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Google Docs, para el trabajo colaborativo 

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Google Docs, para el trabajo colaborativo 

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Las herramientas colaborativas nos permiten trabajar en equipo de forma telemática. De esta manera, diversas personas pueden acceder al mismo archivo y trabajar sobre él de forma simultánea. Dependiendo de los permisos asignados a cada usuario, estos podrán visitar los arhcivos, visualizarlos, compartirlos. editarlos, etc.

Con Google Docs podrás colaborar en la edición de un documento con varias personas o también podrás escribirlo desde su inicio; al trabajar en la nube, podrás acceder al mismo y modificarlo desde cualquier lugar, siempre que tengas conexión. Esta es una herramienta gratuita con tu cuenta de Google.

Puedes acceder a Google Docs iniciando la sesión en una cuenta de Google. Los cambios que vayas realizando sobre el documento se actualizarán automáticamente y podrás visualizar el historial de revisiones, ordenadas por fecha y autor del cambio. Los archivos creados con Word son compatibles con Google Docs y viceversa, de esta forma no tendrás que preocuparte por el formato de los archivos.

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El trabajo colaborativo se basa en una perspectiva constructivista del aprendizaje, cuyo propósito fundamental es el considerar a este último como una experiencia social, en la cual el lenguaje es la herramienta central para mediar la interacción entre el/la profesor/a y los/ as estudiantes, así como entre el estudiantado (Barros & Verdejo, 2001).

De forma general, Stoner (1996), define al trabajo colaborativo como la interacción e influencia entre dos o más personas para el logro de un propósito en común. El trabajo colaborativo supone una interdependencia positiva, en la que las personas estudiantes experimentan un sentido de participación y corresponsabilidad por el aprendizaje propio y el del grupo (Martínez, 2015).

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El trabajo colaborativo virtual como metodología inclusiva de aprendizaje en tiempos de COVID-19

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Introducción El tradicionalismo pedagógico en el cual la persona docente tiene un papel protagónico en los procesos de aprendizaje pareciera no ser el más adecuado en un contexto actual de confinamiento social que implica una adaptación hacia métodos de enseñanza desde la virtualidad.

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Se le llama Colaboración Virtual, a todo trabajo que se hace con otras personas sin que estén de frente; así que se trabaja virtualmente o a control remoto si:

- Lo haces fuera de la oficina, sea parcial o a menudo.
- Trabajas desde casa sólo cuando es necesario
- Viajas con frecuencia, pero necesitas estar en contacto con tu equipo.
- Te has implicado en un proyecto de corta duración fuera de tu lugar de trabajo.

La parte virtual de estas situaciones se refiere a la forma de interactuar con el resto de personas con las que trabajas. La tecnología de información que utilizas, funciona como un espacio virtual.

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Trabajo colaborativo en la educación a distancia

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Retos de trabajar Colaborativamente de manera virtual

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Retos de trabajar Colaborativamente de manera virtual

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Existen desafíos cuando se trata de trabajar colaborativamente de manera virtual, por lo que es sumamente importante establecer algunos criterios que nos ayuden a tener un mejor desarrollo en nuestras labores. Analicemos los siguientes consejos:

1. Fijar y gestionar las expectativas de forma más proactiva.
2. Asume que eres tu propio departamento de informática
3. Tienes que dedicar más tiempo a cuidar y forjar las relaciones.
4. Recuerda que en ocasiones las herramientas que utilizas pueden causar confusión.
5. Los demás no pueden ver "tu" trabajo.

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Principios para trabajar colaborativamente de manera virtual: 1. Define las tareas

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Principios para trabajar colaborativamente de manera virtual: 1. Define las tareas

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Plantea en una Reunión virtual con tus compañeros la organización del trabajo a realizar. Pide a tu jefe o líder de equipo que asigne las tareas a realizar por cada uno, tracen objetivos claros sobre los resultados que se esperan de cada actividad y acuerden, fecha limite de entrega. Al final de la reunión, anoten por escrito todos los acuerdos y turnen copia a todos

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Principios para trabajar  colaborativamente de manera virtual: 2. Crea un código de conducta

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Principios para trabajar  colaborativamente de manera virtual: 2. Crea un código de conducta

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Cuando no estas en tu oficina, eres libre de organizar tu tiempo para adaptarlo a tus hábitos y necesidades. Sin embargo, las rutinas que funcionan para ti, también deben ser útiles para tus colegas. Por lo tanto fija limites saludables y códigos de conducta que seas capaz de respetar. Tener las reglas claras y expectativas comunes contribuye a eliminar malos entendidos y fricciones en el equipo.

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Es frustrante encontrarse con detalles de red o falta de soporte técnico cuando trabajamos, sobre todo si tenemos plazos de entrega o si otros dependen de nuestro avance, por tal razón es importante tener un plan claro sobre como salir a flote en caso de situaciones así:

1. Evalúa tus necesidades.
Puedes prevenir imprevistos realizando los siguientes cuestionamiento: ¿Qué herramientas necesitas para hacer tu trabajo? ¿Cuáles te permitirán colaborar mejor con tus compañeros? ¿Qué más necesitas? ¿necesitas algún software o hardware especifico?

2. Selecciona el Hardware (herramientas y dispositivos físicos) y software (los programas) correcto.
Esta selección dependerá del tipo de trabajo que estés realizando y de los objetivos del mismo.

3. Prepara tus herramientas de trabajo.
Si trabajas con un equipo de trabajo, el líder del proyecto deberá informarte cuales son las herramientas a utilizar. Si trabajas en un medio más flexible, entonces podrás tomar la iniciativa.

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Blog de Recursos Humanos de Bizneo HR: práctico y actual

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El confinamiento y las limitaciones impuestas a determinados sectores productivos durante el coronavirus forzó a muchas compañías a optar por la creación de equipos virtuales. El trabajo en equipo remoto fue, así, una solución de emergencia pero, ¿es una alternativa viable?

La realidad es que los equipos remotos aportan una serie de interesantes ventajas logísticas para las empresas, al tiempo que facilitan la conciliación familiar. Obviamente, una mala gestión del grupo virtual también puede deparar ciertos inconvenientes.

Sea como sea, los equipos virtuales en las organizaciones han llegado para quedarse y las empresas que se tomen más en serio esta cuestión podrán ganar en cohesión interna y competitividad.

Qué son los equipos virtuales

Los equipos virtuales son una fórmula de organización de grupos de trabajo en la que la mayoría de las tareas y reuniones se realizan de manera no presencial. Los integrantes del equipo no suelen coincidir en el mismo espacio físico y las acciones de coordinación son igualmente remotas.

Las pautas para la creación de buenos equipos virtuales, que veremos en profundidad más adelante, son muy similares a las de los grupos de trabajo convencionales, incorporando diferentes roles para el trabajo en equipo y definiendo una estructura interna nítida y lógica, ambas trasladadas al escenario digital.

El trabajo en grupo virtual requiere de un alto grado de compromiso por parte de los trabajadores y de la máxima claridad a la hora de distribuir las tareas y acordar los plazos de los diferentes proyectos. Es por ello que el liderazgo en equipos virtuales resulta totalmente decisivo para el éxito de esta fórmula.

El panorama es claro: los equipos virtuales serán habituales durante los próximos tiempos. Hemos desarrollado una guía con todo lo que tienes que saber sobre el teletrabajo.

Ventajas de los equipos virtuales

El trabajo en grupo virtual debidamente ejecutado puede traducirse en beneficios para las empresas como los siguientes:

Ahorro de tiempo y recursos: el menor número de reuniones presenciales (si es que se celebra alguna) y la no necesidad de desplazarse a un entorno de trabajo concreto reduce sensiblemente los costes de los equipos.

Mayor flexibilidad horaria: los trabajadores pueden trabajar con diferentes horarios siempre y cuando se cumplan los plazos.

Mayor compromiso: contrariamente a lo que podría pensarse, el trabajo en equipo remoto puede reforzar el compromiso de los empleados si estos valoran positivamente las ventajas de esta fórmula.

Deslocalización: la distancia geográfica no es una barrera para captar el mejor talento, pudiendo reunir virtualmente a profesionales de diferentes puntos del mundo. Esto también genera una interesante diversidad.

Mejora del clima laboral: las rencillas y tensiones del día a día son mucho menos frecuentes cuando el trabajo se realiza mayormente a distancia.

La formación de equipos de trabajo
Etapas y Claves de la creación de grupos en el trabajo
Equipos virtuales | 4 inconvenientes

Como ya hemos advertido, una formulación defectuosa de los equipos remotos puede diluir las ventajas de este modelo de organización del trabajo e, incluso, generar ciertas disfunciones e inconvenientes para la buena marcha del negocio.

Dificultades para la coordinación: cuando las empresas ponen en marcha este tipo de iniciativas sin haber implementado previamente las herramientas digitales pertinentes, los problemas operativos no tardarán en surgir.

Mala comunicación: un equipo virtual no equivale a seis empleados trabajando de manera totalmente autónoma e individual. La cooperación es necesaria y si no existe una buena comunicación corporativa los resultados rara vez serán los deseados.

Menor implicación: aunque la posibilidad de trabajar desde casa puede resultar muy atractiva, algunos empleados podrían responder con una menor implicación y, por consiguiente, reducir su productividad.

Sensación de impersonalidad: la no presencia física de los integrantes del equipo puede generar cierta sensación de impersonalidad, que podría resultar insatisfactoria para los profesionales menos convencidos.

Cómo trabajar en equipo en entornos virtuales

El trabajo en equipos remotos no supone cambios revolucionarios respecto al funcionamiento habitual de los equipos de trabajo pero sí que presenta algunas especificidades que conviene tener presente tanto en su planificación como en su desarrollo y revisión.

Planificar el trabajo de los equipos virtuales

Como en cualquier otro equipo, el grupo virtual arranca con la definición de las tareas básicas a cubrir, así como de los roles que deben cumplir los trabajadores seleccionados. Este momento es siempre delicado porque conviene evitar duplicidades y solapamientos y hay que tener bien presente los perfiles profesionales disponibles.

Un software de organigrama ayuda a los managers a conocer exactamente cuáles son los recursos humanos de que dispone la empresa, qué funciones se le han asignado a cada empleado y qué relaciones jerárquicas se han establecido.

La información se presenta de manera muy visual para que baste con echar un rápido vistazo para tener clara la estructura interna de los equipos.

También es importante construir un calendario de entregas y revisiones de tareas que resulte razonable y que permita a todos los empleados cumplir sus obligaciones de manera autónoma y con las herramientas pertinentes.

Desarrollo del trabajo de los equipos virtuales

Repartidas las tareas, consensuado el calendario de actuaciones y establecidos los canales de comunicación y retroalimentación, es el momento de iniciar el trabajo remoto propiamente dicho.

Durante esta fase, la prioridad es asegurar el correcto intercambio de información entre las partes, favorecer la toma de decisiones y resolver las posibles incidencias con rapidez.

El liderazgo en equipos virtuales adquiere un papel más relevante durante esta fase porque su intervención puede evitar que el proyecto descarrile o que los resultados sean mejores de los previstos.

Para conseguirlo, el portal de Recursos Humanos es la herramienta básica, dado que permite a ambas partes mantener un contacto regular y confidencial. Además, sirve como registro de conservaciones y como espacio de referencia para conseguir información sobre el equipo.

No menos relevante para la buena marcha de los proyectos es la utilización de un software de encuestas a empleados. Este recurso permite hacerse una idea muy aproximada del grado de satisfacción de los trabajadores, al tiempo que ayuda a intervenir con mayor agilidad y precisión ante conflictos laborales.

Revisión del trabajo de los equipos virtuales

La revisión del trabajo en grupo virtual no es un trámite que pueda postergarse hasta la conclusión del proyecto. De hecho, la evaluación es mucho más útil cuando presenta un carácter continuo.

Solo así es posible ayudar a los empleados a conseguir los mejores resultados y a asegurarse de que las diferentes tareas están cumpliéndose correctamente.

Si quieres saber más sobre cómo llevar a cabo una buena evaluación del desempeño, no te pierdas ESTE ARTÍCULO.

Por supuesto, la revisión y evaluación del trabajo remoto también puede llevarse a cabo una vez se han completado las tareas pertinentes.

Sin embargo, la utilidad de esta evaluación final no radica tanto en mejorar los equipos humanos sino en recabar información para que los futuros proyectos sean todavía más exitosos. A todo ello puede sumarse una autoevaluación por parte de los miembros del equipo.

En todos los casos, el software de evaluación del desempeño es la herramienta más idónea para facilitar la que, sin duda, es una de las obligaciones más comprometedoras para los managers.

Este recurso les facilita numerosas opciones para personalizar al máximo la evaluación, reduce el riesgo de incurrir en sesgos y ayuda a los empleados a crecer profesionalmente gracias a los Feedbacks.

8 claves para el liderazgo en equipos virtuales

Conocidas las ventajas y desventajas de los equipos virtuales y comentado el proceso de creación de equipos remotos, solo queda recordar los principios clave para el éxito de los equipos virtuales en las organizaciones.

1. Clarificar el sentido y los roles de los equipos virtuales

Es indispensable que los miembros del equipo sepan cuáles son los objetivos y el sentido mismo del grupo virtual. Paralelamente, los roles deben quedar perfectamente definidos y no experimentar modificaciones contantes. También es importante que el líder sepa delegar.

2. Marcar un buen ritmo de trabajo

Ya hemos visto que el trabajo en grupo virtual puede afectar negativamente al ritmo de los trabajadores. El líder debe ser muy claro con los plazos y el calendario que debe cumplirse, por lo que conviene programar reuniones y fechas de presentación de resultados.

3. Realizar un buen seguimiento de los equipos virtuales

Sin llegar a ser un vigilante permanente de los empleados, el encargado del liderazgo en equipos virtuales debe realizar un seguimiento regular de la marcha del proyecto. El uso de herramientas digitales de monitorización, como la evaluación 360 º, resulta esencial.

Cómo medir el rendimiento en el teletrabajo
12 claves para mantener elevada la productividad en el trabajo a distancia.

4. Aprovechar las posibilidades tecnológicas

En los apartados anteriores ya hemos resaltado la importancia de disponer de recursos digitales que permitan monitorizar, analizar, evaluar y comunicar el estado del proyecto. Las corporaciones virtuales deben apostar permanentemente por actualizar sus herramientas digitales si quieren mantenerse en vanguardia.

+30 Herramientas Home Office Perfecciona el teletrabajo con tecnología

5. Que el líder se haga sentir entre los equipos virtuales

Un estudio de Deloitte sobre los equipos virtuales establece que el compromiso corporativo puede caer hasta un 80% como consecuencia de la distancia física entre los empleados y la empresa. El líder debe cubrir esta brecha interesándose por las opiniones y sensaciones de los empleados, propiciando el engagement laboral.

6. Mantener una comunicación estratégica

Ahondando en la premisa anterior, los responsables de los equipos deben mantener una comunicación regular y constructiva con todos los miembros del grupo virtual. Una reunión a tiempo, un mensaje de ánimo o una sugerencia de mejora pueden ser vitales para el éxito de los proyectos.

Videoconferencias y reuniones virtuales: claves para perfeccionarlas Conoce sus características y cómo organizarlas

7. Promover la ambición personal

Muchos gestores de equipos consideran que todos los trabajadores deben rendir al mismo nivel, sin grandes diferencias entre ellos por lo que respecta a su compromiso e implicación.

La realidad es que los equipos virtuales saldrán fortalecidos si los empleados destacan por su afán de superación y su voluntad de crecer profesionalmente. Esto puede vincularse con la promoción interna y los planes de carrera.

8. Cuidar el clima laboral

Por último, pero no menos importante,, otra de las responsabilidades básicas de los líderes es la de mantener un buen clima de trabajo. A priori, esto resulta más sencillo en los equipos virtuales que en los convencionales pero ello no es motivo para dejar de medir el clima laboral a través de herramientas como las encuestas a empleados.

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Equipos Virtuales | 8 consejos para gestionarlos de forma eficaz

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Los equipos virtuales han tomado el protagonismo de las empresas con la irrupción del coronavirus. ¿Cómo trabajar en equipo en entornos virtuales?