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Elaboración del presupuesto del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo - In Check S.A.S.

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Elaboración del presupuesto del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo - In Check S.A.S.

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Elaboración del presupuesto del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo - In Check S.A.S.

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Importancia de la correcta elaboración del presupuesto para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de una organización.

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A medida que avanza la Seguridad y Salud en el Trabajo en Colombia, crecen los cambios en la normatividad y también el número de profesionales Técnicos, Tecnólogos, Profesionales y Especialistas en Seguridad y Salud en el Trabajo, estos cambios han generado que las organizaciones busquen constantemente alternativas que se ajusten a sus presupuestos para darle cumplimiento a todos los requerimientos en cuanto al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Las organizaciones al buscar profesionales Técnicos, Tecnólogos, Profesionales y Especialistas en Seguridad y Salud en el Trabajo siempre presentan dudas con respecto a cuanto están dispuestas a invertir y que tipo de profesional necesitan, esta situación es mucho más recurrente en las pequeñas organizaciones por que regularmente no tiene un presupuesto destinado para la gestión de SST y terminan preguntándose ¿Están cobrando mucho? ¿Estoy pagando poco? ¿Qué profesional SST necesito?

Los siguientes datos fueron recopilados en Salarios/Computrabajo en el mes de febrero del año 2021, es importante resaltar que Computrabajo es un sitio de ofertas laborales autorizado en Colombia por el Servicio Nacional de Empleo.

La presente información es una estimación a partir de 1.991.492 fuentes obtenidas de las empresas, usuarios y empleados en los últimos 12 meses registradas por Computrabajo:

¿Qué debo tener en cuenta para cobrar por servicios de SST?

Actualmente el SG-SST lo rige el decreto 1072 de 2015 en el país y a través de este se implementa el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) y por el cual se debe dar cumplimiento en todas las organizaciones que contratan personal por prestación de servicios, empresas de servicios temporales, empresas de economía solidaria y el sector cooperativo, si nos basamos en la Resolución 0312 de 2019 establece el campo de aplicación y cobertura de los Estándares Mínimos, Inicialmente se debe tener en cuenta lo siguiente:

¿Cómo presentar una propuesta económica por servicios de SST?

El valor de su hora de trabajo.

Los costos relacionados con la prestación del servicio.

Los costos por movilización y hospedaje (sedes, ciudades, entre otros)

El esfuerzo que requiere cada proyecto.

Los recursos que requiere cada proyecto (técnicos, humanos, pólizas, seguridad social, entre otros).

Cuánto gana el profesional según áreas de SST vs lo que debe o quiere ganar.

Tenga claras cuantas horas de trabajo dedicara al cliente: Ejemplo si un Auxiliar HSEQ gana $ 1.017.282 y trabaja 192 horas al mes el valor de la hora de trabajo seria de 5.299, pero se debe tener en cuenta que también debe pagar seguridad social como independiente, sin contar con los gastos de movilización.

Definir cuanto tiempo toma la ejecución de una actividad (matriz, procedimiento, inspección, vigilancia, tramite, documentos, charlas, capacitaciones entre otros)

Definir una tarifa mínima: Al inicio no será fácil y menos si está empezando, pero si quiere ir poco a poco es aconsejable que maneje unas tarifas más flexibles y estar presto a negociar con los clientes, que también querrán negociar para mantener el mejor beneficio económico.

Compare el valor de los servicios que está ofreciendo con los colegas o con el mercado.

Tener claro que, a mayor riesgo, mayor responsabilidad y por lo tanto mayor costo, lo mismo sucede con la cantidad de empleados y cantidad de sedes.

Si necesitas asesoría o tienes preguntas frente este artículo por favor comunícate con nosotros a las líneas 3144224510 - 3015670684

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¿Cuánto cobrar por servicios de SST?| Continuous Management | Colombia| Continuous Management | Colombia

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A medida que avanza la Seguridad y Salud en el Trabajo en Colombia, crecen los cambios en la normatividad y también el número de profesionales Técnicos, Tecnólogos, Profesionales y Especialistas en Seguridad y Salud en el Trabajo, estos cambios han generado que las organizaciones busquen constantemente alternativas que se ajusten a sus presupuestos para darle cumplimiento a todos los requerimientos en cuanto al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

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https://smsafemode.com/blog/asignacion-de-recursos-del-sg-sst/

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La asignación de recursos en el SG-SST o presupuesto Siempre que se está desarrollando el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo en una organización uno de los puntos básicos el cual está está encaminado a establecer desde la planeación cuales serán esos recursos que se dispondrán para el desarrollo de todas las acciones.

De esta forma podremos proyectar de manera más objetiva cuál será el alcance que tendremos a lo largo del año según el presupuesto que se haya destinado.

Asignación de recursos para el SG-SST

Dentro del sistema de gestión se deben contemplar los recursos para las actividades o acciones que son necesarias para tener un adecuado cumplimiento. Cabe agregar que el presupuesto económico es solo una parte de la asignación de los recursos.
Video Recomendado relacionado con Asignacion de recusos SST
A continuación, te presentamos los distintos tipos de recursos que deben ser tomados en cuenta:

Recursos Financieros o Económicos

Desde este sentido, la asignación de los recursos económicos hace referencia al dinero que se dispondrá para el desarrollo de todas las acciones o compras que contribuyan con el SG-SST.

Es importante que en este apartado se defina una cantidad autorizada por gerencia, así como también un espacio de tiempo definido, el siguiente es un ejemplo:

La empresa SAFE MODE SAS establece la asignación de recursos financieros por valor de Diez Millones de Pesos ($ 10.000.000 M/cte) para el Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo por el tiempo comprendido entre el 01 de enero del año 202X hasta el 31 de diciembre del año 202X.

Recursos Humanos

Para definir los recursos humanos únicamente se deben relacionar las personas o colaboradores que con sus acciones o actividades van a contribuir con el desarrollo del SG-SST incluyendo:

De esta manera se definen las características del equipo que va a encargarse de gestionar o actuar en favor del adecuado desarrollo del sistema de gestión.

Para entender mejor esto te daremos un ejemplo en otro contexto, imagina que vas a crear un equipo de fútbol lo primero que debes definir es quiénes van a conformar el equipo (Arquero, Defensas, delanteros, mediocampistas, suplentes, técnicos) Pues aquí es igual solo que aplicado a los roles de Seguridad y salud en el trabajo.

Recursos técnicos y tecnológicos

Ahora bien, para poder desarrollar todas las actividades del Sistema de Gestión SST es probable que requiramos de algunos elementos o herramientas que nos van a permitir desarrollar todas las actividades, estos elementos pueden ser que ya los tengamos o que debamos adquirirlos:

Equipos o computadores

Impresora

Conectividad e internet

Cámara fotográfica

Elementos de emergencias (extintores, botiquín, camilla ...)

Pantallas o proyectores

Sistemas o software ( Office, Adobe...)

Es importante tener en cuenta que según las características de la empresa u organización pueden llegar a ser necesarios distintos elementos o cantidades y estos deben estar definidos en la asignación de los recursos

Recursos físicos

En este apartado se relacionan los recursos enfocados a los espacios o áreas en las cuales se van a desarrollar las actividades:

Sala de reuniones

Auditorios

Espacios de entrenamiento

Estos espacios pueden ser propios de la empresa u organización, pero también tiene total validez si son proporcionados por proveedores o empresas externas.

Tipos de presupuestos

Existen distintos tipos de presupuestos a nivel financiero que deberían ser tomados en cuenta para poder proyectar adecuadamente estos costos para la empresa, dentro de los cuales la recomendación es tener en cuenta las siguientes categorías

Planeados recurrentes

Son aquellos que están se repiten de forma periódica normalmente una vez al año, son los más fáciles de contemplar porque nos podemos basar en los costos del año anterior

Planeados únicos

Ahora bien, al evaluar el alcance de nuestro SG-SST nos podemos dar cuenta que hacen falta elementos muy específicos para controlar ciertos riesgos pero que la compra de estos no es periódica, sino que se debe realizar una única vez.

No planeados (colchón)

Por más meticulosos que seamos al momento de definir el presupuesto financiero del SG-SST es probable que a lo largo del año se presenten situaciones en las cuales no teníamos contemplado unos recursos para actuar, por esto mismo es importante establecer unos recursos para situaciones no planeadas.

Un ejemplo de esto es cuando en el 2020 se presentó la situación de Pandemia por el COVID-19 la mayoría de las empresas no tenían contemplado todos los elementos de bioseguridad los cuales tenían un costo adicional que descuadraba el presupuesto. Y si bien este es un caso extremo puede haber otras situaciones menos trascendentales que igual impliquen tener un presupuesto disponible.

Por qué planear el presupuesto

Desde un sentido práctico nos permite planear de forma objetiva que vamos a poder hacer con un presupuesto o recursos definidos dentro del SG-SST, también permite a nivel gerencial reconocer los costos o recursos que serán empleados para de esta manera proyectarlo a lo largo del tiempo.

Cabe agregar que a nivel empresarial en la mayoría de los casos se deben establecer presupuestos de toda la operación de una organización y teniendo en cuenta que en el sistema de gestión se deben desarrollar numerosas acciones es importante definir cómo estarán sustentadas todas estas actividades en relación con los costos o elementos que deben ser proporcionados por parte de la empresa.

Qué valor debe tener el presupuesto

La respuesta corta es que la cantidad de dinero está sujeta a las características o necesidades específicas que pueda tener cada organización ya que esto no está definido con valores estandarizados para cada empresa, básicamente lo que establece la norma es:

Asignar recursos económicos para desarrollar acciones de promoción de la salud y prevención de riesgos laborales.

Resolución 0312 de 2019
Es decir que el ministerio sólo solicita un documento soporte de asignación de recursos, lo importante de esto es que los recursos que se establezcan sean suficientes para poder ejecutar todas las actividades que nos hayamos proyectado hacer.

Particularmente la primera vez que se contemplan los recursos o presupuesto implica un análisis más minucioso de todo lo que se puede necesitar sin embargo en los años siguientes puede ser más fácil ya que se puede tomar en cuenta lo de años anteriores. considerando los cambios que se pudieron presentar recientemente.

Cómo debe registrarse el presupuesto soporte de asignación de recursos

En la mayoría de los casos el presupuesto y recursos están definido en dos documentos:

Un documento de texto o Word en el cual se establecen los diferentes recursos que se emplearán para el SG-SST y sus características.

El otro documento normalmente es una hoja de cálculo o Excel en el cual se detallan los valores o precios de las compras que se deben hacer con un valor total.

En ambos casos lo más recomendable es que estos documentos sean firmados por parte del representante legal o gerente quien manifiesta así su aprobación para destinar estos recursos.

Qué acciones deben estar contempladas

La idea de establecer los recursos y presupuestos es tratar en la medida de lo posible ser lo más detallado ya que así podremos justificar a nivel gerencial en que serán usados estos recursos. Esto significa que si a la parte gerencial le podemos demostrar cómo serán empleados los recursos será más fácil conseguir una aprobación de más recursos ya que está debidamente sustentada.

Cuando no se asignan bien los recursos

Como hemos mencionado anteriormente al establecer el presupuesto o los recursos puede darse que nos equivoquemos ya sea contemplando más de lo necesario o menos, por lo cual acá te compartimos que debes hacer en cada uno de los casos.

Sobra presupuesto

En el caso en el que el presupuesto haya sobrado, es decir se haya asignado más de lo que utilizamos es importante validar primero que todas las actividades o acciones que habíamos contemplado hacer en el plan de trabajo anual las hayamos desarrollado.

Si no se hicieron todas las actividades esto puede justificar que haya sobrado sin embargo es necesario validar cómo podemos suplir o compensar aquellas actividades o acciones tomando los recursos que nos sobraron.

No alcanza el presupuesto

En los casos en los que los recursos no sean suficientes es necesario presentar un informe a gerencia justificando en primer lugar en que o como fueron usados estos recursos y explicando el motivo por el cual no se contemplaron bien desde un inicio, así como también solicitar un presupuesto extra, esto tampoco es positivo porque en el caso en el que no se puedan dar más recursos muchas de las acciones o proyecciones de desarrollo del SG-SST no se van a poder hacer.

Por eso recuerda incluir en el presupuesto o recursos asignados para el SG-SST unos valores o características a prueba de imprevistos que si no se usan quedarán disponibles para el presupuesto del siguiente año.

Cada cuánto se debe fijar un presupuesto

Lo más recomendable es que tanto el presupuesto como la asignación de los recursos para el SG-SST sea una actividad que se desarrolla al menos una vez al año, sin embargo, es importante cada 3 o 6 meses validar como se han utilizado estos recursos y evaluar si es necesario hacer algún ajuste en las actividades o recursos que teníamos contemplados.

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🥇 Asignación de Recursos del SG-SST (+ PRESUPUESTO) " SM

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La asignación de recursos en el SG-SST y presupuesto nos permite planificar el alcance, así lo puedes hacer facilmente ... ➤ Entra Aquí

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Ejemplo de asignación de recursos para el SG-SST - SafetYA®

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Ejemplo de asignación de recursos para el SG-SST - SafetYA®

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Dentro de las obligaciones de todo empleador, se encuentra la asignación de recursos, en esta ocasión, Dumbox Inc* comparte un ejemplo de asignación de recursos económicos, humanos, técnicos y físicos para el SG-SST.

El Decreto 1072 de 2015 en su artículo 2.2.4.6.8 establece entre otras, las obligaciones de los empleadores:

"[...] 4. Definición de Recursos: Debe definir y asignar los recursos financieros, técnicos y el personal necesario para el diseño, implementación, revisión evaluación y mejora de las medidas de prevención y control, para la gestión eficaz de los peligros y riesgos en el lugar de trabajo y también, para que los responsables de la seguridad y salud en el trabajo en la empresa, el Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo según corresponda, puedan cumplir de manera satisfactoria con sus funciones. [...]"

Características de la asignación de recursos

La asignación de recursos debe ser realizada por una persona de la alta dirección, normalmente el representante legal de la empresa, quien es la persona que puede disponer de todos los recursos de la organización.

En este ejemplo de asignación de recursos, se menciona el nombre de la persona que realiza la asignación, el rol que tiene dentro de la organización, la vigencia de los recursos asignados y el detalle de los recursos humanos, financieros, físicos y tecnológicos.

Los recursos financieros están representados en dinero, es importante determinar el uso que se le dará a estos recursos y mencionar los aspectos de las seguridad y la salud en el trabajo que no están incluidos. En este ejemplo de asignación de recursos económicos se expone que los pagos de salarios y ARL no están incluídos en este presupuesto, también se aclara que el presupuesto incluye los impuestos.

Los recursos tecnológicos son las herramientas electrónicas o de otra índole que están a disposición de quienes tienen responsabilidades en el SG-SST, se suele incluir los elementos de emergencia existentes, los equipos de oficina y las comunicaciones. En este ejemplo de asignación de recursos tecnológicos, se puede ver que todos los comités de Dumbox Inc tienen tienen a su disposición un computador de escritorio y todos los elementos de oficina necesarios..

Los recursos físicos están representados en los espacios en los cuales se puede reunir el personal para ejecutar las actividades del plan de trabajo.

Los recursos humanos son todas las personas de la organización y personal externo, que participarán en las actividades del SG-SST. En este ejemplo de asignación de recursos humanos de Dumbox Inc, se puede ver que además del personal de planta, la empresa cuenta con un consultor externo y un asesor de la Administradora de Riesgos Laborales (ARL).

Ejemplo de asignación de recursos de Dumbox

JACK PINTO
c.c. 98.765.432

en mi calidad de representante legal de
DUMBOX INC
Nit. 987.654.321-0

Defino y asigno los siguientes recursos financieros, humanos, técnicos y físicos para la implementación, mantenimiento y continuidad del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

Para el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2017, se cuenta con un presupuesto para las actividades de seguridad y salud en el trabajo de OCHO MILLONES DE PESOS incluidos impuestos ($8.000.000).

Los recursos serán gestionados por el administrador del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y deberán incluir como mínimo:

Pago de servicios profesionales de asesoría y capacitación en seguridad y salud en el trabajo

Compra y/o mantenimiento de equipos de emergencia

Implementación de medidas de intervención para riesgos prioritarios

Exámenes médicos ocupacionales

Adquisición de elementos de protección personal

Gastos de transporte y papelería

Al momento de finalizar el periodo, el administrador del SG-SST rendirá cuentas a la alta dirección sobre el uso de los recursos asignados.

El pago de salarios, aportes a la Administradora de Riesgos Laborales ARL y mantenimiento de vehículos no forma parte de este presupuesto.

El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo será administrado por el líder de talento humano de la empresa, quien dedicará el tiempo requerido para coordinar las actividades necesarias para la implementación del SG-SST.

El administrador del SG-SST contará con el apoyo de:

COPASST

Comité de convivencia

Brigadas de emergencia

Consultor externo contratado para el diseño e implementación del SG-SST

Asesoría de la ARL

La empresa destinará las horas del personal que sean necesarias para participar en las actividades del SG-SST como son:

Participación en simulacro de evaluación

Asistencia a capacitaciones y actividades de seguridad y salud en el trabajo

Asistencia a exámenes médicos ocupacionales

Cada uno de los miembros principales y suplentes del comité de convivencia, la brigada de emergencias y el COPASST podrá disponer de las horas laborales que sean requeridas para la ejecución de sus funciones de acuerdo con la normatividad vigente en Colombia.

Para la ejecución de las actividades de seguridad y salud en el trabajo, la empresa cuenta con los siguientes recursos técnicos:

Computador de escritorio para el administrador del SG-SST

Computador de escritorio para el presidente y secretario del COPASST

Computador de escritorio para el secretario y presidente del comité de convivencia

Impresora multiuso para copiado, impresión y escáner de archivos

Acceso a Internet

Sistema de almacenamiento en la nube para copias de seguridad de la información

Equipos de comunicación fija y celular

Telefonía IP

Cuatro televisores para proyección de presentaciones

Botiquín tipo A

Seis extintores

Una tabla de inmovilización espinal

Circuito cerrado de televisión

Sistema de alarma conectado al edificio

Sensores de humo en todas las oficinas

Muebles y enseres

Elementos primarios de oficina

La empresa cuenta con tres espacios para reuniones y capacitación:

Sala de juntas pequeña, con capacidad para 6 personas, cuenta con un televisor para proyección.

Sala de juntas mediana, con capacidad para 10 personas, cuenta con un televisor para proyección.

Sala de junta grande, con capacidad para 20 personas, cuenta con dos televisores para proyección y equipo de sonido.

Se firma en Bogotá, a los 3 días del mes de enero de 2017

JACK PINTO
Representante legal

*Dumbox Inc es una empresa ficticia creada por SafetYA® con fines educativos en seguridad y salud en el trabajo.

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Ejemplo de asignación de recursos para el SG-SST - SafetYA®

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Dentro de las obligaciones de todo empleador, se encuentra la asignación de recursos, en esta ocasión, Dumbox Inc* comparte un ejemplo de asignación de recursos económicos, humanos, técnicos y físicos para el SG-SST. El Decreto 1072 de 2015 en su artículo 2.2.4.6.8 establece entre otras, las obligaciones de los empleadores: "[...]

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Guía práctica del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud...

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ALREDEDOR de los diferentes modelos planteados para conseguir una articulación entre las exigencias de las normas que versan sobre la seguridad y…

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Revisar la página 140. La ejecución de cada uno de ellos debe tener un presupuesto

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Revisar la página 140. La ejecución de cada uno de ellos debe tener un presupuesto

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#3 Recursos en el SGSST 💰 (1.1.3 de RESOLUCIÓN. 0312) - Guía para la Implementación SG-SST Safe Mode

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https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/DNP/SUBDIRECCI%C3%93N%20DE%20RECURSOS%20HUMANOS/PLAN%20ANUAL%20SGSST%202019%20DEFINITIVO.pdf

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https://www.cra.gov.co/sites/default/files/documents/2022-03/PLAN%20DE%20TRABAJO%20DEL%20SGSST%202022_compressed.pdf