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Gerade für die Projektarbeit in der Selbsthilfe, die meistens von Ehrenamtlichen gemacht wird, ist es besonders wichtig, dass man sich gut vorbereitet und genau plant. Ein gutes Projektmanagement hilft, Ziele zu erreichen, Ressourcen optimal zu nutzen und Risiken zu minimieren.

Mit diesem Padlet wollen wir helfen, Projekte zu planen und umzusetzen. Es ist für einfache Flyer ebenso geeignet wie für die Durchführung einer Großveranstaltung.

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Die vorliegenden Informationen können aktualisiert und ergänzt werden. Wir freuen uns über Beiträge an: info@kindernetzwerk.de

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Die Inhalte dieses Padlets wurden im Rahmen des Projekts „Selbsthilfe leicht gemacht!“ auf der Jahrestagung des Kindernetzwerks am 14.09.2024 partizipativ mit den Teilnehmenden erarbeitet.

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Voraussetzung für den Erfolg eines Projektes ist es, dessen Notwendigkeit festzustellen und den erkennbaren Bedarf zu formulieren:

Wo gibt es ein drängendes Problem?

Wie könnte man die Situation verbessern?

Was wären die dafür notwendigen Bedingungen?

Ebenso entscheidend ist es zu klären, ob ein entsprechendes Projekt im rechtlichen Rahmen der Selbsthilfe verwirklicht werden kann. Wichtige Fragen sind z.B.:

Ist es durch die Satzung des Vereins abgedeckt?

Wird dessen Gemeinnützigkeit gefährdet?

Widerspricht es gesetzlichen Bestimmungen?

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Die für die Durchführung notwendigen Aufgaben müssen zusammengestellt, sinnvoll geordnet und verteilt werden. Dabei kann man ganze Aufgabenbereiche, Einzelaufgaben und/oder Meilensteine unterscheiden.

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Als nächstes ist es notwendig, die Zielgruppe(n) zu erfassen, die mit dem Projekt erreicht werden soll(en):

Wen betrifft es?

Wer soll sich beteiligen?

Wem soll es nützen?

Sind dies z.B.

(Nicht-)Mitglieder der SH-Organisation?

Betroffene und/oder ihre Familien?

Deren soziales Umfeld?

Oder sind es Player im Gesundheitssystems wie

Leistungsträger (Pflege-/Krankenkassen o.ä.)?

Leistungserbringende (Praxen, Pflegedienste o.ä.)?

Forschende (Kliniken, Wissenschaftler o.ä.)?

Oder richtet sich das Projekt z.B. direkt an

die Politik (Parteien, Abgeordnete, Regierende etc.)?

die Öffentlichkeit (z.B. Presse, Medien)?

die Verwaltung (lokal, regional, Landes- o. Bundesweit)?

Das genaue Bestimmen der Zielgruppe(n) ermöglicht es, zielführende Ideen für das weitere Vorgehen zu entwickeln.

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Zunächst gilt es zu überlegen, wie dringend die Umsetzung des Vorhabens ist. Handelt es sich dabei um ein Projekt, das möglichst schnell verwirklicht oder eher mittelfristig oder langfristig geplant werden soll?

Eine Einordnung in die Kategorien

akut

mittelfristig

langfristig

zu Beginn der Planungen hilft, die Zeitschiene für die weiteren Vorbereitungen im Auge zu behalten.

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Ziel(e), Erwartungen und Erfolg formulieren

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Ziel(e), Erwartungen und Erfolg formulieren

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Bevor Planung und Durchführung eines Projekts begonnen werden, muss für alle daran Beteiligten klar erkennbar sein:

Was ist als konkretes Nah-/Fernziel des Projektes formuliert (z.B. Anstoß einer Entwicklung, sichtbare Veränderungen)?

Welche Erwartungen sind daran geknüpft (hohe Akzeptanz, Nachhaltigkeit o.ä.)?

Wie wird ein Erfolg festgestellt (etwa: erreichtes Ziel, erfüllte Erwartungen, problemlose Durchführung)?

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Grundlage für eine erfolgreiche Durchführung ist die Motivation und Bereitschaft der Beteiligten zur Mitarbeit. Ohne eine ausreichende Anzahl von interessierten Mitwirkenden ist die Verwirklichung eines jeden Projektes gefährdet.

Diese könnten aus dem internen Bereich der Selbsthilfe-Organisation stammen (Vorstand/Mitarbeitende/Mitglieder) oder auch von extern hinzugezogen werden (Experten/Profis).

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Häufig werden für die Verwirklichung eines Projektes entsprechende Materialien benötigt (z.B. Medientechnik, projektspezifische Ausrüstung). Eine Zusammenstellung

bereits vorhandener und noch zu beschaffender Dinge verschafft einen Überblick und erleichtert die Finanzplanung.

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Ohne eine vorangehende realitische und umfassende Schätzung der zu erwartenden Kosten kann ein Projekt schnell scheitern. Die wichtigsten Blöcke sind:

Personalkosten (z.B. Mitarbeitende, Experten, Profis)

Allgemeine Sachkosten (z.B. Büromaterial, Mieten)

Projektspezifische Kosten (z.B. Material zur Durchführung)

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Für die kostendeckende Finanzierung eines Projektes gibt es einige Möglichkeiten wie

den Einsatz eigener Mittel (Reserven, Beiträge o.ä.)

das Erheben von Teilnahmegebühren (Eintritt, Reisekosten o.ä.)

das gezielte Sammeln von Spenden (z.B. Crowdfunding)

das Beantragen von Fördermitteln (Krankenkassen, Stiftungen o.ä.)

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Manchmal entstehen die besten Ideen, wie man das Ziel eines Projektes erreichen könnte, wenn man in der Gruppe mit den Gedanken ohne jede Einschränkung spielen darf. Oft ist es dann von der Utopie bis zum realisierbaren Ablauf kein allzu großer Schritt.

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Auch bei gut durchdachter Planung bestehen vor und während der Durchführung des Projektes nicht absehbare Risiken

bei der Finanzierung (z.B. überraschende Ablehnung von Förderanträgen, unvorhersehbare Kosten)

beim Personal (z.B. Erkrankung, Absagen)

Projektbedingt (z.B. Materialausfall, fehlende Genehmigung)

durch äußere Faktoren (z.B. Wetter, Krisen)

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Letzte Aktion vor dem Start ist eine intensive Prüfung, ob alle notwendigen Faktoren für die Vorbereitung des Projektes gegeben sind:

Sind alle hier aufgeführten Schritte erfolgt?

Bestehen ausreichend Wissen und Erfahrung bei den Mitwirkenden?

Wurden alle möglichen Hilfen identifiziert und genutzt?

Dann steht dem Beginn einer erfolgreichen Durchführung nichts mehr im Wege.

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Nicht jedes Mal muss ein Projekt von Grund auf neu entwickelt werden: Etliche Selbsthilfegruppen oder Verbände haben bereits Erfahrungen mit erfolgreich durchgeführten Maßnahmen. Ihre Projektbeschreibungen auf der jeweiligen Webseite oder in den Jahresberichten können Anregungen geben.

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Auch außerhalb der Selbsthilfe gibt es eine Reihe von Projekten, die möglicherweise mit geringem Aufwand auf das eigene Vorhaben übertragbar sind.

Wenn sich aus der Idee ein gangbarer Weg entwickelt hat, ist die nächste Überlegung, wen und was man für die Umsetzung des Projektes benötigt.

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Wie kann ich dieses Padlet klonen, um gleich mit meinen eigenen Planungen loszulegen?

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Wie kann ich dieses Padlet klonen, um gleich mit meinen eigenen Planungen loszulegen?

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Klicke dazu in der Menüleiste auf das Symbol mit den zwei Pfeilen, die ein Quadrat bilden.

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Vor dem Start muss auch klar sein, wer die Verantwortung für die Leitung des Projekts und für einzelne Aufgaben(bereiche) übernimmt. Das ist für alle Beteiligten, aber auch für die Außenwirkung wichtig zu wissen.

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Nun gilt es, die einzelnen Aufgaben(bereiche) nach Wichtigkeit zu sortieren und die Reihenfolge für das Bearbeiten festzulegen. Die einzelnen Schritte können

nach Wichtigkeit

nach Dringlichkeit

nebeneinander

aufeinander aufbauend

nacheinander

gegangen werden.

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Für jede dieser Vorgehensweisen braucht man einen konkreten und verbindlichen Zeitplan, in dem die jeweiligen Zwischenziele, Meilensteine und "Deadlines" festgelegt sind.

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Um einen Überblick über das Fortschreiten des Projektes zu bekommen und zu behalten, braucht es einen Kontrollmechanismus, mit dem die Erledigung von Aufgaben

und das Einhalten des Zeitplans überprüft werden.

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Es ist sinnvoll, von Beginn an ein Verlaufsprotokoll zu führen insbesondere über

erkannte Schwachstellen

schädliche Fehleinschätzungen

vermeidbare Fehler

unerwartete Schwierigkeiten

Es dient als Grundlage für die Projektaus- und bewertung.

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Am Ende sollten alle Beteiligten im Rückblick ihre Erfahrungen austauschen. Dazu ist auch ein Feedback derjenigen hilfreich, an die sich das Projekt gewandt hat. War

der Bedarf getroffen?

die Zielgruppe(n) passend?

die Vorbereitung ausreichend?

die Durchführung problemlos?

das Ergebnis wie gewünscht?

Wichtig sind auch Höhe- und Tiefpunkte beim Ablauf:

Was lief besonders gut?

Was ging gründlich schief?

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Zu guter Letzt ist es sinnvoll, eine Zusammenfassung von Planung, Vorbereitung und Durchführung zu formulieren.

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Aus dem Erlebten lassen sich Empfehlungen ableiten für weitere eigene Projekte, aber auch für die anderer Selbshilfegruppen.

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Es lohnt sich, das Projekt nach dem Abschluss im Rahmen der Selbsthilfe oder der Öffentlichkeitsarbeit z.B. auf der eigenen Website oder im Jahresbericht zu präsentieren.

Ist es gut verlaufen, kann es anderen Gruppen als Anregung für eigene Ideen dienen. Aber auch eine weniger erfolgreiche Aktion bietet anderen die Möglichkeit, aus den Erfahrungen zu lernen.

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In einem weiteren Padlet haben wir euch Informationen zu den Möglichkeiten der Finanzierung von familienbezogener Selbsthilfearbeit zusammengefasst. Hier der Link: https://padlet.com/Kindernetzwerk/finanzierung-familienbezogener-selbsthilfe-teil-1-4-finanzpl-sjfxdn0ogs0a4gjt

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Kindernetzwerk e.V. – Dachverband der Selbsthilfe von Familien mit Kindern und jungen Erwachsenen mit chronischen Erkrankungen und Behinderungen

Sitz Benzstraße 2 · 63741 Aschaffenburg · Telefon (06021) 45 44 00 · Telefax (06021) 124 46

Hauptstadtbüro Schiffbauerdamm 19 · 10117 Berlin · Telefon (030) 25 76 59 60

info@kindernetzwerk.de · www.kindernetzwerk.de

Amtsgericht Aschaffenburg · Registernummer: VR 921

Spendenkonto DE02 7955 0000 0000 9242 90 · Sparkasse Aschaffenburg BIC: BYLADEM1ASA

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Diese Spalte richtet sich an alle, die tiefer in das Thema Projektmanagement einsteigen möchten.

Hier findet ihr zusätzliche Impulse, Fachmaterialien und Methoden, die euch dabei helfen können, Projekte noch professioneller zu planen.

Alles hier ist optional – das Padlet funktioniert auch unabhängig von dieser Spalte.

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Bevor ihr ein Projekt startet, lohnt sich ein Blick nach außen:

Hat jemand etwas Ähnliches schon umgesetzt?

Was hat gut funktioniert?

Wo gab es Schwierigkeiten?

Was kann man übernehmen oder anpassen?

In der Selbsthilfe gibt es viele Erfahrungen, von denen man profitieren kann. Nicht alles muss neu erfunden werden.

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Wer sich intensiver mit Projektmanagement beschäftigen möchte, findet hier eine visuelle Übersicht:

Projekt-Atlas (kompakte Darstellung klassischer Projektmanagement-Kompetenzen)

Dort gibt es zwei Versionen:

eine ausführlichere Übersicht („Professional“)

eine vereinfachte Version („Practitioner“)

💡 Wichtig:
Das ist kein Muss für Selbsthilfeprojekte.
Aber es kann hilfreich sein, wenn ihr größere oder komplexere Projekte plant.

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Der Projekt-Atlas | Project-Roadmap ist eine bildhafte Übersicht der Methoden und Tools der Projektmanagement-Standards und -Guidelines.

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Nicht jedes Projekt funktioniert gleich. Je nach Projektauftrag können verschiedene Methoden sinnvoll sein, wie zum Beispiel:

Agile Methoden

Scrum

OKR (Objectives and Key Results)

Gerade bei größeren Projekten kann es sinnvoll sein, sich bereits ganz am Anfang Gedanken zu machen und sich bewusst für eine Methode zu entscheiden.

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Ein wichtiger Erfahrungswert aus dem Projektmanagement:

Etwa ein Drittel der gesamten Projektzeit machen Antrag und Planung aus.

Dazu gehören z.B.:

Zielklärung

Rollenverteilung

Zeitplanung

Ressourcen

Abstimmung im Team

Eine sorgfältige Planung ist daher ein wesentlicher Bestandteil des Projekterfolgs.

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In der Planungsphase ist dieser Punkt besonders entscheidend.

Jeder Gedanke, der hier investiert wird, hilft später enorm, um auf der Erfolgsspur zu bleiben.

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In der Planungsphase ist dieser Punkt besonders entscheidend.

Stellt euch diese Fragen:

Wer ist von eurem Projekt betroffen?
Wer entscheidet mit?
Wer muss informiert werden?
Wer kann unterstützen – oder blockieren?

Frühzeitig über diese Fragen nachzudenken, hilft bei der Projektumsetzung. Klare Kommunikation im Team und nach außen ist ein entscheidender Erfolgsfaktor.

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Kanban ist eine einfache Methode, um Aufgaben sichtbar zu machen, den Überblick zu behalten und Schritt für Schritt voranzukommen. Besonders geeignet für Teams, die pragmatisch und flexibel arbeiten wollen.

Wir haben eine Vorlage in Padlet erstellt, die ihr ganz einfach für euch klonen könnt. Einfach auf den Link klicken und den Anweisungen folgen: https://padlet.com/Kindernetzwerk/kanban-board-e8yhwoawxrm01sla