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ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 

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LGCH 9.C

Diana Paola Cruz Aranda

Ivonne Azucena Perez Delgadillo

Leonardo Sebastian Gallegos Cobos

Mildred Emireth Calderón Castillo

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Es un requisito que establece las bases para elaborar, mantener y actualizar el soporte documental de los sistemas de gestión de la calidad. La distinta información documentada del sistema define y determina las pautas de trabajo a desarrollar para el desempeño del sistema de gestión.

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elemento control de documentos de sistema de gestion de calidad 

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Existen estructuras recomendadas para los manuales de calidad, sin embargo cada empresa debe personalizar y adaptar esta estructura a su propia realidad y requisitos.

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Describe el sistema, la política y los objetivos de calidad, establece por qué se hace lo que se hace y quién lo autoriza..

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Describe las actividades necesarias para implantar los elementos del sistema de calidad en cada una de las áreas funcionales, propósito de la actividad, alcance de la actividad, responsabilidades (qué se debe hacer y quién debe hacerlo.), procedimiento (cuándo, dónde y cómo debe hacerse), cuál es materiales, equipos y documentos deben ser usados y la documentación:

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control de documentos de sistema de gestion de calidad 

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Son Instrucciones detalladas de trabajo que describen como la actividad debe ser ejecutada.

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Los documentos de origen externo se deben identificar y controlar su distribución

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Sirven para recopilar información valiosa. Los formatos registran datos. Los registros, registran evidencias objetivas de la ejecución y terminación de actividades o trabajos con apego a los lineamientos o instrucciones descritas en los procedimientos o instrucciones de trabajo

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control de documentos de sistema de gestion de calidad 

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https://www.udenar.edu.co/recursos/wp-content/uploads/2020/05/SGC-GU-01-Guia-Elaboracion-y-Control-de-Docs-v6.pdf

https://images.app.goo.gl/azDMkccELHyxGk2y8

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El control de información documentada (apartado 7.5. de norma ISO 9001:2015) es un requisito que establece las bases para elaborar, mantener y actualizar el soporte documental de los sistemas de gestión de la calidad. La distinta información documentada del sistema define y determina las pautas de trabajo a desarrollar para el desempeño del sistema de gestión. En el presente artículo se detallan las etapas para realizar el control de documentos y se ofrece un ejemplo práctico para el cumplimiento de los requisitos de la norma de referencia en la pequeña empresa.

Para controlar los documentos es necesario disponer de un procedimiento que determine las pautas de actuación para las siguientes tareas:

1. Aprobación de los documentos.
Es necesario determinar las responsabilidades de aprobación de cada uno de los documentos y la evidencia de dicha aprobación. Las organizaciones definirán los pasos necesarios para la redacción, revisión y aprobación de los distintos documentos del sistema de gestión de la calidad, así como las correspondientes responsabilidades y metodologías.

2. Revisión y actualización de la información documentada
Los documentos del sistema son documentos vivos sometidos a los cambios que se realicen en las metodologías de trabajo (mejora continua). La organización debe determinar la frecuencia y el método de esta revisión de la adecuación de los documentos. En la práctica es habitual que los documentos se revisen al menos una vez al año durante el proceso de revisión del sistema por la dirección.
3. Identificación de los cambios y de la versión vigente de los documentos
La organización debe mantener el histórico de los cambios en los distintos documentos, al mismo tiempo debe crear una metodología de identificación de las versiones (revisiones, versiones) actualizadas.
4. Distribuir la documentación vigente para que se encuentre accesible en los puntos de uso
Esta distribución de documentos puede realizarse en formato físico o en formato digital, debe ser de tal forma que todas las personas tengan acceso a los documentos que sean de aplicación a sus responsabilidades en el sistema.
5. Mantener los documentos legibles e identificables
Los documentos de la organización suelen estar identificados con logotipos, títulos y códigos de tal forma que se facilite su identificación y su accesibilidad.
6. Control de documentos externos
La organización debe controlar aquellos documentos externos que sean necesarios para el desarrollo de las actividades del sistema. Por ejemplo, podrán ser documentos externos los textos legales aplicables a la actividad, los procedimientos requeridos aportados por clientes, los manuales de productos de proveedores, etc.
7. Control de la documentación obsoleta
Cuando se realicen cambios en algún documento y se aprueba una nueva versión, la organización debe disponer de una metodología para retirar los documentos obsoletos para evitar su consulta.

Ejemplo de control de la información documentada

A continuación se presenta, a modo de ejemplo, la portada de un documento de un sistema de gestión de la calidad. En la misma pueden apreciarse diferentes textos y secciones que facilitan el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001 sobre la información documentada.

La portada de este documento dispone de:

Un logotipo y un título que permiten identificar el documento y la propiedad del mismo.

Un indicador del número de revisión para identificar las diferentes actualizaciones del documento.

Identificador de copias. Esta sección permite catalogar el documento como original o copia y, al mismo tiempo, facilita la identificación y control de las copias entregadas de cada documento.

Histórico de revisiones. En esta tabla de revisiones se identificarán los cambios en las distintas revisiones de los documentos y facilitará el control de las mismas.

Cuadros de revisión y aprobación. En estos cuadros se evidenciará la revisión y aprobación de los documentos según lo especificado en el procedimiento de control de la documentación definido por la organización.

Vídeo sobre el control de la documentación en ISO 9001

En el siguiente vídeo se presentan los requisitos relativos al control de documentos en ISO 9001.

Para terminar, me gustaría recordar que los requisitos relativos a la información documentada, que se encuentran presentes en las normas ISO 9000, son unos requisitos generales. Basándose en estos requisitos, cada organización deberá definir sus propios requisitos específicos teniendo en cuenta sus necesidades y particularidades.

Ignacio Gómez
www.hederaconsultores.com
Solicitud Presupuesto Consultoría ISO 9001 - ISO 14001
Si el sistema está ya implantado puedes solicitar un presupuesto para la auditoría de certificación ISO 9001 - ISO 14001

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Control de documentos según ISO 9001:2015. Gestión de calidad ✅

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Gestión de calidad. Explicación y ejemplo de los requisitos del apartado 7.5. Información documentada de la norma ISO 9001:2015.