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Wie für eigentlich jede Cloud Plattform sollte immer der Grundsatz der Datenminimierung beachtet werden. Durch eine Nutzungsvereinbarung sollte festgelegt werden, welche personenbezogenen Daten in G Suite for Education zulässig sind. Alle anderen bleiben draußen!

Das bedeutet, auch Lehrkräfte sollten diesen Grundsatz beachten, schon bei der Planung des Unterrichts. Arbeitsaufträge sollten so gestaltet werden, dass sie keine personenbezogenen Daten der Schüler erforderlich machen!

Schüler müssen sensibilisiert und durch die Nutzungsvereinbarung verpflichtet werden, in G Suite for Education das Recht von Mitschülern und Lehrkräften auf informationelle Selbstbestimmung zu respektieren.

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G Suite for Education Konto mit anderen Diensten koppeln

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G Suite for Education Konto mit anderen Diensten koppeln

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Wie ein normales Google Konto kann auch das schulische für einen einfachen Login in anderen Plattformen genutzt werden (Social Login). Dieses sollte nur mit von der Schule zugelassenen Plattformen erfolgen.

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Es empfiehlt sich, schulische und private Google Konten nicht miteinander zu verknüpfen, da so nicht mehr gewährleistet ist, dass Google seine Zusage, in der G Suite for Education keine Daten für eigene Zwecke zu nutzen, einhalten kann.

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Google kann wirklich punkten, wenn es um Compliance mit der DS-GVO geht. Man hat die Standardvertragsklauseln unterzeichnet und den EU-US Privacy Shield und verpflichtet sich darüber hinaus, die personenbezogenen Daten von Schülern und Lehrern nicht für eigene Zwecke zu nutzen. Außerdem wurde Google nach einem Audit das C5 Testat des Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) erteilt. Trotzdem sollte man personenbezogene Daten in Google Classroom und den zugehörigen Programmen so sparsam möglichst sparsam nutzen. Außerdem gibt es einige wichtige Dinge zu beachten.

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"G Suite for Education" ist eine kostenlose Edition der G Suite, die aus den G Suite Services besteht, mit Ausnahme von Google+ und Google Cloud Search. Kunden mit 5 oder mehr Endnutzern erhalten unbegrenzten Google Drive-Speicherplatz. Kunden mit 4 oder weniger Endnutzern erhalten 1 TB Google Drive-Speicherplatz für jeden Endnutzer. Diese Edition enthält auch Classroom und Chrome Sync als G Suite Core Services.

"Classroom" ist ein webbasierter Dienst, der es Endbenutzern ermöglicht, Classroom Gruppen zu erstellen und daran teilzunehmen. In Classroom können die Schüler Aufgaben einsehen, Hausaufgaben einreichen und Bewertungen von Lehrern erhalten.

"Chrome Sync" ist eine Funktion, die es Endbenutzern ermöglicht, Lesezeichen, Verlauf, Passwörter und andere Einstellungen auf allen Geräten zu synchronisieren, auf denen sie bei Chrome angemeldet sind.

Adaptiert von G Suite Nutzungsbedingungen - Benutzerfunktionen

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Auch wenn für die Nutzung von G Suite for Education keine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DS-GVO vorgesehen ist, so stellt diese doch eine Möglichkeit dar, sich mit den Risiken einer Nutzung von G Suite for Education und Möglichkeiten, diese zu minimieren, auseinanderzusetzen. Dazu gehört die Frage danach,

wie man G Suite for Education in der Schule/ im Unterricht/ im Kollegium einsetzen möchte

wie notwendig & verhältnismäßig die geplante Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Schüler und Lehrkräfte zum beabsichtigen Zweck der Verarbeitung ist

wie groß das Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen ist, wenn man personenbezogene Daten in der geplanten Art und Weise verarbeitet, und

welche Maßnahmen man trifft, um die Risiken zu minimieren & welche Garantien es (in diesem Fall) von Google gibt, dass die Rechte und berechtigten Interessen der Betroffenen gewahrt bleiben & die Vorgaben der DS-GVO eingehalten werden.

Auch wenn schon von 2014, so bietet diese englischsprachige DFA aus Australien einen sehr umfassenden Einblick, wie man vorgehen kann: PRIVACY IMPACT ASSESSMENT MICROSOFT OFFICE 365 AND GOOGLE APPS FOR EDUCATION.pdf (engl.)

Recht nützlich ist das Datenschutz Dokument einer englischen Schule, wo es auch um eine DFA im Zusammenhang mit G Suite for Education geht

Sehr wertvoll für eine DFA ist das C5 Testat des BSI - Google Cloud jetzt mit C5-Testat

Google stellt unter Google Compliance Informationen bereit, die man für eine DFA nutzen kann

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Google stellt keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung zur Verfügung. Stattdessen werden in der Admin Console die entsprechenden Rechtsinstrumente entsprechend Art. 28 DS-GVO zur Verfügung gestellt und mit Setzen von Häkchen durch die Schule angenommen.

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Welche Nutzerdaten werden zum Anlegen von Konten benötigt? Jedes Konto benötigt mindest einen Namen, eine E-Mail Adresse für den Login, sowie ein Passwort.

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Die Zusammenstellung dieses Padlets steht unter einer Creative Commons Namensnennung 4.0 Lizenz. Gleiches gilt auch für alle selbst erstellten Inhalte.

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Unterlagen für die Beantragung von G Suite for Education

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Unterlagen für die Beantragung von G Suite for Education

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Wenn der Testzeitraum abgelaufen ist, fordert Google folgend Informationen und Unterlagen an. Ist das erfolgreich, hat man es geschafft.
1. Name der Schule oder Organisation;
2. Art der angebotenen Ausbildung;
3. Offizielle Website der Institution;
4. Offizielles Akkreditierungsdokument der Schule, das den Status der Schule als Bildungseinrichtung angibt (gescannte Kopie);
5. Offizielles Dokument, das den öffentlichen (nicht kommerziellen) Status der Schule bescheinigt (gescannte Kopie);
6. Bundesland / Schulpräsenz auf der offiziellen Schuldatenbank des Bildungsministeriums

Für 4 und 5 reicht ein Dokument der unteren oder mittleren Schulaufsicht, welches beides bescheinigt.