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Création d'un diagramme de Gantt avec Excel 

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Création d'un diagramme de Gantt avec Excel 

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Le Diagramme de Gantt est fortement utilisé en ordonnancement et gestion de projet. Il permet de représenter graphiquement l'avancement d'un projet.

Nous avons justement dans nos outils bureautiques, le logiciel Excel capable de faire des répresentations gaphiques.

Regardons ensemble comment se passer d' un logiciel de gestion de projet en utilisant astucieusement notre tableur pour réaliser un diagramme de Gantt.

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Diagramme de gantt avec le logiciel Excel

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Le Diagramme de Gantt est fortement utilisé en ordonnancement et gestion de projet. Il permet de représenter graphiquement l'avancement d'un projet. Nous avons justement dans nos outils bureautiques, le logiciel Excel capable de faire des répresentations gaphiques. Regardons ensemble comment se passer d' un logiciel de gestion de projet en utilisant astucieusement notre tableur pour réaliser un diagramme de Gantt.

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Bien gérer ses projets, c'est juste une question d'organisation. Planification des tâches et activités, suivi des échéances, des ressources affectées,... autant d'éléments que chaque chef de projet se doit de régir. Des éléments si fondamentaux qu'il existe un outil spécialement dédié à cette gestion : le diagramme de Gantt. Vous souhaitez savoir quel est son intérêt ? Comment le créer ? Comment le suivre ? Ou quels sont les logiciels disponibles ? Suivez le guide !

Si l'outil est devenu si populaire dans le monde de la gestion de projet, ce n'est pas pour rien : il offre en effet de nombreux avantages. Quelques exemples...

Votre diagramme est créé. Il ne vous reste plus qu'à assurer sa gestion dans le temps. Les fonctionnalités des logiciels dédiés varient, mais la plupart offrent des possibilités communes. L'idéal est de retrouver un certain nombre d'éléments, listés ci-dessous :

La mise en évidence du chemin critique

Cette fonctionnalité permet de visualiser rapidement la succession de tâches qui détermine la durée globale d'un projet. Tout retard sur une des tâches situées sur le chemin va alors impacter le délai final du projet.

La visualisation de l'état d'avancement des tâches

Pour améliorer la visibilité sur l'avancée du projet, le diagramme doit pouvoir offrir la possibilité d'affecter à chacune des tâches un état d'avancement. A chaque étape, vous pouvez faire évoluer l'avancement de votre activité et augmenter alors son pourcentage de réalisation. L'idéal est d'acquérir un logiciel qui vous permet en un coup d'œil de visualiser cette avancée. Certains, par exemple, propose des barres plus ou moins vides en fonction de l'état de la tâche.

La modification du planning initial

La création d'un diagramme de Gantt se fait par anticipation... et à toute anticipation est liée une marge d'erreur ! Si vous vous retrouvez confronté à un dépassement de planning ou que vous vous rendez-compte qu'une activité prendra plus de temps que prévu, pas d'inquiétude : le diagramme de Gantt est un outil dynamique que vous pouvez modifier à votre guise. Vous n'avez qu'à augmenter la durée d'une tâche et le diagramme recalculera toute la durée de votre projet automatiquement, en fonction des dépendances que vous aurez établi à la création. Evidemment, ces modifications peuvent se réaliser sur tous les éléments du diagramme (activité, durée, jalons, ressources, liaisons, etc...)

La comparaison entre le planifié et le réalisé

Il est important que vous puissiez comparer la planification prévue au commencement du projet et celle où vous en êtes. Cette fonction est nécessaire pour dresser un bilan sur le projet, savoir s'il s'est déroulé comme prévu ou, plus loin, pour prévoir avec plus de précision vos prochains projets.

Si vous n'avez pas de logiciel approprié pour construire un diagramme de Gantt, Microsoft Excel peut vous permettre d'en créer un. L'avantage est que vous n'avez pas à financer de licence de logiciel supplémentaire. L'inconvénient, par contre, est que le diagramme sera évidemment bien moins complet et puissant celui des les solutions spécialisées.

La méthode de création reste plus ou moins la même que celle expliquée dans la rubrique " Comment créer un diagramme de Gantt ? ". Il vous faut répertorier les différentes activités liées à votre projet, leur attribuer une date de début, une durée et une fin, des ressources, etc...

Il existe deux manières de créer un diagramme de Gantt sous Excel. Il est possible de générer un graphique en barres automatiquement après avoir saisi ses différentes composantes, mais il est aussi envisageable de créer soi-même son diagramme de manière à le rendre plus dynamique.

Vous en avez marre des tableaux et des cellules à remplir pour faire votre diagramme de Gantt ? Vous devez présenter un planning pour une réunion et vous vous perdez lorsque vous l'insérer dans votre présentation PowerPoint ? Sachez qu'Office vous permet de réaliser vos plannings facilement, et pas seulement avec Excel ! PowerPoint vous offre justement cette possibilité. Il vous suffit de télécharger gratuitement un plugin appelé " Office Timeline " et de l'installer. A partir de là, quand vous ouvrirez l'application PowerPoint, la nouvelle fonctionnalité apparaitra dans le ruban du haut. Bien entendu, cette application ne vous offrira pas toutes les possibilités d'un outil spécialisé, mais elle est une bonne alternative pour présenter un planning simple lors d'une réunion par exemple.

Pour créer votre diagramme de Gantt, il vous suffit de cliquer sur " New ". Une fenêtre d'aide va alors s'ouvrir et c'est grâce à celle-ci que vous pourrez paramétrer votre planning.

Bien que l'on puisse utiliser le tableur Excel pour créer un diagramme de Gantt, la solution la plus efficace reste l'acquisition d'un outil de gestion de projet dédié. Complets, dynamiques et accessibles de n'importe où, les logiciels de gestion de projets en ligne permettent en effet une gestion plus efficace du diagramme, puisqu'ils sont spécialisés donc plus précis et intuitifs.

Découvrez pas à pas comment construire son diagramme de Gantt sous projectpro, plateforme collaborative de gestion de projet en ligne.

Activité

Une activité correspond aux différentes tâches à effectuer pour réaliser correctement son projet. Elles sont listées dès le début de la création du diagramme et peuvent être l'ensemble d'une sous-catégorie. Dans l'outil, elles doivent être hiérarchisées en fonction du temps et son référencées dans la colonne de gauche.

Avancement

L'avancement permet de visualiser l'état de l'activité. Un pourcentage d'avancement de 100% signifie que la tâche est terminée. Il peut être modifié directement sur le diagramme.

Charge

La charge conditionne la durée du projet. Une activité peut mobiliser une charge importante de travail : sa durée s'en verra allongée.

Chemin critique

Le chemin critique constitue une succession d'activités qui déterminent la durée finale du projet. Un retard sur une activité située sur ce chemin va alors négativement impacter sa date de fin.

Dépendance

Une dépendance, une liaison ou encore une connexion correspond au lien entre une activité et une autre. Elle peut être de plusieurs types et est généralement symbolisée par une flèche sur le diagramme<

Jalon

Un jalon correspond à une échéance importante du projet, une date clé. Contrairement à une activité, il n'a pas de durée. Il est symbolisé par un losange sur le graphique.

Ressources

Les ressources correspondent au nombre de personnes mobilisées pour mener une activité à son terme.

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Diagramme de GANTT, suivez le guide de la planification projet !

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Bien gérer ses projets, c'est juste une question d'organisation. Planification des tâches et activités, suivi des échéances, des ressources affectées,... autant d'éléments que chaque chef de projet se doit de régir. Des éléments si fondamentaux qu'il existe un outil spécialement dédié à cette gestion : le diagramme de Gantt.

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Etapes de la planification d'un projet

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Remettez dans l'ordre les étapes de réalisation d'un planning de projet.

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