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Concepto de herramientas de colaboración virtuales

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Concepto de herramientas de colaboración virtuales

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1. Las herramientas de colaboración virtual son aplicaciones y plataformas digitales diseñadas para trabajar a distancia, coordinación, colaboración y ser vías de comunicación mediante videollamadas, correo electrónico, mensajería instantánea, intercambio de archivos, almacenamiento de archivos, creación de base de datos.

2. Algunos ejemplos son plataforma zoom, Google drive, WhatsApp web, Microsoft Teams, etc.

3. Requiere planificación, comunicación asertiva, motivación, elección de herramienta adecuada, gestión de experiencia social y emocional.

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Personalización y adaptación de métodos a las propias necesidades.

Flexibilidad de horario y espacio.

Aprendizaje continuo.

Intercambio de conocimientos.

Organización y almacenamiento.

Portafolio de evidencias.

Disponibilidad inmediata.

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Enfrentar contingencias tecnológicas.

Trabajo extra de escritorio (correos electrónicos, notificaciones y mensajería) para interacción.

Diferencias de horarios y ritmos de trabajo.

Dependencia de la participación.

Riesgo de conflictos.

Hardware: internet (10 Mbps de carga y 25 a 50 Mbps descarga), teléfono fijo, dispositivo móvil, auriculares, enchufes, conectores, cables, batería, adaptador para el coche, etiquetas.

Software: compartir documentos, notas, imágenes, calendario de trabajo, compartir pantalla, mensajería instantánea, gestión y seguimiento de proyectos.

Compatibilidad entre Apple y Android.

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Mejorar la Comunicación asertiva y expresión clara, con tolerancia de ambigüedad.

Desarrollo de competencias digitales y uso de TIC.

Sentido de iniciativa, proactividad y autosuficiencia.

Fomentar respeto, valores, ética y la inclusión social.

Protección de la información confidencial.

Organizar y crear agendas sincronizadas.

Establecer disponibilidad, reuniones, evaluación y seguimiento, coordinación, respeto de privacidad, código de conducta: límites saludables, horario, delegar y cooperar (responsabilidades).

Protocolos confidencialidad, privacidad, redirigir llamadas telefónicas en caso de descansos, vacaciones, asuetos.

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Aislamiento y sensación de invisibilidad.

Jefes sensación de pérdida de jerarquía.

Dependencia excesiva de las herramientas y tecnología.

Exclusión de categorías laborales.

Exceso de monitoreo y vigilancia de una empresa o institución.

Censura y limite de acceso.

Brechas tecnológicas y cognitivas.

Fallas tecnológicas o de internet.

Costos para equipo, internet, y cables etc.

Frustración: solucionar problemas que no son de tus competencias, cancelación de citas, plazos incumplidos, entregas fallidas.

Ciberbullying, acoso, fraudes.etc.

Responsabilidades compartidas.

Distracciones.

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Herramientas Digitales: El Nuevo Paradigma de la Colaboración Efectiva

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Herramientas Digitales: El Nuevo Paradigma de la Colaboración Efectiva

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HERREMIENTAS PARA EL TRABAJO COLABORATIVO

El uso de los ambientes virtuales en educación responde a una tendencia mundial, no solo para instituciones a distancia o aquellas que desde su concepción son instituciones virtuales, sino que también instituciones presenciales utilizan las plataformas de aprendizaje en línea para el desarrollo de los procesos académicos.

Las plataformas de aprendizaje en línea cuentan con una serie de herramientas que potencializan la comunicación y la colaboración; precisamente, por medio de las estrategias que utiliza el profesorado tutorial se puede propiciar el trabajo colaborativo.

Las herramientas para el trabajo colaborativo son aplicaciones o plataformas que facilitan la colaboración y comunicación entre equipos, permitiendo que varios miembros trabajen juntos de manera eficiente, sin importar su ubicación geográfica. Estas herramientas incluyen funciones para compartir archivos, comunicación en tiempo real y asíncrona, gestión de proyectos, edición simultánea de documentos, y organización de tareas.

León Quispe, en su revista "El trabajo colaborativo en la educación" dice que "El trabajo colaborativo en la educación se ha desarrollado como una metodología didáctica para mejorar el desarrollo del conocimiento, habilidad social y el crecimiento personal, es por ello que se convierte en un factor de mucha importancia en el ámbito educacional."

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Innovación y Productividad: El Impacto de las Herramientas Digitales en el Trabajo Moderno

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Innovación y Productividad: El Impacto de las Herramientas Digitales en el Trabajo Moderno

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Pérez Enzastiga, menciona "La llamada revolución digital ha generado nuevas modalidades para crear conocimiento, educar y transmitir información respecto a los avances tecnológicos de los últimos tiempos han supuesto una cuarta revolución industrial marcada por la convergencia de tecnologías digitales, físicas y biológicas que está cambiando el mundo a gran escala y a toda velocidad."

Estas herramientas permiten a los equipos trabajar juntos de manera efectiva, mejorar la comunicación y aumentar la productividad, sin importar la ubicación geográfica de los miembros.

Plataformas de comunicación en tiempo real:

Slack: Ideal para la mensajería instantánea y la integración con otras herramientas.

Microsoft Teams: Combina chat, videollamadas y colaboración en documentos.

Gestión de proyectos:

Trello: Basado en tarjetas, muy visual y fácil de usar para gestionar tareas.

Asana: Permite gestionar proyectos y tareas con múltiples vistas y opciones de seguimiento.

Almacenamiento en la nube:

Google Drive: Ofrece espacio para almacenar y compartir documentos con integración en G Suite.

Dropbox: Popular por su capacidad de sincronización y facilidad de uso.

Edición colaborativa:

Google Docs: Permite la edición simultánea de documentos por varios usuarios.

Microsoft Office 365: Ofrece herramientas como Word y Excel con capacidades de colaboración en línea.

Videoconferencias:

Zoom: Conocido por su facilidad de uso y funciones avanzadas de reunión.

Google Meet: Integrado con Google Workspace, ideal para reuniones en línea.

Herramientas de brainstorming:

Miro: Un tablero blanco digital que permite colaboraciones visuales en tiempo real.

Stormboard: Herramienta de lluvia de ideas y planificación en equipo.

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Impulsando la Eficiencia: Beneficios de las Herramientas Digitales

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Impulsando la Eficiencia: Beneficios de las Herramientas Digitales

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Las ventajas de la formación por medio de entornos de aprendizaje en línea:

Los ambientes virtuales de aprendizaje según Bartolomé (2013) iniciaron en el año 1994 con el desarrollo de internet, según el autor hoy es conocido como e-learning y los define como entornos de formación en los que estas tecnologías no adoptan un papel subsidiario, sino que se convierten en el soporte fundamental del proceso formativo: todas las acciones pasan a través de medios electrónicos.

entre las que destacan:

• Eliminación de distancias físicas

• Flexibilidad horaria

• Favorecimiento de la interacción

• Acceso instantáneo e ilimitado a recursos

• Control de la comunicación

• Potenciadora del trabajo cooperativo

• Flexibilidad

• Posibilidad de adaptación del proceso de aprendizaje

• Personalización del proceso de aprendizaje

• Resolución inmediata de problemas

• Ejercicio continuado de reflexión

• Construcción de nuevos conocimientos de forma inmediata

• Promueve múltiples perspectivas sobre el empleo de la información obtenida

• Facilita la interacción entre diferentes áreas de conocimiento

• Facilita el uso y consumo de materiales

• Diferentes formas de comunicación (sincrónica y asincrónica)

• Registro continuado del progreso formativo.

Las tecnologías permiten espacios valiosos que pueden propiciar la colaboración, a partir de esto existe una distinción entre el tipo de trabajo que se puede realizar.

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Más Allá de los Beneficios: Explorando las Desventajas de las Herramientas Digitales en el Trabajo Colaborativo

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Más Allá de los Beneficios: Explorando las Desventajas de las Herramientas Digitales en el Trabajo Colaborativo

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Una de las principales desventajas de las herramientas colaborativas es la dependencia de la infraestructura computacional. Para utilizar estas herramientas, es necesario contar con una conexión a Internet estable, dispositivos compatibles y software actualizado. Esto puede limitar su uso en áreas con una infraestructura deficiente o en situaciones donde no se disponga de los recursos tecnológicos necesarios.
El uso de nuevas herramientas puede generar resistencia al cambio en algunos miembros del equipo. Algunas personas pueden sentirse incómodas o inseguras al utilizar nuevas tecnologías y preferirían seguir utilizando métodos tradicionales de trabajo. Esto puede dificultar la adopción y la integración de las herramientas colaborativas en el equipo, lo que a su vez puede afectar su eficacia y utilidad.

Con tantas herramientas colaborativas disponibles y tanta información disponible en tiempo real, puede ser fácil sentirse abrumado. La sobrecarga de información puede dificultar la gestión eficiente de los recursos y la toma de decisiones, lo que a su vez puede afectar la productividad y la calidad del trabajo realizado.

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Sugerencias Clave para Mejorar la Eficiencia con Herramientas Digitales 

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Sugerencias Clave para Mejorar la Eficiencia con Herramientas Digitales 

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Las herramientas para el trabajo colaborativo son fundamentales porque nos permiten trabajar juntos de manera más eficiente y efectiva, sin importar dónde nos encontremos. Nos facilitan la comunicación en tiempo real, la gestión de proyectos, la edición conjunta de documentos, y el almacenamiento seguro de archivos. Además, promueven la transparencia y la organización, reducen el tiempo de espera y aumentan la productividad del equipo. Utilizándolas de manera adecuada, podemos mejorar la colaboración y alcanzar nuestros objetivos con mayor fluidez y cohesión.

PÉREZ ENZASTIGA, J. A. (2024). "El trabajo colaborativo para transformar la realidad." Milenio. Recuperado de https://www.milenio.com/opinion/varios-autores/ciencia-tecnologia/el-trabajo-colaborativo-para-transformar-la-realidad

Bartolomé, A. R. (2013). Recursos tecnológicos para el aprendizaje. San José, Costa Rica: EUNED

LEÓN QUISPE, K., SEBRIÁN, A. S., & YARANGA, L. A. (2023). "El trabajo colaborativo en la educación." Horizontes Revista de Investigación en Ciencias de la Educación. Recuperado de https://www.scielo.org.bo/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S2616-79642023000301423

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Algunas palabras claves al rededor de las herramientas colaborativas.

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Estas herramientas son conocidas por permitir una comunicación de manera online.

Permite a los integrantes gestionar su tiempo y espacio de trabajo de manera más efectiva, adaptándose a sus necesidades personales y profesionales.

Facilita el acceso a bolsas de trabajo de profesionales de diversas ubicaciones, enriqueciendo el equipo con diferentes perspectivas y habilidades.

Algunas investigaciones resaltan que se da la eficiencia al trabajar en un entorno que les resulta cómodo y familiar.

Estos beneficios contribuyen a un entorno laboral más dinámico y satisfactorio.

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Las herramientas para el trabajo colaborativo de manera online nos brindan ciertos beneficios:

Permite que los grupos, colectivos o empresas puedan trabajar en equipo desde cualquier ubicación geográfica, facilitando la inclusión de habilidades, conocimientos, talentos y aprendizajes diversos.

Mejora y optimiza en cierta cantidad la comunicación y gestión de proyectos, clases o negocios, dando una productividad mas alta en cada ámbito.

Nos fomenta la innovación ya que se realiza un intercambio de ideas y perspectivas de ciertos temas, lo que nos da la oportunidad de encontrar una gran varias de ideas o soluciones mas creativas y productivas en el entorno en el que nos encontremos.

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Como conocemos estas herramientas, así como ventajas existen desventajas que en ocasiones pueden dificultar un trabajo colaborativo exitoso.

En ocasiones se pueden presentar desafíos tecnológicos; como fallos en la conexión o en las herramientas que pueden saturarse por los mismos usuarios.

La falta de interacción frente a frente puede dificultar la construcción de relaciones mas humanas y afectar la resolución de conflictos.

Así como el hecho de estar en un entorno cómodo, nos puede presentar distracciones, afectando nuestra productividad.

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Para poder tener una mejoría en la comunicación dentro de los entornos virtuales se deben tener en cuenta los siguientes puntos:

Definir entre los miembros canales específicos de acuerdo al tipo de comunicación que quieran tener (chats, videoconferencias, videollamadas, audios, documentos compartidos)

Promover entre los miembros la retroalimentación para que cada uno se sienta como y confiado de dar su opinión o sugerencias para mejorar.

Conocer y emplear herramientas adecuadas que se adapten a las necesidades del equipo, asegurando que todos lo miembros puedan acceder y sepan utilizarla.

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El uso de la colaboración virtual puede tener también ciertas inseguridades que pueden tener hacia los miembros, por ejemplo:

El uso de plataformas o herramientas pueden llegar a exponer cierta información o datos que pueden generar brechas de seguridad.

El uso constante de tecnología o el excesos de reuniones pueden llevar a la fatiga y al agotamiento mental de los miembros, pues recordemos que no conocemos sus estados emocionales.

Por ultimo también nos puede llevar a tener cierto aislamiento y desconexión emocional entre los miembros del equipo perjudicando el éxito del trabajo colaborativo.

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Las herramientas de colaboración virtual son aquellas que permiten la interacción y la construcción conjunta de un grupo, donde los participantes aportan sus potencialidades individuales de manera colectiva para un proyecto mayor.

García Sans (2008), explica que “gracias a la web 2.0 y a su especial hincapié en las dinámicas sociales, se ha favorecido la creación de comunidades virtuales de aprendizaje y de multitud de redes de colaboración, caracterizadas por el intercambio y el desarrollo de conocimiento por parte de grupos reducidos de iguales, orientados a la consecución de idénticos fines académicos”.

Nadia Livier Martínez de la Cruz, E. I. (08 de 11 de 2024). Herramientas colaborativas y sus efectos en el aprendizaje; percepciones del uso de herramientas en estudiantes de posgrado del SUV. Obtenido de Encuentros virtuales: https://encuentros.virtualeduca.red/storage/ponencias/argentina2018/YeQLzGKANcwDhzAjmD12gadZOGoVFclU4WkUmd2t.pdf

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Otras ventajas de estas herramientas son:

Permite el trabajo en equipo a grupos de personas. 

Herramientas orientadas a mejorar la productividad de grupos de trabajo o equipos colaborativos. 

Permite la replicación de información entre grupos de trabajo, ayudando a mantenerla sincronizada a lo largo de sitios dispersos geográficamente.

Nadia Livier Martínez de la Cruz, E. I. (08 de 11 de 2024). Herramientas colaborativas y sus efectos en el aprendizaje; percepciones del uso de herramientas en estudiantes de posgrado del SUV. Obtenido de Encuentros virtuales: https://encuentros.virtualeduca.red/storage/ponencias/argentina2018/YeQLzGKANcwDhzAjmD12gadZOGoVFclU4WkUmd2t.pdf

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Entre estas encontramos:

1.- No se cuenta con apoyo para arreglar fallas técnicas del equipo.

2.- Tendrás que enfrentarte a cualquier contingencia, aunque no sea tu especialidad.

3.- Prevalece la distancia social.

Business Review, H. (2022). Cómo colaborar virtualmente: Trabaja desde cualquier lugar - Comunica mejor - Evita el aislamiento. Reverté. Pp. 1-41.

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La educación es un área de oportunidad para el uso de estas herramientas.

En este sentido, en un ambiente virtual de aprendizaje en donde los estudiantes no coinciden en tiempo y lugar y la comunicación e interacción para compartir, intercambiar y construir conocimiento puede ser complicada, el uso de estas herramientas con una intencionalidad educativa, adquieren un sentido más significativo al ser consideradas como herramientas que facilitan y favorecen la comunicación e interacción durante el proceso de enseñanza-aprendizaje.

Nadia Livier Martínez de la Cruz, E. I. (08 de 11 de 2024). Herramientas colaborativas y sus efectos en el aprendizaje; percepciones del uso de herramientas en estudiantes de posgrado del SUV. Obtenido de Encuentros virtuales: https://encuentros.virtualeduca.red/storage/ponencias/argentina2018/YeQLzGKANcwDhzAjmD12gadZOGoVFclU4WkUmd2t.pdf

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Riesgos de las herramientas colaborativas

Algunos riesgos de las herramientas colaborativas son:

Aislamiento. Una dependencia excesiva de la tecnología puede convertirse en una barrera que aísle a las personas, especialmente cuando la tecnología falla, aparece la fatiga de Zoom o no se incorporan espacios virtuales para el encuentro menos formal.

Exclusión. Las diferencias generacionales y de capacitación digital pueden dificultar la participación de todos. Hay también factores personales y contextuales que explican diferentes actitudes respecto a la tecnología como distintos valores, expectativas laborales, percepción de los líderes o el compromiso con la organización. De igual modo que la oficina crea diferentes dinámicas y estructuras sociales, la tecnología también rediseña los grupos. Visibiliza, por ejemplo, el compromiso de quienes participan en actividades de equipo virtual y excluye a quien no quiere o no sabe hacerlo. Esto es algo que puede atribuirse a la formación, pero también a la falta de claridad en las tareas, a la formalidad o informalidad del contexto o simplemente a la personalidad de cada uno.

Vigilancia. La mayoría de las tecnologías colaborativas rastrean la actividad del usuario y la duración del tiempo que pasan en estas plataformas. Dicha información puede usarse de mil maneras en la organización. Por ejemplo, como herramienta de evaluación, aunque ese no sea el propósito de la herramienta. Por ello es imprescindible informar a los empleados de qué datos recopilan (y cuáles no) las tecnologías que utilizan y con qué propósito. Paliar el riesgo de vigilancia exige total transparencia. Las percepciones negativas de vigilancia reducen la sensación de autonomía y confianza de las personas e impactan negativamente en la relación jefe-empleado. Y una confianza rota disminuye la capacidad de un jefe para influir en su gente, algo que afecta muy negativamente al rendimiento y también a la satisfacción y el compromiso laboral.

Autocensura. Las tecnologías colaborativas permiten modos de comunicación síncronos y asíncronos, que propician la conversación y la colaboración. La gente puede compartir información con mucha facilidad, mensajearse sin barreras de cargos ni jerarquías, “verse” a pesar de la distancia e incluso conocer la agenda y disponibilidad del otro. Sin embargo, este “registro en abierto” de todo cuanto sucede puede coartar a algunas personas. Y, desde luego, hace que tendamos a compartir solo lo relacionado con la tarea, lo que limita las oportunidades de construir conexiones más cercanas. Mostrarnos tal y como somos contribuye a la cohesión grupal, la confianza y la camaradería. Hacerlo en una plataforma que lo registra todo no siempre resulta amigable y amplía inadvertidamente la distancia jefe-empleado.

Cabrera, V. (08 de 11 de 2024). Impacto de las herramientas colaborativas en la relación jefe-subordinados. Obtenido de Telefonica empresas: https://www.telefonicaempresas.es/grandes-empresas/blog/riesgos-herramientas-colaborativas/