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POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACION DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PUBLICAS O PRIVADAS, QUE CUMPLEN FUNCIONES PUBLICAS.

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Esta normativa se desarrolla en 15 articulados los cuales, expedidos por el archivo General de la Nacíon, allí se desabozan los lineamientos para brindar calidad a los procesos y procedimientos.

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1. unidad de correspondencia, deberá contar con un equipo capacitado.

2. verificar que se tenga los anexos (destino, datos del origen del ciudadano, o entidad remitente, dirección donde se debe enviar la respuesta, la respuesta que no tenga tachones, borrones, ni enmendaduras.

3. radicación, proceso en el cual se asigna un numero consecutivo dejando constancia de fecha y hora de recibido, con el propósito de oficializar el tramite; estos términos inician a contar a partir del 1 día del siguiente radicado.

4. si no se tiene nombre ni firma anónima, se remite sin radicar a la oficina de su competencia, y allí se determinara el proceso a seguir.

5. registro, ese se hace ya sea por medio de formatos, planillas o controles automatizados, se le dará su destino sea de gestión centrales o históricos.

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Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.

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PROCEDIMIENTO PARA EL ENVIO DE DOCUMENTOS 

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PROCEDIMIENTO PARA EL ENVIO DE DOCUMENTOS 

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Este se debe elaborar en original, con un máximo de dos copias, remitiendo el original al destinatario, la primera copia deberá enviarse a la respectiva oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos que le corresponden.

la segunda copia reposara en el consecutivo de la unidad de correspondencia; si hay varios destinatarios cada uno deberá tener una copia.

toda entidad deberá establecer en los manuales de procedimientos los cargos de cada funcionarios autorizados para la firma de documentación con destinatario interno y externo que genere la institución.

al comenzar cada año se iniciaría la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados.

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Todos los funcionarios que se involucren con la administración del documento están invitados a conocer esta normativa, con el fin de tener un alto conocimiento en procesos como los siguientes:

1) una comunicacion que no presenta firmas, no podrá ser radicada.

2) los consecutivos del radicado no se pueden guardar o reservar, y en las situaciones en que amerite la eliminación del radicado se debe informar de la situación al líder de la unidad de correspondencia.

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ARTÍCULO QUINTO: Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales

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ARTÍCULO QUINTO: Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales

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Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados.

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CUANDO EXISTAN ERRORES EN LA RADICACION, Y SE ANULEN LOS NÚMEROS SE DEBE DEJAR CONSTANCIA POR ESCRITO CON LA RESPECTIVA JUSTIFICACION, Y FIRMA DEL JEFE DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

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ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO: Horarios de Atención al Público:

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ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO: Horarios de Atención al Público:

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PARA LAS COMUNICACIONES INTERNAS DE CARACTER OFICIAL, LAS ENTIDADES DEBERAN ESTABLECER CONTROLES Y PROCEDIMEINTOS QUE PERMITA UN ADECUADO SEGUIMIENTO, DONDE SE UTILICEN LOS CODIGOS DE DEPENDENCIA Y SU DEBIDA NUMERACION CONSECUTIVA.

TAMBIEN SE DEBERA TENER UN CONTROL CON LA CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS, Y EN SUS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS PAUTAS QUE ASEGUREN LA INTEGRIDAD DE LOS DOCUMENTOS.

EL MISMO CONTROL SE APLICA PARA LAS COMUNICACIONES YA SEA VIA FAX Y CORREOS ELECTRÓNICOS

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ELABORADO POR

EDISON MARULANDA

MANUELA HOYOS