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El correo electrónico (también conocido como e-mail, un término inglés derivado de electronic mail) es un servicio que permite el intercambio de mensajes a través de sistemas de comunicación electrónicos. El concepto se utiliza principalmente para denominar al sistema que brinda este servicio vía Internet mediante el protocolo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), pero también permite nombrar a otros sistemas similares que utilicen distintas tecnologías. Los mensajes de correo electrónico posibilitan el envío, además de texto, de cualquier tipo de documento digital (imágenes, videos, audios, etc.).

El funcionamiento del correo electrónico es similar al del correo postal. Ambos permiten enviar y recibir mensajes, que llegan a destino gracias a la existencia de una dirección. El correo electrónico también tiene sus propios buzones: son los servidores que guardan temporalmente los mensajes hasta que el destinatario los revisa.

El estadounidense Ray Tomlinson fue quien incorporó el arroba (@) a las direcciones de correo electrónico, con la intención de separar el nombre del usuario y el servidor en el que se aloja la casilla de correo. La explicación es sencilla: @, en inglés, se pronuncia at y significa “en”. Por ejemplo: carlos@servidor.com se lee carlos at servidor.com (o sea, carlos en servidor.com).

Además de todo lo expuesto tenemos que dar a conocer además cual es la estructura básica que tiene cualquier correo electrónico. Así, nos encontramos con los siguientes elementos básicos:

El destinatario. En esta casilla llamada “Para”, se pueden incluir tanto una como varias direcciones de personas a las que se les va a enviar dicho correo. Además se otorga la oportunidad de que esas direcciones que se van a incluir no sean visibles por el resto de personas que las reciben.

El asunto. Es el apartado donde de manera breve y escueta debe aparecer el tema sobre el que gira el correo electrónico.

El mensaje. En dicho apartado, de gran amplitud, es donde se escribe el mensaje que desea enviar. Para que dicho texto esté, estéticamente hablando, tal y como deseamos se ofrecen herramientas con las que elegir el tipo de letra, la alineación, el color, hipervínculos e incluso emoticonos.

No obstante, tampoco podemos pasar por alto que a la hora de enviar un correo electrónico también y además del citado texto, y tal como hemos subrayado anteriormente, podemos incorporar diversos materiales o archivos. Eso supone que podamos adjuntar tanto documentos de diversa tipología (textos, hojas de cálculo, base de datos, pdf…) como fotografías e incluso vídeos.

Luego, quien reciba dicho email tiene distintas posibilidades. Así, no sólo podrá leerlo y responderle al emisor del mismo sino que también podrá reenviarlo a otros destinatarios, archivarlo, borrarlo de manera permanente, marcarlo, añadirle etiquetas y también catalogarlo como spam.

El servicio de correo electrónico se ofrece bajo dos modalidades: el conocido como correo web o webmail, donde los mensajes se envían y reciben a través de una página web diseñada especialmente para ello; y el servicio mediante un cliente de correo electrónico, que es un programa que permite gestionar los mensajes recibidos y redactar nuevos.

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Qué es el correo electrónico? En su forma más simple, el correo electrónico es un mensaje electrónico enviado de un ordenador a otro. Puede enviar o recibir mensajes personales o relacionados con el trabajo con archivos adjuntos, como imágenes o documentos formateados. Incluso puede enviar música y programas de ordenador.

Digamos que tiene un pequeño negocio con representantes de ventas trabajando por todo el país. ¿Cómo mantenerse en contacto con ellos sin acumular una enorme factura de teléfono? ¿O cómo mantener el contacto con familiares que viven lejos? El correo electrónico es la forma de conseguirlo. No es de extrañar que el correo electrónico se haya convertido en el servicio más popular de Internet.

Siga la pista

De la misma forma que las cartas, en su camino, se detienen en diferentes oficinas de correo, el correo electrónico pasa de un ordenador, llamado servidor de correo, a otro, en su viaje por Internet. Una vez que llega al servidor de correo de destino, es almacenado en un buzón electrónico hasta que el destinatario lo recoja. Todo este proceso puede llevar segundos, permitiéndole comunicar rápidamente con personas de cualquier parte del mundo a cualquier hora del día o de la noche.

Enviar y recibir mensajes

Para recibir correo electrónico, debe tener una cuenta en un servidor de correo. Esto es similar a tener una dirección postal en la que recibe cartas. Una ventaja sobre el correo normal es que puede recoger su correo electrónico desde cualquier parte. Una vez que se conecta a su servidor de correo, puede descargar sus mensajes a su ordenador.

Para enviar correo electrónico, necesita una conexión a Internet y acceso a un servidor de correo que envíe su correo. El protocolo estándar utilizado para enviar correo electrónico en Internet se llama SMTP, acrónimo de Simple Mail Transfer Protocol (en español: Protocolo Simple de Transferencia de Correo). Funciona en conjunción con servidores POP. POP viene de Post Office Protocol (en español: Protocolo de Oficina de Correos).

Cuando envía un mensaje de correo electrónico , su ordenador lo dirige hacia un servidor SMTP. El servidor mira la dirección de correo electrónico (similar a la dirección en un sobre) y lo reenvía al servidor de correo de destino, donde es almacenado hasta que el destinatario lo recoja. Puede enviar correo electrónico a cualquier lugar del mundo a cualquiera que tenga una dirección de correo electrónico. Recuerde que casi todos los proveedores de servicios de Internet y todos los principales servicios en línea ofrecen al menos una dirección de correo electrónico con cada cuenta.

Durante una época, el correo electrónico de Internet sólo valía para mensajes de texto. No se podían enviar archivos adjuntos, como documentos formateados. Con la llegada de MIME, que son las siglas de Multipurpose Internet Mail Extension (en español: Extensión Multipropósito del Correo de Internet), y otros tipos de esquemas de codificación, como UUencode, no sólo ya puede enviar mensajes electrónicos, sino que también puede enviar documentos formateados, fotos, sonido y archivos de video. Pero asegúrese de que la persona a la que envía un archivo adjunto tiene un software capaz de descodificarlo.

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Indique el asunto del mensaje con claridad en el campo "Asunto". Esto es particularmente importante para el destinatario del mensaje. Si el asunto del mensaje es claro, será mucho más fácil para el destinatario decidir cuáles son más importantes y cuáles no cuando lea todos los correos electrónicos recibidos. Esto permitirá al destinatario clasificar su correo con facilidad. Se puede hacer una distinción entre el asunto general, normalmente ubicado entre paréntesis (como el nombre del proyecto) y un resumen corto del mensaje, por ejemplo:

[Proyecto X] Reunión el 13 de diciembre

Envíe correos electrónicos a las personas que estén involucradas únicamente No es aconsejable (y es molesto para los destinatarios) enviar correos electrónicos a todos sus contactos. Los destinatarios pierden un tiempo valioso clasificando los mensajes que realmente les interesa de aquellos que les interesa poco o nada. Es más, esta práctica ocupa los recursos de la red innecesariamente.

El campo "Para": designa al destinatario principal. Ésta es la persona a quien se le envía el correo electrónico.

El campo "CC": muestra las personas a las que se les informa sobre esta comunicación por correo electrónico.

El campo "CCO": designa los destinatarios que los otros destinatarios no pueden ver. Se recomienda no usar este elemento. En cambio, se recomienda enviarles una copia del mensaje anterior aparte.

Sea breve y dé un amplio contexto al mensaje. Para que se lea y se entienda, es preferible usar oraciones cortas y precisas. Si el mensaje es largo, divídalo en muchos párrafos para que sea más fácil de leer. Un texto preciso, bien estructurado, ayuda a evitar malentendidos o confusiones. Se puede enviar un mensaje a otros usuarios rápida y fácilmente. Utilice lenguaje apropiado y evite el humor, el sarcasmo y los insultos fuera de lugar. Para beneficiar a los destinatarios profesionales, es útil comenzar un mensaje con una de las siguientes frases:

Para su información

Para su aprobación

Seguimiento

Si se deben adjuntar documentos al mensaje, tenga en cuenta los destinatarios. Es posible que el destinatario de un archivo adjunto no tenga el software para leerlo. Asegúrese de que el archivo esté guardado en un formato que la mayoría de los software actuales puedan leer. (por ej. .rtf en vez de .doc). Además, esté atento al tamaño del adjunto. Cuanto más grande sea el archivo, se necesitará más tiempo para enviar y recibir. Un archivo enorme podría ser bloqueado por el servidor de correo electrónico remoto o saturar la casilla de entrada del destinatario, evitando la recepción de otros mensajes. Utilice las herramientas de compresión/descompresión (como ZIP) para reducir el tamaño de estos archivos.
Antes de enviar un mensaje que supuestamente tiene un adjunto, asegúrese de que tenga el adjunto!

Evite usar letras mayúsculas. El texto escrito en mayúscula es difícil de leer. Es más, usar palabras en letras mayúsculas en Internet sugiere que está expresando emociones fuertes (tales como alegría o enojo), lo que puede no ser bien visto por el destinatario. Para enfatizar un término, escríbalo entre comillas.

Antes de enviar un mensaje, tómese el tiempo para volver a leerlo. Trate de corregir los errores tipográficos o de lengua. El estilo del mensaje refleja la imagen del remitente.

Asegúrese de identificarse y dejar información de contacto al final del mensaje. Considere poner su firma al final de los correos electrónicos, pero sin quitar demasiado espacio (cuatro o cinco líneas como máximo), especificando, por ejemplo, su ocupación y la organización a la que pertenece. Los números de teléfono pueden ser útiles si uno de los destinatarios necesita contactarlo rápidamente. La costumbre señala que la firma debe estar precedida por una línea que no contenga nada más que dos guiones ("--").

Cuando se recibe un mensaje

Cuando haya leído un mensaje, decida inmediatamente dónde guardarlo. Los correos electrónicos se pueden administrar de la misma manera que el correo tradicional. Para encontrar un mensaje fácilmente, acostúmbrese a colocar los mensajes recibidos en carpetas por temas. De esta manera, será más fácil encontrar un mensaje viejo o las partes de un debate. Algunos clientes de correo electrónico permiten asignar un color al mensaje. Puede ser útil asignar un código de color para identificar ciertas categorías de mensajes.

Excepto que sea necesario, no imprima los correos electrónicos. Cuando el correo electrónico está guardado correctamente, se podrá encontrar fácilmente si se lo necesita. Por esta razón, es inútil imprimir todos los correos electrónicos. Esto evita desperdiciar papel y ayuda a preservar el ambiente.

Respete la privacidad de los mensajes que recibe. Nunca envíe o copie a otros un correo electrónico que fue enviado a usted sin el consentimiento del remitente original.

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La aplicación Correo electrónico incluye los siguientes componentes.

Barra de búsqueda

Árbol de carpetas

Barra de categorías

Barra de herramientas

Área de visualización

Lista

Vista de detalle

Vista para componer o editar

Barra de búsquedaLe permite buscar correos electrónicos

Árbol de carpetasMuestra las carpetas de correo. Le habilita para navegar por la estructura de carpetas. Para abrir el árbol de carpetas, pulse en el botón Vista de la barra de herramientas. Marque Vista de carpeta. Dependiendo de la configuración del software colaborativo, el árbol de carpetas contiene los siguientes elementos:

Bandeja de entrada. De manera predeterminada, todos los correos entrantes se reciben en esta carpeta.

Borradores. Contiene todos los correos guardados como borradores.

Objetos enviados. Contiene los correos enviados por usted.

Papelera. Contiene los correos borrados por usted.

Archivo. Contiene los correos que ha archivado.

Mis carpetas. Contiene las carpetas de correo que ha creado.

Están disponibles las siguientes funciones:

Para mostrar el número de correos electrónicos de una carpeta, coloque el ratón sobre el nombre de dicha carpeta. Un mensaje emergente mostrará información sobre el número de correos electrónicos.

Si se pulsa en una carpeta, se muestran sus correos electrónicos.

El icono Acciones específicas de carpeta situado junto a la carpeta seleccionada ofrece funciones para organizar datos y funciones de carpeta específicas de la aplicación.

Debajo de las carpetas está el botón Añadir cuenta de correo para añadir cuentas de correo.

En la aplicación Ficheros, el botón Ver todos los adjuntos, situado bajo las carpetas, muestra todos los adjuntos de correo que ha recibido o enviado.

Dependiendo de la configuración del software colaborativo, habrá botones adicionales disponibles debajo de las carpetas. Dichos botones permiten lanzar un asistente para configurar distintos clientes.

Temas relacionados

Se puede encontrar información sobre las carpetas en Carpetas.

Aquí se puede encontrar información sobre las acciones frecuentemente utilizadas:Navegación por el árbol de carpetas, Creación de carpetas, Renombrado de carpetas, Mover carpetas, Borrado de carpetas, Configuración y edición de cuentas de correo electrónico

Tema padre: Los componentes de Correo electrónico

Barra de categoríasMuestra pestañas con categorías predefinidas para correos de la carpeta Bandeja de entrada. Dependiendo de la configuración, los correos entrantes se ordenan automáticamente por categorías concretas. En los Ajustes de correo puede decidir las categorías a usar. Están disponibles las siguientes funciones:

Si se pulsa en una categoría, solo se muestran los correos asignados a dicha categoría en el área de visualización.

Si se pulsa en el icono Editar se abre una ventana que permite renombrar o desactivar categorías.

Notas:

Dependiendo de la configuración del software colaborativo, las categorías podrían no estar disponibles.

Al usar categorías, los correos no se pueden mostrar ordenados por conversaciones.

Temas relacionados

Trabajo con pestañas

Tema padre: Los componentes de Correo electrónico

Barra de herramientasContiene lo siguiente:

Botón Redactar. Crea un nuevo correo electrónico.

Icono Responder al remitente . Envía una respuesta.

Icono Responder a todos los destinatarios . Envía una respuesta a todos los destinatarios.

Icono Reenviar . Reenvía el correo electrónico a otros destinatarios.

Icono Borrar . Borra los correos que haya seleccionado.

Icono Asignar color . Abre un menú que le permite asignar una etiqueta coloreada al correo electrónico.

Icono Archivar . Archiva los correos que haya seleccionado.

Icono Acciones . Abre un menú con más funciones:

Botón Vista. Abre un menú con casillas de verificación para controlar la vista.

Vertical. Alinea verticalmente la lista de correos electrónicos y una vista de detalle del correo. Las funciones para seleccionar y ordenar se muestran bajo la barra de herramientas.

Casilla de verificaciónCompacta. Alinea verticalmente la lista de correos y una vista de detalle del correo electrónico. Las funciones para seleccionar y ordenar se muestran junto a la barra de herramientas.

Horizontal. Alinea horizontalmente la lista de correos y una vista de detalle del correo electrónico.

Casilla de verificación Lista. Muestra la lista de correos electrónicos. Para mostrar una vista de detalle pulse sobre un correo electrónico.

Por encima de la vista de detalle se muestra una barra de navegación.

Casilla de verificación Vista de carpeta. Abre o cierra el árbol de carpetas.

Casilla de verificación Casillas de verificación. Muestra una casilla de verificación junto a cada correo electrónico de la lista. Esto permite seleccionar múltiples correos electrónicos para editarlos a la vez.

Casilla de verificación Fotos de contactos. Junto a cada correo electrónico en la lista se muestra una foto del remitente, siempre y cuando el remitente guardara una en la libreta de direcciones.

Casilla de verificación Fechas exactas. Muestra la fecha y hora exactas en las que se recibió el correo electrónico.

Casilla de verificación Mostrar tamaño de mensaje. Muestra el tamaño del correo en lugar de la fecha y hora.

Botón Todos los adjuntos. Muestra todos los adjuntos del correo seleccionado en una página nueva.

Temas relacionados

Se pueden encontrar instrucciones sobre botones e iconos aquí:Envío de un nuevo correo electrónico, Responder a correos electrónicos, Reenvío de correos electrónicos, Borrado de correos, Clasificación de correos electrónicos con etiquetas coloreadas, Archivado de correos

Se pueden encontrar instrucciones sobre las funciones del menú Acciones aquí:Marcado de todos los correos electrónicos como leídos o no leídos, Traslado de correos electrónicos, Copia de correos electrónicos, Impresión de correos electrónicos, Almacenamiento de correos electrónicos, Visualización del código fuente de un correo electrónico, Creación de recordatorios de correo electrónico, Añadir un correo electrónico al portal

Tema padre: Los componentes de Correo electrónico

Área de visualizaciónContiene la lista y una vista de detalle de los correos electrónicos. Para seleccionar una disposición, pulse en el botón Vista de la barra de herramientas.

ListaMuestra una lista de los correos que hay en la carpeta actual. Si se utilizan categorías, solo se muestran los correos de la carpeta actual de la categoría seleccionada. La lista contiene los siguientes elementos:

Se muestran los siguientes detalles por cada correo: remitente, asunto, fecha y hora de recepción, y tamaño del correo. Los correos no leídos aparecen marcados con el icono No leído .

Cuando está disponible, se muestra información adicional: icono de adjunto, etiqueta coloreada, número de correos en la conversación, prioridad.

Están disponibles las siguientes funciones:

Se pueden seleccionar múltiples correos para editarlos al mismo tiempo. Para ello marque las casillas de verificación que hay junto a los correos marcando la opción Casillas de verificación en el menú desplegable Vista de la barra de herramientas.

También puede utilizar las funciones de selección múltiple de su sistema.

Para seleccionar todos los correos visibles de la carpeta actualmente seleccionada, marque la casilla de verificación Seleccionar todos situada encima de la lista.

Nota: La casilla de verificación Seleccionar todos solo selecciona todos los correos visibles de una carpeta. Para reducir la latencia, solo se cargará del servidor un porcentaje determinado de correos de la carpeta si su número supera un límite ya definido. Para mostrar todos los correos de la carpeta, navegue hasta la parte inferior de la lista. Espere hasta que el servidor haya cargado los correos.

Si se pulsa en el botón Ordenar por situado encima de la lista, se abre un menú que ayuda a ordenar los correos.

Para combinar todos los correos de una conversación en un solo elemento, marque la casilla de verificación Conversaciones en Ordenar por.

Nota: Al usar categorías, no se pueden mostrar los correos ordenados por conversaciones.

La configuración de ordenación se aplicará a la carpeta de correo seleccionada. Puede usar distintas configuraciones para carpetas concretas..

Si se pulsa en un correo, su contenido se muestra en el área de visualización.

Para ajustar la anchura de la lista, sitúe el puntero del ratón sobre la línea que hay entre la lista y la vista de detalle. Se mostrará una flecha de doble punta. Arrastre el borde a la izquierda o a la derecha.

Temas relacionados

Visualización de correos electrónicos, Responder a correos electrónicos, Reenvío de correos electrónicos, Organización de correos electrónicos

Tema padre: Los componentes de Correo electrónico

Vista de detalleMuestra los correos electrónicos que están seleccionados en la lista. La vista de detalle incluye los siguientes componentes y funciones:

Asunto

Si los correos se ordenan por conversaciones, la cantidad de correos de una conversación se muestra debajo del asunto. Para abrir o cerrar todos los correos de la conversación, pulse el icono Abrir/cerrar todos los mensajes . Si pulsa en una zona libre entre el remitente y la fecha de recepción, el correo electrónico se abre o se cierra.

Una foto del remitente, si está disponible.

Dependiendo de la configuración del software colaborativo, un punto coloreado junto al nombre indica el estado en Messenger del remitente o de un destinatario.

Icono Leído . Si pulsa el icono, el estado cambiará de Leído a No leído y viceversa.

El nombre del remitente. El nombre del destinatario. Los nombres de destinatarios de correo adicionales, si los hay. Si pulsa sobre un nombre, se abre una ventana emergente. Muestra información sobre el contacto.

Los datos de contacto de la persona.

Si los datos de contacto de la persona están guardados, se muestra la ubicación de los datos.

Si intercambia correos electrónicos con esta persona, se muestran debajo de Conversaciones recientes.

Si comparte citas con esta persona, se muestran bajo Citas compartidas.

Información de esta persona de redes sociales. Puede usar los botones disponibles para abrir el perfil de esta persona.

Fecha y hora de recepción.

Icono Asignar color . Abre un menú que permite asignar una etiqueta coloreada al correo electrónico.

Botones para funciones usadas frecuentemente: Respuesta rápida, Responder a todos, Reenviar, Borrar

Icono Acciones . Al pulsar en él se abre un menú con funciones de edición que se pueden usar como alternativa a las funciones de edición de la barra de herramientas.

Si el correo electrónico contiene adjuntos, se muestran más elementos:

Un botón con el icono Adjunto y el número de adjuntos. Si se pulsa en él, los adjuntos se muestran como iconos o como una lista.

Botones que permiten aplicar una función a todos los adjuntos de correo electrónico a la vez.

El icono Paneles o el icono Lista . Si pulsa los iconos, los adjuntos se muestran como paneles o como listas. Para aplicar una función a un adjunto específico, pulse en el nombre del adjunto en la vista Lista.

Si se selecciona un correo con un adjunto como enlace en la carpeta Elementos enviados, se muestra información sobre el adjunto en la parte superior del correo.

Texto del correo electrónico.

Las citas de correos anteriores se presentan por una línea vertical. Si pulsa en Mostrar más, se muestra la cita completa.

Temas relacionados

Visualización y guardado de adjuntos de correo electrónico, Responder a correos electrónicos, Reenvío de correos electrónicos, Invitación a una cita a todos los destinatarios de un correo electrónico, Guardar todos los destinatarios de un correo electrónico en una lista de distribución, Organización de correos electrónicos

Tema padre: Los componentes de Correo electrónico

Vista para componer o editarAl componer un nuevo correo electrónico o editar un borrador, se muestran los siguientes elementos en una página nueva.

Dependiendo de la configuración del software colaborativo, los elementos pueden estar tanto en la parte superior como en la inferior de la pantalla.

Enviar. Cuando se haya completado la entrada solicitada, pulse en este botón para enviar el correo.

Guardar. Si se pulsa este botón, el contenido del correo actual se guarda en la carpeta Borradores.

Descartar. Para cancelar el proceso pulse este botón. En la siguiente ventana de diálogo puede elegir entre varias opciones.

Su dirección de remite se muestra junto a De. Dependiendo de la configuración de su cuenta del software colaborativo, puede elegir entre distintas direcciones de remite. Para seleccionar otra, pulse en ella.

Campo Para. Introduzca uno o varios destinatarios en este campo. Mientras escribe los destinatarios se irán mostrando sugerencias que coincidan con lo escrito. Para aceptar una sugerencia, pulse en ella.

Para enviar una copia a otros destinatarios, pulse en CC o CCOen la parte derecha del campo. Escriba las direcciones de los destinatarios de la copia o de la copia oculta en los campos correspondientes.

Campo Asunto. Escriba el asunto de su correo en este campo.

Botón Adjunto. Pulse en este botón para añadir ficheros locales o que estén almacenados en la aplicación Ficheros.

Botón Firmas. Le permite decidir si va a añadir una firma al texto del correo. Pulse en este botón para seleccionar o borrar una firma. Puede crear o editar firmas en los ajustes de correo.

Botón Opciones. Pulse en este botón para ajustar opciones concretas: el formato del texto del correo, prioridad, confirmación de lectura.

Campo para el texto del correo. Escrita el texto en el campo. Si ha seleccionado el formato HTML en Opciones, podrá dar formato al texto y añadir imágenes.

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