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Después de contar con el equipo y software adecuado, se puede empezar a digitalizar los documentos, para que después de su hospedaje en el servidor, clasificarlos en grupo de carpetas, carpetas propiamente, y documentos, dependiendo de factores tales como ciclo contable, cicló operativo o consulta por algún tipo de orden como cronológico, alfabético o por proyecto).

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1. Coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a la creación, la recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los documentos.

2. Custodiar y recuperar la documentación que se genera de un modo eficaz.

3. Garantizar el buen funcionamiento de la organización y el cumplimiento de la legislación vigente.

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Mejora de la eficiencia por optimización del archivo y búsqueda de la información

Estrategia de digitalización (de procesos y papel) o paperless office

Mejora de la gestión y organización empresarial

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Comenzar a trabajar con un sistema de gestión documental significa llevar a cabo la digitalización de documentos en papel.

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La cantidad de canales a través de los que la información llega a las empresas es amplia. A consecuencia de esto, grandes volúmenes de información quedan desestructurados y repartidos entre los distintos sistemas de una compañía.

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Un DMS puede convertir los flujos de trabajo en procesos más eficientes y productivos. Gracias a la automatización de las funciones, el sistema proporcionará una imagen global de los procesos de trabajo dentro de la compañía.