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Con base a la Teoría de la dependencia de los recursos identifica 5 problemáticas presentes en los Archivos.

1.- Escasez de Recursos Financieros: Los archivos, ya sean públicos o privados, a menudo enfrentan limitaciones financieras. La falta de inversión y financiamiento adecuado puede dificultar la adquisición de tecnología, la contratación de personal capacitado y la preservación adecuada de los recursos documentales. Esto afecta la capacidad de los archivos para cumplir con su misión de conservación  documental y acceso a la información.

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2.- Dependencia de Recursos Humanos Especializados: La gestión de archivos requiere de personal especializado en áreas como la archivística, la conservación y la gestión de documentos. La falta de presupuesto para contratar profesionales capacitados y la rotación de personal pueden comprometer la capacidad de los archivos para preservar, organizar y describir sus colecciones.

3.- Acceso a Tecnología y Equipamiento: Los archivos dependen de la tecnología para la gestión y preservación de documentos, especialmente en el entorno digital. La falta de acceso a equipos, software y recursos tecnológicos actualizados puede limitar una correcta gestión documental tanto en documentos físicos como electrónicos, así como la seguridad de estos.

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4.- Legislación y Normativas: La gestión documental y el funcionamiento de los archivos están sujetos a leyes y reglamentos que rigen la gestión y conservación documental así como el acceso a documentos. Cambios en la legislación y la falta de claridad en las normativas así como las malas prácticas pueden crear desafíos en la gestión de archivos y en la toma de decisiones sobre qué la valoración documental, que implica la conservación y eliminación de documentos.

5.- Dependencia de Colaboración Externa: Los archivos pueden depender de la colaboración con otras instituciones, como bibliotecas, museos y agencias gubernamentales, para acceder a recursos y compartir colecciones. Las dificultades en establecer y mantener relaciones de colaboración pueden obstaculizar la gestión y el acceso a recursos de archivo.

Estas problemáticas destacan la importancia de una gestión adecuada de recursos financieros, humanos y tecnológicos en los archivos, así como la necesidad de abordar las cuestiones normativas y legales. Además, resaltan la importancia de promover la conciencia sobre la preservación y el acceso a la información histórica y documental en la sociedad.

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A continuación se presentan tres propuestas basadas en la Teoría de la dependencia de los recursos para mejorar la gestión de archivos:

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PROPUESTA 1

Diversificación de Fuentes de Financiamiento: Propuesta: Los archivos pueden buscar activamente la diversificación de sus fuentes de financiamiento. Esto implica no depender exclusivamente de una fuente de recursos, como el presupuesto gubernamental o donaciones, que puede ser inestable. En su lugar, podrían explorar oportunidades para obtener ingresos a través de servicios de archivo, la comercialización de contenidos digitales, la venta de reproducciones o la colaboración con organizaciones externas. Al diversificar sus fuentes de ingresos, los archivos pueden reducir su vulnerabilidad financiera.

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PROPUESTA 2

Desarrollo de Colaboraciones Estratégicas: Propuesta: Los archivos pueden establecer colaboraciones estratégicas con instituciones similares, como bibliotecas, museos, universidades y organizaciones culturales. Estas colaboraciones pueden incluir el intercambio de recursos humanos y técnicos, la gestión conjunta de colecciones y proyectos de investigación compartidos. Al colaborar con otras organizaciones, los archivos pueden acceder a recursos adicionales, compartir costos y conocimientos, y fortalecer su capacidad de gestión.

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PROPUESTA 3

Capacitación de su Personal: Propuesta: Los archivos pueden invertir en la capacitación y el desarrollo su personal. Esto implica proporcionar oportunidades de formación en archivística, gestión de documentos, preservación digital y tecnología de la información. Al empoderar a su personal con habilidades especializadas, los archivos pueden depender menos de la contratación externa y la rotación de personal, lo que a su vez mejora la calidad y la consistencia en la gestión de colecciones.

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Estas propuestas se basan en la teoría de la dependencia de los recursos y tienen como objetivo reducir la vulnerabilidad de los archivos al depender de recursos limitados o inestables. Al diversificar las fuentes de financiamiento, establecer colaboraciones estratégicas y mejorar la capacitación del personal, los archivos pueden fortalecer su capacidad para cumplir con su misión de preservar y proporcionar acceso a la información histórica y documental.

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La teoría de la dependencia de los recursos en el contexto de la gestión de archivos destaca la importancia de reconocer y abordar la dependencia de los archivos de recursos críticos para su funcionamiento.

En resumen, la teoría de la dependencia de los recursos resalta la importancia de la gestión efectiva de los recursos necesarios para el funcionamiento de los archivos y sugiere estrategias para reducir la vulnerabilidad y garantizar la preservación y accesibilidad de la información.

El reconocimiento de esta dependencia y la implementación de enfoques estratégicos son esenciales para mejorar la gestión de archivos en un entorno en constante evolución.

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"Introduction to Archival Organization and Description" (Introducción a la Organización y Descripción Archivística)

Autor: Michael J. Fox

Publicación: Society of American Archivists, 2018

ISBN: 978-1945247008

"The Archival Advantage: Integrating Archival Expertise into Management Decision Making" (La Ventaja Archivística: Integración de la Experiencia Archivística en la Toma de Decisiones de Gestión)

Autores: Maygene Daniels y Timothy Walch

Publicación: Society of American Archivists, 2003

ISBN: 978-0933707731

"Archives and Record Management: Principles and Practices" (Gestión de Archivos y Registros: Principios y Prácticas)

Autor: D. R. Maní

Publicación: Ess Ess Publications, 2008

ISBN: 978-8170004942

"Records Management: A Practical Approach" (Gestión de Registros: Un Enfoque Práctico)

Autor: Ian Franklin

Publicación: Facet Publishing, 2014

ISBN: 978-1856048108

Recuperados el 30 de octubre del 2023