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Ao longo da nossa visita, nos foi apresentados diversos exemplares fotográficos, desde o álbum da cidade, até cartés de visite, e algumas fotos danificadas pelo tempo ou pelos materiais que as cercavam.

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Nossa visita ao arquivo nos despertou o interesse em diversos aspectos. Foi-nos contado um resumo dos 42 anos de história da instituição, desde o início, quando foi montada em um antigo prédio atrás da prefeitura, até a história do prédio atual, que além de passar por reformas para comportar o peso do acervo, também teve a rua rebaixada e hoje exibe o andar do porão, onde os documentos foram armazenados.

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Já havíamos aprendido em aula sobre o funcionamento de acervos e o tipo de material que ele comporta, porém ver um arquivo em tão boas condições, e saber que parte da história do estado se encontra em um ambiente climatizado e organizado de forma apropriada é de certo modo reconfortante. Infelizmente nem todas as cidades possuem este tipo de ambiente.

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O catálogo do acervo é dividido nas seguintes categorias: Fotográfico, escrito e audiodepoimento e audiovisual.

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Alguns exemplares estavam tão danificados que não teriam como ser restaurados.
Sem contar que processo de restauro é tão delicado e demorado, que poucos profissionais s formam e atuam nesta área no Brasil.

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Para completar a visita, tivemos o prazer de visitar o sótão, onde foi recriado parte do estúdio Geremia. O Arquivo histórico também adquiriu boa parte dos equipamentos, ampliações, e materiais químicos utilizados pelo estúdio no século passado.

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Os documentos geralmente chegam ao Arquivo Histórico por meio de doações da comunidade.

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Inicialmente o/a funcionário/a elimina os grampos e parte das fitas adesivas que muitas vezes vem presas aos documentos. Depois de soltas, as páginas passam pela higienização.
Nos foi mostrado ao vivo como eles realizam parte da limpeza dos materiais. Eles possuem uma mesa que aspira a poeira 'varrida' por pinceis.
Em seguida os documentos são guardados entre folhas específicas, que tem um ph neutro e não correm risco de manchar o papel.

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Essa higienização é importante para que os arquivos já armazenados não sejam contaminados com fungos e poeira. Depois estas folhas são catalogadas e levadas ao porão.

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O andar de baixo comporta a parte escrita do catálogo, como documentos, mapas, livros, etc.. O ambiente é climatizado pata evitar a proliferação de fungos, e são utilizadas caixas de papelão descartáveis para armazenar os documentos dentro das estantes.  (As caixas são trocadas de tempos em tempos).

Boa parte destes arquivos já foram escaneados e publicados non site da instituição, fazendo com que os arquivos físicos sejam manuseados o mínimo possível, ajudando em sua conservação.

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Dependendo do nível de deterioração, os arquivos passam por um tratamento de restauro. Um exemplo dado na visita foi de um mapa, cuja parte de trás foi colada a um papel especial para impedir que este mapa se desmanchasse.

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Vale a pena ressaltar que a Instituição foi batizada de Sapadari Adami em homenagem a um cidadão de Caxias do Sul, que ao longo da vida lutou para proteger e manter a história da cidade, criando um acervo de documentos que depois foi doado ao Arquivo.

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Neste andar também estão os computadores onde os negativos são escaneados, as cores são revertidas e são armazenados e publicados no site em forma de tira.

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Já no andar de cima fica a Fototéca, e a sala de gravação das memórias orais. O acervo conta inclusive com áudios gravados por Caxienses presos e exilados pela ditadura militar.

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O próprio álbum da cidade teve de ser enviado ao Rio de Janeiro para ser restaurado.

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O Estudo Geremia atuou na cidade de Caxias entre a década de 1930 até o final da década de 1990. O estúdio possuía registros de eventos, cerimônias e até fotos jornalísticas. Uma grande parte deste acervo fotográfico foi adquirido pelo Arquivo Histórico. Ele totaliza em torno de 100 mil negativos.

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A visita foi muito produtiva. Fomos introduzidos a diversos aspectos de catalogação de arquivos e fotos, tivemos a oportunidade de ver de perto diversos exemplares que ao público não seriam revelados. Experimentamos um pouco da rotina dos arquivistas e podemos ver ao vivo os equipamentos utilizados nessa rotina. A experiência foi muito boa.