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Questions - Par rapport au défi identifié

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Questions - Par rapport au défi identifié

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1- Qu'est-ce qui a été mis en place, les stratégies adoptées ?
Accueil à l'entrée principale pour orientation.
Ordinateur portable pour télétravail.
Mesures de distanciation sanitaires.
Téléphone cellulaire, textos, courriels pour joindre les usagers: flexibilité dans les horaires de service.
Programme de prêts d'ordinateurs aux familles dans le besoin.
Tenue de kiosques d'information dans les quartiers, distribution de masques (aller à la rencontre des gens pour éviter qu'ils se déplacent).
Distribution d'aide alimentaire: groupes spéciaux pour pallier aux besoins.
Aide aux démarches en ligne pour accès à la PCU (les agentes accompagnent les usagers par téléphone)
Réseaux sociaux : capsules vidéos d'information, infolettres Facebook mis à jour en continue pour informer sur l'offre de services.
Réorganisation du travail des collègues, délégation des tâches, adaptation et travail d'équipe pour répondre aux besoins des usagers

2- Qu'est-ce qui reste comme obstacle ?
Les usagers ont pris l'habitude de joindre les agentes en dehors des horaires de service - le retour à la normale est progressif
Les usagers n'ont pas tous le même niveau de connaissances technologiques (utilisation de vidéoconférence, logiciels spéciaux, remplissage de formulaires)
Les usagers n'ont pas tous les mêmes accès aux moyens technologiques.
Rassurer les gens sur les services offerts par notre organisme et accès aux services gouvernementaux, les conditions de crise,
La barrière de la langue

3- Quelles seraient les nouvelles pistes de solution ?
Webinaires, Zoom et vidéoconférences avec les usagers.
Offrir des formations pour augmenter les compétences technologiques de base des usagers.
Apprendre à se connaitre entre collègues pour savoir qui parle telle langue, qui peut répondre à telle question.
Augmenter le service à domicile
Augmenter les interventions par téléphone

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1- La plus réaliste pour l'organisation ?
Augmenter les interventions par téléphone
Kiosques mobiles
Augmentation du contenu sur les réseaux sociaux (plusieurs langues)
2- La plus prometteuse pour les usagers ?
Formations pour les usagers (littératie techno)
Augmenter les interventions et l'information de référence par téléphone (ça évite les déplacements inutiles)
Kiosques et équipes mobiles pour contact avec les familles nouvellement arrivées
Augmentation du contenu sur les réseaux sociaux (plusieurs langues)

3- La plus stimulantes pour l'équipe?
Augmenter les contacts entre collègues (par vidéoconférence et chat, outils de collaboration en ligne)
Kiosques dans les quartiers (extérieurs) : augmente les contacts humains (sécuritaires) avec les usagers et plus en lien avec les conditions de vie des usagers

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Que devons-nous améliorer dans nos façons de faire et quelles compétences doit-on développer pour contribuer à ces solutions ?

Idée de kiosques d'info: former les employés à parler de nos services en détail (pour éviter la distribution de flyers/dépliants pour des raisons sanitaires)

Augmenter/former les connaissances de chacun pour que chaque employé sache ce que font les autres

Expliquer son travail en 180 secondes

S'adapter aux niveaux de compétences technologiques des usagers, et trouver des solutions aux obstacle d'accès des usagers

Autres:
Solutions et formations technologiques qui favorisent le contact entre collègues et avec nos usagers
Formations en langues pour mieux communiquer avec les usagers.
Formations pour amélioration l'organisation et la mobilisation des

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Questions - Par rapport au défi identifié

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Questions - Par rapport au défi identifié

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1- Qu'est-ce qui a été mis en place, les stratégies adoptées ?
L'activité physique
1.a) Fermer le cellulaire à la fin de la journée
1.b) Rassurer/écouter/expliquer aux parents
1.c) S'efforcer de ne pas dépasser l'horaire de travail
1.d) Partage de l’ordinateur. Partager le temps, partage des tâches (quand on est libre et quand on est en mode parent).
1.e) Être à jour (nouvelles écoles, nouvelles Gvt, procédures, etc.)
1.f) Aménager un endroit de travail
1.g) Garder un horaire stable comme avant (structure du temps).

2- Qu'est-ce qui reste comme obstacle ?
2.a) Gérer l'énergie, le bruit des enfants jeunes.
2.b) Les besoins des autres dans la familles (ex: un seul parent qui doit gérer tout).
2.c) Confusion de ce qui est permis ou pas (Activité autonome VS sociale).
2.d) Facteur de Stress, peur, incertitude.
2.e) Être conscient et soucieux de la stimulation cognitive et scolaire des enfants
2.f) Manque d'activité physique

3- Quelles seraient les nouvelles pistes de solution ?
3.a) Préparer un routine (anticiper à l'avance, les repas, etc.
3.b) Horaire de partage (Structure travail, conciliation travail-famille).
3.c) Mettre dans l'horaire une activité physique
3.d) Mieux doser les informations et en être critique (Pour la santé mentale).
4.e) Attitude plus compréhensive. Être empathique envers les autres sur leurs différentes perceptions sur la période de crise.
4.f) Programme PAE. (Aide aux employés).
4.g) Trouver un équilibre: faire preuve d'initiative pour garder un lien sociale et ne pas se culpabiliser si nous n'avons pas eu de contact avec certaines personnes avec lesquelles nous étions proches avant le confinement.

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1- La plus réaliste pour l'organisation ?

2- La plus prometteuse pour les usagers ?

3- La plus stimulantes pour l'équipe?

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Que devons-nous améliorer dans nos façons de faire et quelles compétences doit-on développer pour contribuer à ces solutions ?

-Organisation du temps
-Avoir de l'initiative pour déborder les limites de la vie sociale. Oser sortir du cadre.
-Rester positif (méditation, l'écoute de soi, se recentrer,
-Discipline: Maintenir/Adopter les bonnes habitudes de vie (nutrition, temps devant l'écran, sommeil.
-Prendre conscience des petites choses de la vie qu'on prenait pour acquis (la famille, le travail, santé physique et mentale).
- Adapter les attentes

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1- La plus réaliste pour l'organisation ?
- Avoir quelqu'un pour soutenir Constant

2- La plus prometteuse pour les usagers ?
Donner la formation de base aux usagers, surtout les étudiants de la francisation (ceux a temps complet)

3- La plus stimulantes pour l'équipe?
Être toujours a jours
La motivation

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Questions - Par rapport au défi identifié

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Questions - Par rapport au défi identifié

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1- Qu'est-ce qui a été mis en place, les stratégies adoptées ?
Fournir le matériel nécessaire a toute l'équipe de travail (Achat d'ordinateurs, téléphones, configuration et accès VPN, soutien à distance).
- Adaptation aux nouvelles réalités,
- Gestion des priorités
- Gestion du stress

2- Qu'est-ce qui reste comme obstacle ?
- Défis liés au travail à distance
- Au cas ou on devrait a nouveau confiner, nous n'avons pas en stock assez d'ordinateurs à allouer a tous les utilisateurs. Il faudra alors faire d'autres achats afin de fournir le matériel à tout le monde

3- Quelles seraient les nouvelles pistes de solution ?
- Être proactif
- Avoir l'esprit ouvert pour apprendre
- Continuer à faire les formations  pour être toujours à jour
- A voir quelqu'un pour accompagner l'informaticien dans ses taches (stagiaire ....)

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1- La plus réaliste pour l'organisation ?
- Inclure le télétravail dans la culture organisationnelle

2- La plus prometteuse pour les usagers ?
- Maintenir des services efficaces même à distance
3- La plus stimulantes pour l'équipe?

- Apprentissage et adaption à la technologie

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Que devons-nous améliorer dans nos façons de faire et quelles compétences doit-on développer pour contribuer à ces solutions ?

- Être ouvert à apprendre.
- Renforcer son autonomie et son habileté avec la technologie.
- La disponibilité en tout temps d'un soutien en cas de besoin.

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Que devons-nous améliorer dans nos façons de faire et quelles compétences doit-on développer pour contribuer à ces solutions ?

- Bonifier la communication organisationnelle
- Veiller à la santé mentale de tout le monde
- Maintenir des formations pour accompagner les changements
- Besoin d'écoute entre les employés
- Créer un espace de partage
- Développer un service accessible même à distance pour les usagers (ex: les impressions des documents à envoyer aux gouvernememts, permis de travail)
- Prévoir un plan s'il y avait un reconfinement

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Questions - Par rapport au défi identifié

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Questions - Par rapport au défi identifié

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1- Qu'est-ce qui a été mis en place, les stratégies adoptées ?
- Méthode  du télétravail, comment l'améliorer
- Discipline scolaire pour s'adapter
- Apprentissage par l'autonomie
- Gestion des émotions
- Plan d'urgence mise en place par la direction
- Anticipation (achat d'ordinateurs pour travailler à distance)
- Mise en place d'un comité d'urgence
-Accélération de la migration Teams
- Communication accrue sur les différentes plateformes
- Mobilisation de l'équipe
- Adapter des stratégies de gestion de crise

2- Qu'est-ce qui reste comme obstacle ?
- Perception de distance
- Concilier travail + famille à la maison
- Condition de travail (manque de confort, gestion du temps à la maison)
3- Quelles seraient les nouvelles pistes de solution ?
- Inclure le télétravail dans la culture organisationnelle
- Augmenter les échanges dans l'équipe pour chercher ensemble les solutions
- Favoriser un apprentissage personnalisé selon les employés
- Maintenir un cadre de fonctionnement au bureau comme à la maison
- Sensibiliser la famille aux changements