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Las entrevistas grupales puede que uno de los entrevistados sea acaparador y que no deja que los demas puedan hablar, consejos mas importante que es lograr identificarlos por su nombre te ayudará a llevar la entrevista fácilmente y anotar los comentarios de cada uno de ellos.

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Entrevista grupal - Episodio 101 | CONSIGUE TU TRABAJO

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En esta breve guía, se nos explica algunos problemas y preguntas frecuentes al momento de realizar una auditoria en lineal, asimismo, las respuestas o soluciones a estas

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preguntas frecuentes sobre auditoría remota

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Destacadas Acceda a las normas y realice su compra Sobre las normas Normas e información Auditoría, certificación y capacitación Consultoría BSI el lugar de los reportes de la industria, investigaciones y noticias

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La auditoría interna en demostración de técnicas de entrevista 

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La auditoría interna en demostración de técnicas de entrevista 

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https://www.auditool.org/blog/auditoria-interna/6473-tecnicas-de-entrevistas-en-auditoria-interna

En este artículo se encuentra información de diferentes técnicas que se pueden implementar en una entrevista dadas en base por la Auditoría interna, siendo éstas técnicas de mucha importancia ya que te ayuda a estar preparado para una entrevista en Auditoría.

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Por: Javier Klus. Colaborador de Auditool

Es innegable que las entrevistas son una de las técnicas más importantes al momento de nosotros poder obtener evidencia de auditoría, por lo tanto, deberemos estar preparados para la misma, saber que queremos preguntar y como lo tenemos que preguntar, son elementos fundamentales.

Una entrevista consta de las siguientes etapas:

Preparar la entrevista: Esto implica definir el propósito y el resultado de la entrevista, establecer con quien nos entrevistaremos, elaborar una lista de temas que queremos tratar, preparar una agenda a ser comunicada a los entrevistados y finalmente estar preparados para las posibles respuestas, esto implica que muchas veces deberemos realizar re-preguntas en base a la respuesta de nuestro entrevistado (esto ya lo tenemos que considerar desde el momento 0).

Conducir la entrevista: Establecer el modo de la entrevista (es decir será una reunión más distendida, menos distendida, esto también estará relacionado con la jerarquía de la persona que entrevistamos), dejar claramente expuesto el propósito de la reunión, realizar las preguntas relevantes pero por sobre todas las cosas realizar una escucha activa (es decir estar atentos a lo que nuestro interlocutor lo dice, de qué forma lo dice, expresiones corporales, etc.) y finalmente dejar en claro con nuestro interlocutor los próximos pasos.

Tomar acciones: Es recomendable una vez finalizada la reunión, consolidar los resultados, si en la entrevista tuvimos otro colaborador, discutir la misma. Dejar todos estos aspectos reflejados, por ejemplo, en una minuta de reunión y ya definir los próximos pasos (por ejemplo, agendar otras reuniones si fuera necesario).

Cuando hablamos de realizar las preguntas apropiadas también nos estamos refiriendo a qué tipo de preguntas realizas. Las preguntas pueden ser clasificadas en 3 tipos:

Abiertas: las cuales como su nombre lo indica, permite que nuestro interlocutor se explaye sobre temas en general, nos dé una descripción global del proceso, del evento o circunstancia y nos ayuda a nosotros a tener un mayor entendimiento y poder luego realizar preguntas más específicas, adicionalmente nos ayudaría a poder detectar una posible excepción o aspecto que requiera un mayor entendimiento y análisis. Una pregunta abierta podría ser "Nos podría describir como es el funcionamiento del ciclo de compras"

De prueba: Estas preguntas ya no dirigen a lo general, sino que se orientan a lo particular. Siguiendo un ejemplo del ciclo de compras, una pregunta de prueba sería por ejemplo: ¿Que personas son las encargadas de liberar compras y por qué importes?

De cierre: En este caso son lo opuesto a las preguntas abiertas, y en las mismas obtenemos generalmente un "si" o "no" y el objetivo es poder cerrar finalmente el entendimiento. Ejemplo de este tipo de preguntar podrían ser: ¿alguien más aparte de ustedes tiene la posibilidad de liberar órdenes de compra?, ¿Puede usted modificar los precios de la lista de precios?

Un aspecto importante en el proceso de llevar una entrevista es que siempre mantengamos nuestro escepticismo profesional, es decir que siempre estemos atentos y no demos absolutamente por válidos los razonamientos o situaciones que expone nuestro interlocutor.
Javier Klus
Gerente de Auditoría de una firma internacional de auditoría, especialista en Auditoría Interna, Control Interno, Auditoría, Evaluación de Riesgos, Riesgo Financiero, SOX, Gestión de Riesgo, Gestión de Proyectos, Riesgo Operacional. (Universidades Pontificia Universidad Católica Argentina, Instituto de Auditores Internos, Universidad Politécnica de Madrid, Universidad Argentina de la Empresa).

Buenos Aires, Argentina

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Técnicas de entrevistas en auditoría interna

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Por: Javier Klus. Colaborador de Auditool Es innegable que las entrevistas son una de las técnicas más importantes al momento de nosotros poder obtener evidencia de auditoría, por lo tanto, deberemos estar preparados para la misma, saber que queremos preguntar y como lo tenemos que preguntar, son elementos fundamentales.

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El texto nos explica como se van desarrollando las entrevistas por el medio virtual que es un cambio grande para diferentes empresas de diversos rubros esto a llevado a que se vuelva menos interactiva pero siempre se busca que la comunicación se dé en grandes proporciones ya que al no ser presente es lo que más tiene que enfatizar y poder llegar a revisar diferente  puntos como es lo que se da dentro de las auditorias que durante la pandemia tenían que darse muchas veces por medio virtual.

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Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool
Dentro de las medidas para mitigar el riesgo de contagio en la actual pandemia, está el distanciamiento social. Esto ha hecho que, en el ámbito laboral, se efectúen entrevistas de manera remota con ayuda del video. Toda vez que las entrevistas son un procedimiento frecuente en el trabajo de auditoría y hay algunos aspectos importantes que se apreciaban más fácilmente en una entrevista frente a frente, tales como las señales no verbales es necesario preparar cuidadosamente las entrevistas en video para que sean provechosas y productivas. Es previsible, incluso, que las entrevistas en video se conviertan en una práctica habitual y que se empleen de manera regular, en tanto se utilicen las tecnologías y técnicas adecuadas.

De manera semejante a lo que ocurre con cualquier procedimiento de auditoría, la realización de una entrevista remota tiene ventajas e inconvenientes como las siguientes:

Ventajas[1]:

La programación suele ser más sencilla, pesto que se evitan desplazamientos y se pueden emplear diferentes ubicaciones.

Hay reducción de tiempo y dinero, asociados a desplazamientos y adecuación de instalaciones.

Para entrevistados y entrevistadores puede resultar cómodo hablar desde la comodidad del hogar, más que en una sala de conferencias formal.

Los aplicativos y programas de videoconferencias facilitan compartir documentos y archivos e incluso resaltar contenidos.

Si se requiere una máscara para una entrevista en persona, una entrevista remota sin una máscara podría revelar señales no verbales importantes que de otro modo se ocultan detrás de una máscara.

Inconvenientes:

La revisión de documentos impresos es más compleja.

Hay más dificultad en advertir señales no verbales y en logar una relación social.

Se requiere gran concentración, puesto que en ambientes remotos es fácil distraerse con otras tareas.

Posibilidad de que las partes no intencionadas estén presentes durante la entrevista, o que la entrevista se grabe sin que todas las partes sean conscientes.

Si bien una opción es utilizar cuestionarios escritos en lugar de entrevistas en persona, cualquier posibilidad de recolección de señales no verbales se elimina. El video aborda muchos de los problemas de las preguntas y respuestas escritas, pero no se recomienda para llevar a cabo conversaciones con aquellos que se sospecha que han cometido algún delito. Esas entrevistas deben realizarse en persona, si es posible.

Algunos consejos para la realización de las entrevistas, con base en el artículo publicado por www.journalofaccountancy.com previamente citado son:
Preparación

Realizar una llamada de configuración avanzada con el entrevistado, asegurándose de que las conexiones inalámbricas, el sonido y los objetos visuales funcionen correctamente. Practicar el compartir y usar documentos.

El entrevistador y el entrevistador deben estar en un espacio tranquilo y privado durante la entrevista para eliminar el ruido y las distracciones.

El entrevistador debe estar capacitado en el uso del aplicativo para la entrevista. Debe saber cómo compartir (y no compartir) su pantalla, así como documentos de interés

Evaluar la conveniencia de grabar la entrevista.

Tener dispositivos alternativos (teléfono celular, portátil o tableta adicional) y / o plataformas disponibles en caso de que los recursos iniciales presenten fallas.

Al preparar y programar la entrevista, se debe incluir tiempo adicional para permitir la solución de cualquier problema técnico de última hora.

Se puede hacer una entrevista de prueba con otro miembro del equipo, para ver su desarrollo.

Realización de la entrevista

Es conveniente establecer al comienzo de la entrevista cómo deben responder los participantes en caso de que se pierda la conexión virtual; por ejemplo, usar el teléfono.

Asegurarse que el entrevistado entienda cómo funcionan los controles (por ejemplo, vídeo, silencio, etc.).

La cámara del entrevistado debe abarcar su vista corporal desde la sección media hacia arriba, no sólo la cara. Las señales no verbales pueden perderse si la cámara incluye solo la cara del entrevistado.

Debe activarse el vídeo tanto del entrevistador como del entrevistado. Una entrevista de solo audio puede ser mejor que ninguna entrevista, pero corre el riesgo de que falten señales no verbales importantes.

Puede ser conveniente tener al menos dos entrevistadores participando en la entrevista virtual. El entrevistador principal puede hacer preguntas y observar las reacciones del entrevistado, mientras que el segundo entrevistador controla los documentos para ser compartidos en pantalla y toma notas.

Debe supervisarse la lista de participantes proporcionada en la plataforma y registrar si aparece alguien no identificado. Al comienzo de la entrevista, pregúntele al entrevistado si hay alguien más en la habitación o escuchando de forma remota. Hacia el final de la entrevista pregunte al entrevistado si se ha comunicado con alguien mientras es entrevistado. Si la respuesta es sí, pregunte al entrevistado qué se discutió.

Hay que considerar la seguridad de los documentos que se compartirán durante la entrevista. En una entrevista cara a cara, los documentos pueden ser mostrados al entrevistado y devueltos al entrevistador. Sin embargo, en una entrevista virtual el documento puede ser fotografiado por el entrevistado sin el conocimiento del entrevistador.

Como se aprecia, si bien hay algunas dificultades en las entrevistas en video, los enfoques virtuales pueden tener éxito e incluso proporcionar beneficios que no están presentes en las entrevistas cara a cara. No obstante, en cuanto sea posible, hay que procurar la interacción personal, pues así se enriquece el proceso.

[1] Basado en: https://www.journalofaccountancy.com/news/2020/aug/video-interview-tips-for-forensic-accountants-auditors.html
CP Iván Rodríguez
Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá DC, Colombia

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Consejos para auditores al realizar entrevistas en video

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Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool Dentro de las medidas para mitigar el riesgo de contagio en la actual pandemia, está el distanciamiento social. Esto ha hecho que, en el ámbito laboral, se efectúen entrevistas de manera remota con ayuda del video.

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Consejos para realizar entrevistas virtuales en época de COVID-19

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Consejos para realizar entrevistas virtuales en época de COVID-19

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La pandemia que se vive hoy en día ha generado grandes cambios y en especial las modalidades de trabajo, por lo cual las entrevistas de trabajo se opta de muchas maneras y una de esas es la virtual, lo que genera candidatos virtuales y trae consigo mismo beneficios para ambas partes.

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La entrevistas virtuales se deben considerar del mismo modo que una entrevista normal, así que cerciorarse de los detalles y practicar, harán menos estresante el momento y mucho más efectivo

Actualmente el mercado laboral es uno de los más impactados a nivel global y en Colombia debido al COVID-19, sin embargo, hay sectores como el de salud, tecnología, consumo masivo y consultoría en los que la coyuntura ha demandado mayor oferta de vacantes. Teniendo en cuenta que el país se encuentra en cuarentena obligatoria, las entrevistas virtuales se convierten en una herramienta clave en los procesos de selección de las compañías, por lo que PageGroup entrega algunos consejos clave a la hora de realizar una entrevista por videoconferencia para que esta sea exitosa.

Electricidad, conexión y equipo:

Puede parecer evidente, pero, si el entrevistado usará un computador ya sea portátil o de escritorio, es importante comprobar que tenga suficiente carga o que esté conectado. No querrá perder la comunicación en plena entrevista. Además, se debe elegir un lugar con buena conexión a internet.

Se recomienda utilizar un computador de escritorio o portátil en vez de una tablet o teléfono. Así, evitará sostenerla y arriesgarse a que el movimiento de la pantalla incomode a los entrevistadores y de esta manera también las manos quedarán libres.

Luz, fondo y vestimenta:

se debe ajustar la iluminación para que tenga suficiente luz tanto en el techo, como otra muy tenue detrás del entrevistado. Las sombras pueden hacer que la persona se vea extraña: los entrevistadores desean verla con claridad. Es mejor un fondo liso y de color claro. Definitivamente, es importante no poner detrás un papel tapiz con diseños, estantes de discos, libros o pósters.

La entrevista por vídeo se debe considerar del mismo modo que una entrevista normal. Por lo que se sugiere no usar camiseta y jeans solo porque no se está en una oficina. El entrevistado debe parecer profesional y verse bien, tal como si fuera a una entrevista cara a cara.

Distracciones:

es importante estar alejado de todo tipo de distracciones al momento de las entrevistas virtuales. Elegir un cuarto tranquilo y cerciorarse de que nadie lo interrumpa.

Práctica y un consejo útil:

El entrevistador debe practicar antes de la entrevista. Cerciorarse que luce bien, que pueden verlo con claridad y que todo el equipo está funcionando adecuadamente, tanto el vídeo, como el audio.

Una gran ventaja de las entrevistas por video es que se pueden tener apuntes, estos se pueden ubicar justo sobre la línea de la cámara y nadie notará que los está viendo.

Cámara:

Comprobar que la cámara esté alineada con los ojos. Si está demasiado alta, los entrevistadores solo verán la parte de arriba de la cabeza y si está demasiado baja, la cara se mostrará distorsionada y lo único visible será la nariz. Si lo que se quiere es que vean la cabeza y hombros con claridad, el entrevistado no debe sentarse demasiado cerca o lejos de la cámara.

Se recomienda no mirar a la persona en la pantalla. En efecto, cuando le estén hablando, debe recurrir a señales del lenguaje corporal, pero cuando esté respondiendo intente mirar a la cámara.

Esperar antes de hablar:

Con frecuencia, en las videoconferencias hay un retraso en la cámara. Tal como en los noticieros, es buena idea esperar algunos segundos antes de responder una pregunta en caso de que haya un retraso. De este modo evitará interrumpir accidentalmente al entrevistador a la mitad de su discurso, pues podría parecer una descortesía.

En conclusión, las entrevistas por vídeo suelen ser menos estresantes que las entrevistas cara a cara, siempre y cuando el entrevistado se prepare y se cerciore de que todo suceda según lo previsto.
Le puede interesar: ¿Cómo afrontar los momentos de incertidumbre en las empresas?

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Consejos para realizar entrevistas virtuales en época de COVID-19 - Revista Empresarial & Laboral

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La entrevistas virtuales se deben considerar del mismo modo que una entrevista normal, así que cerciorarse de los detalles y practicar, harán menos estresante el momento y mucho más efectivo Actualmente el mercado laboral es uno de los más impactados a nivel global y en Colombia debido al COVID-19, sin embargo, hay sectores como el de salud, tecnología, consumo masivo y consultoría en los que la coyuntura ha demandado mayor oferta de vacantes.

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MANUAL DE AUDITORIA DE LA COMUNICACIÓN INTERNA. 

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MANUAL DE AUDITORIA DE LA COMUNICACIÓN INTERNA. 

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Dicho manual nos explica la importancia que tienen las entrevistas, tanto como sus ventajas y limitaciones. Así mismo, nos muestra una serie de ejemplos guías de entrevistas que se pueden realizar para las diferentes partes de las empresas.

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https://youtu.be/B5KSu0rZ-W8

Este video muestra diferentes preguntas que usualmente se dan en una entrevista, siendo esta información de mucha ayuda.

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El siguiente vídeo contiene una serie de preguntas para realizar una auditoría.