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Chaque jour sont envoyés plus de 280 milliards d'emails, dans un contexte professionnel pour la plupart. Au vu de ces chiffres, il n'est pas surprenant que même la boîte de réception d'une entreprise soit rapidement pleine. Il est important de garder la tête froide. Combien de messages non lus s'entassent dans votre boîte aux lettres Outlook ? Disposez-vous d'une bonne vue d'ensemble ? Notre conseil pour les utilisateurs d'Outlook : les règles de messagerie électronique. Les automatismes pour les messages entrants et sortants trient votre boîte de réception et vous informent de la situation en temps réel, de sorte que vous ne ratiez rien.

Nous vous montrons comment créer des règles Outlook avec et sans modèle.

Créer une nouvelle règle Outlook

Avec Outlook, vous pouvez facilement créer des règles de messagerie en utilisant des choix prédéfinis. Pour lancer l'Assistant de règles, procédez comme suit :

Étape 1 : accédez à l'onglet Démarrer et cliquez sur le bouton Règles dans le volet Déplacer.

Étape 2 : sélectionnez l'option Gérer les règles et alertes. Outlook ouvrira alors la boîte de dialogue Règles et alertes.

Étape 3 : cliquez sur le bouton Créer une nouvelle règle dans le menu Règles pour lancer l'assistant de règles.

Avec l'Assistant de règles, vous pouvez créer des règles Outlook selon vos préférences et vos besoins, avec ou sans modèle.

Créer des règles Outlook sans modèle

L'Assistant de règles Outlook vous permet de créer des règles de messagerie individuelles basées sur des modules prédéfinis.

Tout d'abord, demandez-vous si vous souhaitez créer une règle de courrier entrant ou sortant.

Règles de boîte de réception

Les règles de la boîte de réception s'appliquent aux messages que vous recevez, à condition qu'ils remplissent les conditions que vous avez définies. Pour créer une règle de boîte de réception sans modèle, procédez comme suit.

Étape 1 : dans Démarrer à partir d'une règle vierge, sélectionnez Appliquer la règle aux messages que je reçois et cliquez sur Suivant.

Étape 2 : Outlook vous demande maintenant quelle(s) condition(s) vous voulez joindre à votre règle de boîte de réception. Pour ce faire, l'Assistant de règles offre les options suivantes. Sélectionnez au moins une condition :

Le message a été envoyé par une personne ou un groupe public spécifique.

Le message contient certains mots-clés dans la ligne d'objet

Le message n'a été envoyé qu'à vous

Le message contient votre nom dans le champ " à "

Le message a été envoyé avec une certaine priorité

Le message a été marqué d'un certain niveau de confidentialité

Le message est marqué par une action spécifique

Le message contient votre nom dans le champ " cc "

Le message contient votre nom dans le champ " à " ou " cc "

Le message ne contient pas votre nom dans le champ " à "

Le message a été envoyé à une personne ou à un groupe public spécifique

Le message contient certains mots du texte

Le message contient certains mots dans le sujet ou le texte

Le message contient certains mots dans l'en-tête du message

Le message contient certains mots de l'adresse du destinataire

Le message contient certains mots dans l'adresse de l'expéditeur

Le message a été affecté à une catégorie spécifique

Si nécessaire, il est également possible de combiner plusieurs conditions.

Cliquez sur Suivant.

Étape 4 : déterminez ce qui devrait être vu avec les messages qui répondent aux conditions que vous avez définies. Vous pouvez choisir parmi les actions suivantes :

Déplacer le message vers un dossier de destination spécifique

Affecter le message à une catégorie spécifique

Supprimer le message

Supprimer définitivement le message

Déplacer une copie du message vers un dossier de destination spécifique

Envoyer le message à une personne ou à un groupe public spécifique

Envoyer le message en pièce jointe à une personne ou à un groupe public

Transférer le message vers une personne ou un groupe public

Répondre au message par un message spécifique côté serveur

Répondre au message avec un modèle spécifique

Marquer le message pour le suivi

Supprimer l'identification du message

Supprimer les catégories affectées au message

Prioriser le message

Imprimer le message

Jouez un son spécifique lorsque le message arrive

Marquer le message comme lu

Ne pas appliquer d'autres règles

Si nécessaire, vous pouvez combiner plusieurs actions entre elles.

Cliquez sur Suivant.

Étape 6 : définissez les exceptions si nécessaire. Vous pouvez également choisir parmi les conditions énumérées ci-dessus.

Une fois de plus, vous pouvez lier plusieurs conditions entre elles.

Étape 7 : configurez les conditions d'une exception en cliquant sur les phrases bleues dans la description de la règle.

Cliquez sur Suivant.

Étape 8 : donnez un nom à votre nouvelle règle de boîte de réception et indiquez si vous souhaitez l'appliquer rétroactivement à tous les messages du dossier Boîte de réception.

Activez la règle en cochant la case correspondante et en cliquant sur Terminer.

Votre nouvelle règle de boîte de réception apparaît maintenant dans la boîte de dialogue Règles et alertes. Fermez-la en cliquant sur Terminer.

Règles relatives aux messages envoyés

Les règles de courrier sortant s'appliquent à tous les messages que vous envoyez, à condition qu'ils remplissent les conditions que vous avez définies. Pour configurer une règle de courrier sortant, procédez comme suit.

Étape 1 : dans Démarrer à partir d'une règle vierge, sélectionnez Appliquer la règle aux messages que j'envoie.

Cliquez sur Suivant pour lancer le processus de configuration.

Étape 2 : définissez les conditions de votre règle de courrier sortant. Outlook vous donne le choix entre les options suivantes :

Le message contient certains mots-clés dans la ligne d'objet

Le message a été envoyé depuis un compte spécifique

Le message s'est vu attribuer une priorité spécifique

Le message a été envoyé à une personne ou à un groupe spécifique

Le message contient certains mots-clés dans le texte

Le message contient certains mots-clés dans le sujet ou le texte

Le message contient certains mots-clés dans l'adresse du destinataire

Le message a été affecté à une catégorie spécifique

Le message contient une pièce jointe

Le message a une certaine taille (en kilo-octets)

Le message utilise un formulaire spécifique

Le message possède certaines propriétés de document ou de formulaire

Le message est une demande de réunion ou une mise à jour

Le message a été envoyé à partir d'un flux RSS spécifique

Le message a été envoyé à partir de n'importe quel flux RSS

Le message correspond à un type de formulaire spécifique

Si nécessaire, vous pouvez lier plusieurs conditions entre elles.

Étape 3 : modifiez-la ou les conditions que vous avez sélectionnées en cliquant sur les groupes de mots surlignés en bleu dans la description de la règle.

Cliquez sur Suivant.

Étape 4 : spécifiez l'action que Outlook doit effectuer avec les messages qui remplissent les conditions que vous définissez. Sélectionnez n'importe laquelle des options suivantes :

Affecter le message à une catégorie

Déplacer une copie du message vers un dossier de destination spécifique

Marquer le message avec une action spécifique après une certaine période de temps.

Supprimer la catégorisation du message

Marquer le message avec une priorité spécifique

Marquer le message comme confidentiel

Demander une notification lorsque le message a été lu

Demander une notification lorsque le message est reçu

Envoyer une copie du message à une personne ou un groupe public spécifique

Envoyez le message avec un certain retard

Étape 5 : Modifiez-la ou les action(s) sélectionnée(s) dans la description de la règle et cliquez sur Suivant.

Étape 6 : définissez des exceptions si nécessaire. Les mêmes conditions que celles de l'étape 2 sont disponibles à cet effet.

Étape 7 : nommez la règle et spécifiez si vous voulez l'appliquer rétroactivement à tous les messages du dossier Boîte de réception. Cochez Activer cette règle et terminez le processus de configuration en cliquant sur Terminer.

Votre règle de courrier sortant apparaît maintenant dans la boîte de dialogue Règles et alertes. Cliquez sur Applique r pour fermer la fenêtre.

Créer des règles Outlook avec un modèle

Outlook propose des modèles préconfigurés pour les règles de messagerie les plus courantes. Au total, 8 modèles de règles sont disponibles dans les rubriques Garder une trace et Mettre à jour.

Les processus de configuration correspondent pour l'essentiel à la procédure suivante :

Étape 1 : sélectionnez la règle souhaitée.

Étape 2 : adaptez la description de la règle par défaut à vos besoins.

Étape 4 : si nécessaire, ajoutez d'autres conditions ou définissez des exceptions.

Étape 5 : nommez la règle et complétez la configuration avec Terminer.

Déplacer les messages d'un expéditeur spécifique vers un dossier

Pour déplacer automatiquement un message d'un expéditeur spécifique, l'expéditeur doit déjà être enregistré dans votre carnet d'adresses.

Vous trouver dans notre article importer les contacts Outlook plus d'informations pour transférer les informations d'adresse vers votre carnet d'adresses Outlook.

Les emails que vous avez marqués pour le suivi apparaîtront dans votre aperçu des tâches.

La fonction de suivi vous empêche par exemple, d'oublier les messages auxquels vous souhaitez répondre ultérieurement.

Déplacer dans un dossier les éléments RSS d'un flux RSS spécifique

Afficher le courrier d'une personne spécifique dans la fenêtre Alerte sur le nouvel élément

Utilisez ce modèle de règle pour définir un texte qui s'affiche dans la fenêtre d'alerte pour les nouveaux éléments lorsque des messages d'un émetteur spécifique sont reçus.

Modifier une règle Outlook existante

Vous pouvez également éditer les règles Outlook existantes dans la boîte de dialogue " Règles et alertes ". Procédez comme suit :

Étape 1 : cochez les règles Outlook que vous souhaitez modifier.

Étape 2 : cliquez sur " Modifier la règle " et sélectionnez " Modifier les paramètres de la règle " dans le menu contextuel. Outlook ouvrira alors l'email sélectionné dans l'assistant de règles.

Étape 3 : personnalisez la règle Outlook dans l'Assistant de règles. Procédez de la même manière que lors de la création d'une nouvelle règle : par exemple, ajoutez des conditions ou des exceptions ou traitez la description de la règle.

Étape 4 : confirmez les réglages en cliquant sur " Appliquer ".

Fermez la boîte de dialogue " Règles et alertes " en cliquant sur " Appliquer ".

Si vous souhaitez supprimer une règle Outlook que vous avez créée, marquez-la et cliquez ensuite sur " Supprimer ". La règle est supprimée dès que vous avez accepté les modifications dans la boîte de dialogue " Règles et alertes ".

Pour plus de conseils pratiques sur l'utilisation d'Outlook, consultez nos autres articles sur le programme de messagerie électronique de Microsoft.

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