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Involucrando a los lideres de organización

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Involucrando a los lideres de organización

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-Debes establecer una conexión con los participantes a los que estás entrevistando y hacerlos sentir involucrados.

-Al escuchar las frustraciones, necesidades y esperanzas de los líderes de la organización, tu equipo obtendrá el enfoque y la motivación que se necesita para seguir adelante.

-Establecer conexiones claras entre los objetivos comerciales de los participantes, el papel del aprendizaje para lograrlos y, lo más importante en este caso, cómo el LMS apoyará la entrega de ese aprendizaje

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Recopilar las opiniones y los requerimientos de los participantes

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Siempre recomendamos que el mejor enfoque para reunir información y requisitos sea a través de entrevistas personales, ya sea de uno a uno o en grupos pequeños.

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Las entrevistas con los participantes pueden tener un efecto decisivo en el proyecto, así que asegúrate de prepararte.

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1. Antes de ir a una entrevista con los participantes, conoce todo lo que puedas sobre sus funciones y objetivos.

2. Envía un resumen del proyecto y una copia de las preguntas que tienes la intención de

hacer mucho antes de la entrevista.

3. Hazles saber cuál es su papel en el proyecto y cuál será el próximo paso

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Tu cronograma podría verse así:

1.  Introducción

Preséntate y menciona por qué estás ahí. Aclara que la conversación se tratará de forma confidencial y que no hay respuestas correctas o incorrectas.

2.      En sus propias palabras (10 min)

Permíteles explicar con sus propias palabras qué hace su departamento, cuáles son sus objetivos, qué han identificado como posibles barreras para alcanzar estos objetivos, qué iniciativas tienen en marcha para abordarlos y cómo medirán el éxito. Trata de tener una idea de sus prioridades y aspiraciones.

3.      acerca del proyecto (5 min)

Aquí es donde debes compartir tu plan para seleccionar un nuevo LMS y armar un esquema de implementación y operaciones.

4.    Preguntas detalladas e insights (45 min)

Asegúrate   de ser flexible y seguir el hilo de la entrevista. Escucha, haz preguntas de         seguimiento, confirma la comprensión y, en general, muestra curiosidad por el área de trabajo de tu entrevistado. Es probable que te sorprenda gratamente la respuesta positiva que obtienes al mostrar un interés genuino en su mundo.

5       Resumen (5 min)

Asegúrate de tomarte el tiempo para confirmar la información. Pide un par de minutos para revisar tus notas y luego resumir las conclusiones clave de tu conversación. Dale al entrevistado la oportunidad de corregir o aclarar cualquier cosa que hayas escuchado o malinterpretado

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Antes de finalizar la entrevista, promete enviar notas detalladas y un resumen de la conversación. También confirma la lista de otras personas de la organización con las que planeas hablar. Finalmente, agradéceles por su tiempo.

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1.   Resumen de objetivos

2.   Roles en la capacitación que desempeñarán en el logro de los objetivos

3.   Elementos imprescindibles que se mencionaron para una gran experiencia de aprendizaje

4.   Evidencia, p. Ej. Datos de LMS, que ofrecerás para realizar un seguimiento en función de los objetivos.

5.   Cualquier pregunta abierta

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En Kineo, utilizamos nuestra herramienta de Business Canvas para captar tus   necesidades y objetivos más importantes. Esto te mantendrá informado durante la implementación y posteriormente, en las verificaciones de estatus   y las conversaciones de administración de cuentas.

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Involucrando a tus administradores    e instructores

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Involucrando a tus administradores    e instructores

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En una organización muy pequeña, es posible que tus instructores y administradores solo representen a un pequeño grupo de personas, pero en una organización mediana o grande, este grupo puede representar a cientos de personas.

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Involucrando a tus administradores    e instructores

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Involucrando a tus administradores    e instructores

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Debemos comprender cómo los participantes aportan a la organización y qué espera la organización de ellos. Ej. administración, informes, creación de cursos, con foco en lo que   necesitan del LMS para hacer ese trabajo.

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La mayoría de los LMS tienen cierto nivel de configuración de roles y responsabilidades o permisos. Tienes opciones. Puedes restringir a las personas para que solo vean y consuman piezas específicas de aprendizaje o puedes darles las llaves del reino. La respuesta correcta para tu organización es probablemente una combinación   de los dos anteriores en un punto intermedio. Determinar qué capacidades utilizarán en sus funciones y, posteriormente, decidir si los vas a empoderar o les brindarás soporte para que lo hagan ellos mismos, será importante al momento de definir tu modelo operativo.

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Involucrando a tus administradores    e instructores

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Involucrando a tus administradores    e instructores

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La estructura organizativa y la decisión de habilitar o capacitar también determinarán la relación entre el equipo de LMS y los participantes e informarán qué se debe comunicar y cómo. Por ejemplo, para las tareas que se administran dentro del equipo principal, deberás documentar un proceso para que lo sigan otros, mientras que para las tareas que se delegan en la organización, deberás capacitar a las personas adecuadas y comunicar las normas   habituales.

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Una estrategia a considerar con este grupo es segmentarlos en subconjuntos más pequeños para que puedas interactuar con 1-2 representantes de cada grupo

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Recursos humanos

Ventas

Capacitación de clientes

Tecnología de la información

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Es hora de evaluar tus necesidades

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ejemplos de preguntas que puedes utilizar con cada uno de los grupos.

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¿Cuántas soluciones de aprendizaje tienes la responsabilidad de diseñar e implementar cada año?

¿Con qué frecuencia se implementan?

¿Cuán similares son los diseños de un programa a otro?

¿Cuál es tu beneficio / interés al trabajar con el LMS?

¿El LMS actual o alguno de los procesos asociados con la implementación de contenido presenta alguna barrera para que puedas hacer tu trabajo de la mejor manera?

¿Qué podría hacer un LMS en tu escenario ideal?

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ejemplos de preguntas que puedes utilizar con cada uno de los grupos.

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¿Cuántas clases o programas lideras en un mes? ¿Un año?

¿Con qué frecuencia se imparten las sesiones?

¿Cómo se inscribe la gente en los cursos? ¿A través del LMS actual? ¿De qué otra manera?

¿Cuál es tu nivel de comodidad / interés al trabajar con el LMS?

¿Qué información recopilas sobre / de los asistentes en una sesión típica?

Si pudieras diseñar un nuevo LMS sin restricciones, ¿qué harías en cada etapa de: inscripción, antes de la clase, durante la clase, después de la clase, datos proporcionados / rastreados, etc.?

¿El LMS actual o alguno de sus procesos asociados presenta alguna barrera o bloqueo para que puedas desempeñar mejor tu trabajo?

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Una de las principales decisiones es cuál será tu relación con este grupo de usuarios en el futuro. Tienes dos opciones: un enfoque centralizado en el que respaldas sus necesidades mediante un modelo de servicios o un enfoque descentralizado en el que delegas la responsabilidad en ellos y le brindas acceso a un sistema de autoservicio.

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Administrar

Estas necesidades sencillas y poco frecuentes probablemente puedan ser manejadas por un administrador y no es necesario que consuman mucho ancho de banda de tu equipo.

Consultar

Estas necesidades pueden ser poco frecuentes, pero no son rutinarias. Piensa en estos como proyectos únicos y ten un equipo disponible para brindar una experiencia de alto impacto para guiar a tus administradores e instructores.

Gestionar

Estos son tus usuarios complejos de gran volumen. Probablemente sea mejor que dediques una parte de los recursos para asegurarte de que estos "consumidores" estén bien atendidos y hagan el mejor uso de la tecnología.

Administrar

Estas necesidades sencillas y poco frecuentes probablemente puedan ser manejadas por un administrador y no es necesario que consuman mucho ancho de banda de tu equipo.

Habilitar

Si bien estos usuarios son de gran volumen, sus necesidades son constantes a lo largo del tiempo. Estos son buenos candidatos para capacitar por adelantado, asegurándose de que tengan los permisos adecuados. Haz esto al principio y este grupo debería volverse autosuficiente en gran medida.

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Define tu servicio y modelo de capacitación

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Define tu servicio y modelo de capacitación

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Definir los modelos de apoyo o los servicios que planeas ofrecer a la organización te permitirá asignarlos luego a cada uno de los grupos de stakeholders y establecer expectativas. Piensa en esto como establecer un tiempo de respuesta estándar con ellos. Prepárate para negociar, pero ahora lo estás haciendo desde una posición de poder. Si quieren más, es posible que debas pedir más a cambio.

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Define tu servicio y modelo de capacitación

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Define tu servicio y modelo de capacitación

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Muchos LMS tienen funciones como foros, encuestas, asignaciones y más que pueden convertir una pieza sencilla de e learning o una capacitación tradicional dirigida por un instructor en una rica experiencia de aprendizaje.

Administración del LMS

Puedes ofrecer realizar una parte o la totalidad de la administración del LMS como servicio. Esto puede incluir agregar usuarios, crear audiencias y asignaciones, crear cursos, actividades, y más. Menciona con claridad, aquello que harás y lo que no harás y lo que esperas que los participantes asuman por sí mismos, ¡luego capacítalos!

Capacitación

Aspira a realizar muchas capacitaciones y no te olvides de incluir a los nuevos participantes. Considera la posibilidad de aplicar una capacitación de uso frecuente en el elearning y no te olvides del soporte en el trabajo.

Prueba piloto

Una forma de agregar gran valor a la organización es facilitar la recopilación de comentarios acerca de los cursos. Puedes ofrecer organizar cursos pilotos y ayudar a interpretar los resultados.

Centro de ayuda

En una organización más grande, puedes considerar configurar un centro de ayuda para que la audiencia tenga soporte a demanda cuando lo necesiten.

Horas de oficina

Una forma más manejable de brindar soporte a los participantes es aprender del ejemplo de los profesores universitarios que ofrecen asesorías de manera regular. Por ejemplo, nos ha resultado útil programar sesiones de una hora con un tema específico que se cubra en los primeros 15 minutos para motivar a las personas, y luego dejar el tiempo restante para preguntas y respuestas    abiertas.

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Convierte a los detractores en defensores

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No olvides programar un chequeo frecuente para asegurarte de que tus usuarios se mantengan encaminados. No te castigues por intentar hacerlo perfecto la primera vez. Lo importante es que tienes un modelo que puedes compartir con diferentes grupos. Puede que algunos de tus usuarios estén encantados con el enfoque propuesto, mientras que otros no. Realiza cambios en función de los comentarios y las preferencias; no olvides tener esto en cuenta al decidir qué tan grande es el equipo que necesitas, tu presupuesto y cuánto tiempo puede llevar una implementación.

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Ventajas de los escenarios de usuarios incluyen:

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Creando tus historias de usuario para una mejor UX

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Creando tus historias de usuario para una mejor UX

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·        Atención para identificar las características y requisitos esenciales que debe tener tu LMS.

·        Un contexto claro para las características, para que puedas evaluar con mayor precisión qué tan bien satisface tus necesidades un LMS potencial.

·        Resalta integraciones, feeds y otras dependencias.

·        Ayuda a priorizar funciones. El deslizamiento de características es algo muy real. Es fácil quedar atrapado en todas las campanas y silbidos de las diferentes ofertas de LMS, pero ¿en cuáles vale la pena invertir?

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Por encima de todo, seleccionar el LMS adecuado se trata de lograr los objetivos de aprendizaje establecidos por la organización. Tu primer paso es observar más de cerca los datos que recopilaste cuando te reuniste con los líderes de la organización. Identifica los programas e iniciativas de capacitación   más   importantes que conversaron, los desafíos que enfrentan actualmente y sus visiones idealizadas de lo que debería ser la experiencia LMS.

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Da vida a tus usuarios y haz que sus       desafíos sean más tangibles

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Una persona es una herramienta simple que puedes utilizar para capturar las voces clave de los usuarios y hacerlas accesibles y fáciles de consultar cuando estés considerando cómo funcionará un programa. Son una representación de las audiencias identificadas por los líderes de equipo cuando los entrevistaste.

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Saca tus marcadores y notas adhesivas: es hora de hacer una lista

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¿Cómo acceden a la información del LMS?

¿Cómo se enteran del programa?

¿Qué ven cuando inician sesión en el LMS por primera vez?

¿Qué pasa después?

¿cuáles son las actividades y recursos que componen el programa?

¿Con qué otros sistemas interactúan durante el programa?

¿Cómo se comparte la información entre sistemas?

¿Qué determina la finalización?

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El paso final es tener una visión general de los pasos del   programa para identificar todos los requisitos asociados

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Detalla lo que sucede en  cada paso del programa.

Enumera las características y funcionalidades que esperas que proporcione el LMS para respaldar la experiencia.

Indica cualquier integración o interfaz que necesites para enviar o recibir datos o para aprovechar los sistemas existentes que forman parte de la experiencia de aprendizaje.

Piensa en quién necesita saber lo que sucede en el programa: el usuario, las partes interesadas, los gerentes, los jefes de función, los capacitadores, los administradores y los entrenadores. ¿Qué necesitan saber? ¿Tienen preferencias sobre cómo se presenta la información?

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De una idea simple se diseña una mejor experiencia de aprendizaje

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Descubre cómo le damos forma al futuro del aprendizaje

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Descubre cómo le damos forma al futuro del aprendizaje

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Kineo surge de una idea simple: si diseñamos una mejor experiencia de aprendizaje, juntos     obtendremos mejores resultados.