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Com vista a planear a conferência, o grupo reuniu-se várias vezes com o professor Alexandre Costa para tratar de assuntos como:

- Formalização de convites;
- Organização do programa;
- Logotipo da conferência;
- Logística, nomeadamente, planear os coffee breaks e a deslocação dos participantes;

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Reunião com o Presidente da Câmara Municipal de Loulé no dia 8 de fevereiro

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Reunião com o Presidente da Câmara Municipal de Loulé no dia 8 de fevereiro

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Para a realização do encontro estudantil, solicitámos à autarquia, numa reunião realizada na câmara municipal com o Senhor Presidente Vítor Aleixo, alguns aspetos:

-  Apoio Institucional: - participação do senhor presidente na cerimónia de abertura da conferência, com abordagem da sua visão estratégica;
- participação da Unidade de Adaptação às Alterações Climáticas (DrªLídia Terra, EngªInês Rafael e Eng. Bruno Guerreiro).

- Apoio Financeiro: - apoio para convidar algumas entidades de renome nomeadamente o Professor Doutor Filipe Duarte Santos;
- livros e brindes da autarquia para as pastas a distribuir aos participantes.

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- Escola Secundária de Loulé;
- Faro: AE João de Deus / AE Pinheiro e Rosa / Colégio do Alto
- Olhão: AE Francisco Fernandes Lopes / AE João da Rosa
- Quarteira: AE Drª Laura Ayres
- Tavira: AE Jorge Augusto Correia

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- Dr. Carlos Martins (Secretário de Estado do Ambiente)
- Vítor Aleixo (Presidente da Câmara Municipal de Loulé)
- Professor Doutor Filipe Duarte Santos (Investigador e professor universitário)
- Professor João Santos (Presidente da Associação Almargem)
- Engª Paula Vaz (Agência Portuguesa do Ambiente)
- Professor Rui Santos (Universidade do Algarve)
- Equipa das EMMAC de Loulé, Almada e Cascais
- Diretor Geral da Educação

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Até ao momento estão confirmadas a presença da Engª Paula Vaz, do Professor Filipe Duarte Santos, do Diretor Geral da Educação, do Presidente da Câmara de Loulé e do professor João Santos.
A Escola Secundária João de Deus confirmou a presença de duas alunas (também do 10ºC) com uma comunicação sobre o impacto das alterações climáticas na Floresta, pois o  tema do seu PCT são as Florestas e a Prevenção dos Incêndios Florestais.

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Alguns dias antes da realização do evento, foram espalhados pela escola alguns pósteres alusivos à conferência.

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Para dar a conhecer a conferência à comunidade escolar, foi publicado um artigo na edição de junho do Jornal da Escola.

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Além de tudo o que já foi feito, o grupo criou um Questionário de Avaliação da Satisfação com vista a fazer o balanço final após a concretização do projeto/evento.

Após as confirmações finais foi também fundamental, elaborar o programa definitivo, bem como organizar todo o material que teria de ser fornecido ao participantes (conferencistas e alunos), nomeadamente, as lembranças da conferência.