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Una factura es un documento comercial que acredita la compraventa de un bien o servicio. Es un título valor que el vendedor o prestador del servicio puede entregar al comprador o beneficiario del servicio.

Factura Electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico. Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario.

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1. Encabezado de la factura electrónica

El encabezado de la factura electrónica es la primera sección que debe llenar. Aquí se incluyen datos esenciales para identificar la factura y a las partes involucradas en la transacción.

Nombre y logotipo de la empresa: El nombre comercial y logotipo ayudan a la identificación visual inmediata de la marca.

Número de factura y serie: Cada factura debe tener un número único que permita su identificación y seguimiento.

Fecha de emisión: Indica el día en que se generó la factura.

2. Información del emisor y del receptor

Es fundamental proporcionar información detallada tanto del emisor como del receptor de la factura.

Datos del emisor: Nombre o razón social, dirección fiscal y otros datos de contacto.

Datos del Receptor: Nombre o razón social del cliente, dirección fiscal y otros datos relevantes.

3. Descripción de los productos o servicios

En esta sección se detallan los productos vendidos o los servicios prestados. Es importante ser claro y específico para evitar confusiones y facilitar la comprensión.

Lista de productos/servicios: Nombre, descripción detallada, cantidad, precio unitario, y subtotal de cada ítem.

Descuentos y promociones: Si aplican, deben estar claramente especificados.

4. Totales y resumen financiero

Aquí se realiza el cálculo total de la factura, incluyendo impuestos y otros cargos adicionales.

Subtotal: Suma de los costos de los productos o servicios antes de impuestos.

Impuestos: Detalle de los impuestos aplicables (como el IGV), con su correspondiente porcentaje y monto.

Total a pagar: Monto final que el cliente debe abonar.

5. Términos y condiciones

Incluir los términos y condiciones de la venta o prestación de servicios es esencial para evitar malentendidos y proteger tus intereses.

Condiciones de pago: Plazos, métodos aceptados y posibles penalizaciones por retrasos.

6. Firmas electrónicas

Las firmas electrónicas son un elemento clave en la validación y autenticidad de la factura.

Firma del emisor: Confirma la autenticidad de la factura y su emisión.

Firma del receptor: En algunos casos, es necesario que el receptor también firme electrónicamente la factura.

7. Código de verificación y código QR

Para garantizar la integridad y autenticidad de la factura, se incluyen códigos de verificación y QR que permiten su validación.

Código de verificación: Un número único o alfanumérico que garantiza la validez de la factura.

Código QR: Facilita la verificación rápida y segura mediante dispositivos móviles.

8. Cuenta bancaria

Es necesario especificar el número de cuenta bancaria, el número de cuenta interbancaria, el banco correspondiente y el tipo de cuenta (ya sea de ahorros o corriente).

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El Código Único de Facturación Electrónica (CUFE) es un código alfanumérico que identifica cada factura electrónica en Colombia. Es un requisito indispensable para emitir facturas electrónicas.

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Personas obligadas a facturar electrónicamente 

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Personas obligadas a facturar electrónicamente 

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Detalles de quienes deben facturar electrónicamente:

Personas Jurídicas: Todas las empresas.

Responsables de IVA: Aquellos que están obligados a pagar el Impuesto al Valor Agregado.

Responsables del Impuesto Nacional al Consumo (INC): Aquellos que están obligados a pagar este impuesto.

Personas Naturales:

Aquellas que enajenen bienes y/o servicios con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT.

Personas naturales con más de un establecimiento de comercio.

Personas naturales que desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles.

Personas naturales que sean usuarios aduaneros.

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Personas que no están obligadas a facturación electrónica  

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Personas que no están obligadas a facturación electrónica  

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Los bancos, las corporaciones financieras, las cooperativas de ahorro y crédito, y las compañías de financiamiento comercial

Las empresas que prestan el servicio de transporte público urbano

Las personas naturales que venden productos excluidos del impuesto sobre las ventas o prestan servicios no gravados

Los prestadores de servicios desde el exterior que no tienen residencia fiscal en Colombia y ofrecen servicios electrónicos o digitales

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Proveedor Tecnológico

Software Propio

Servicio Gratuito de la Dian

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La DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) establece un plazo de 48 horas para transmitir las facturas electrónicas de venta que no se validaron con la marca factura TIPO 04.