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El plan de dotación de personal es una herramienta utilizada por las organizaciones para detectar la necesidad de contar con nuevo capital humano.

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Dotación de personal y Recursos humanos, Episodio 16, Serie Administración de Empresas...

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En los últimos años, la inteligencia artificial se ha convertido en un factor importante en nuestras vidas, encontrándola en las redes sociales, servicios de streaming y actualmente en el mundo laboral, pues algunas empresas en México han comenzado a realizar la selección de personal.

La inteligencia artificial ha agilizado el proceso de búsqueda y selección de personal para ocupar cargos de trabajo específicos, por lo que su objetivo es automatizar tareas que requieren de mucho tiempo y recursos.

Inteligencia artificial reduce una tercera parte del tiempo de selección de personal

Actualmente la inteligencia artificial se encarga de realizar las actividades que antes hacían los reclutadores de manera manual, reduciendo la tercera parte del tiempo en el proceso de selección de personal.

De acuerdo con algunos reclutadores, existen algunos software que se utilizan para la revisión de curriculums, y buscan específicamente los datos que se requieren.

¿Cómo funciona la inteligencia artificial para elegir al personal?

Existen algunos programas inteligentes en reclutamiento, que sirven para optimizar tiempos, precisar tareas y reducir los costos de un proceso de selección de personal hasta un 25%, ¿pero cómo funciona la inteligencia artificial?

Utilizar inteligencia artificial en el proceso de selección de personal, funciona a través de las palabras clave que utiliza un candidato en su información y de las palabras clave que coloque el reclutador dentro de sus vacantes, entonces, si utilizas las palabras correctas, estas podrían sincronizarse con las opciones del reclutador.

"Esto proceso se complementará con la entrevista que se tenga cara a cara (...) El trabajo humano es el 80% del proceso de reclutamiento y selección para tomar una decisión en cuanto a un candidato", explicó Arleth Leal, directora de Recursos Humanos de una empresa.

Algunos especialistas han reconocido que la inteligencia artificial en los procesos de selección son cada vez más frecuentes dentro del mundo laboral.

¿El uso de inteligencia artificial podría quitarme mi trabajo?

De acuerdo con especialistas en capital humano en México, alrededor del 40% de las organizaciones ya están incluyendo el uso de inteligencia artificial en los procesos de producción y selección de personal.

El constante uso de inteligencia artificial en los trabajos no significa que sea un foco rojo para los trabajadores; sin embargo, estos deben familiarizarse con ellos, ya que cada vez estarán más presentes.

El Banco Mundial aclaró que a pesar de que la automatización de procesos ya han reemplazado algunos puestos de trabajo, la cantidad de trabajo que la inteligencia artificial ha generado es mayor a los empleos que ha desplazado.

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Inteligencia artificial agiliza el proceso de selección del personal

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El uso de inteligencia artificial en las empresas de México y el mundo ha agilizado la selección de personal, ¿pero representa un riesgo para los trabajadores?

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Según Jiménez (2013) está más que demostrado que el departamento de recursos humanos y su gestión es una de las principales funciones de la empresa, junto a la producción, el marketing y la dirección financiera. Una buena organización en este 25 departamento, que no debe limitarse a tareas administrativas y de gestión de documentos, es fundamental para que los empleados se sientan parte importante de la organización de la empresa, lo que evidentemente mejorara su productividad y, con ello, los resultados empresariales.

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El reclutamiento y la selección de personal de una empresa es el proceso de identificar la necesidad de un puesto de trabajo, definir los requisitos del puesto y del titular de este, anunciar el puesto y elegir a la persona más adecuada para él.

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En el mundo empresarial, son varios los procesos y prácticas que permiten a las empresas prosperar en el mercado. Desde la concepción del negocio hasta incluso la implementación y ejecución de estrategias, existen dos eslabones que resultan esenciales para garantizar la operación y éxito de toda compañía: el reclutamiento y selección de personal.

Al momento de agrupar a las personas que formarán parte de la operación de tu negocio, es esencial que tomes en cuenta distintos factores. Por ello, hoy te compartimos qué es este proceso, su relevancia y las fases para contratar al mejor personal.

Qué es el reclutamiento y selección de personal

Estos procesos, si bien en papel podrían sonar y parecer idénticos, tienen entre sí algunas diferencias que los distinguen. Empezando por el reclutamiento, este es el proceso de convocatoria, teniendo como objetivo encontrar a los candidatos cuyos perfiles se adapten mejor a las responsabilidades y habilidades de tu vacante. Por otro lado, la selección viene de forma posterior, y consiste en elegir al candidato ideal para el puesto de trabajo.

La importancia de darle su debido lugar a estos procesos recae en salvaguardar el bienestar de la empresa, ya que un mal proceso de reclutamiento y contratación puede derivar en pérdidas tanto financieras como operativas. Actualmente, existen herramientas que permiten evaluar al personal, como un software de evaluación 180g, pero al momento de elegir a un posible candidato, algunos instrumentos de utilidad son las entrevistas, los exámenes de aptitudes e incluso pruebas psicométricas.

Las etapas para hacer tu proceso eficiente

Si bien es cierto que ambos procesos difieren ligeramente entre sí, no cabe duda que ambos van de la mano y necesitan el uno del otro para traer los mejores resultados posibles a la empresa. Por lo tanto, deberás tomar en consideración las siguientes fases para que tu proceso de reclutamiento y selección sea el más apropiado.

1. Determina la necesidad que tiene tu empresa

Primero lo primero: identifica el área, rol o necesidad latente de tu empresa. Para ello, no solo deberás prestar atención a los puestos que necesitan reemplazo inmediato, sino que también deberás observar si ciertos departamentos o equipos necesitan expansión de personal para brindar mejores resultados.

2. Genera una descripción de la vacante

Una vez determinando el área donde operará tu nuevo colaborador, deberás hacer uno o varios borradores de la publicación de tu vacante. En ella, deberás incluir la descripción del puesto, responsabilidades clave, requisitos curriculares o académicos, y de ser necesario, también las prestaciones económicas y laborales que ofreces como grupo empresarial.

De igual manera, no te olvides de especificar el sitio o aplicación mediante la cual deberán subir su documentación, desde CV y portafolio hasta incluso pruebas y evaluaciones.

3. Elige las plataformas y canales de reclutamiento

Al momento de lanzar tu vacante, deberás establecer si quieres hacerlo por canales offline, online o ambos. Asimismo, será necesario determinar si el uso de plataformas de social media, como LinkedIn, Facebook, X, etc. podrían serte de utilidad, así como algunas herramientas o softwares de reclutamiento que faciliten la recopilación y gestión de curriculums.

4. Analiza a los candidatos

Una vez recibiendo los curriculums o postulaciones que consideres necesarias, llega el momento de pre evaluar a los candidatos. Antes de llevar a cabo tu proceso de entrevista, podrías darte cuenta que muchos de los perfiles no coinciden con lo que estás buscando, así que es imperativo revisar detenidamente cada CV y determinar que la trayectoria, las skills, formación y responsabilidades pasadas encajen con lo que tu vacante solicita.

Una vez llevando a cabo este primer filtro, podrás pasar a las entrevistas.

5. Lleva a cabo entrevistas y herramientas de selección

Generalmente, este proceso implica tener conversaciones 1 a 1 con cada candidato, conociéndole más a profundidad y evaluando si es el indicado. Sin embargo, algunos puestos requieren implementar ejercicios adicionales, como pruebas y evaluaciones, para analizar el rendimiento y conocimientos en ciertas áreas o responsabilidades. Si esto aplica para tu puesto, también puedes ejecutarlo.

Cabe destacar que, en algunas ocasiones, este proceso involucra más de 1 entrevista, por lo que deberás llevar a cabo las que el departamento correspondiente (y el de Recursos Humanos) considere necesario.

6. Haz tu elección final

Habiendo llevado a cabo todo el proceso de selección y enlistado las debilidades, fortalezas y áreas de oportunidad de cada candidato, llegará el momento de elegir. Para este paso, recuerda que es importante tomarte un tiempo para elegir correctamente, y a veces, esta decisión involucrará a más de un departamento; desde Recursos Humanos y el área correspondiente, hasta incluso la Dirección General.

Imagen: Depositphotos

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Cómo organizar el proceso de reclutamiento y selección de personal

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El proceso de reclutamiento y selección de personal resulta vital en la operación de toda empresa. Te compartimos sus claves.

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(Casado, 2003), El proceso de selección consiste en una serie de pasos específicos que se emplean para decidir qué solicitantes deben ser contratados. El proceso se inicia en el momento en que una persona solicita un empleo y termina cuando se produce la decisión de contratar a uno de los solicitantes. La selección de personal ha tenido una evolución muy rápida, forzada por la dificultad de acceder a recursos humanos cualificados escasos y a la utilización de modelos muy variados, buscando habilidades actuales más que potencial futuro, poniendo un mayor énfasis al perfil psicográfico, es decir como piensa, siente y vive.

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Es un proceso para elegir a los empleados más competentes y adecuados. Tener un gran número de candidatos para un puesto de trabajo. Elegir a los candidatos adecuados para la organización. El reclutamiento anima a los empleados potenciales a postularse para el trabajo.

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Por una mala selección de personal las empresas pueden perder hasta un millón de pesos, entre los gastos por el proceso de selección, contratación, capacitación o coaching, desempeño y la pérdida de clientes.

Por ello, la mejor manera de fortalecer a las empresas es seleccionar bien al personal y no dejarlo al azar, utilizando las herramientas adecuadas para identificar los malos hábitos, las habilidades y las características que impulsan el alto desempeño de los colaboradores.

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Roberto Cárdenas Evangelista, representante de DDI para mercados locales en México, indicó que el reclutamiento de personal requiere de inversiones que en el corto plazo se convertirán en beneficios al conseguir buenos empleados y obtener buen desempeño.

Durante su reunión con integrantes de la Cámara Nacional de Comercio Servicios y Turismo (Canaco-Servytur) del Valle de Toluca, refirió que en las pequeñas empresas hay más dificultades para la contratación de talento porque a veces no cuentan con los recursos económicos o humanos para ello, sin embargo, hay herramientas, test o pruebas, que no son caras y facilitan el proceso.

"Hay muchas organizaciones que solo viendo el currículum creen saber si una persona es buena o no para el puesto. Por el contrario, son necesarias pruebas que permitan encontrar las competencias que realmente se necesitan", dijo.

Si bien es difícil tener un área de recursos humanos en una microempresa -mencionó- si es importante contar con alguien que haga el rol, aunque realice otras dos o tres funciones. "Al final debe estar bien entrenada, tenga el conocimiento y dé seguimiento a los nuevos elementos".

Retroalimentación y coaching

Al hablar de la Gestión de Talento como la Mejor Inversión, indicó que la administración del personal a base de competencias y habilidades ha ayudado a las compañías a cubrir bien y rápidamente sus vacantes, además de ampliar la capacitación o el coaching, el cual permite tener hambre de retroalimentación para ser más competentes.

"Retroalimentación no significa estar regañando a cada rato, sino brindar consejos, alternativas y datos para mejores resultados. Hay que ser exigentes con la tarea, pero muy cercanos con las personas, ya que el desempeño de los empleados puede ser eficiente, pero con una buena guía puede mejorar los resultados", dijo.

El también socio consultor de la Firma Venta Competitiva, apuntó que también son necesarios datos de comportamientos pasados, es decir, antecedentes de las cuestiones negativas de los trabajadores para prever sorpresas, aunque también es importante identificar el potencial del personal.

"En 70 por ciento de las empresas el personal tiene un desempeño razonable, aunque también hay gente que no lo tiene, por ello hay que identificarlos. Hay que dar tratamiento diferente al personal de alto potencial y alto desempeño, porque son quienes darán mayor valor a la empresa", dijo.

Cárdenas Evangelista destacó que todos los despidos cuestan, pero cuando las empresas tengan que perder a un empleado, lo importante es liquidarlo lo más pronto posible y pagar lo que se debe para que no contamine al resto.

"Si el patrón tiene a un mal elemento debe documentar su mal comportamiento (retardos, faltas, inactividad en horas laborales) y a la hora de despedirlo puede llevar todo a Conciliación y Arbitraje y ya no le costará tanto", dijo.

Rotación de personal

Finalmente, refirió a la fecha en los Call Center hay una rotación de personal de hasta 80 por ciento, algo así como cambiar a casi todo el personal en un año. Si bien el salario debe ser competitivo para retener al persona l, no siempre es lo más importante.

"Es mejor tener un buen ambiente de trabajo con buenos jefes, por 20 pesos los colaboradores no se van si están contentos, contrario a lo que pasa cuando se les paga mucho y tienen malos jefes, la mayoría opta por irse", finalizó.

PNMO

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Mala selección de personal puede costar hasta un mdp

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Es importante que las empresas inviertan en recursos humanos para seleccionar a sus empleados y mejorar el ambiente laboral.

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Chiavenato (2000),establece que "El proceso de selección no es un fin en sí mismo, es un medio para que la organización logre sus objetivos". El proceso de selección consiste en una serie de fases iniciales que deben ser claramente definidas y debe realizarse de la siguiente forma específica:

- Detección y análisis de necesidades de selección. Requerimiento

- Descripción y análisis de la posición a cubrir. Definición del perfil

- Definición del método de reclutamiento

- Concertación de entrevistas

- Entrevistas + técnicas de selección

- Elaboración de informes

- Entrevista final

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Un proceso de contratación es un método estructurado para hallar, evaluar y contratar empleados nuevos para el equipo. Es un conjunto estandarizado de pasos que sigues cada vez que quieres contratar a un empleado nuevo, ya sea para ocupar un puesto que ha quedado vacante o para agregar un nuevo rol al equipo.

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Chruden y Sherman (1992) comentan que "Al empezar la década de 1920, por consiguiente, el campo de administración y personal se encontraba bien establecido y existía ya un departamento de personal en muchas de las compañías más grandes y en las organizaciones gubernamentales".

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La inducción es el procedimiento por el cual se presenta la empresa a los nuevos empleados para ayudarles a integrarse al medio de trabajo y tener un comienzo productivo.

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Recursos Humanos INDUCCIÓN LABORAL (Funciona) Ana María Godinez Software de RRHH

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La labor del departamento de Recursos Humanos en una empresa es más importante de lo que mucha gente cree. A pesar de que la creencia generalizada es que en este área solo se encarga de seleccionar, contratar y despedir a empleados, sus tareas van mucho más allá de estas labores.

Sus responsables deben mirar por el buen clima laboral en la organización, ofrecer oportunidades de crecimiento y desarrollo profesional, gestionar periodos de bajas, vacaciones y descansos, comprobar el rendimiento de los empleados e impulsar una mayor productividad y promover la formación continua. A su vez, existe algo en lo que no muchas empresas ponen el foco, los planes de inducción.

En el mundo empresarial los planes de inducción son todas aquellas actividades diseñadas para que los nuevos empleados encajen bien dentro de su equipo de trabajo y en toda la organización. Así, la idea no es solo ofrecer información detallada sobre sus tareas y obligaciones, son también hacerlos partícipes de la comunidad que conforma la empresa.

En términos generales un plan de inducción puede entenderse como un proceso global en el que los nuevos trabajadores se adecúan a las formas de convivencia, actuaciones y adaptación a una empresa.

Existen muchas formas de llevar a la realidad una actuación de este tipo, pero todas ellas cuentan con acciones como la bienvenida, el recorrido físico por las instalaciones, la presentación en grupo con otros empleados y datos relevantes sobre las políticas y procedimientos internos, los logros de la empresa o sus objetivos en el corto y medio plazo.

¿Qué ventajas trae consigo un buen plan de inducción?

Pensar en planes de inducción a nivel empresarial implica poner el foco en dos grandes objetivos, los beneficios que tiene para la propia empresa y las ventajas que ofrece para los empleados. En el caso de la empresa, lo que esta consigue es una adaptación más rápida de los nuevos miembros a los ritmos de trabajo.

Así, al reducir el número de jornadas en las que los empleados alcanzan niveles de productividad suficientes, la empresa acaba logrando una mayor rentabilidad. Una consecuencia derivada de esta realidad es que los empleados se sienten más satisfechos y comprometidos con la organización, luego les apetece seguir formando parte de la empresa. A largo plazo todo esto se traduce en menor rotación del personal y ahorro en costos de contratación y capacitación.

Desde el punto de vista del empleado, los trabajadores valoran muy positivamente que la empresa les haga partícipes activos de la cultura de la empresa, su cultura y sus políticas. Esto lo demuestran a través de un sentimiento de comodidad con el que logran desempeñar sus funciones de manera efectiva.

¿Cómo diseñar un buen plan de inducción?

Hay muchas fórmulas que pueden resultar útiles si queremos diseñar un plan de inducción, pero casi todas ellas tienen elementos en común como advertir a los nuevos empleados de que van a vivir esta situación, organizar actividades y asignar a algún responsable de recursos humanos, o del área en la que se integran los nuevos empleados, para dar la bienvenida.

En la web de Sesame, en concreto en su blog, ofrecen algún ejemplo de plan de induccion en una empresa, con un calendario concreto con las acciones a ejecutar. Solo se trata de una muestra, pero deja ya sentadas unas bases sobre cómo hay que diseñar un proceso de este tipo.

La clave radica en gran medida en saber trasladar a los nuevos empleados los valores y las políticas de la empresa, pero favoreciendo en todo momento las interacciones con otros trabajadores. Uno de los puntos más importantes es transmitir al personal de nuevo ingreso toda la información necesaria para que puedan desempeñar las funciones laborales que tienen asignadas.

En este sentido, la labor de un mentor es de gran ayuda y es buena idea que esa persona que guía en la bienvenida, en el primer contacto con otros trabajadores y en el recorrido por la empresa, sea un igual, es decir, un compañero que tenga las mismas responsabilidades. De este modo se elimina el principio jerárquico que haría que los nuevos trabajadores se sientan obligados a agradar.

La conclusión final es que los planes de inducción contribuyen a generar buenas dinámicas de trabajo y a ganar en productividad en la empresa, pero solo cuando están bien ideados y la puesta en marcha es la correcta. Y para estas tareas es vital trabajar correctamente desde el departamento de recursos humanos.

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Planes de inducción, ¿cómo ejecutar estas estrategias desde Recursos Humanos?

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La labor del departamento de Recursos Humanos en una empresa es más importante de lo que mucha gente cree. A pesar de que la creencia generalizada es que en este área solo se encarga de seleccionar, contratar y despedir a empleados, sus tareas van mucho más allá de estas labores.

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Según Chiavenato (2020), la inducción permite que el trabajador tenga claros los objetivos, valores, normas, misión y visión de la compañía.