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PUBLICADO EL 7 – 11 AGOSTO
Una tabla dinámica puede hacer todas las operaciones matemáticas al instante y resumir los datos de una manera que no sólo es fácil de leer sino también, de manipular.
https://youtu.be/ZVXM-m2JxDY

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CURSO BÁSICO DE EXCEL 2010: Cómo crear una tabla dinámica y agregarle datos

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PUBLICADO EL 7 – 11 AGOSTO
Los gráficos dinámicos son como los gráficos normales, solo que muestran los datos de una tabla dinámica. Al igual que un gráfico normal, podrás seleccionar un tipo de gráfico, el diseño y el estilo para representar mejor los datos.

Pasos para crear gráficos dinámicos:

1. Selecciona cualquier celda de la tabla. La pestaña Opciones aparecerá en la cinta de opciones. Allí, haz clic en el el comando Gráfico dinámico.

2. En el cuadro de diálogo, selecciona el tipo de gráfico deseado y haz clic en Aceptar.

3. El gráfico dinámico aparecerá en la hoja de cálculo. Si quieres, puede moverlo haciendo clic y arrastrando.

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CLASE #19           VÍDEO TABLAS DINÁMICAS 

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CLASE #19           VÍDEO TABLAS DINÁMICAS 

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PUBLICADO EL 7 – 11 AGOSTO

Las tablas dinámicas son útiles para analizar los datos almacenados en Excel. En este tutorial revisaremos los aspectos básicos del trabajo con las tablas dinámicas para poder realizar un análisis exitoso de la información.
https://youtu.be/7MubgbWYqlI

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Crear tablas dinámicas en excel de forma rápida y sencilla

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CLASE #16 INFORMACIÓN ACERCA DE TABLA DE DATOS

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CLASE #16 INFORMACIÓN ACERCA DE TABLA DE DATOS

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PUBLICADO EL 31 JULIO – 4 AGOSTO

http://raymundoycaza.com/crear-tablas-en-excel-paso-a-paso/

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Para trabajar con los datos, una tabla puede ser realmente útil en tu día a día con Excel.

Sin embargo, ¿qué pasa si es la primera vez que usarás una tabla? ¿y si lo aprendiste pero te has olvidado?

En ese caso sigue leyendo, porque aquí te muestro cómo crear tablas en Excel.

Pasos para crear una tabla en Excel.

Primero debes definir la estructura de tu tabla. Comencemos por los títulos de las columnas que va a tener.

Como segundo paso, puedes ingresar los datos correspondientes a cada columna. No es necesario que los ingreses para poder crear tu tabla, pero el ejemplo quedará más claro si lo hago en orden.

Ya tenemos creada nuestra tabla de datos como lo hemos hecho toda la vida; pero falta "decirle" a Excel que eso es una tabla para que la trate como tal.

Para hacerlo solo debes dirigirte a la pestaña "Insert" y en el grupo "Tables" encontrarás el botón "Table".

Debes asegurarte de que tienes seleccionada al menos una de las celdas de lo que será tu tabla, para que Excel pueda reconocerla.

El proceso en Acción.

¿Existe otra forma de crear una tabla?

En Excel, como en casi todo en la vida, siempre hay más de una forma de hacer las cosas.

Para la versión 2007, por ejemplo, puedes lograr el mismo resultado con la opción "Format as Table" del grupo "Styles".

Aquí te dejo una animación para que puedas ver el procedimiento completo:

¿Por qué usar una tabla?

Ya has visto cómo crear tablas en Excel; pero ¿por qué hacerlo? ¿Cuál es la finalidad de las tablas?

La función principal de una tabla es la de organizar y administrar los datos eficientemente.

¿Y cómo es que una tabla puede ayudarte a organizar los datos? Pues ofreciéndote una serie de características que te facilitan la tarea. Te citaré unas cuantas:

Ventajas de usar una tabla.

1.- Ordenar los datos y filtrarlos.

Cuando has creado tu tabla, automáticamente aparecerán los filtros junto a los encabezados de tus columnas, permitiéndote ordenar los datos o filtrarlos de acuerdo a tu elección.

2.- Insertar y eliminar filas o columnas sin afectar el resto de la hoja.

Puedes agregar filas y columnas o eliminarlas sin preocuparte de afectar a las celdas que están fuera del área de la tabla.

Esto te da una completa libertad para centrarte solo en los datos de tu tabla.

3.- Usar columnas calculadas.

Esta es una de las características que más me gusta de las tablas en Excel.

Una tabla detecta cuando ingresas una nueva línea o registro y esta se amplía automáticamente ajustándose al nuevo rango.

Debido a esto, si usas una fórmula en una columna, esta se copiará también de forma automática al ingresar un nuevo registro. ¡Excelente!

Dile adiós a esa costumbre de pegar un montón de líneas con tu fórmula y espacios vacíos. Con una tabla las fórmulas se copian solas.

4.- Insertar totales.

Aunque son igualmente válidas las fórmulas sobre una tabla, Excel te da la opción de insertar una línea de "total" al final de tu tabla.

Esto crea una línea "especial" claramente diferenciable donde Excel aplicará por defecto el total de cada columna -si aplica-.

Pero también te mostrará una lista desplegable, desde la cual podrás seleccionar la función que quieres aplicar para realizar el cálculo sobre esa columna.

5.- Usar referencias "humanizadas".

Realmente la más útil de las características de una tabla, en mi opinión. Me facilita mucho el trabajo y te voy a contar por qué.

Cuando creabas tus tablas de datos simplemente los escribías sin definir una tabla. Tal vez lo hacías así en algún momento, ¿verdad?

Y dime, ¿qué sucedía cuando desde otra hoja u otra zona de la misma hoja, debías aplicar fórmulas que invocaran datos de esa tabla? ¿O tal vez toda la columna de tu tabla?

Lo que sucedía es que debías de recordar la referencia de la columna de tu tabla. En qué columna y fila comenzaba y hasta dónde llegaba (para no tomar otros datos por error)

¿Estoy en lo correcto? ¿Más o menos? Pues bien, todo ese lío te lo ahorras con una tabla.

¿Cómo?

Al ingresar una fórmula, en lugar de usar la referencia de las columnas puedes llamarla por su nombre. Sí, por su nombre. Tal como lo lees.

Usaré como ejemplo mi archivo con la tabla que he creado. Imagina que quisiera saber cuál es la fecha más reciente de la columna "Fecha Nacimiento". Debo de usar la función MAX().

Si lo hiciera "a la antigua", escribiría la fórmula de la siguiente manera:

¿Cuáles son las desventajas de esto?

Si tu tabla crece al ingresar más datos, la referencia debe actualizarse en tu fórmula.

Debes recordar la ubicación de cada rango o moverte por la pantalla y seleccionar con el ratón el rango.

Si no anclas la fórmula, fácilmente se puede desplazar el rango por error.

Cuando usas una tabla.

Si utilizas una tabla, las cosas cambian, ya que puedes usar esta forma de referirte a las columnas:

Como puedes ver en la imagen anterior, en lugar de usar la "referencia dura" puedo referirme directamente al nombre de la columna. Lo que por supuesto, es más fácil de recordar.

Lo único que debes hacer es escribir el nombre de tu tabla (comienza por Table1 y aumenta la secuencia por cada tabla que vayas creando) y a continuación abres un corchete ([)

Excel detectará tu intención y te mostrará un listado con todos los nombres de columnas que tiene tu tabla, más otras opciones que puedes explorar.

Recuerda que al seleccionar un nombre de columna, debes cerrar el corchete o posiblemente Excel te marcará un error.

Para mi ejemplo, solo utilizo la columna "Fecha Nacimiento" y funcionará como si hubiera escrito directamente la referencia; pero con las ventajas ya explicadas:

Fácil de recordar los nombres de las columnas en lugar de las referencias.

El rango se ajusta automáticamente al área de la columna, no importa si la tabla crece o decrece.

No hace falta anclar la referencia. Puedes estar seguro de que no se desplazará por error.

Tu sistema quedará mucho más estructurado al aplicar el uso de tablas sin tener que crear varios nombres definidos.

Consejo adicional: Para facilitar aún más el asunto, puedes ponerle un nombre a tu tabla. Esto lo consigues si seleccionas tu tabla y te diriges a la pestaña "Design" (1) y en la sección "Properties" econtrarás una caja de texto donde podrás darle el nuevo nombre a tu tabla.

Crear tablas en Excel es una buena práctica.

Como te mencioné al principio, las tablas en Excel son realmente útiles a la hora de administrar y organizar datos.

Aunque en un principio pudiera parecer que dan más problemas que soluciones, la verdad es que crear tablas en Excel te ayudan a estructurar mucho mejor tus planillas.

Hoy has aprendido (o recordado) una de las características de Excel que más aportan a mejorar tu desempeño con esta hoja de cálculo. No dejes de practicar su uso para afianzar el conocimiento.

Recuerda que si juntas cada uno de los consejos que te expongo en este blog y los usas en conjunto, estarás realmente liberando tu productividad.

¡Hasta la próxima!

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Para trabajar con los datos, una tabla puede ser realmente útil en tu día a día con Excel. Sin embargo, ¿qué pasa si es la primera vez que usarás una tabla? ¿y si lo aprendiste pero te has olvidado? En ese caso sigue leyendo, porque aquí te muestro cómo crear tablas en Excel.

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CLASE #17 INFORMACIÓN ACERCA DE VALIDACIÓN DE DATOS 

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CLASE #17 INFORMACIÓN ACERCA DE VALIDACIÓN DE DATOS 

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Explicación acerca de la validación de datos
http://raymundoycaza.com/tag/validacion-de-datos/

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¿Para qué crear una lista desplegable en Excel?

Crear una lista desplegable en Excel es una forma de validación que te permite proteger la consistencia de tus datos.

Sirve para asegurarte de que el usuario solo pueda ingresar uno de entre varios valores que se le muestran en una lista, reduciendo el riesgo de errores al momento de ingresar datos en tu modelo de Excel.

Si no utilizas ninguna validación en tus hojas de Excel, corres el riesgo de que se ingresen valores distintos a los esperados, porque el usuario no se da cuenta de que lo está haciendo.

Esto no te conviene, ya que cuando tengas que analizar los datos, tendrás un desorden tan grande, que te tomará demasiado tiempo reorganizarlo todo. Por eso sigue leyendo y entérate de cómo puedes crear una lista desplegable en Excel para tener datos 'más limpios'.

Creando una lista desplegable paso a paso.

Imagínate que tienes una tabla de los clientes de un banco. En esta tabla imaginaria tenemos solo tres columnas: Código de cuenta, Nombre y Estado de Cuenta.

En la columna 'Estado de Cuenta', tenemos que especificar si la cuenta está abierta, cerrada o inactiva.

Si no utilizáramos una validación, es muy probable que tengas algo como esto:

Ya has visto casos como este, ¿verdad?

En la columna 'Estado de cuenta', tenemos las leyendas 'Abierta', 'Cerrada' e 'Inactiva'; pero nuestro operador encargado, no ha hecho distinción entre mayúsculas y minúsculas.

¿Y cuál es el problema?

Pues que cuando necesites consolidar estos datos, no te van a aparecer las tres categorías: Abierta, Cerrada e Inactiva, sino que vas a tener una categoría por cada forma de escribir cada leyenda. Algo así:

¡Imagínate cómo analizarías esos datos!

Por suerte existe la validación de datos y las listas desplegables. Veamos cómo hacer una paso a paso:

1. Selecciona el rango que deseas validar.

2. Dirígete a la pestaña 'Datos' y selecciona la opción 'Validación de datos'. Luego pincha en la opción 'Validación de datos...'

3. En el cuadro que te aparece, para el criterio de evaluación, vas a seleccionar la opción 'Lista', como te muestro en la siguiente imagen:

4. Por último, en la caja de texto de 'Origen', vas a escribir el rango donde se encuentran los valores que deseas que aparezcan en la lista, así:

5. Pinchas en aceptar y ahora verás que cuando te colocas sobre una de las celdas que tienen validación, aparece una pequeña flecha junto a ella. Pincha sobre esta y verás que aparece un listado con las opciones que ingresaste en el paso anterior:

Haz la prueba tratando de ingresar un valor distinto al especificado. Excel no te permitirá continuar hasta que ingreses en la celda uno de los valores especificados en la validación.

Es decir, que si no lo escriben exactamente como lo exige la validación, el usuario no podrá escribir el valor en la celda validada.

Una variante

Si no quieres utilizar un rango como criterio de evaluación, también puedes escribir directamente los valores separados por comas.

[mybox bgcolor="#f89cc6″ border="full"]

Esta medida solo te sirve para evitar que los usuarios escriban por error (o por pereza) valores que no sean consistentes con los que se requieren; pero no evita que un usuario copie y pegue directamente un valor cualquiera. La validación no puede evitar esto.
[/mybox]

¿Qué te parece esta técnica de validación?

Esta es una de las técnicas de validación básica que utilizo en los modelos de Excel más sencillos y me ha dado buenos resultados hasta el momento.

Y tú, ¿opinas que es útil? ¿O piensas que no representa mayor ventaja? Si ya las estás utilizando, me gustaría saber cómo te va con las listas desplegables. Déjame tu opinión en los comentarios.

¡Nos vemos!

Descarga el archivo terminado.

[ilink url="http://static.raymundoycaza.com/crear-una-lista-desplegable-en-excel.xlsx" style="download"]Pincha aquí para descargar el archivo con el ejemplo.[/ilink] [mybox bgcolor="#ffffb2″ border="full"] ¿Quieres saber más?

Crear una lista desplegable - Microsoft Excel
[/mybox]

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Validación de Datos Archives - Raymundo Ycaza

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Crear una lista desplegable en Excel es una forma de validación que te permite proteger la consistencia de tus datos. Sirve para asegurarte de que el usuario solo pueda ingresar uno de entre varios valores que se le muestran en una lista, reduciendo el riesgo de errores al momento de ingresar datos en tu modelo de Excel.

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CLASE #18           VÍDEO GRÁFICOS DINÁMICOS  

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CLASE #18           VÍDEO GRÁFICOS DINÁMICOS  

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Publicado el 7 – 11 AGOSTO

Un gráfico dinámico es un gráfico que está basado en los datos de una tabla dinámica y que se ajusta automáticamente al aplicar cualquier filtro sobre la información. Con este tipo de gráfico podrás ayudar en la comprensión de los datos de una tabla dinámica.
https://youtu.be/0DQ2ACUYmVA

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CLASE #15           VÍDEO VALIDACIÓN DE DATOS

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CLASE #15           VÍDEO VALIDACIÓN DE DATOS

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PUBLICADO EL 31 JULIO – 4 AGOSTO

Puede usar la validación de datos para restringir el tipo de datos o los valores que los usuarios escriben en una celda. Uno de los usos más comunes de la validación de datos es crear una lista desplegable. Vea este vídeo para obtener información general sobre la validación de datos rápida.
https://youtu.be/m6Qg7pnZ7T8

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Validar datos para asegurar la consistencia e integridad al ingresarlos en excel

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CLASE #14           VÍDEO TABLA DE DATOS 

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CLASE #14           VÍDEO TABLA DE DATOS 

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Publicado el 31 Julio 2016

Las tablas de datos forman parte de las herramientas de Análisis Y si que nos permiten cambiar el valor de algunas celdas para ver cómo es afectado el resultado original. Una tabla de datos analiza un conjunto de valores y determina posibles resultados.

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PUBLICADO EL 31 JULIO – 4 AGOSTO
Cuando tienes una tabla de datos con una gran cantidad de información, los subtotales en Excel nos pueden ayudar a comprender e interpretar mejor la información. Excel permite agregar subtotales de una manera muy sencilla.

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Publicado el 31 JULIO – 4 AGOSTO

Cuando tienes una tabla de datos con una gran cantidad de información, los subtotales en Excel nos pueden ayudar a comprender e interpretar mejor la información. Excel permite agregar subtotales de una manera muy sencilla.
https://youtu.be/XhM-CMmuAhA

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Excel Subtotales, aplicando la opción de subtotales

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                                                                                                               CLASE #11       FILTRAR DATOS PÁGINA

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                                                                                                               CLASE #11       FILTRAR DATOS PÁGINA

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PUBLICADO 24 – 29 JULIO
Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con información y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas condiciones.

Por ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver los datos de ventas de una empresa. ¿Cómo puedo tener una vista con todas las filas que pertenecen a Hugo? Eso sería una tarea muy difícil de lograr si no tuviéramos la facilidad de crear filtros en Excel.

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CLASE #10           VÍDEO FILTRAR DATOS 

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CLASE #10           VÍDEO FILTRAR DATOS 

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Publicado el 24 – 29 JULIO

Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con información y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas condiciones.
https://youtu.be/448QmWDLcHg

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Publicado 24 – 29 JULIO
Ordenar datos:

En Excel puedes ordenar rápidamente una columna de datos utilizando los comando Ordenar de A a Z y Ordenar de Z a A. Pero debes tener cuidado o de lo contrario solamente se ordenarán algunos de los datos.

Ambos comandos los puedes encontrar también en la ficha Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar. Observa el siguiente ejemplo donde ordenaré los datos de manera ascendente y descendente utilizando los comandos correspondientes.

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               CLASE #8                               VÍDEO ORDENAR DATOS

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               CLASE #8                               VÍDEO ORDENAR DATOS

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Publicado el 24 – 29 JULIO

Para ordenar la información en una hoja de cálculo, puede ver datos de la forma que desee y encontrar valores rápidamente.
Ordenación rápida

1. Seleccione una sola celda de la columna que desea ordenar.

2. En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en para clasificar en orden ascendente (de A a Z o del número menor al mayor).

4. Haga clic en para clasificar en orden descendente (de Z a A o del número mayor al menor).

https://youtu.be/HQW7Or5Fu2c

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          CLASE #7      GRÁFICOS EN EXCEL ARCHIVO 

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          CLASE #7      GRÁFICOS EN EXCEL ARCHIVO 

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Los libros de Excel pueden contener una gran cantidad de datos que a menudo son difíciles de interpretar. Por ejemplo, ¿dónde están los valores máximos y mínimos? ¿Están aumentando los números o disminuyendo? Las respuestas a preguntas como éstas son más claras cuando los datos se representan con un gráfico.

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       CLASE #6      VÍDEO GRÁFICOS OPCIONES DE DISEÑO 

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       CLASE #6      VÍDEO GRÁFICOS OPCIONES DE DISEÑO 

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Publicado el 17 Julio 2016

Después de crear un gráfico, puede cambiar su aspecto al instante. En lugar de manualmente agregar o cambiar elementos del gráfico o formato del gráfico, puede aplicar rápidamente un diseño predefinido y el estilo
https://youtu.be/fs33zK7g8W0

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Excel.- Gráficos y sus opciones de diseñó

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Aplicar diferentes opciones para mejorar el diseño del gráfico y facilitar su comprensión.

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       CLASE #5             VÍDEO GRÁFICOS AGREGAR Y QUITAR SERIES DE DATOS

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       CLASE #5             VÍDEO GRÁFICOS AGREGAR Y QUITAR SERIES DE DATOS

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Publicado el 17 Julio 2016

Para identificar rápidamente una serie de datos en un gráfico, puede agregar etiquetas de datos a los puntos de datos del gráfico. De forma predeterminada, las etiquetas de datos se vinculan a valores de la hoja de cálculo y se actualizan automáticamente cuando estos valores cambian.
https://youtu.be/IUd28Kmhx24

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          CLASE #4             VÍDEO GRÁFICOS CREACIÓN BÁSICA 

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          CLASE #4             VÍDEO GRÁFICOS CREACIÓN BÁSICA 

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Publicado el 17 Julio 2016
Para crear un gráfico básico, seleccione cualquier parte del rango que quiera representar y, a continuación, haga clic en el tipo de gráfico que desee en la pestaña Insertar del grupo Gráficos de la cinta.
https://youtu.be/6yKC-j2Qh4s

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         CLASE #3             VÍDEO GRÁFICOS INTRODUCCIÓN

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         CLASE #3             VÍDEO GRÁFICOS INTRODUCCIÓN

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Publicado el 17 – 22 JULIO
La representación de datos de forma gráfica ayuda a presentar datos de forma sencilla donde las conclusiones son fáciles de entender.
https://youtu.be/T2uS-yjhEhs

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          CLASE #2              VÍDEO AUDITORIA DE FÓRMULAS

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          CLASE #2              VÍDEO AUDITORIA DE FÓRMULAS

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Publicado el 17 – 22 JULIO
La auditoria de formulas en Excel nos ayuda a encontrar un error en caso de fallo de alguna formula podamos rastrear el origen de las celdas que forma un formula o realicemos paso a paso una formula, para ver si la formula esta escrita correctamente.
https://youtu.be/cVY0q_8anUc

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           CLASE #1             VÍDEO BUSCARV Y BUSCARH

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           CLASE #1             VÍDEO BUSCARV Y BUSCARH

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Publicado el 17 – 22 JULIO
La función BUSCARV podemos buscar valores dentro de una columna de nuestra hoja de Excel o de nuestra tabla de datos.
La función BUSCARH nos permite hacer este tipo de búsqueda horizontal: Es muy poco probable, y poco usual, tener datos organizados de manera horizontal por lo que la función BUSCARV es más “famosa” que la función BUSCARH sin embargo es importante saber que Excel nos permite realizar una búsqueda sin importar la manera en que están organizados los datos.
https://youtu.be/Q1ipjYacZSg