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Planificación para la solución de problemas

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Planificación para la solución de problemas

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Uno de los errores más comunes es intentar solucionar algo sin tener un enfoque sobre cómo hacerlo, esto se ve reflejado en la frase “tener un mal plan, es mejor que no tenerlo”, por lo que en esta publicación pretendo ayudarte a que la planificación para la solución de problemas sea un proceso más sencillo.

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Tu Objetivo es dónde quieres llegar y tu estrategia como llegar allí. - Vilma Nuñez.

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Es cuando nos referimos a la realización de las acciones para conseguir metas y objetivos con todos los recursos disponibles.

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Todos tenemos grandes y maravillosas ideas, sin embargo, muchas de ellas no son puestas en práctica, porque carecemos de un plan, y así obtener los buenos resultados que esperamos.
Las grandes ideas no bastan, se requiere de un plan específico y alcanzable, para que esos proyectos se conviertan en una grata realidad.

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1.Priorizar
2.Pensar
3.Proteger

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1.Misión
2.Visión
3.Obejtivo
4.Metas

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La Planeación Estratégica  es una herramienta de gestión que permite establecer el que hacer y el camino que deben recorrer las organizaciones para alcanzar las metas previstas, teniendo en cuenta los cambios y demandas que impone su entorno. En este sentido, es una herramienta fundamental para la toma de decisiones al interior de cualquier organización.

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- Kevin Garcia. 8-980-1256

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- Justin García. 8-962-2291

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- Michael Tejada. 8-936-781

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- Jacqueline Tello. 8-921-1352

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Porque la Planeación Estratégica proporciona un marco real para que, tanto los líderes, como los miembros de la organización, comprendan y evalúen la situación de la organización. Esto, ayuda a alinear al equipo con el fin de que empleen un lenguaje común basados en la misma información, lo que ayudará a que surjan alternativas provechosas y de valor para la organización.

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- Gabriel Quintero 8-969-632

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1. Crear la estrategia: A partir de la misión, la visión  y los valores que orientan y rigen su organización debe definir cuáles son los puntos claves a abordar en la estrategia, los principales retos tanto al interior como en el contexto de la organización así como los nichos de mercado en los que se quiere competir y los diferenciales de la organización.
2. Planear la estrategia: En esta etapa deben definirse objetivos estratégicos, indicadores de gestión, iniciativas estratégicas y presupuesto. Es decir, todos los elementos que le permitirán poner en marcha la estrategia y que le permitirán garantizar y medir la ejecución.
3. Alineación estratégica: Para que la ejecución de la estrategia sea exitosa es crucial que cada persona entienda como sus labores cotidianas contribuyen al cumplimiento de los objetivos, afectan los indicadores y, así mismo, qué iniciativas estratégicas dependen de ellos. De esta manera, también deberá alinear y motivar a sus empleados.
4. Planear la operación: En esta etapa deben plantearse las mejoras de procesos críticas para el éxito de la estrategia, así como establecer los vínculos entre la planeación  y los planes y presupuestos operativos, con una proyección detallada de las ventas, un plan de capacidad de recursos, y una idea presupuestal de gastos operativos y de capital.
5. Controlar y aprender de la operación: Examinar en detalle el desempeño de cada uno de los departamentos y las funciones que deben poner en marcha para resolver problemas nuevos o inconvenientes existentes.
6. Probar y adaptar la estrategia: Lo que no se mide no es sensible de mejorar, es cierto. Pero, si las mediciones no se analizan tampoco resultan ser de mucha utilidad. Hacer un seguimiento y una evaluación de la ejecución es crucial para llegar, eventualmente, a una planeación estratégica que realmente le permita cumplir sus objetivos.

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Proceso para planificar la solución de un problema

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Proceso para planificar la solución de un problema

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Si estás haciendo planificación para la solución de problemas recomiendo seguir los siguientes 6 pasos o recomendaciones para encontrar una solución

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1. Establece una visión
2. Identifica tu misión
3. Fíjate objetivos alcanzables
4. Ten una estrategia clara
5. Revisa tus valores
6. Realiza evaluaciones periódicas de tus planes
7. Cumple a cabalidad con tu plan

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Tres beneficios de la planeación estratégica

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Tres beneficios de la planeación estratégica

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-Permite que su organización actúe de forma proactiva y no reactiva porque se plantea las preguntas antes de la ejecución: ¿qué somos? ¿qué deberíamos ser? ¿en dónde estamos? ¿hacia dónde vamos?
-Da a todo el equipo un sentido de dirección pues le permite comprender a cada miembro cómo sus labores cotidianas afectan los indicadores y contribuyen o no al cumplimiento de los objetivos.
-Incrementa la rentabilidad y la cuota de mercado del negocio pues coordina el entorno interno de las organizaciones con el entorno externo, los recursos financieros con recursos no financieros y los planes a corto plazo con los planes a largo plazo.

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¿Quién realiza la planeación estratégica?

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¿Quién realiza la planeación estratégica?

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La mayoría de las empresas tienen un proceso de definición de la estrategia, sin embargo, de ocho compañías sólo siete logran la ejecución exitosa de esa estrategia. Por este motivo, es crucial contar con una Oficina de Gestión Estratégica que se encargue de salvar la brecha que existe entre el planteamiento de las metas y objetivos, y su consecución.

La Oficina de Gestión Estratégica es un área que surge como una respuesta orgánica de las organizaciones ante la evidencia de que la planeación estratégica se quedaba exclusivamente en el papel y, cuando se ejecutaba, se daba de forma dispersa y aislada en cada área de la organización, lo cual generaba una desconexión entre la estrategia de la organización, sus procesos, sistemas y el personal. Esto significa, necesariamente, que la información no se interconectaba entre ella y, en ocasiones, ni siquiera era recopilada por lo que, en términos prácticos, era imposible medir el cumplimiento de los objetivos.

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Solución de Problema y toma de decisión 

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Solución de Problema y toma de decisión 

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Solución de problemas y toma de decisiones

Para poder comprender el tema se necesita definir cada uno de los conceptos que se están utilizando en el título que es la solución de problemas y toma de decisiones.

Solución: proviene del latín Solutio que se refiere a la acción o efecto para resolver dificultades, dudas o problemas.

Problema: es un asunto del que se espera una solución, es algo con lo que no estamos conformes y deseamos cambiar.

Solución de problemas: es cuando generamos un camino a seguir para poder resolver o hacer cambios en situaciones alrededor de un problema.

Toma de decisiones: cuando realizamos un análisis entre varias alternativas para poder seleccionar la más favorable.

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Los seis pasos para la solución de problemas por lo general se muestran en rueda y a pesar de estar en orden y numerados los grupos van intercalando el proceso y pocas veces regresan a revisar los primeros pasos.

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Se debe de encontrar el problema, como algo que esta que afectando los objetivos que se quieren seguir, los problemas pueden ser actuales o ser la causa de muchos conflictos en la empresa.

Las técnicas más utilizadas para identificar el problema son:

Tormenta de ideas

Análisis de Pareto

Votación ponderada

Reducción de listado

Entrevistas

Encuestas

Tipos de problemas. Los problemas van desde el bien definido y conocidos hasta los desacostumbrados y ambiguos.

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Para poder realizar el análisis es fundamental tener datos e información y tener la confianza en esos datos. Ya que contamos con los datos e información se debe de comprender el problema, esto se va a lograr cuando logremos definirlo, estructurarlo y analizando sus fallas.

Las técnicas más utilizadas para el análisis son:

Campo de fuerzas

Votación ponderada

Análisis de Pareto

Análisis causa efecto

Escritura de ideas

Grupos nominales

Gráfico de sectores

Histograma

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Paso 3. Generar soluciones potenciales al problema

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Paso 3. Generar soluciones potenciales al problema

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Para llegar a la solución de un problema se pueden generar varias alternativas de solución, estas alternativas están basadas en la incertidumbre.

Las herramientas más utilizadas son:

Tormenta de ideas

Análisis de Pareto

Matriz de jerarquización

Para lograr generar soluciones potenciales.

Generar ideas, tantas como sean posibles y que todas nos lleven a una solución

Utilizar experiencias pasadas

Esclarecer las sugerencias que se dan

Que puedan participar personas ajenas al grupo

Comparar las soluciones con el paso 1 y 2

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Paso 4. Toma de decisiones y planes de acción

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Paso 4. Toma de decisiones y planes de acción

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Fundamentos para la toma de decisiones:

Definir los problemas

Recopilar datos

Generar opciones

Elegir un curso de acción

Tipos de tomas de decisiones:

Decisiones básicas. Se tienen una amplia variedad de situaciones y el responsable debe para poder decidir debe de comenzar por definir exactamente el problema que está presente, ya que identifico con precisión el problema deberá generar y evaluar soluciones alternas.

Decisiones rutinarias. Cuando los problemas están relativamente definidos y conocidos, para estos problemas hay soluciones alternas.

Decisiones de adaptación. Cuando hay problemas a los que no se están tan acostumbrados para los que hay soluciones alternas. Se tienen que perfeccionar las decisiones y prácticas rutinarias anteriores. Este tipo de decisiones reflejan el concepto de mejora continua, donde se asume el desafío de mejorar un producto o servicio y aumentar los niveles de calidad y excelencia.

Decisiones de innovación. Este tipo de decisión se toma cuando ya se logró descubrir, identificar y diagnosticar los problemas a los que no se están tan acostumbrados y son ambiguos, se generan soluciones alternas, únicas o creativas o la combinación de ambas.

Decisiones en grupo. Muchas de las decisiones de la organización se hacen en forma grupal todos dan una opinión y en conjunto se llega a la mejor solución. El siguiente gráfico resumen las fases de este tipo de proceso de toma de decisiones.

Técnicas más utilizadas en la toma de decisiones

Campo de fuerzas

Votación ponderada

Valoración de criterios

Diagrama de Gantt

Hoja de balance

Análisis costo-beneficio

Diagrama de Pert

Comparaciones apareadas

Diagrama de Ishikawa

Árboles de decisión

Diagrama de Pareto

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Paso 5. Implementación de la solución del problema

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Paso 5. Implementación de la solución del problema

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Después de que ya se completaron los 4 pasos anteriores en la solución de problemas, la aplicación de la solución escogida debe de constituir un paso relativamente directo. A pesar de que muchas de las soluciones parecen ser las mejores fracasan por los siguientes aspectos.

El planteamiento se confunde con el pronóstico.

Las conjeturas sobre el tiempo son optimistas.

No se han elaborado planes de contingencia.

El plan no se comunica o actualiza apropiadamente.

No se logra el compromiso necesario.

Las técnicas más utilizadas en la implementación de la solución son las siguientes:

Diagrama de Gantt

Diagrama de Pert

PNI

Planes de contingencia

Implementación

Seguir el plan del paso 4

Utilizar un sistema de control para medir el avance

Poner en práctica los planes de contingencia según las necesidades.

Recopilar los datos para la evaluación de la eficacia de la solución.

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El sexto paso hace que el método en completo forme un círculo cerrado. Solo se puede cerrar el círculo hasta que se evalúan los resultados.

Las técnicas más utilizadas son:

Hoja de balance

Planes de contingencia

PNI

Metodología de evaluación:

Establecer criterios sobre resultados

Compare con los datos recopilados para analizar el problema en el paso 2

Compara con la condición deseada del paso 1

Comprobar si hay nuevos problemas creados por las soluciones

Acordar comenzar el proceso en caso de que subsista el problema o se hayan derivado otros.

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Encontrar la verdadera causa y no sólo los efectos. Un ejemplo de esto es cuando no se llega a las ventas esperadas, se podría pensar que el problema es ese, pero cuando analizamos más profundamente encontramos que el verdadero problema es que no se vende lo suficiente porque el canal de venta no fue el correcto, así como la causa de esto fue una deficiente contratación del personal encargado para esta tarea, lo cual se explica encontrando que no se tiene control sobre la contratación y medición de las habilidades de los candidatos al puesto

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Ejemplo de la planeación estratégica en mi trabajo 

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Ejemplo de la planeación estratégica en mi trabajo 

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2. Gestión de los involucrados para solucionar el problema

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2. Gestión de los involucrados para solucionar el problema

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Ellos conocen mejor su trabajo y sus procesos, por lo que son los más calificados para proponer mejoras. Entre ellos se abarcan los trabajadores, supervisores y administrativos. También recomiendo que personal de finanzas esté presente para evaluar las propuestas.

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3. Análisis de soluciones al problema enfrentado

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3. Análisis de soluciones al problema enfrentado

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Se crea una lista de soluciones que estén pensadas en arreglar tanto las causas como los efectos, cada involucrado debe participar activamente en la propuesta.

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Este es el punto más complicado, ya que son dos partes, la primera es encontrar la mejor propuesta de solución para el problema central, en el ejemplo que di esto sería la deficiencia en Recursos Humanos y la segunda parte, es encontrar la mejor propuesta de solución al problema secundario, en el ejemplo que dí esto sería que no se llega a las ventas esperadas.

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Establecer las obligaciones y compromisos por escrito de todos los involucrados y fijar fechas límite de ejecución para que se evalúen resultados. Es muy importante que todo quede muy claro, muchas veces los empleados no dan los resultados esperados porque no saben qué se espera exactamente de ellos, el pensar que simplemente por estar en la empresa ya saben que quieres de ellos es un error.

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El seguimiento de acciones se puede hacer en un cuadro u hoja de cálculo que muestre quién hace qué y cuándo.

1. En la primera columna, escribe todas las acciones que son parte de tu estrategia para resolver el problema. Divide en 2 para poder atacar tanto el problema central como el secundario.

2. En la segunda columna, anota al responsable de cada acción y para cuándo ésta debería estar realizada. Ponte de acuerdo con los responsables sobre quién debe hacer qué y para cuándo.

Una vez que las personas se comprometan con sus acciones y las fechas, comparte tu seguimiento de acciones con ellas. Revísalo regularmente con el grupo y avísale a cada responsable cuando se aproxime el vencimiento de la o las acciones que tiene a cargo.

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Proceso Administrativo 🗒️ ➤ PLANEACIÓN  (Curso Administración de negocios #07)