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Ofimática (acrónimo de oficina y de informática), a veces también llamado burótica, designa al conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar, mejorar tareas y procedimientos relacionados. Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular, transmitir o almacenar la información necesaria en una oficina.

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Ofimática local o de escritorio: abarca todos los softwares, sistemas y aplicaciones de ofimática que requieren ser instalados en un computador para funcionar. ...

Ofimática online: comprende todos los sistemas, aplicaciones y softwares que funcionan mediante una plataforma online.

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Interactividad: Las aplicaciones ofimáticas son interactivas.

Funcionamiento online y offline: Las aplicaciones ofimáticas pueden funcionar tanto online como offline.

Rapidez: Las aplicaciones ofimáticas permiten realizar tareas de forma rápida.

Aumento de la productividad: Las aplicaciones ofimáticas pueden aumentar la productividad.

Compartir información: Las aplicaciones ofimáticas permiten compartir información.

Adaptabilidad: Las aplicaciones ofimáticas son adaptables.

Gestionar tareas: Las aplicaciones ofimáticas facilitan la administración de las tareas.

Gestionar bases de datos: Las aplicaciones ofimáticas permiten gestionar bases de datos.

Desarrollar y editar archivos de texto: Las aplicaciones ofimáticas permiten desarrollar y editar archivos de texto.

Crear hojas de cálculo: Las aplicaciones ofimáticas permiten crear hojas de cálculo y análisis de datos.

Realizar presentaciones visuales: Las aplicaciones ofimáticas permiten realizar presentaciones visuales.

Tramitar archivos: Las aplicaciones ofimáticas permiten tramitar archivos de manera más rápida y sencilla.

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Ventajas

Organización y almacenamiento de información: Permite facilitar la búsqueda y un seguimiento eficiente de las tareas y proyectos de la empresa.

Mejor presentación de la información: Proporciona diseños más profesionales y atractivos en el ámbito empresarial.

Simplificación de tareas: Hace posible invertir ese tiempo en nuevas tareas.

Mejora de la eficiencia, la comunicación y la organización: Es esencial en el mundo moderno para estos aspectos.

Desventajas

Conectividad obligatoria a Internet: Las computadoras deben estar conectadas a una red de Internet para poder trabajar.

Dependencia a la energía eléctrica: Los problemas con la energía eléctrica pueden afectar el funcionamiento de las empresas.

Problemas de privacidad: Los datos privados pueden ser robados por ciberdelincuentes.

Posibles errores en los sistemas ofimáticos o fallos en la red: Pueden suponer un problema puntual para el funcionamiento de las empresas.

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La ofimática en la nube es un conjunto de aplicaciones de productividad que se alojan en servidores remotos y se acceden a ellas a través de Internet. Esto permite a los usuarios trabajar con documentos, hojas de cálculo y presentaciones en cualquier lugar sin necesidad de descargar las aplicaciones.

La ofimática en la nube ofrece algunos beneficios, como:

Compartir documentos fácilmente con otros usuarios, lo que mejora la colaboración y la comunicación

Copias de seguridad automáticas que protegen los documentos y evitan la pérdida de datos

Menos espacio de almacenamiento requerido en el computador local, lo que mejora la eficiencia y el rendimiento del sistema

Algunos ejemplos de ofimática en la nube incluyen: Google Docs, Microsoft Office 365, iCloud, Amazon Web Services.

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Existen algunos programas de ofimática “básicos” que están presentes en muchísimas oficinas:

Microsoft Word.

Microsoft Excel.

Microsoft PowerPoint.

Microsoft Access.

Outlook.

Herramientas básicas de ofimática:

Hojas de cálculo.

Herramientas de presentación multimedia.

Base de datos.

Utilidades: agendas, calculadoras, etc.

Programas de correo electrónico, correo de voz, mensajeros.

Suite ofimática: paquete de múltiples herramientas ofimáticas.

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Las aplicaciones en la nube, también conocidas como software como servicio (SaaS, por sus siglas en inglés), son programas informáticos que se ejecutan en servidores remotos en lugar de en el dispositivo local del usuario. Estas aplicaciones son accesibles a través de internet y no requieren instalación local en el dispositivo del usuario.

En lugar de descargar e instalar el software en cada dispositivo individual, los usuarios pueden acceder a las aplicaciones en la nube mediante un navegador web o una aplicación específica. Esto permite que los usuarios utilicen el software desde cualquier lugar con conexión a internet y desde una variedad de dispositivos, como computadoras de escritorio, portátiles, tablets y smartphones.

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Accesibilidad: Los usuarios pueden acceder a las aplicaciones desde cualquier ubicación y dispositivo con conexión a internet, lo que facilita la colaboración y el trabajo remoto.

Actualizaciones automáticas: Las actualizaciones de software se realizan automáticamente en los servidores del proveedor de la nube, por lo que los usuarios siempre tienen acceso a las últimas funciones y mejoras sin necesidad de instalar actualizaciones manualmente.

Escalabilidad: Los proveedores de servicios en la nube suelen ofrecer opciones de escalabilidad, permitiendo a las empresas aumentar o disminuir el número de usuarios según sea necesario, así como ajustar los recursos de computación y almacenamiento.

Costo reducido: En muchos casos, las aplicaciones en la nube operan bajo un modelo de pago por uso o suscripción, lo que puede ser más económico para las empresas que adquirir y mantener software tradicionalmente instalado en servidores locales.

Seguridad: Los proveedores de servicios en la nube suelen implementar medidas de seguridad avanzadas y actualizaciones automáticas para proteger los datos de los usuarios.

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Ventajas:

1. Accesibilidad: Se puede acceder a las aplicaciones desde cualquier lugar con conexión a internet y desde diversos dispositivos, lo que facilita el trabajo remoto y la colaboración.

2. Costo reducido: Generalmente operan bajo un modelo de pago por uso o suscripción, lo que puede ser más económico que adquirir y mantener software y hardware localmente.

3. Escalabilidad: Permite escalar recursos según las necesidades del negocio, ya sea aumentando o disminuyendo capacidad de almacenamiento o número de usuarios de forma flexible.

4. Actualizaciones automáticas: Los proveedores de servicios en la nube se encargan de mantener actualizadas las aplicaciones y la infraestructura, proporcionando a los usuarios acceso a las últimas funcionalidades sin esfuerzo adicional.

5. Seguridad: Los proveedores de servicios en la nube suelen implementar medidas de seguridad avanzadas, como cifrado de datos, firewalls y autenticación multifactor, que pueden ser más robustas que las implementadas por empresas individuales.

6. Backup y recuperación de datos: Muchos servicios en la nube ofrecen automáticamente copias de seguridad de los datos y sistemas, lo que facilita la recuperación en caso de fallos o desastres.

7. Colaboración y trabajo en equipo: Facilitan la colaboración en tiempo real y el trabajo conjunto en documentos y proyectos, permitiendo a los equipos trabajar de manera eficiente y coordinada.

Desventajas:

1. Dependencia de la conectividad: La accesibilidad está limitada por la disponibilidad de conexión a internet. Sin conexión, el acceso a las aplicaciones y datos puede verse comprometido.

2. Privacidad y seguridad: Existen preocupaciones sobre la privacidad de los datos al ser almacenados y procesados en servidores externos. Los incidentes de seguridad pueden comprometer la información sensible.

3. Costos a largo plazo: Aunque inicialmente puede ser más económico, a largo plazo el costo de suscripciones recurrentes puede superar el costo de adquirir y mantener software local.

4. Personalización limitada: Algunas aplicaciones en la nube pueden no permitir la misma personalización que las soluciones locales, limitando la adaptación a necesidades específicas del negocio.

5. Rendimiento: El rendimiento de las aplicaciones en la nube puede verse afectado por la carga de usuarios concurrentes y la capacidad de los servidores del proveedor, lo que puede resultar en tiempos de respuesta más lentos en comparación con soluciones locales.

6. Cumplimiento normativo: En algunos sectores y regiones, las regulaciones pueden restringir el uso de servicios en la nube para ciertos tipos de datos sensibles debido a requisitos de cumplimiento normativo.

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Almacenamiento y sincronización de archivos:

Dropbox

Google Drive

OneDrive

iCloud

Productividad y colaboración:

Google Workspace (anteriormente G Suite) - incluye Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides, etc.

Microsoft Office 365 - incluye Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, Teams, etc.

Zoho Office Suite

Comunicación y colaboración en equipo:

Slack

Microsoft Teams

Zoom

Cisco Webex

Gestión de relaciones con clientes (CRM):

Salesforce

HubSpot CRM

Zoho CRM

Gestión de proyectos y tareas:

Trello

Asana

Monday.com

Basecamp

Servicios de análisis y big data:

Google BigQuery

AWS Redshift

Microsoft Azure Analytics

Tableau

Desarrollo de software y plataformas de hosting:

AWS (Amazon Web Services)

Microsoft Azure

Google Cloud Platform

IBM Cloud

Seguridad y gestión de TI:

Cisco Umbrella (seguridad en la nube)

Cloudflare (seguridad web y DNS)

Jira Service Management (gestión de servicios ITSM)

Zendesk (gestión de servicios de atención al cliente)

Streaming de medios y entretenimiento:

Netflix

Spotify

Apple Music

Amazon Prime Video

Educación y aprendizaje:

Google Classroom

Moodle

Canvas

Khan Academy

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Las aplicaciones en la nube y la suite ofimática tradicional comparten algunas similitudes, especialmente en términos de funcionalidad y utilidad para usuarios individuales y organizaciones. Aquí algunas similitudes clave entre ambas:

1. Funcionalidad básica: Tanto las aplicaciones en la nube como la suite ofimática tradicional ofrecen herramientas básicas de productividad, como procesadores de texto, hojas de cálculo, y programas de presentaciones.

2. Colaboración: Ambas permiten la colaboración en documentos compartidos entre usuarios, aunque las aplicaciones en la nube generalmente ofrecen funcionalidades de colaboración en tiempo real más avanzadas.

3. Compatibilidad de archivos: Tanto en la nube como en la ofimática tradicional, los archivos creados en estas aplicaciones suelen ser compatibles entre sí, permitiendo abrir y editar documentos creados en diferentes plataformas.

4. Almacenamiento y sincronización: Las aplicaciones en la nube y algunas suites ofimáticas ofrecen opciones de almacenamiento en la nube y sincronización automática de archivos entre dispositivos, lo que facilita el acceso y la continuidad del trabajo desde cualquier ubicación.

5. Personalización y características adicionales: Ambas plataformas permiten a los usuarios personalizar documentos con formatos, estilos, gráficos y funciones específicas para adaptarse a sus necesidades.

6. Accesibilidad: Tanto las aplicaciones en la nube como las suites ofimáticas tradicionales pueden ser accesibles desde una variedad de dispositivos, como computadoras de escritorio, portátiles, tablets y smartphones.

A pesar de estas similitudes, existen diferencias significativas entre las aplicaciones en la nube y la suite ofimática tradicional, especialmente en términos de accesibilidad, costo, actualizaciones y funcionalidades avanzadas de colaboración. Las aplicaciones en la nube tienden a ser más flexibles y accesibles desde cualquier lugar con conexión a internet, mientras que la suite ofimática tradicional suele requerir instalación en dispositivos locales y actualizaciones manuales periódicas.

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En conclusión, tanto las aplicaciones de ofimática tradicional como las aplicaciones en la nube ofrecen herramientas esenciales para mejorar la productividad y facilitar la colaboración en diferentes entornos laborales. La elección entre una u otra dependerá de factores como la accesibilidad deseada, la necesidad de colaboración en tiempo real, la seguridad de los datos y las consideraciones económicas. Mientras que la ofimática tradicional proporciona un control local y una ejecución sin necesidad de conexión a internet, las aplicaciones en la nube ofrecen la ventaja de accesibilidad global, actualizaciones automáticas y una mayor capacidad para trabajar de manera colaborativa en documentos compartidos.