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Los estados financieros básicos son los distintos documentos que debe preparar la empresa al término del ejercicio contable, con el objeto de conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos en las actividades de la empresa a lo largo de un período.

La situación económica y patrimonial de una empresa queda reflejada en los estados financieros. Estos documentos, por tanto, son imprescindibles para saber si una compañía es o no rentable.

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1. Balance general.

2. Estado de resultados.

3. Estado de flujos.

También existen algunos más, como por ejemplo el estado de utilidades retenidas, las notas explicativas, el estado de cambios en el patrimonio neto o el estado de cambios en la situación financiera. Todos los datos importantes contenidos en estos documentos se suelen recopilar en un informe financiero, que sirve para conocer la situación de la empresa a nivel financiero.

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El balance general o de situación es el documento contable que informa de la situación financiera de la empresa en un momento determinado. Básicamente, se trata de un informe que presenta, de forma muy clara, la situación patrimonial de la empresa: lo que tiene (activo), lo que debe (pasivo), el valor de sus propiedades y derechos, las obligaciones y el capital.

Es fundamental que el balance nunca esté descuadrado. Esto quiere decir que el total del activo debe ser equivalente a la suman del pasivo más el patrimonio neto. Si esto no es así, debes ver dónde está el error.

A la hora de hacer el cálculo, debes tener en cuenta las diferentes masas patrimoniales de estas tres variables:

El activo: se divide, a su vez, en activo corriente y no corriente. Este último hace referencia a los bienes y derechos que formarán parte del patrimonio empresarial durante un periodo mínimo de un año. Incluye, entre otros, los inmuebles por lo que recibe un alquiler, las inversiones financieras a largo plazo o la maquinaria. Los activos corrientes, por el contrario, son los que formarán parte del patrimonio menos de 12 meses (el dinero en efectivo que hay en la caja o la mercancía a la venta, por ejemplo).

El pasivo: como el anterior, se clasifica en corriente (deudas a corto plazo) y no corriente (deudas a largo plazo).

El patrimonio neto: se divide en los fondos propios y las subvenciones.

En función del número de trabajadores y del importe de la cifra de negocios, el balance de situación puede ser normal, abreviado o pyme.

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De todo lo indicado se puede deducir que los estados financieros son un instrumento básico para la evaluación del rendimiento de una compañía, ya que son parte importante para la aplicación de fórmulas financieras, estadísticas y comparaciones.

La elaboración de los distintos documentos que reflejan los estados financieros es muy útil para, entre otros:

Conocer si se está produciendo algún tipo de desajuste en las cuentas generales de la empresa o los presupuestos que interfiera en su normal funcionamiento y viabilidad.

Establecer y delegar responsabilidades entre los distintos departamentos y profesionales.

Saber si tus finanzas, las de tus clientes y proveedores están o no saneadas.

Tener la información suficiente como para tomar decisiones relacionadas con la gestión.

Aportar transparencia sobre el estado económico de la empresa.

Ver la evolución de un año con respecto al anterior y, con ello, poder tomar decisiones de cara al futuro.

Comparar la situación financiera de tu compañía con la de la competencia.

Tener preparada la documentación necesaria para solicitar una financiación o ponerla a la venta.

Ofrecer la base para el cálculo de impuestos por parte de las Administraciones Públicas.

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Informa sobre las variaciones y movimientos de efectivos y sus equivalentes en un periodo determinado. La información de los flujos de efectivo (cantidad de dinero que tiene una empresa circulando) es útil porque suministra las bases para evaluar la capacidad que tiene la empresa para generar efectivo o equivalentes y también muestra sus necesidades de liquidez.

Además, es posible saber con detalle de dónde ha salido el efectivo y a dónde ha ido a parar. Ten en cuenta que no es lo mismo obtener dinero de un préstamo que de una aportación económica de los socios.

El Estado de Flujos de Efectivo clasifica los movimientos por actividades. Se puede hablar de tres tipos:

1. Flujos de efectivo de las actividades de explotación: pagos y cobros relacionados con la actividad principal de la empresa.

2. Flujos de efectivo de las actividades de inversión: pagos para adquirir activos no corrientes y cobros de procedentes de las ventas o de las amortizaciones.

3. Flujos de efectivo de las actividades de financiación: cobros que provienen de la venta de títulos o valores y pagos realizados para amortizar préstamos, por ejemplo.

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También conocido como estado de ganancias y pérdidas, resume las operaciones derivadas de las actividades económicas de una empresa durante un periodo determinado.

El resultado final se obtiene tras restar a los ingresos de una empresa durante un determinado período fiscal los distintos gastos, tanto ya efectivos como futuros en forma de pagarés, cheques, intereses, etc.

Para elaborar el estado de resultados se desglosan de forma detallada todos los gastos, pérdidas, beneficios e ingresos. Se distribuyen en distintas categorías para obtener dos tipos de resultados: antes y después de aplicar los impuestos.

Este documento sirve para mostrar si la compañía está cumpliendo sus objetivos financieros. También ofrece la posibilidad de conocer cuál es su rentabilidad, qué bienes posee, cómo los ha conseguido e, incluso, cuánto dinero consigue por cada euro invertido.

Lo normal es que el estado de resultados se calcule de forma anual, pero su periodicidad es flexible. Si durante ese período los ingresos netos superan a los gastos, tu empresa habrá obtenido beneficios (saldo positivo). Cuando ocurre lo contrario, significa que estás entrando en pérdidas (saldo negativo).

Para poder hacer los cálculos de forma rápida y correcta, lo mejor es tener todas las cifras ordenadas y contabilizar tanto los gastos como los ingresos en el momento en que se producen. De esta forma, llegado el momento solo tendrás que sumar los importes y asentarlos en la cuenta correspondiente. Los softwares de digitales de gestión de gastos de los empleados son un gran aliado para ayudarte en esta tarea.