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Se busca implementar el sistema “ENTERPRISE RESOURCE PLANNING” (ERP) Sistema de Planificación de Recursos Empresariales, con el cual se plantea estructurar el plan de compras de una organización que busca exportar flores a Estados Unidos.

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La empresa es una empresa Colombiana dedicada al cultivo y comercialización de flores de diferentes variedades y de primera calidad.   La empresa pretende llevar al mercado Estadounidense con sus productos ofreciendo diferentes variedades que permitan al cliente tener alternativas de selección y establecer a la empresa a nivel internacional como una empresa capas de competir con los diferentes mercados.

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Arbol de problemas

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El mercado de flores en Estados Unidos es considerado de impulso, se trata de un producto para ocasiones especiales o para regalo. En los últimos años el mercado de las flores en Estados Unidos ha tenido un alto crecimiento, siendo el principal canal de distribución las floristerías con el 52% del mercado, mientras  que los supermercados cuentas con el 26% del mismo

En los últimos años la Producción interna de flores en Estados unidos va decreciendo, debido a la competencia de productos importados, especialmente en rosas, claveles, y crisantemos. La producción estadounidense se concentra en tulipanes, gerberas y lirios. El principal tipo de flor importada por los Estados Unidos es la rosa. . (Arce, 2017)

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•	Planificación de implementación de sistemas ERP

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•	Planificación de implementación de sistemas ERP

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Antes de implementar un plan de acción acorde a las necesidades de la empresa cliente, es necesario realizar un análisis de las áreas que lo conforman y se verán beneficiadas con el plan de desarrollo del sistema ERP.

-          Finanzas: El plan estratégico a corto y mediano plazo para la compañía, deberá realizar nuevas inversiones en tecnología, materia prima y producción. Por lo anterior el área financiera deberá asegurar la viabilidad económica con el fin de que el proyecto se lleve a cabo, realizando los debidos seguimientos a los indicadores financieros. Bajo esta área las direcciones encargadas de garantizar lo anteriormente planteado son: Tesorería y Contabilidad

-          Tecnología: La aplicación de las nuevas tecnologías deberá ser clave para el desarrollo de los productos exigidos por el cliente final Estadounidense acorde a las exigencias del mismo.

-          Operaciones y Producción: Pilar de desarrollo indispensable para llevar a cabo las acciones de la compañía. Esta área debe garantizar el desarrollo de los procesos internos de la compañía, así como la producción de productos de alta calidad, pues los mismos serán la principal carta de presentación de la organización.

-          Gestión de clientes: Área que vela por las relaciones con los clientes locales y extranjeros. La organización debe debe ofrecer calidad y soporte a los clientes de manera clara y concisa para dar un valor agregado a sus productos.

-          Marketing y Ventas: Es el área que encarga de optimizar la rentabilidad de los productos ofrecidos por la compañía cumpliendo a las necesidades de los clientes.

-          Compras y Adquisiciones: Es el área encargada de la compra de materia prima e insumos necesarios para el desarrollo de los productos ofrecidos por la empresa.

-          Recursos Humanos: Área encargada de la gestión de todas las personas que conforman la organización, buscando constituir un grupo de trabajo que permita el crecimiento de la empresa.

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•	Identificación de Requerimientos por áreas

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•	Identificación de Requerimientos por áreas

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Teniendo en cuenta que el proyecto se basa únicamente en el sector de compras, se define las necesidades de la empresa para este sector únicamente.

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Para el sector de Compras de la empresa, es de vital importancia tener un mayor control de las actividades de aprovisionamiento para satisfacer la demanda de productos, maquinaria, e insumos necesarios para la producción de flores que serán primarios a exportar a Estados Unidos.

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El proyecto el cual abarca los 5 principales procesos del PMBOK, tiene como consideración objetiva el desarrollo del mismo en un tiempo de 6 meses, teniendo en cuenta que pueden existir cambios de retroalimentación los cuales pueden modificar y alterar algunos planes de ejecución.

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El costo del proyecto de implementación del sistema ERP para el área de Compras de la organización está estimado en un valor de doscientos millones de pesos.

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Mediante un sistema fiable en tiempo y desarrollo, el área de compras pretende dar cobertura a las necesidades de una compañía que pretende expandirse en mercados internacionales, especialmente en mercados Estadounidenses, por lo tanto el departamento de compras tiene como objetivos principales el desarrollar un plan de compras estratégico que permita el uso de herramientas tecnológicas e informáticas para minimizar los tiempos de requerimientos y adquisición de materia prima e insumos acorde a las necesidades de la organización como tal.

El uso de sistemas de información acorde a los estándares de la industria permite obtener un alto nivel de calidad en la gestión de suministros con proveedores de primer nivel y proveedores no recurrentes.

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Es importante identificar los interesados en el proyecto, aquellas áreas o personas que se verán beneficiadas acorde a los objetivos del mismo.

-                      Gerencia de la empresa.

-                      Áreas funcionales.

-                      Personal perteneciente al área de Compras en la Compañía

-                      Proveedores de primer nivel y proveedores no recurrentes

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-          Impacto cultural para la organización acomodarse a la integración de un nuevo sistema de información que reemplace los sistemas actuales con los cuales se trabaja.

-          Adaptación de los nuevos procesos a los actuales determina una operatividad muy eficiente y exigente.

-          Incidencias técnicas en el desarrollo del sistema de integración, por lo que se necesitar pruebas unitarias antes de pasar a producción cualquier cambio a los sistemas.

-          Ineficiencia al momento de determinar lo que se quiere en la planeación, debido a que esto puede causar controles de cambios en el desarrollo.

-          Desviaciones en el presupuesto para sostener incidencias presentadas en el proyecto, este dinero desfasa las necesidades y requerimientos del proyecto si es implementado para otros objetivos.

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ERP permite generar soluciones de automatización para procesos entre diferentes departamentos que conforman una empresa. Es un sistema de gestión de la información que automatiza aspectos operativos en una empresa. Al ser integrales, permite que una empresa diseñe un ERP acorde a los procesos y las necesidades del cliente.

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Módulos necesarios según necesidad del cliente

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Módulos necesarios según necesidad del cliente

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Requerimientos funcionales del sistema ERP

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Requerimientos funcionales del sistema ERP

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Módulo de Compras.  El sistema debe gestionar los almacenes y control de aprovisionamiento de la empresa proporcionando y garantizando los siguientes puntos:

·         Información de los productos creados por la organización: Nombre, códigos, suministrador, costos, ubicación de los almacenes que los distribuyen.

·         Disponibilidad y costo de los materiales por tipo, materiales orgánicos e inorgánicos.

·         Información de artículos ofrecidos por proveedores, si son de primer nivel o no recurrentes.

·         Costos por totales, grupos y tipos de artículos.

·         Consumo de artículos por sucursales.

·         Consumo por tipo de producto, grupos o familia de productos.

·         Consumos por clientes

·         Pedidos pendientes por entrega, totales, grupos y artículos

·         Stock por totales, grupos subgrupos o familias en los almacenes

·         Control de stock en almacenes, con alertas al alcanzar un tope mínimo para comunicar a producción.

·         Control de entregas

·         Manejo de facturación

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Al iniciar el diseño de una solución mediante un sistema ERP, es de vital importancia identificar los mapas de negocio para los diferentes procesos que se desarrollan en una organización.

Las soluciones que serán usadas para el diseño del sistema ERP que dará solución a la empresa para su módulo de compras, se derivan de la aplicación SAP R/3, la cual en integración permite controlar todos los procesos de una organización a través de módulos.

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1.   Preparación: en esta etapa se debe definir de manera clara los alcances del proyecto, a su vez los factores críticos para que el proyecto sea exitoso, así como estructurar los equipos acorde a sus roles y responsabilidades, definiendo un cronograma de actividades.

2.   Diseño: lo más importante en esta fase es la parametrización del sistema, los desarrollos de cada una de las interfaces acorde a las soluciones brindadas para las necesidades del cliente. Una buena construcción de las mejores prácticas garantizara el éxito de la solución del sistema ERP brinda sobre el módulo de compras de la compañía.

3.   Test: una vez se cuenta con la definición de cada uno de los módulos suministrados por la solución ERP, se procede a realizar pruebas sobre el sistema para mitigar cada una de las posibles falencias en el proyecto, lo cual permite identificarlas y erradicarlas de raíz con el fin de que estas no se transformen en un problema mayor que impida la ejecución o puesta en marcha del proyecto.  Cabe aclarar que las pruebas unitarias serán desarrolladas por los usuarios finales, quien acorde a su experticia lograra identificar las posibles falencias del proyecto y acorde a los manuales de usuario podrán validar si el sistema de soluciones implementa la información requerida por ellos mismos. Las pruebas deben estar debidamente documentadas, toda vez que esta documentación permitirá dar el aval para el paso a producción del proyecto.

4.      Migración de información: Consiste en el paso a producción del proyecto, se ha tenido en cuenta todas y cada una de las observaciones de acuerdo a las pruebas unitarias realizadas por el usuario final, con el fin de mejorar el proceso antes de poner en marcha, con el fin de obtener un beneficio mayor del producto a realizar.

5.      Producto en Producción: Este se encarga de instalar la solución en la empresa acorde a las consideraciones y objetivos del proyecto, se debe hacer entrega de manuales de usuario, casos de uso de la aplicación y manuales de sistemas para la dirección informática en la empresa.

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Las tareas a desarrollar previamente al paso de la operación a producción se llevan mediante pruebas y puesta en marcha del sistema para comienzo de las actividades.

Lo anterior se plantea mediante las siguientes actividades:

-                 Pruebas de calidad

-          Transferencia de datos

-          Gestión y entrega de documentos iniciales

-          Perfiles de usuarios involucrados en el proyecto

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La empresa debe implementar un plan de aseguramiento para que la calidad del producto entregado no sea reducida en su tiempo de ejecución.

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Los ERP permiten la optimización de procesos de la empresa, disponiendo la información de la empresa en una misma plataforma.

La implementación de sistemas ERP ofrece un nivel de conocimiento detallado y actualizado del estado de la empresa que resulta indispensable a la hora de analizar y mejorar procesos internos como el marketing y ventas.

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Arce, R. (19 de 06 de 2017). Infoagronomo. Obtenido de https://infoagronomo.net/el-mercado-de-flores-en-estados-unidos/

DANE Información para todos. (09 de 2019). Obtenido de https://www.dane.gov.co/index.php/estadisticas-por-tema/agropecuario/censo-de-fincas-productoras-de-flores

Reyes Castro, A. (2016). Capsula unidad 1. Sistemas de información y su impacto en la gestión de proyectos. Recuperado de http://hdl.handle.net/10596/10167