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las herramientas de colaboración en línea desempeñan un papel fundamental en la forma en que individuos y equipos trabajan, se comunican y gestionan proyectos. Su importancia radica en la capacidad de superar barreras geográficas, optimizar tiempos y recursos, y fomentar entornos de trabajo más ágiles, inclusivos y eficientes. Permitiendo una interacción constante, la edición simultánea de documentos, la asignación de tareas y el seguimiento del progreso, lo que transforma profundamente la dinámica del trabajo colaborativo.

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Se presentara como objetivos la exploracion y analisis de worksapce, identificando sus características principales, así como sus ventajas y desventajas. Para comprender cómo esta herramienta pueden adaptarse a diferentes contextos laborales o académicos, y qué criterios deben considerarse al momento de elegir la más adecuada para cada necesidad.

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Google Workspace, antes conocido como G Suite, es una plataforma colaborativa que integra herramientas como Meet, Drive y Calendar, permitiendo su uso en la nube desde cualquier dispositivo. Su principal ventaja es la conectividad e integración, facilitando que equipos trabajen simultáneamente en documentos, realicen videollamadas y organicen reuniones. Google diseñó Workspace para que el trabajo en equipo sea fluido y natural, aun entre personas en distintos países, unificando funciones de comunicación y gestión en una sola experiencia.

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Campo de aplicación de workspace (1 parte)

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Campo de aplicación de workspace (1 parte)

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Entornos empresariales

Google Workspace se utiliza ampliamente en empresas de todos los tamaños, desde grandes corporaciones hasta pequeñas y medianas empresas, para gestionar correos electrónicos (gmail), coordinar reuniones (Google Calendar), compartir documentos (Google Drive) y colaborar en tiempo real (Docs, Sheets, Slides).

Instituciones educativas

En escuelas y universidades, Google Workspace facilita la enseñanza virtual, la entrega de tareas, la retroalimentación docente y el trabajo colaborativo entre estudiantes. Su versión específica para el ámbito académico, Google Workspace for Education, incluye controles de seguridad y funciones adaptadas a las necesidades pedagógicas.

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Campo de aplicación de workspace (2 parte)

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Campo de aplicación de workspace (2 parte)

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Organizaciones gubernamentales y ONG

En el sector público y en organizaciones sin fines de lucro, se emplea para gestionar proyectos sociales o administrativos, compartir información de forma segura y coordinar equipos. También contribuye a mejorar la transparencia, la eficiencia operativa y la comunicación interinstitucional.

Equipos creativos y colaborativos

Agencias de marketing, diseño y comunicación utilizan Workspace para sesiones de lluvia de ideas, edición simultánea de propuestas y presentaciones. Asimismo, startups y trabajadores independientes aprovechan su accesibilidad y escalabilidad para organizar sus operaciones sin necesidad de infraestructura costosa.

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Permite comunicación, interacción y conexión entre los miembros de la organización, compañeros de trabajo o colegas y colaboradores externo. Ejemplos como Google meet, Gmail y calendar

Permite crear documentos, imágenes, páginas web, hojas de cálculo y muchos otros elementos de manera sencilla, en la nube y mejora el trabajo en equipo. Ejemplo: Google classroom, Gemini y docs

Los archivos y documentos pueden estar en la nube y en el dispositivo que uses. Acceder fácilmente a ellos y encontrar inmediatamente el archivo o documento que estás buscando. Ejemplo: Google drive

Puede administrar y gestionar los usuarios, dispositivos que se usan en la empresa y datos de la organización, fácilmente y de forma segura. Con ello puede controlar de un sólo lugar lo que sucede dentro de una organización.

Facilita el trabajo en grupo en donde los miembros de un equipo de trabajo pueden tener habilidades diferentes y colaboran a lograr la meta del grupo usando estos programas.

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Integración y colaboración en tiempo real

Accesibilidad y movilidad

Seguridad avanzada

Almacenamiento en la nube

Soporte técnico

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Dependencia de internet

Costos a largo plazo

Limitaciones en aplicaciones de escritorio

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Recomendaciones según tipo de usuario o equipo

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Recomendaciones según tipo de usuario o equipo

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PyMEs: Favorece la colaboración en tiempo real (Docs, Sheets, Meet), mejorando la comunicación en equipos distribuidos.

Equipos remotos: Permite acceso a documentos y recursos desde cualquier lugar y dispositivo, garantizando continuidad del trabajo.

Grandes empresas (Enterprise): Ofrece controles administrativos avanzados, mayor seguridad, gestión de permisos y cumplimiento de normativas.

Equipos de proyectos: Facilita la organización con calendarios compartidos, chats específicos y gestión colaborativa de tareas.

Usuarios individuales/freelancers: Útil para correo profesional, almacenamiento en la nube y creación de documentos; para uso personal basta con una cuenta Gmail estándar.

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Seguridad y Privacidad en Google Workspace (1parte)

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Seguridad y Privacidad en Google Workspace (1parte)

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Seguridad

Arquitectura de Seguridad: Emplea un enfoque de confianza cero, donde cada usuario y dispositivo debe ser verificado antes de acceder a los datos, minimizando el riesgo de accesos no autorizados.

Protección de Datos: La información está protegida mediante cifrado tanto cuando se está transmitiendo (en tránsito) como cuando está almacenada (en reposo).

Prevención de Amenazas: Ofrece protecciones automáticas contra peligros comunes como phishing y malware.

Control Administrativo: Permite a los administradores gestionar quién puede acceder a los datos, establecer restricciones de aplicaciones y limitar el intercambio con personas fuera de la organización.

Cumplimiento Normativo: Cumple con normativas y certificaciones internacionales de protección de datos, garantizando la legalidad en diferentes industrias y regiones.

Acceso a Cuentas: Soporta la verificación en dos pasos para reducir significativamente la apropiación de cuentas.

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Seguridad y Privacidad en Google Workspace (2 parte)

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Seguridad y Privacidad en Google Workspace (2 parte)

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Privacidad

Soberanía Digital: Los usuarios tienen control sobre la privacidad de sus datos, pudiendo decidir dónde se almacenan y cómo se encriptan.

Cero Publicidad Dirigida: Google no utiliza el contenido de los datos del usuario para fines de publicidad dirigida ni para otros propósitos comerciales no relacionados con el servicio contratado.

Control Organizacional: Las empresas pueden crear políticas de privacidad personalizadas y usar herramientas de auditoría para garantizar la transparencia y el control sobre el manejo de la información interna y personal.

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Workspace hace que el trabajo en equipo sea mucho más fácil y organizado, porque reúne ideas, tareas y recursos en un solo lugar. Todos los integrantes pueden participar y comunicarse de forma clara, lo que mejora la colaboración y la productividad. Además, protege los datos de los usuarios con medidas de seguridad y privacidad confiables. Por todo esto, es una herramienta muy recomendable tanto para estudiantes como para profesionales que buscan trabajar de manera más eficiente y dinámica.

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Llika. (n.d.). Características. Llika. https://llika.com/workspace/caracteristicas/

Google Workspace: Servicios de protección de datos y seguridad en la nube
https://workspace.google.com/intl/es-419/security/

20 consejos para ahorrar tiempo en el trabajo con Google Workspace (Happeo)
https://www.happeo.com/blog/12-google-suite-tips-to-save-you-time-at-work

Qué es Google Workspace y para qué sirve

https://www.pulsiondigital.com/blog/que-es-google-workspace-para-que-sirve/