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Elementos de la estructura organizacional

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Elementos de la estructura organizacional

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Todo sistema organizacional de una empresa parte de unos elementos clave con los que elaborar un plan que haga posible el crecimiento de la misma. En base a estos, se define una estructura organizativa.

Número de empleados

Disposición y extensión geográfica

Nivel de desarrollo de producto

Relación de autoridad central o descentralizado

Grado de control de calidad del producto o servicio

Mercado o modelo de negocio

Todo esto forma parte de la seña de identidad de cualquier tipo de empresa. De ahí, la importancia de la estructura organizacional como la base de la misma cultura organizativa.

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La estructura organizacional es la forma cómo se asignan las funciones y responsabilidades que tiene que cumplir cada miembro dentro de una empresa para alcanzar los objetivos propuestos.

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Puesto que cada empresa funciona de manera diferente, cada una tiene que adoptar una estructura organizacional distinta que le ayude a alcanzar sus metas y objetivos. Por lo tanto, toda empresa conforme a la forma de operar debe planificar todo el proceso de sus tareas laborales y definir los puestos y responsabilidades de todas las personas que integran la organización.
De manera que, la estructura organizacional representa la forma en la que se organiza el trabajo dentro de una empresa. También se establece el modo de comunicación y de coordinación que se entabla entre cada puesto para llevar a buen término las tareas.

En efecto, debido al alto grado de competencia las empresas buscan mejorar y volver más eficientes sus procesos productivos, sus procesos administrativos y su estructura organizacional.

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Cuando una empresa realiza su estructura organizacional persigue alcanzar lo siguiente:

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Cuando una empresa realiza su estructura organizacional persigue alcanzar lo siguiente:

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Determinar los distintos departamentos y áreas de funcionamiento que integran la organización.

Crear el sistema jerárquico entre los diferentes puestos de trabajo y áreas de responsabilidad.

Delinear los perfiles de puestos para definir las tareas y responsabilidades de cada miembro de la organización.

Sin duda, todo esto facilita que se dé una correcta división de tareas, las cuáles se desarrollan con eficiencia y esto permite evitar el surgimiento de confusiones y de conflictos.

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Entre los modelos de estructura organizacional más comunes que una empresa puede aplicar, tenemos los siguientes:

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Sobre todo, la estructura lineal se basa fundamentalmente en los niveles de autoridad y se maneja un sistema de decisión centralizada. Esta se estructura de forma piramidal, mientras más alta es la jerarquía disminuyen los puestos, pero aumenta en cada cargo el número de responsabilidades.

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Mientras que, en esta estructura existen pocos mandos medios de autoridad, por lo que las personas que ocupan los niveles más altos de autoridad entran en contacto directo con todos los trabajadores de primera línea.

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En cambio, el sistema funcional agrupa y ordena a las personas que ocupan puestos similares dentro de la empresa. Se basa fundamentalmente en las tareas que tiene que desarrollar cada jefe y su grupo de trabajo.

No obstante, todos los empleados dependen de un supervisor y cada equipo de trabajo se organiza en departamentos especializados. Por ejemplo, departamento de marketing, de ventas, de producción, de contabilidad, entre algunos que se pueden mencionar.

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Por otra parte, el sistema divisional organiza a los trabajadores por un tipo de producto o de servicio específico que se ofrece al mercado. Cada grupo de trabajo es responsable del flujo de tareas en esa división en particular.

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Del mismo modo, en el sistema matricial la organización divide el esquema de trabajo tanto por cada área de funciones como por los tipos de proyecto que se desarrollan. Funciona como una matriz en la que cada empleado reporta a dos jefes inmediatos; un supervisor de proyecto y un supervisor de funciones.

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Finalmente, la estructura central se usa más en empresas que son muy grandes y por lo tanto su forma de trabajo es más compleja. Por eso cada empleado debe responder a muchos supervisores que se encuentran en diferentes áreas o en diferentes localizaciones.

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La importancia de una estructura organizacional reside principalmente en los siguientes puntos:

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Brinda un orden a la empresa y le permite seguir una determinada dirección.

Permite diferenciar tareas por áreas o departamentos y asignar a los profesionales (directivos o gerentes) que serán responsables de cada segmento.

Permite que los trabajadores sepan dónde se ubica su área dentro de la empresa y quiénes son sus superiores.

Es un vehículo para identificar si es necesario contratar más personal para alguna área o tarea en particular.

Al delimitar responsabilidades, permite que un gerente sepa qué tareas corresponden a otro directivo y así no interferir con la labor de este último.

Permite identificar las líneas de comunicación que deben establecerse entre los departamentos de la empresa, por ejemplo, planificación financiera y contabilidad.

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Veamos algunos ejemplos de estructura organizacional:

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Para terminar, podemos concluir que toda empresa que cuenta con una buena estructura organizacional tiene más probabilidades de obtener buenos resultados. Primero puede determinar la cantidad de recursos humanos que necesita para desarrollar sus funciones, sabe quién es el responsable de cada proceso de trabajo y puede delimitar claramente las responsabilidades de cada miembro del equipo. Todo esto en conjunto le permite un desempeño mejor y más eficiente.

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Antes de definir el mejor sistema para implementar en nuestra empresa, es preciso ver algunas de las principales características de la estructura organizativa de una empresa.

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Antes de definir el mejor sistema para implementar en nuestra empresa, es preciso ver algunas de las principales características de la estructura organizativa de una empresa.

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Se trata de un proceso continuo y versátil con el tiempo.

Puede ser centralización o descentralizada, dependiendo si las decisiones parten de un conjunto de altos cargos o de los propios equipos de trabajo, respectivamente.

Especialización de las distintas áreas. Cuanto mayor es la empresa, más especialización.

Coordinación y colaboración entre equipos o departamentos.

Estandarización de protocolos, burocratización y procedimientos.

Debe representar realmente a las personas que componen la empresa.

Adaptada a la estrategia que persigue la organización.

Dirigida a los objetivos alcanzables.

Acorde con la tecnología y herramientas disponibles.

El entorno sectorial de la empresa es un elemento que condiciona su estructura.

Cada persona debe saber dónde encontrar lo que necesita para ejecutar sus funciones.

Funciones definidas claramente y entendidas por todo el equipo.

Toda estructura organizacional formal tiene paralelamente una estructura informal de relaciones entre las personas de los equipos de trabajo. Es lo que se denomina estructura organizacional real.

Cada empresa sigue un sistema organizacional adecuado a sus funciones y objetivos. Según la misión y visión de la misma se define una estructura organizacional a seguir. Por eso, hay organizaciones cuyo modelo dispone de más niveles jerárquicos, otras establecen un sistema matricial, por ejemplo.

Las pequeñas empresas más innovadoras y actuales suelen utilizar una estructura horizontal. Esto les otorga un ritmo acelerado en la toma de decisiones y en los cambios a la hora de pivotar rápido en sus estrategias. Lo que supone que la transparencia y un continuo feedback serán los principales elementos de la estructura organizacional que las define.

Además, a medida que la empresa crece, su sistema organizacional se complica. Por eso decimos que una estructura organizacional es un proceso continuo, versátil y en constante actualización.