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Une conf call n’est pas si différent d’une réunion où tous les participants sont présents dans le même endroit. Une bonne préparation et ponctualité sont aussi importants quand on organise une conference téléphonique. Voici de précieux conseils pour avoir une conf call réussie.

En France, on ne parle plus de réunions, mais de réunionite, sous-entendant que se réunir serait une maladie.

Mais c’est un peu vrai, surtout si on compare le coût des réunions avec leur rendement.

Imaginons le salaire horaire de 10 encadrants, réunis pendant deux heures (en incluant les charges sociales, la salle et les divers frais de siège) !

Et comparons ce coût avec le manque à gagner, représenté par nombre de décisions non prises + le nombre de décisions non mises en oeuvre suite aux réunions. Cela pourrait donner le vertige, alors même que l’on se plaint de la crise…

En étant provocateur et un peu extrême : combien économiserait une entreprise qui déciderait de ne plus faire de réunions ?

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PRINCIPES SIMPLES POUR METTRE FIN À LA RÉUNIONNITE…

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PRINCIPES SIMPLES POUR METTRE FIN À LA RÉUNIONNITE…

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Combien d’économies et de gains de productivité ferait-on si on développait dix fois plus d’efficacité collective lors de réunions deux fois moins nombreuses, deux fois plus courtes et avec moins de gens autour de la table ?

L’entrepreneur, le patron responsable, qui voudrait bien s’emparer un instant sérieusement de cette question, ne manquera pas de déboucher sur d’importantes économies, et des découvertes originales orientant toute sa ligne managériale vers beaucoup plus d’efficacité collective !

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COMMENT SE MANIFESTE LA RÉUNIONNITE AIGUË ?

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COMMENT SE MANIFESTE LA RÉUNIONNITE AIGUË ?

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La réunionnite est une maladie assez répandue en entreprise..

“On commence les réunions en retard et on les termine en retard”

“Ils ne participent pas assez et c’est toujours les mêmes qui prennent la parole”

“Ils ne se préparent pas suffisamment aux réunions et ne proposent pas de points à l’agenda”

“Ils sortent régulièrement du sujet et ont du mal à se mettre d’accord, du coup on n’a jamais assez de temps pour traiter tous les sujets de la réunion”

“On ne tient pas compte des décisions, qu’on en met pas en oeuvre”

“Certains consultent leurs emails avec leur smartphones pendant les réunions. Ils ne s’écoutent pas jusqu’au bout et s’interrompent mutuellement”

Etc…

Même si on voit rarement tous ces défauts en même temps dans les mêmes réunions, il faut changer la logique de cette reunionnite dont nous sommes affectés.

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Il y a de mauvais principes auxquels les entreprises ont encore du mal à déroger :
On croit qu’il faut faire ses réunions pour s’informer : ce qui est une démarche très coûteuse et très peu efficace !

On pratique allègrement les réunions en étoile : on assiste à un interminable tour de table, au cours duquel chacun justifie en public de son activité personnelle

Les réunions sont généralement animées par un “homme (ou femme) orchestre” qui y fait tout (hip hip hip  hourra pour le manager !) : l’agenda, l’animation, les questions, les réponses, le compte rendu, le suivi des actions, les recordages et les recentrages, etc…

Avec votre permission, nous allons en prendre le contre-pied systématique, histoire de bousculer un peu les habitudes de réunions.

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plus les participants sont tentés à faire d’autres choses, comme répondre aux mails en pianotant le plus doucement possible sur leur clavier.Capter l’attention des participants est un véritable challenge d’autant qu’il est matériellement impossible de maîtriser les signaux de la communication non verbale. En effet, si 38 % d’un message est transmis par le canal de la voix (ton, articulation, débit, volume), le reste passe par les mots pour 7 % et par le visuel pour 55 %.

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en CONFCALL on ne voit pas , on imagine donc tout est forcément plus 

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en CONFCALL on ne voit pas , on imagine donc tout est forcément plus 

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lent , pensez y!

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De façon brève et directe,

se centrer sur les solutions plus que sur les problèmes

Focaliser sur l’objectif.

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FAITES DES RÉUNIONS POUR DÉBATTRE ET DÉCIDER, PLUTÔT QUE POUR INFORMER

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FAITES DES RÉUNIONS POUR DÉBATTRE ET DÉCIDER, PLUTÔT QUE POUR INFORMER

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L’effet dynamique  de la reunionnite

La première erreur est de croire qu’il faut des réunions pour s’informer. L’information est certes indispensable, mais il y a de bien meilleures façons de la transmettre qu’au travers de réunions.
En revanche, il est intéressant d’organiser des réunions pour débattre de l’information plutôt que pour la collecter. Les deux valeurs ajoutées des réunions efficaces étant la mobilisation collective et la créativité en groupe, les réunions devraient servir à organiser un échange transverse, et à finaliser des décisions.

Mais sous prétexte d’épargner aux gens le temps de préparation que requerrait le fait de s’informer en amont et de prendre connaissance des infos échangées avant les réunions, on les rassemble pour faire ce travail fastidieux et sans valeur ajoutée : en “live” comme on dit ! Du coup, les effets en termes de dynamique d’équipe sont désastreux :

tout le monde voit bien combien tout le monde s’ennuie

tout le monde voit bien combien de temps on gaspille tous ensemble

tout le monde se compromet dans des fonctionnements grégaires, où on met en scène toujours la même histoire d’équipe, quelque soit le thème et l’agenda de la représentation théâtrale…

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"Si vous envoyez un doc par mail pendant la reunion ( questionnaire en ligne , photos ...) vous vous assurez que vos magasins ne sont pas devant leur peti dej ou dans les embouteillages, leur politesse vaut bien la votre d'etre à l'heure ! "...

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designez à chaque CONFCALL un"rapporteur" qui sera chargé de vous envoyer un resumé de la reunion. Vous pourrez ainsi vous rendre compte de son éfficcassité et ne plus perdre de temps à noter PENDANT que vous parlez , changez-le à chaque CONFCALL vous gagnerez rapidement l'attention de chacun
... Noubliez pas de le prevenir AVANT la reunion et de lui donner un outil de synthese clair , corrigez ses fautes eventuelles avant de transmettre est plutot bienveillant.

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L’idée des réunions déléguées est de déléguer 4 rôles aux participants, afin de les rendre actifs et responsables de la tenue d cela réunion, rôles qui sont habituellement tenus par le manager. Evidemment, les rôles doivent être délégués à des personnes différentes d’une réunion à l’autre, pour éviter l’effet de répétition et permettre à chacun d’apprendre les compétences liées aux rôles.

Commencez par mettre en place le rôle de cadreur et celui de faciliteur, qui correspondent aux deux premiers stades de maturité d’équipe. Puis au bout de quelques réunions, ajoutez le rôle d’agitateur et de catalyseur. Cette progressivité présente plusieurs avantages :

réussir plus facilement les premiers pas en se focalisant sur deux rôles seulement au début, afin de et se mettre dans une boucle de réussite

ne pas risquer de braquer l’équipe contre la méthode

ne pas disperser l’équipe du contenu de la réunion, qui est quand même le plus important

créer une tension positive autour de la réunion, à la tenue de laquelle l’équipe restera attentive plus longtemps, puisque la mise en place des rôles s’étalera sur plusieurs mois !

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En déléguant ces rôles, vous mettrez un frein à la réunionnite, en rendant vos réunions plus efficaces, moins longues et moins fréquentes.

« Le Cadreur » permet de tenir les délais. Grâce au cadreur, la réunion commence et termine à l’heure !

« Le Faciliteur » permet de faire circuler l’énergie au sein du groupe en veillant à une participation active et équilibrée de chacun pendant les réunions, permet de profiter de tous les talents en présence, même les plus introvertis.

« L'Agitateur » s’assure que les idées sont suffisamment innovantes, et en rupture avec le passé. Il formule des questions provocantes pour faire réagir.

« Catalyseur de décisions » : Ce rôle permet de prendre des décisions concertées en groupe. Il entraîne l’équipe à orienter les prises de parole vers l’action et la décision pour sa plus grande efficacité.

La mise en place de ces rôles dans une équipe est un puissant levier de maturité collective, qui permet de démultiplier l’efficacité des réunions.

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L'"atromi" est un procédé mnémotechnique pour ne rien oublier, chaque lettre correspond à une phrase à prononcer.

A... comme Accueil : "Merci d'être là."
T... comme Thème : "Nous sommes ensemble pour évoquer le projet X."
R... comme Règles du jeu : "Je vous rappelle que chacun dit son nom avant de prendre la parole et veille à écouter les autres."
O... comme Objectif : "Dans 20 minutes, nous devons avoir décidé si oui ou non nous lançons cette opération promotionnelle."
M... comme Méthode : "Chacun donne son avis en une minute au maximum."
I... comme Information en retour : "Etes-vous tous d'accord sur la méthode et l'objectif de cette réunion ?"

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Les bénéfices de ce dispositif sont progressifs, mais des changements se font ressentir immédiatement, dans la mesure où vous entraînez votre équipe à des gestes professionnels tels que :

Cadencer les séquences de travail, et respecter les délais impartis. commencer à l’heure et terminer à l’heure. Entrer dans le rythme, et prendre l’habitude de tenir les engagements

Faire circuler l’énergie au sein d’un groupe et s’assurer chacun de la cohésion du groupe

Prendre des décisions concertées, et anticiper sur les conditions de leur mise en oeuvre

Partager des options de progrès et s’engager chacun à progresser, tout le temps

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UN COACHING D’ÉQUIPE EFFICACE GRÂCE AUX RÉUNIONS DÉLÉGUÉES

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UN COACHING D’ÉQUIPE EFFICACE GRÂCE AUX RÉUNIONS DÉLÉGUÉES

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Il développe la conscience de la responsabilité de l’équipe quant à sa dynamique collective

il entraîne chacun à devenir un meilleur manager

il optimise de façon très significative le rendement des réunions d’équipe et l’adhésion de chacun aux décisions prises

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Etre ponctuel
Même si vous êtes coincé dans une embouteillage, vous pouvez vous joindre à une discussion téléphonique grâce à votre mobile mains libres.Sélectionner les participants
Une erreur classique en conf call consiste à inviter trop de monde à y participer. Plus ils seront, plus il vous faudra être précis dans les questions et concis dans les réponses, ce qui peut se révéler frustrant. Il vaut mieux avoir une conversation avec 5 ou 6 participants.Définissez l’objet de la réunion
Pas de réunion sans finalité claire. Lorsque vous envoyez une invitation pour une réunion, précisez avec soin le sujet (de quoi va-t-on parler) et l’objectif (quels types de décision ou d’action seront pris à l’issue de la réunion), de sorte que chaque participant puisse se préparer en fonction.Faire une introduction
Dites votre nom clairement avant de parler pendant une conference téléphonique.Savoir capter l’attention