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Son de gran importancia, ya que los metadatos permiten el aseguramiento de la autenticidad, integridad, fiabilidad, usabilidad y valor probatorio de los documentos.

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Son información estructurada o semi estructurada que posibilita la creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo

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Buena Gestión de los documentos, apoyando los procesos de trabajo y cumplimiento de los procesos de gestión documental.

Reducir el riesgo de accesos no autorizados.

Proporcionar vínculos entre los documentos y su contexto de creación.

Facilitar la conversión, migración y conservación a largo plazo de los documentos.

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El modelo conceptual de metadatos se encuentra integrado por entidades y relaciones, en donde las entidades son el elemento principal para la definición del esquema de metadatos, mientras que las relaciones son importantes ya que permiten contextualizar la entidad

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Los esquemas de metadatos para la gestión de documentos facilitan la interoperabilidad, el aseguramiento de documentos a largo plazo. Para iniciar el diseño se hace necesario:

Definir el alcance del esquema.

Definir la metodología a seguir.

Determinar los elementos del esquema.

Establecer relaciones entre métodos.

Definir la codificación del esquema.

Definir reglas.

Realizar el esquema legible por maquina.

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Todo esquema de metadatos debe estar documentado, actualizado y mantenido como mínimo el mismo tiempo en el que se conservan los documentos, por lo que se debe gestionar, para dicho gestión se deben crear políticas y directrices relacionadas como:

Asignación de roles.

Requisitos de fiabilidad, accesibilidad, recuperación, mantenimiento y seguridad de los metadatos.

Requisitos de creación e incorporación de metadatos.

Articulación con otras políticas o esquemas de metadatos establecidos en la institución.

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Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objetivo de facilitar su utilización y conservación

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Permite agrupar y gestionar los documentos en un orden histórico para tener registrado el proceso del caso de los documentos.

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Cronológico: Como su nombre lo indica se realiza de forma cronológica, siendo el documento con mayor antigüedad el primero y el mas reciente el ultimo.

Foliación: Los documentos van en orden de como van llegando o en el momento en el que se incorporen los documentos al expediente.

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Kelly Ceballos Calle.

Jesus Manuel Olea Diaz.