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7  GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO PMBOK 6

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El coste depende de varios factores: las licencias, el alojamiento, la cantidad de funcionalidades, el proveedor, y hasta se distribuye de manera diferente dependiendo de si se compra o si se “alquila”. Las funcionalidades también suponen una buena parte del coste de la implementación de este sistema. Para reducir gastos, hay que tener en cuenta qué funcionalidades son las que realmente requiere. Por ejemplo, es posible que una empresa necesite una herramienta de gestión calidad, pero, sin embargo, no requiera que el sistema esté disponible en varios idiomas o para diferentes divisas.

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Costes de un sistema de gestión de proyectos

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Costes de un sistema de gestión de proyectos

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Estas metodologías son: PRINCE2 y PRISM. La primera:

PRINCE2 (Projects In Controlled Environments o Proyectos en Ambientes Controlados, en español) administra proyectos y se caracteriza por un enfoque de planificación basado en productos.

La metodología PRISM (Projects Integrating Sustainable Methods o Proyectos Integración de métodos sostenibles en español) tiene como objetivo gestionar el cambio a la vez que incorpora sostenibilidad ambiental en sus procesos.

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En esta categoría, las metodologías están dirigidas hacia las áreas de gestión de procesos de negocio, Las metodologías dentro de esta categoría son:

Lean manufacturing (centrado en la simplificación y reducción de los desperdicios).

Six Sigma (basada en estadísticas para mejorar la calidad de un proceso al medir los defectos o errores presentes y reducirlo hasta que esté lo más cerca posible a cero).

Lean Six Sigma (combina el enfoque minimalista de Lean -“sin desperdicio» y la mejora de la calidad de Six Sigma «cero defectos»).

Process-Based Project Management o gestión de proyectos basado en procesos (alinea todos los objetivos del proyecto con la misión y los valores corporativos de una empresa).

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Se basan en etapas secuenciales en las que se tiene que terminar una fase antes de pasar a la siguiente, Este tipo de desarrollo tiene la ventaja de que permite un control de cada fase por parte de todos los responsables y sus superiores. Sin embargo, esto provoca que los proyectos sean muy ‘estáticos’, es decir, que si se necesita cambiar cualquier cosa dentro del proyecto, haya que volver al inicio, y comenzar otra vez casi desde cero.

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Cuáles son las metodologías más utilizadas en la gestión de proyectos

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Cuáles son las metodologías más utilizadas en la gestión de proyectos

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Cómo saber si tu proyecto empresarial es viable

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Las tareas de esta etapa son:

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Cierre formal del proyecto por parte de todos los involucrados (stakeholders).

Realización del backup (copia de seguridad) del proyecto.

Análisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales.

Actualización de la base de conocimiento con todo lo aprendido.

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Para llevar esta evaluación a cabo, se suele usar una checklist (o lista de control en español).

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El análisis de fallos del proyecto hará que en el futuro se tomen decisiones más realistas y seguras.

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De esta forma se puede responder de manera rápida y eficiente ante los problemas que surjan.

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supone una de las más importantes para el proyecto.

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Seguimiento de tareas e hitos planificados.

Gestión de entregables (incluido control de la calidad).

Gestión de incidencias que han surgido y que pueden surgir durante el proceso (como por ejemplo, que un flujo de trabajo no esté bien relacionado o conectado).

Generación de informes de seguimiento (informes para los directores o jefes de proyecto informando sobre si el proyecto va según lo planificado).

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En esta fase se realizan esencialmente cuatro tipos de actividades:

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se comprueba si se está cumpliendo toda la planificacióny si se están superando todas las expectativas de calidad.

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Establecer el entorno de trabajo (grupos y flujos de trabajo)

Asignar las tareas planificadas a los recursos disponibles

Ejecutar las tareas planificadas.

Gestionar las peticiones de cambio.

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Las acciones que se realizan durante esta etapa son las de:

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El know how es el conjunto de técnicas, formas de administrar los recursos y de gestionar los procesos. Algunos softwares de gestión de proyectos te permiten crear automáticamente un informe.

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Revisar el análisis del alcance del proyecto.

Realizar estimaciones de esfuerzo, costes y recursos.

Definir el plan de proyecto.

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se debe:

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El objetivo de esta fase es detallar todas aquellas tareas a realizar y los recursos necesarios. Si no se define con claridad, esto puede repercutir (muy) negativamente en la empresa.

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2. Planificación detallada del trabajo a realizar

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2. Planificación detallada del trabajo a realizar

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Creación del registro de seguimiento del proyecto en un software empresarial.

Análisis previo del alcance del proyecto, se plantea qué alcance debe tener el proyecto, qué metodología se va a llevar a cabo, qué departamentos deben estar involucrados, etc.

Análisis de los riesgos de ejecución del proyecto.

Análisis de la viabilidad de los plazos pactados, el coste previsto y la calidad que se pretende.

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Debe Incluir:

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Este paso se realiza porque, a menudo, el beneficio que la empresa obtendría al implementar el proyecto es mayor que la inversión.

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1. Análisis de viabilidad del proyecto (feasibility study)

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1. Análisis de viabilidad del proyecto (feasibility study)

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Las tres restricciones están interconectadas y dependen mucho la una de la otra.

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Pretende que el resultado de un proceso sea el mismo independientemente de la persona que lo realiza.

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Está compuesto por un presupuesto establecido en la etapa inicial del proyecto. Después, éste se compara con la cifra que se propuso inicialmente.

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Esta normativa tiene como objetivo principal conseguir dar una orientación a las organizaciones en su gestión.

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Es un recurso invaluable. Si bien podemos controlar los procesos, no podemos controlar el tiempo. Por lo que es un verdadero desafío poder utilizar el tiempo de manera eficiente, mantener el proyecto dentro del cronograma y alcanzar los objetivos deseados.

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Es importante para especificar todos los pasos del desarrollo del proyecto. Por otra parte

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Restricciones a la hora de desarrollar un proyecto.

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Restricciones a la hora de desarrollar un proyecto.

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Las tres más comunes son el tiempo, el coste y el alcance. Estas restricciones forman parte de todos los proyectos y juntas forman el Triángulo de Gestión de Proyectos.

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Resultados, como la creación de una nueva sede central.
Consecuencias, como la re ubicación de los empleados a nueva sede.
Beneficios, reducción de costes de cheques de comida, del mantenimiento de las máquinas o instalaciones.
Objetivos estratégicos, como duplicar el rendimiento corporativo en tres años.

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Los objetivos de la gestión de proyectos son:

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Los objetivos de la gestión de proyectos son:

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Gestionar el inicio y la evolución de un proyecto.

Controlar y responder ante problemas que surjan durante un proyecto.

Facilitar la fiscalización y aprobación del proyecto.

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un conjunto de metodologías para planificar y dirigir los procesos de un proyecto.