancas, etc.

Archivos de ámbito provincial, archivos históricos provinciales creados en cada cabeza de provincia para conservar los documentos del Estado.

Archivos de los Ministerios

TITULARIDAD AUTONÓMICA, son los archivos de las instituciones autonómicas. Son
de los Archivos de las Consellerías.

ARCHIVOS PROVINCIALES Y LOCALES, como son los archivos cuya titularidad la tiene la diputación y los ayuntamientos.

- Según el ámbito civil, militar o judicial, archivos civiles, archivos militares o judiciales.

Por el FONDO que posea, SINGULARES, aquellos que solo conservan los documentos de una sola institución. ARCHIVOS MÚLTIPLES, aquellos archivos que conservan los documentos de varias instituciones

FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS

Cinco son las funciones que vamos a destacar en un archivo:

Reunir y recoger la información

Organizar la documentación a través de unas técnicas: clasificar, ordenar

Conservar la documentación, y en caso de necesidad, restaurarla

Servir la documentación y la información, en primer lugar a la institución de que depende, luego a los ciudadanos, y por ultimo, al servicio de la investigación histórica

Difundir la información.

El concepto de Archivo y su origen documental

# data[].attributes.attachment_link.title
El concepto de Archivo y su origen documental - Alquiblaweb

# data[].attributes.attachment_link.description
El concepto de Archivo y su origen documental. La etimología de la palabra archivo viene del griego archerion, que significa lugar donde se guardaban las arcas o también del latín archivum, que era el lugar donde se guardaban los documentos públicos.

# data[].attributes.body
"Etimológicamente la palabra documento proviene del verbo latino “docere”, que significa enseñar, instruir, y que está relacionado gramatical y semánticamente con los verbos “doceo” y “disco”, que podrían traducirse el primero por “enseñar” o “instruir” y el segundo por “enseñar hasta conseguir el éxito”, “aprender”. El latín clásico emplearía el vocablo “documentum” para designar el objeto de la acción de enseñar y, por tanto, de aprender. Este objeto de la acción de enseñar puede ser material o formal. El material alude a lo que se enseña o aprende, y el formal incide en la consecuencia abstracta obtenida de ese elemento físico, tangible o real; y así adquiere los valores de “ejemplo, lección, demostración, prueba” y de “enseñanza, advertencia o aviso”, con connotaciones de carácter moral, jurídico e histórico principalmente"

(Lopez y Galego. (2007), El documento de archivo Un estudio. p13.
http://culturagalega.gal/album/docs/CCG_ig_album_OGB_docdearquivo.pdf)

# data[].attributes.body
¿Qué es un documento?

Se puede decir que un documento es una evidencia que se le da a un texto escrito el cual puede tener diferentes finalidades como: personales, institucionales, jurídicad, etc. donde se presenta algún tipo de información. En una empresa estos documentos se convierten en administrativos, ya que permite la comunicación en las diferentes dependencias de la empresa tanto externas como internas.

Autor: Eliana Echeverri (Febrero 23 del 2016). Que es un documento y clases de documento
URL: https://prezi.com/1yx75padpyfm/que-es-un-documentos-y-clases-de-documentos/

# data[].attributes.body
Autor: Florencia Ucha
Sitio: Definición ABC
Título: Documento
Fecha: Dic. 2008
URL: https://www.definicionabc.com/general/documento.php

"Un documento es la prueba o testimonio material de un hecho o acto que una persona física o jurídica, una institución, asociación, etc., que puede ser de carácter público o privado, realizan como consecuencia del ejercicio de sus actividades y funciones y que podrá ser plasmado en una unidad de información que observe cualquier soporte, papel, cinta, disco magnético, película y fotografía, con el objetivo de preservarlo en el tiempo en caso de necesitarlo para presentarlo como prueba, recuerdo o legado a alguien. Los documentos se clasifican en "documentos primarios, que son aquellos que contienen información original del autor y no han sido sometidos al tratamiento o modificación de otra persona más que su responsable", "documentos secundarios, que serán aquellos que sí recibieron un tratamiento" y los "documentos terciarios, que son aquellos documentos secundarios a los cuales se les aplicó un tratamiento".

# data[].attributes.body
El documento sería, por tanto, el medio (soporte material) por el cual se transmite el mensaje explícito que contiene (a través del espacio y del tiempo). Cabe distinguir entre el mensaje documentario (incluido en el documento) y el documento en sí, que es el medio para la transmisión de este mensaje. En un documento es muy importante tanto el léxico que se maneja, como la información que se brinda

Link: López Gómez, P., & Gallego Domínguez, O. (2007). El documento de archivo Un estudio. http://culturagalega.gal/album/docs/CCG_ig_album_OGB_docdearquivo.pdf

‌

# data[].attributes.body
Pérez, M.
Documento: Concepto Definición.
Fecha: 16 de septiembre del 2021
Url: https://conceptodefinicion.de/documento/

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
El documento es la impresión en algún tipo de papel de la explicación o recopilación de información que da fe pública de un suceso o confirma la realización de una acción. En un archivo puede ir escrito cualquier cosa, desde un relato hasta la historia de un pasado que fue contado. Un archivo básicamente sirve para preservar la idea de lo sucedido en el tiempo, con el fin de ser revisado posteriormente y servir de referencia o parte de una historia.

Qué es documento

Este es un papel que contiene una serie de textos de tipo informativo y que puede ser de utilidad en diferentes ciencias, ramas o situaciones. Ahora, cuando se menciona a un documento oficial, se hace referencia a un testimonio que puede ser tanto digital como físico de un acto que ha sido realizado en base a instituciones, personas jurídicas o naturales, organismos públicos o privados y que, además, se registra en la unidad de información sin importar el tipo de soporte que tenga (documento pdf, cd, correo electrónico, etc).

El sinónimo de documento es "escrito, archivo", la abreviatura de documentos es "doc" y su traducción "document."

A los escritos, además, se los puede clasificar en primarios, que son aquellos que contienen información original del autor y no han sido sometidos al tratamiento o modificación de otra persona más que su responsable y, en secundarios, que serán aquellos que sí recibieron un tratamiento y los terciarios, que son aquellos archivos secundarios a los cuales se les aplicó un tratamiento.

Características de los documentos

Originalmente, la principal característica de un archivo era que su conformación se basaba en la escritura a mano y papel. Para poder escribir, se hacía uso de la tinta, pues era la manera correcta de elaborar un manuscrito.

Gracias a la tecnología, se fueron agregando cada vez más y más características a los archivos, por ejemplo, el hecho de plasmar las escrituras con máquinas de escribir o impresoras en vez de hacerlo a mano.

Los años fueron pasando y se fueron agregando cada vez más materiales capaces de crear archivos de este tipo, por ejemplo, el documento word, el cual se puede elaborar desde una computadora, tablet o teléfono inteligente.

Es importante destacar que existen dos características esenciales en estos escritos, la primera es la de el documento electrónico y la segunda es la de los físicos. Ambos entran en la categoría de documento oficial, pero tienen elementos sumamente diferentes y se van a explicar a continuación.

Documentos digitales

También conocido como documento electrónico, se trata de archivos que pueden tener diferentes formatos y que poseen la capacidad de ser enviados electrónicamente y guardarse en los dispositivos para poder abrirlo cuando sea necesario, incluso se pueden imprimir para que pasen de ser digitales a físicos.

Documentos físicos

Se trata de archivos cuya información está escrita en soportes de papel, acá es indiferente si la escritura fue hecha a mano o con máquina de escribir.

Tipos de documentos

Así como existen características que determinan ciertos elementos en los archivos, también existen ciertas vertientes que individualizan las diferencias entre ellos, esto es catalogado como tipos de archivos y serán explicados a continuación.

Documentos de identificación

Se trata de archivos oficiales que permiten la identificación de las personas, así como su nacionalidad. La mayoría de estos archivos son biométricos y tienen más avances de acuerdo a la tecnología que se les vaya a implementar. Un ejemplo de estos documentos son las cédulas de identidad o los pasaportes.

Documentos legales

Se trata de archivos que tienen la capacidad de comprobar que existe un hecho, por lo que tienen un gran valor, por eso se conocen como oficio documento. Un ejemplo de esta vertiente son las actas de matrimonio o divorcio, acta de nacimiento, fe de vida, etc.

Documentos administrativos

Cuando los órganos administrativos realizan sus funciones de acuerdo su competencia, tienen como resultado ciertos archivos que también tiene soporte legal, por ejemplo, la investigaciones administrativas, despidos, etc.

Documentos científicos

Se trata de los resultados de tipo experimental en la que se plasman los nuevos conocimientos adquiridos por los científicos, además, es catalogado como un informe totalmente original y publicado con la aprobación de una comunidad científica. Un ejemplo de ello son las teorías científicas.

Es un Informe original, escrito y publicado, que plantea y describe resultados experimentales, nuevos conocimientos o experiencias que se basan en hechos conocidos.

Importancia de los documentos

Cuando se trate de instituciones con características de empresas con cientos de archivos corriendo por los pasillos y los correos electrónicos, estos representan una forma de vida fundamental ambientada en la necesidad de comunicarse y enviar datos a través de estas herramientas que, como se indicó anteriormente, se usan con el fin de mantener en el récord de cosas pasadas.

En una empresa es vital el resguardo y cuidado de los archivos que la constituyen, ya que es importante mantener un registro de todo lo que se procesa y calcula en ella por medio de estos documentos.

Un archivo debe seguir una serie de reglas y condiciones que deben ser respetadas por el que lo redacta, entre ellas destacan el uso correcto de una ortografía aceptable, el uso incorrecto de un signo de puntuación podría representar un mal entendido. Debe estar correctamente identificado para saber de qué lugar viene y qué destino lleva.

Los documentos pueden ser manuscritos (escritos a mano), pero en la actualidad con el creciente auge de la tecnología, es común hacer los documentos en computadora, para esto existen completos y sencillos editores que hacen la experiencia de redactar un documento más fácil.

También los documentos necesitan ser transportados a sus respectivos destinos, para esto también hace falta una herramienta a la que se le llama correo, en la actualidad se utiliza más que todo el correo electrónico, que consiste en un envió del documento y otro tipos de archivos por el internet.

Preguntas Frecuentes sobre Documento

Texto Informativo

Folleto

Información

# data[].attributes.attachment_link.title
¿Qué es Documento? " Su Definición y Significado [2021]

# data[].attributes.attachment_link.description
El documento es la impresión en algún tipo de papel de la explicación o recopilación de información que da fe pública de un suceso o confirma la realización de una acción. En un archivo puede ir escrito cualquier cosa, desde un relato hasta la historia de un pasado que fue contado.

# data[].attributes.body
Un documento es la prueba o testimonio material de un hecho o acto que una persona física o jurídica, una institución, asociación, etc., que puede ser de carácter público o privado, realizan como consecuencia del ejercicio de sus actividades y funciones y que podrá ser plasmado en una unidad de información que observe cualquier soporte, papel, cinta, disco magnético, película y fotografía, con el objeto de preservarlo en el tiempo en caso de necesitarlo para presentarlo como prueba, recuerdo o legado a alguien.

Autor: Florencia Ucha | Sitio: Definición ABC | Título:Documento | Fecha: Dic. 2008 |
URL: https://www.definicionabc.com/general/documento.php

# data[].attributes.body
Autor: Florencia Ucha .Sitio: Definición ABC . Título: Documento . Fecha: Dic. 2008 .URL: https://www.definicionabc.com/general/documento.php

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
Un documento es la prueba o testimonio material de un hecho o acto que una persona física o jurídica, una institución, asociación, etc., que puede ser de carácter público o privado, realizan como consecuencia del ejercicio de sus actividades y funciones y que podrá ser plasmado en una unidad de información que observe cualquier soporte, papel, cinta, disco magnético, película y fotografía, con el objeto de preservarlo en el tiempo en caso de necesitarlo para presentarlo como prueba, recuerdo o legado a alguien.

En el caso de las organizaciones e instituciones que realizan un vasto y extenso en el tiempo trabajo, los documentos serán menester de todos los días y de casi todos los integrantes de las mismas, por lo cual demandará que sobre los mismos se realice un trabajo de tipo seriado y pasarán a ser denominados series documentales, entre las que se incluyen: la correspondencia, libros de actas, libros de contabilidad, entre otros.

Un documento está compuesto preeminentemente por información escrita que puede haber sido volcada de puño y letra, o sea, manuscritamente, o bien a través de un proceso mecánico como puede ser el de la máquina de escribir que se usaba masivamente antaño o por la computadora, que es aquel medio mecánico que predomina hoy en día.

En este último caso que comentaba, el de los documentos que se crean a través de un ordenador, convencionalmente se los denomina archivos y una vez que han sido creados por el interesado, gracias a la utilización de un programa de edición de documentos, como puede ser el caso de Word, se les otorgará un nombre y un formato, para luego, guardarlos en la unidad de almacenamiento que se elija y de esta manera dejar mejor organizada la búsqueda en caso que más adelante sea necesario abrirlos para consultarlos o modificarlos.

A los documentos, además, se los puede clasificar en documentos primarios, que son aquellos que contienen información original del autor y no han sido sometidos al tratamiento o modificación de otra persona más que su responsable, en secundarios, que serán aquellos que sí recibieron un tratamiento y los terciarios, que son aquellos documentos secundarios a los cuales se les aplicó un tratamiento.

Autor: Florencia Ucha | Sitio: Definición ABC | Título: Documento | Fecha: Dic. 2008 | URL: https://www.definicionabc.com/general/documento.php

Temas en Documento

# data[].attributes.attachment_link.description
Un documento es la prueba o testimonio material de un hecho o acto que una persona física o jurídica, una institución, asociación, etc., que puede ser de carácter público o privado, realizan como consecuencia del ejercicio de sus actividades y funciones y que podrá ser plasmado en una unidad de información que observe cualquier soporte, papel, cinta, disco magnético, película y fotografía, con el objeto de preservarlo en el tiempo en caso de necesitarlo para presentarlo como prueba, recuerdo o legado a alguien.

# data[].attributes.body
Autor: Mariano García Ruipérez y Juan Carlos Galende Díaz

Titulo: El concepto de documento desde una perspectiva interdisciplinar: de la diplomática a la archivística Fecha: 2003-Ene-01 URL:
https://revistas.ucm.es/index.php/RGID/article/view/RGID0303220007A/9914

# data[].attributes.attachment_link.title
El documento y el documento de archivo «

# data[].attributes.body
¿QUE ES UN DOCUMENTO?
Es el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Autor: Asistentes Administrativos.(2017). QUE ES UN DOCUMENTO.
[Video]. YouTube.

Url: https://www.youtube.com/watch?v=5ClE0xNbvkk&ab_channel=AsistentesAdministrativos

# data[].attributes.body
Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.)

referencia

Briet, S. (1951). Qu'est-ce que la documentation? Paris: Documentaires Industrielles et Techniques.

https://es.wikipedia.org/wiki/Documento

ingrid johanna romero sarmiento

# data[].attributes.body
Editor | Blanca Rodríguez Bravo mbrodb@unileon.es
Contribuciones incorporadas | Rodríguez (26/06/09)
Pérez-Montoro (26/07/09)
Glossarium

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
Un documento es un mensaje emitido con intención comunicativa, potencialmente informativo para el receptor y reutilizable. Un ítem informativo, en definitiva.

En términos generales, podemos afirmar que los documentos siempre se han visto involucrados en la actividad intelectual del ser humano. Desde el principio de la historia del pensamiento, el hombre ha utilizado una serie de objetos o materiales donde poder plasmar y almacenar aquello que pensaba o sentía. Las pinturas rupestres, las tabletas de arcilla mesopotámicas, los muros de los edificios sagrados egipcios, los papiros, los pergaminos o, posteriormente, el papel, son claros ejemplos de ese tipo de objetos o materiales. En la actualidad, con el desarrollo de las tecnologías de la información y la comunicación, se está apostando cada día más por los formatos electrónicos para recoger nuestra producción intelectual.

Para referirnos a todo este tipo de objetos o materiales utilizamos normalmente el término "documento". O, dicho de otra manera, podemos identificar como documento todo aquel soporte donde se represente algún tipo de información. En este sentido, podemos incluir bajo el concepto de documento una hoja de papel escrito, un libro, una fotografía, una cinta de video, un DVD, un archivo creado con un procesador de textos, una base de datos o una página web. Expresándolo en forma de definición: Documento = todo soporte donde se represente información.

Como se desprende de la definición, los documentos se caracterizan por poseer dos dimensiones. Por un lado son algo físico y, por otro, contienen asociado un contenido informativo o información. Veamos, a partir de estas dos dimensiones, la relación con los los conceptos de dato, información y conocimiento.

La relación entre los conceptos de documento y dato parece bien sencilla. Si consideramos que el dato es el soporte físico de la información, el documento debe ser entendido como un conjunto de (un tipo especial de) datos.

Veamos, en cambio, qué ocurre con la relación que mantiene con el concepto de información. Si la información debe entenderse como el contenido semántico del dato derivado de una clave de codificación, el documento aparece como ese objeto material donde se puede representar y materializar información.

Esta representación y materialización permite explicar varias cosas. Por un lado, permite explicar cómo se puede transmitir la información: la información se representa (se asocia) en (a) un documento a partir de un código y su transmisión se produce a partir de la propia transmisión material del documento. Y, por otro lado, permite también dejar claro por qué la conservación y almacenamiento del documento significa también la conservación y almacenamiento de la información que éste contiene. Sólo cabe analizar ese documento bajo la misma clave de codificación (o código) que se utilizó para asociarle ese contenido semántico concreto para poder recupera esa información después del almacenamiento del documento.

Abordemos, por último, la articulación del concepto de documento frente al de conocimiento. El conocimiento debe entenderse como aquellos estados mentales de un individuo construidos a partir de la asimilación de información y que rigen las acciones del propio sujeto. Frente a estos estados mentales, y a partir de su dimensión física y su capacidad de transportar información, el documento juega un papel muy importante: éste aparece como ese objeto material donde se puede representar y materializar esos estados mentales que residen exclusivamente en la cabeza de las personas. Y, al igual que pasaba en el caso de la información, esta representación y materialización

permite explicar la transmisión y el almacenamiento de conocimiento (explícito) a partir de la transmisión y almacenamiento de documentos.

En este sentido, por un lado, el conocimiento residente en la cabeza de un individuo se representa (se plasma) en un documento a partir de un código y su transmisión se produce a partir de la propia transmisión material del documento. Cuando un segundo individuo es capaz de obtener la información asociada a ese documento transmitido y formar un nuevo estado mental a partir de la misma, podemos afirmar que se ha producido la transmisión de ese conocimiento. Y, por otro lado, a partir del mismo mecanismo, la conservación y almacenamiento del documento que se obtiene como fruto de la representación de un conocimiento concreto permite también la conservación y almacenamiento de ese conocimiento. Sólo cabe analizar ese documento bajo la misma clave de codificación (o código) que se utilizó en la representación de esos estados mentales para poder recuperar la información asociada y crear nuevos estados mentales en otros individuos después del almacenamiento del documento ( análisis del contenido documental). De esta manera ese conocimiento puede ser recuperado por cualquiera que lo necesite en el momento adecuado.

En esta misma línea, para concluir este breve esbozo, es importante señalar también una cosa más que puede contribuir a aclarar todo este escenario conceptual. No debemos olvidar que, en ciertas ocasiones y en términos coloquiales, solemos clasificar como información o conocimiento un dato concreto. En el contexto de las organizaciones, solemos utilizar también las expresiones "conocimiento" e "información" para referirnos a las representaciones físicas de esos estados mentales o de esos contenidos informativos, para referirnos a los documentos (en cualquiera de sus soportes (papel, electrónico, óptico, magnético, etc.) que utilizamos para representar y difundir ese conocimiento o esa información. Así, por ejemplo, si un documento (un dato, un acaecimiento físico) transporta cierta información o se ha obtenido como fruto de la representación de un conocimiento que posee un sujeto, en un sentido lato, solemos decir también que ese documento es, respectivamente, información o conocimiento.

RODRÍGUEZ BRAVO, B. (2002). El documento: entre la tradición y la renovación. Gijón: Trea

PÉREZ-MONTORO GUTIÉRREZ, Mario (2008). Gestión del Conocimiento en las Organizaciones. Gijón: Trea.

PÉREZ-MONTORO GUTIÉRREZ, Mario (2008). "La Información en las organizaciones". En DÍAZ NAFRÍA, J. M. y SALTO ALEMANY, F. (eds.) (2008). ¿Qué es información?. León: Instituto Nacional de Tecnologías de la Comunicación (INTECO).

PÉREZ-MONTORO GUTIÉRREZ, Mario (2006). "Gestión del Conocimiento, gestión documental y gestión de contenidos". En TRAMULLAS, Jesús (Coord.) (2006). Tendencias en documentación digital. Gijón: Ediciones Trea, págs. 110-133.

PÉREZ-MONTORO GUTIÉRREZ, Mario (2005). "Sistemas de gestión de contenidos en la gestión del conocimiento". [En línea]. En BiD: textos universitaris de Biblioteconomia i Documentació, juny, núm. 14, 2005. <http://www2.ub.es/bid/consulta_articulos.php?fichero=14monto2.htm> [Consulta: 18 julio 2005].

PÉREZ-MONTORO GUTIÉRREZ, Mario (2003). "El documento como dato, conocimiento e información". [En línea]. En Tradumática, núm. 2, 2003. <http://www.fti.uab.es/tradumática/revista> [Consulta: 30 dic. 2003].

Pérez-Montoro Gutiérrez, Mario (ed.), Rodríguez Bravo, Blanca y Golkhosravi, Mehrad (2010). "Documento". Díaz Nafría, José María; Pérez-Montoro, Mario y Salto Alemany, Francisco (eds.) (2010). Glosario de conceptos, metaforas, teorías y problemas en torno a la información . Leon: Universidad de León.

Cuando se introduzca una nueva entrada copiar este párrafo y las siguientes líneas y pegarlas al final de la columna. A continuación, borrar el párrafo azul superior y sustituir los campos ' Nueva entrada. nombre', 'fecha' y 'texto'.

En términos generales, podemos afirmar que los documentos siempre se han visto involucrados en la actividad intelectual del ser humano. Desde el principio de la historia del pensamiento, el hombre ha utilizado una serie de objetos o materiales donde poder plasmar y almacenar aquello que pensaba o sentía. Las pinturas rupestres, las tabletas de arcilla mesopotámicas, los muros de los edificios sagrados egipcios, los papiros, los pergaminos o, posteriormente, el papel, son claros ejemplos de ese tipo de objetos o materiales. En la actualidad, con el desarrollo de las tecnologías de la información y la comunicación, se está apostando cada día más por los formatos electrónicos para recoger nuestra producción intelectual.

Para referirnos a todo este tipo de objetos o materiales utilizamos normalmente el término "documento". O, dicho de otra manera, podemos identificar como documento todo aquel soporte donde se represente algún tipo de información. En este sentido, podemos incluir bajo el concepto de documento una hoja de papel escrito, un libro, una fotografía, una cinta de video, un DVD, un archivo creado con un procesador de textos, una base de datos o una página web. Expresándolo en forma de definición: Documento = todo soporte donde se represente información.

Como se desprende de la definición, los documentos se caracterizan por poseer dos dimensiones. Por un lado son algo físico y, por otro, contienen asociado un contenido informativo o información. Veamos, a partir de estas dos dimensiones, la relación con los los conceptos de dato, información y conocimiento.

La relación entre los conceptos de documento y dato parece bien sencilla. Si consideramos que el dato es el soporte físico de la información, el documento debe ser entendido como un conjunto de (un tipo especial de) datos.

Veamos, en cambio, qué ocurre con la relación que mantiene con el concepto de información. Si la información debe entenderse como el contenido semántico del dato derivado de una clave de codificación, el documento aparece como ese objeto material donde se puede representar y materializar información.

Esta representación y materialización permite explicar varias cosas. Por un lado, permite explicar cómo se puede transmitir la información: la información se representa (se asocia) en (a) un documento a partir de un código y su transmisión se produce a partir de la propia transmisión material del documento. Y, por otro lado, permite también dejar claro por qué la conservación y almacenamiento del documento significa también la conservación y almacenamiento de la información que éste contiene. Sólo cabe analizar ese documento bajo la misma clave de codificación (o código) que se utilizó para asociarle ese contenido semántico concreto para poder recupera esa información después del almacenamiento del documento.

Abordemos, por último, la articulación del concepto de documento frente al de conocimiento. El conocimiento debe entenderse como aquellos estados mentales de un individuo construidos a partir de la asimilación de información y que rigen las acciones del propio sujeto. Frente a estos estados mentales, y a partir de su dimensión física y su capacidad de transportar información, el documento juega un papel muy importante: éste aparece como ese objeto material donde se puede representar y materializar esos estados mentales que residen exclusivamente en la cabeza de las personas. Y, al igual que pasaba en el caso de la información, esta representación y materialización permite explicar la transmisión y el almacenamiento de conocimiento (explícito) a partir de la transmisión y almacenamiento de documentos.

En este sentido, por un lado, el conocimiento residente en la cabeza de un individuo se representa (se plasma) en un documento a partir de un código y su transmisión se produce a partir de la propia transmisión material del documento. Cuando un segundo individuo es capaz de obtener la información asociada a ese documento transmitido y formar un nuevo estado mental a partir de la misma, podemos afirmar que se ha producido la transmisión de ese conocimiento. Y, por otro lado, a partir del mismo mecanismo, la conservación y almacenamiento del documento que se obtiene como fruto de la representación de un conocimiento concreto permite también la conservación y almacenamiento de ese conocimiento. Sólo cabe analizar ese documento bajo la misma clave de codificación (o código) que se utilizó en la representación de esos estados mentales para poder recuperar la información asociada y crear nuevos estados mentales en otros individuos después del almacenamiento del documento. De esta manera ese conocimiento puede ser recuperado por cualquiera que lo necesite en el momento adecuado.

En esta misma línea, para concluir este breve esbozo, es importante señalar también una cosa más que puede contribuir a aclarar todo este escenario conceptual. No debemos olvidar que, en ciertas ocasiones y en términos coloquiales, solemos clasificar como información o conocimiento un dato concreto. En el contexto de las organizaciones, solemos utilizar también las expresiones "conocimiento" e "información" para referirnos a las representaciones físicas de esos estados mentales o de esos contenidos informativos, para referirnos a los documentos (en cualquiera de sus soportes (papel, electrónico, óptico, magnético, etc.)) que utilizamos para representar y difundir ese conocimiento o esa información. Así, por ejemplo, si un documento (un dato, un acaecimiento físico) transporta cierta información o se ha obtenido como fruto de la representación de un conocimiento que posee un sujeto, en un sentido lato, solemos decir también que ese documento es, respectivamente, información o conocimiento.

Referencias:

Pérez-Montoro Gutiérrez, Mario (2008). Gestión del Conocimiento en las Organizaciones. Gijón: Trea.

Pérez-Montoro Gutiérrez, Mario (2008). "La Información en las organizaciones". En Díaz Nafría, J. M. y Salto Alemany, F. (eds.) (2008). ¿Qué es información?. León: Instituto Nacional de Tecnologías de la Comunicación (INTECO).

Pérez-Montoro Gutiérrez, Mario (2006). "Gestión del Conocimiento, gestión documental y gestión de contenidos". En Tramullas, Jesús (Coord.) (2006). Tendencias en documentación digital. Gijón: Ediciones Trea, págs. 110-133.

Pérez-Montoro Gutiérrez, Mario (2005). "Sistemas de gestión de contenidos en la gestión del conocimiento". [En línea]. En BiD: textos universitaris de Biblioteconomia i Documentació, juny, núm. 14, 2005. <http://www2.ub.es/bid/consulta_articulos.php?fichero=14monto2.htm> [Consulta: 18 julio 2005].

Pérez-Montoro Gutiérrez, Mario (2003). "El documento como dato, conocimiento e información". [En línea]. En Tradumática, núm. 2, 2003. <http://www.fti.uab.es/tradumática/revista> [Consulta: 30 dic. 2003].

# data[].attributes.attachment_link.description
Un documento es un mensaje emitido con intención comunicativa, potencialmente informativo para el receptor y reutilizable. Un ítem informativo, en definitiva. En términos generales, podemos afirmar que los documentos siempre se han visto involucrados en la actividad intelectual del ser humano.

# data[].attributes.body
Autor: Didáctica empresarial
Sitio: YouTube
Titulo: Qué es un documento

Fecha: 30 julio 2020

Url: https://www.youtube.com/watch?v=N5s9y9ooeKA&t=1s

# data[].attributes.body
Información creada o recibida, conservada como información, en ciertos casos de prueba o evidencia, ya sea por una organización o individuo, en desarrollo de la función de sus actividades, en cualquiera de los medios utilizados.

Referencias

· Qué es un documento. (2020, 30 julio). YouTube. https://www.youtube.com/watch?v=N5s9y9ooeKA

Nancy Vanessa Ramírez Patiño

# data[].attributes.body
¿QUE ES UN DOCUMENTO?

Es decir, un documento es una evidencia sobre un acontecimiento o situación. Puede tratarse de un texto redactado en un papel (u otro soporte material como el cartón) o un archivo guardado en un soporte electrónico.

REFERENCIA

Westreicher, G. (2020, 7 agosto). Documento. Economipedia. https://economipedia.com/definiciones/documento.html

Franci Tatiana Neira Castellanos

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
Es decir, un documento es un evidencia sobre un acontecimiento o situación. Puede tratarse de un texto redactado en un papel (u otro soporte material como el cartón) o un archivo guardado en un soporte electrónico.

Un documento puede servir para dejar constancia de un hecho relevante. Por ejemplo, si una persona finaliza sus estudios universitarios puede solicitar a la entidad educativa un escrito con todas las materias cursadas y las notas conseguidas.

Asimismo, un documento puede ser el resultado de un trabajo. Por ejemplo, si un investigador realiza un estudio sobre el posible impacto de la contaminación en la economía mundial, eso se plasmará en un texto. Este sería un documento académico.

En el ámbito más cotidiano, todas las personas, cuando realizamos trámites antes las autoridades, utilizamos documentos para sustentar los hechos que queremos demostrar. El más común es el documento de identidad, donde se pueden visualizar todos los datos personales del individuo como nombre, apellidos, edad, sexo y domicilio.

El objetivo de crear un documento es dejar testimonio de la materia de interés, pudiendo entonces preservarse en el tiempo.

Cabe destacar además que la tecnología nos permite guardar y compartir gran cantidad de información contenida en documentos digitales. Esto, utilizando el correo electrónico, un pendrive o incluso la nube.

Los documentos pueden clasificarse bajo diferentes criterios. Por ejemplo, según la fuente, pueden dividirse en los siguientes:

Primarios: Son aquellos que contienen la información original del autor. Por ejemplo, una tesis publicada por una universidad sobre un tema nunca antes estudiado.

Secundarios: Son aquellos que han sido de algún modo modificados. Por ejemplo, volviendo al tema de la tesis, puede tratarse de un resumen hecho de la misma.

Terciarios: Son los que resultan del tratamiento de los documentos secundarios. Por ejemplo, un artículo periodístico en base al resumen de la tesis que ya mencionamos.

Asimismo, según el tipo de entidad que los emite pueden ser:

Públicos: Aquellos emitidos por las entidades del sector público (Administración Pública).

Privados: Están reconocidos por las partes interesadas, pero no ante las autoridades.

Debemos tener en cuenta, además, que ciertos documentos deben ser legalizados para tener validez antes las autoridades. Nos referimos, por ejemplo, a un testamento o un contrato. De ese modo, si existe incumplimiento por parte de alguno de los contratantes, el afectado puede proceder a reclamo ante las entidades de justicia.

# data[].attributes.attachment_link.description
Un documento es la constancia escrita, ya sea de forma física o virtual, que plasma las características de un hecho o circunstancia. Es decir, un documento es un evidencia sobre un acontecimiento o situación.

# data[].attributes.body
¿Qué es un documento?
Un contenedor de información, es decir, aquello que se hace posible organizar, presentar y gestionar información relativa a un hecho, una persona o una temática determinada.

Autor: Michael Buckland
Referencia: https://www.monografias.com/trabajos92/gestion-documentos/gestion-documentos.shtml
Hecho por: Odalis García Payo

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
INTRODUCCIÓN La Gestión de Documentos potencia todas las áreas de la organización para utilizar más eficazmente la información basada en documentos, a la vez que permite una mejor localización y recuperación de los mismos. Cuando hablamos de gestión documental nos estamos refiriendo a la aplicación de la tecnología y también de los procedimientos que van a permitir la gestión y la unificación de la información que es generada por la organización 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 1

Beneficios de la gestión documental: Permite establecer un espacio que es compartido entre la empresa y el cliente. Incrementa considerablemente el valor informativo de la empresa. Evita que se dupliquen las tareas como también los tiempos que se tarda en la búsqueda de la información interna de la organización. También incrementa la calidad de servicio y la productividad dentro de la empresa. 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 2

Gestión documental En la definición más simple y más auténtica del término, es un sistema utilizado para gestionar documentos, cualquiera sea el formato en que se encuentren sistematizados 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 3

Documento Según el concepto de Michael Buckland: Un contenedor de información, es decir, aquello que hace posible organizar, presentar y gestionar información relativa a un hecho, una persona o una temática determinada. 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 4

Documento Según la NC- ISO 9000:2005, 3.7.2: Es información ( datos que poseen significado) y su medio de soporte, ejemplo Registro (3.7.6), especificación (3.7.3), procedimiento documentado, plano, informe, norma. 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 5

Documento NOTA 1: El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. NOTA 2: Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan " documentación". NOTA 3: Algunos requisitos (3.1.2) (por ejemplo, el requisito de ser legible) están relacionados con todos los tipos de documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para las especificaciones (por ejemplo, el requisito de estar controlado por revisiones) y los registros (por ejemplo, el requisito de ser recuperable). 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 6

Antecedentes Herramientas manuales básicas: Libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 7

Antecedentes En los años 60 del siglo XX Se crean programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogación leíble por computador. Bases de datos, procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y archiveros 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 8

Sistemas de Gestión Empresarial SubDocumentación 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 9

Sistemas de Gestión Empresarial Sistema de gestión de la calidad, conforme a lo establecido en la norma NC ISO 9001: 2008. Sistema de gestión para la competencia de los laboratorios de calibración, conforme a lo establecido en la norma NC ISO IEC 17025: 2005. Sistema de gestión para la competencia de los órganos de inspección, conforme a lo establecido en la norma NC ISO IEC 17020: 1999 Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, conforme a lo establecido en la norma NC 18001: 2005. Sistema de gestión integrado para la competencia del capital Humano, conforme a lo establecido en la norma NC 3001: 2005 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 10

Sistemas de Gestión Empresarial Sistema de gestión ambiental, conforme a lo establecido en la norma NC ISO 14001: 2004. Sistema control interno conforme a lo establecido en la resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios. Manual para la Dirección y Organización Técnica de la Producto (en el MINBAS). Perfeccionamiento Empresarial conforme a lo establecido en Decreto- Ley 252 del Consejo de Estado Sobre la continuidad y fortalecimiento del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial Cubano. Decreto-Ley 281 del Consejo de Ministro Reglamento para la implantación y consolidación del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial Estatal Sistema de gestión energético, conforme a lo establecido en la norma NC ISO 50001: 2011 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 11

Normativa 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 12

Reglas para la Elaboración Primera regla: Realismo Segunda regla: Evitar el exceso de detalle Tercera regla: Usar gráficos y diagramas de flujo Cuarta regla: Usar referencias a otros documentos Quinta regla: Utilizar modelos cuando sea apropiado Sexta regla: Aprovechar la documentación ya existente 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 13

NC ISO 9001: 2008 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 14 4 FORMULARIOS Y REGISTROS FORMULARIOS EN BLANCO FORMULARIOS CON INFORMACIÓN (REGISTROS) POLÍTICA DE CALIDAD IMPLEMENTACIÓN DE LAS POLÍTICAS ( FUNCIONES OPERATIVAS) APLICACIÓN DE LAS FUNCIONES OPERATIVAS TRIANGULO DE DOCUMENTACIÓN EN UN SISTEMA DE CALIDAD BASADO EN NORMAS ISO 9000 DOCUMENTACIÓN REVISABLE 1 MANUAL 2 PROCEDIMIENTOS 3 INSTRUCCIONES DE TRABAJO

NC ISO 9001: 2008 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 15 4.2.1 Generalidades " EXTENSIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN " Tamaño de la organización Tipo de actividades Complejidad de los procesos Interacción de los procesos Competencia del personal

Errores Frecuentes Subestimar la importancia del compromiso de la alta dirección El manual interminable Asignar equivocadamente la responsabilidad del proyecto Permitir que la participación degenere en el caos Copiar impunemente lo que han hecho otras empresas 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 16

Errores Frecuentes La verborrea inútil Sucumbir ante la "calidad - ficción" Exagerar el volumen de la documentación Los circuitos de aprobación y distribución Dejar toda la tarea en manos de un asesor 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 17

Etapas de la Gestión Documental SubDocumentación 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 18

Etapas identificadas 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 19

1. Determinación de las necesidades de documentación Objetivo: Determinar los tipos de documentos que deben existir en la organización para garantizar que los procesos se lleven a cabo bajo condiciones controladas. Tareas: 1. Estudiar las Normas que rigen los Sistemas de Gestión aplicados en la organización. 2. Estudiar regulaciones específicas del sector. 3. Determinar los tipos de documentos que deben existir 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 20

Tipos de documentos Así tenemos que usualmente las organizaciones tendrán que contar con: Carpeta Legal Manuales de Procedimientos Procedimientos generales y específicos Plan de Prevención Expediente de Acciones de Control Registros Además podrán existir otros documentos como: Planes de inspección y ensayo. Expedientes maestros de los productos Informes Planos Dibujos, esquemas Etiquetas Certificados Prospectos Reglamentos Facturas Tarjetas de almacenamiento Modelos Instrucciones 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 21

2. Diagnóstico de la situación de la documentación Objetivo: Conocer la situación de la documentación en la organización comparando lo que existe con las necesidades determinadas en la etapa anterior Tareas: 1. Elaborar la guía para el diagnóstico 2. Ejecutar el diagnóstico 3. Elaborar y presentar el informe de diagnóstico 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 22

3. Diseño del sistema documental Objetivo: Establecer todos los elementos generales necesarios para la elaboración del Sistema Documental. Tareas: 1. Definir la jerarquía de la documentación. 2. Definir autoridad y responsabilidad para la elaboración de la documentación a cada nivel. 3. Definir estructura y formato del Manual. 4. Determinar los procesos de la documentación. 5. Establecer el flujo de la documentación. 6. Confeccionar el Plan de elaboración de doc. 7. Planificar la capacitación del personal implicado 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 23

Determinar los procesos de la documentación 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 24 Gestión de la documentación técnica Utilización de la documentación

Planificación de la elaboración Entradas: información sobre la necesidad de documentación y la posibilidad real de satisfacer esta necesidad. Salidas: Plan de elaboración de documentos Procesos unitarios: 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 25 (Gp:) Determinación de las necesidades de documentación (Gp:) Asignación de responsabilidades y recursos (Gp:) Determinación de prioridades (Gp:) Elaboración y aprobación del Plan

Elaboración Entradas: Plan de elaboración de documentos Salidas: Proyecto de documento 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 26 (Gp:) Búsqueda de información actualizada (Gp:) Confección del draff del documento (Gp:) Revisión y corrección por el elaborador

Revisión Entradas: Proyecto de documento Salidas: Proyecto de documento corregido y listo para aprobar 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 27 (Gp:) Recepción del draff por la persona designada (Gp:) Revisión e información de los resultados al elaborador (Gp:) Acuerdo entre el elaborador y el que revisa (Gp:) Corrección del draff de documento

Aprobación Entradas: Proyecto de documento revisado Salidas: Documento aprobado 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 28 (Gp:) Revisión del draff por la persona designada (Gp:) Revisión final y comunicación de los resultados al elaborador

Identificación Entradas: Documento aprobado. Salidas: Documento identificado con un código. 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 29 (Gp:) Recepción del documento (Gp:) Asignación del código (Gp:) Registro del código asignado

Reproducción Entradas: Documento aprobado e identificado. Salidas: Documento reproducido en el número de copias necesarias. 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 30 (Gp:) Recepción del documento (Gp:) Determinación del número de copias necesarias (Gp:) Reproducción del documento (Gp:) Colocación de las firmas y cuños pertinentes Registro de reproducción

Distribución Entradas: Documento a distribuir. Salidas: Documento distribuido en las áreas. 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 31 (Gp:) Recepción del documento (Gp:) Entrega del documento a las personas autorizadas (Gp:) Registro de entrega

Archivo Entradas: Documento a archivar. Salidas: Documento archivado. 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 32 (Gp:) Recepción del documento (Gp:) Colocación en el archivo (Gp:) Actualización del índice de archivo

Comprobación Entradas: Documento vigente. Salidas: Documento comprobado. 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 33 (Gp:) Revisión del documento vigente (Gp:) Comprobación de la adecuación del documento (Gp:) Decisión sobre modificar, derogar o mantener vigente

Modificación Entradas: Documento vigente. Salidas: Documento modificado. 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 34 (Gp:) Recepción de la solicitud de modificación (Gp:) Aprobación de la solicitud por personal competente (Gp:) Ejecución de la modificación

Derogación Entradas: Documento obsoleto. Salidas: Documento derogado y/o destruido. 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 35 (Gp:) Recepción del documento obsoleto (Gp:) Archivo de una copia en archivo histórico (Gp:) Destrucción del documento derogado (Gp:) Actualización del registro de Control de Documentos

Consulta Entradas: Solicitud de consulta. Salidas: Documento devuelto al archivo. 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 36 (Gp:) Solicitud de consulta (Gp:) Aprobación de la solicitud (Gp:) Recuperación del documento (Gp:) Consulta (Gp:) Devolución

Liberación (para los registros) Entradas: Registros llenos. Salidas: Registros revisados. 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 37 (Gp:) Recepción del registro lleno (Gp:) Comprobación de los datos y revisión (Gp:) Solución de los problemas detectados (Gp:) Emisión de notificación de liberación

4. Elaboración de la documentación. Objetivo: Elaborar, revisar y aprobar todos los documentos a cada nivel. Tareas: 1. Capacitar al personal implicado. 2. Elaborar los procedimientos generales. 3. Elaborar Manuales 4. Elaborar otros documento según Plan. 5. Revisar y aprobar todos los documentos 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 38

Implantación del Sistema Documental Objetivo: Poner en práctica lo establecido en los documentos elaborados. Tareas: Definir el cronograma de implantación. Distribuir la documentación a todos los implicados Determinar las necesidades de capacitación y actualizar el plan de capacitación Poner en práctica lo establecido en los documentos. Recopilar evidencia documentada de lo anterior 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 39

Mantenimiento y mejora Objetivo: Mantener la adecuación del sistema a las necesidades de la organización a través de la mejora continua. Tareas: Realizar auditorías internas para identificar oportunidades de mejora. Implementar acciones correctivas y preventivas tendientes a eliminar no conformidades en la documentación. 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 40

Estructura de los Procedimientos Generales según NC ISO 10013 25/03/2012 Dirección de Certificación Industrial 41

# data[].attributes.attachment_link.description
INTRODUCCIÓN La Gestión de Documentos potencia todas las áreas de la organización para utilizar más eficazmente la información basada en documentos, a la vez que permite una mejor localización y recuperación de los mismos.