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Section Gestion de projet du blog "Manager-go"

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Section Gestion de projet du blog "Manager-go"

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Le portail des ressources humaines

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A propos de RH info

RH info est un portail participatif dédié aux Ressources Humaines, au management et à la vie des entreprises...

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RH info - Toute l'info des ressources humaines | ADP France

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Outil de gestion des commentaires sur les réseaux sociaux

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Outil de gestion des commentaires sur les réseaux sociaux

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Ludwig Hervé, le 2 mars 2018

Focus sur un nouvel outil, qui permet de centraliser tous les commentaires de vos différents réseaux sociaux au sein d'une même interface : coment. Tous les principaux réseaux sont supportés par le service, qui intègre un filtre de mots-clés, un algorithme de modération, donne des statistiques et signale même les spammers en temps réel. Un outil pratique pour tous les community managers et autres éditeurs de contenus !

Connectez tous vos profils au sein d'une même interface

En ce qui concerne l'interface, coment va droit au but. 4 rubriques sont au choix dans une colonne située à gauche de la fenêtre :

Via " Platforms ", connectez facilement tous vos profils : Facebook, Instagram, YouTube, Twitter, WordPress et Disqus. Vous pouvez ainsi avoir une vue d'ensemble sur tous les commentaires reçus sur tous vos profils actifs sur ces plateformes. A noter que vous pouvez également synchroniser coment avec Slack, afin de recevoir une notification à chaque nouveau commentaire reçu. Pour ce faire, rendez-vous dans la rubrique " Settings " puis cliquez sur " Authenticate Slack ".

Faites la modération des commentaires en quelques clics

Dans la rubrique dédiée aux commentaires, une première barre latérale vous permet de filtrer les commentaires en fonction de la durée, la plateforme et le profil. Un bouton " Export " permet également de recevoir un lien par email, qui renvoie vers un fichier synthétique au format CSV. La deuxième barre latérale permet d'afficher tous les commentaires ou de choisir uniquement ceux qui sont publiés, inappropriés, cachés, supprimés ou non lus. Vous pouvez également afficher les commentaires par 10, 20, 50 ou 100. Une barre de recherche est également disponible pour effectuer des recherches plus ciblées dans le flot de commentaires reçus.

Dans la fenêtre où s'affichent les commentaires, 3 colonnes vous indiquent si il a été marqué (symbole vert " validé " ou croix rouge en cas de problème), qui a commenté et sur quel réseau, ainsi que la date où a été posté le commentaire. Vous pouvez également les gérer un par un en cliquant sur un des icônes proposés pour : répondre, cacher le commentaire, le supprimer ou bloquer l'utilisateur.

Pour avoir accès au filtre de mots-clés, rendez-vous dans la rubrique " Settings ", puis cliquez sur " Platform Settings " en haut da la fenêtre. Vous pourrez ainsi ajouter des mots-clés dans la " Black List " et bloquer les commentaires dans lesquels ils apparaissent.

Des rapports de statistiques et autres ratios

Autre fonctionnalité intéressante, les rapports de statistiques générés par le service. Via la rubrique dédiée, vous pouvez avoir accès au :

nombre total de commentaires reçus

pourcentage de commentaires : au total, acceptés et inappropriés

nombre de hashtags présents dans les commentaires

ratio commentaires par post

ratio commentaires par utilisateur

Là encore, vous pourrez télécharger un tableau au format CSV si vous cliquez sur le bouton " Export " situé en haut à droite de la fenêtre.

Un outil freemium, avec un plan gratuit qui donne accès à 10 profils

Au niveau des tarifs, 3 plans sont disponibles : Free (attribué d'office), Basic et Pro.

Pour le plan Basic, comptez 99$ par mois, $199 pour le Pro. Les plans payants offrent bien entendu plus de fonctionnalités comme :

Une durée plus longue de conservation des données (basic : 3 mois, pro : 6 mois, au lieu de 1 mois en version gratuite)

Un plus grand nombre de profils autorisés (basic et pro : plus de 20 profils contre 10 pour la version free)

La surveillance en temps réel pour détecter les spammeurs en direct...

Intéressé(e) par coment ? Testez le service en vous rendant sur le site officiel ! (Si jamais vous souhaitez passer de la version gratuite à un plan payant, rendez-vous dans la rubrique " Settings " puis cliquez sur " Upgrade account ").

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coment : un outil qui regroupe tous les commentaires reçus sur vos réseaux sociaux - Blog du Modérateur

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Ludwig Hervé, le 2 mars 2018 Focus sur un nouvel outil, qui permet de centraliser tous les commentaires de vos différents réseaux sociaux au sein d'une même interface : coment. Tous les principaux réseaux sont supportés par le service, qui intègre un filtre de mots-clés, un algorithme de modération, donne des statistiques et signale même les spammers en temps réel.

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Actualités et tendances RH

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myrhline.com | Le portail des Ressources Humaines

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Accueil - myrhline.com | Le portail des Ressources Humaines

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L'innovation RH est en marche " myRHline.com est le site d'actualité RH pour les passionnés des ressources humaines."

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Ordre des conseillers en ressources humaines agréés

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Portail de l'Ordre des conseillers en ressources humaines agréés - CRHA | CRIA

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Consultez le Portail de l'Ordre pour obtenir les tendances et les nouvelles en gestion des ressources humaines et accéder à des outils de développement comme la formation et des publications en ressources humaines et en relations du travail

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Editions législatives en Ressources Humaines

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[Ressources humaines] L'actualité RH au quotidien avec actuEL-RH.fr

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DRH, responsable paie, responsable formation, responsable recrutement, toute l'actualité des responsables RH avec actuEL-RH.fr

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Agence en marketing éditorial et digital dédiée aux DRH

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Parlons RH : Agence Conseil en Marketing RH, Editorial et Social Media

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Parlons RH est l’agence conseil experte en marketing RH, éditorial et Social Media. Dédiée au marché des ressources humaines, nous vous aidons à conquérir durablement vos audiences.

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Home Parlons RH – Le Groupe

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Management de processus - optimiser la performance

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Comment optimiser son organisation pour atteindre le niveau de performance visé ?

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Fédération Française des Métiers de l'Assistanat et du Secrétariat

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Restitution de la 2nde étude de l'Observatoire De la carrière aux itinéraires professionnels ? Qu'en est-il pour les secrétaires-assistant-es ?
Rendez-vous le 15 décembre de 8 h 30 à 10 h 30 à Paris centre (Espace Saint Martin) pour un petit-déjeuner - conférence suivi d'un débat.

Dans des univers professionnels en constante mutation, comment des secrétaires-assistant-es (re)composent-ils-elles leurs cursus professionnels ? Quelles finalités caractérisent leurs engagements ? Peut-on expliquer les bifurcations professionnelles observées et considérer que celles-ci ont valeur de repères pour éclairer des cursus possibles ?

L'étude réalisée par François GRANIER au sein de l'observatoire de la FFMAS vise à clarifier les logiques d'engagement. Elle dégage de manière prospective des pistes d'action à l'intention de cadres opérationnels et/ou fonctionnels mais aussi de secrétaires-assistant-es animant des communautés de pairs.

Cette conférence débat s'adresse aux responsables RH, GPEC, éducation, formation, emploi ou d'observatoires métier, et aux pilotes de communautés d'assistant-es. A partir de 11 h, Monique JANY, responsable de la FFMAS INNOV'Action, présentera cette nouvelle branche dédiée aux entreprises (et tout type d'organisation) pour accompagner leurs démarches prospectives et la dynamisation de la filière assistanat-secrétariat.

Voir l'invitation en pièce jointe.

Pour vous inscrire : [ cliquer ici]
Le Métier nous attend à Casablanca !
Après un Congrès FFMAS 2017 plus que réussi de par la qualité du programme, des conférenciers de haut niveau, de la richesse des échanges et des séquences de partage, mais aussi par la présence de nombre de délégations étrangères : la Guinée, le Togo, la Côte d'Ivoire et le Maroc, la Fédération participera le 16 Décembre prochain aux Assises de l'UNPA, à Casablanca et invite l'ensemble de la Profession française à y participer pour donner et recevoir de nos pairs marocaines !

Vous êtes intéressé par cet évènement et souhaitez faire partie d'un départ en commun, contactez-nous : [Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. ]

Vous trouverez ci-joint les documents d'inscription.

Gardez un oeil sur votre métier !

C'est montrer votre curiosité, votre ouverture d'esprit,

gages d'un(e) collaborateur(trice) de qualité !

L'Observatoire de la FFMAS, créé en 2005, veille sur votre métier.

Il vous apporte des éclairages sur les métiers du Secrétariat-Assistanat, ses évolutions, ses transformations grâce à son approche prospective et sociologique tout en affichant les chiffres d'une filière qui demeure un acteur-clé au sein des organisations.

- 1ère Restitution publique de l'étude en cours : "De la carrière aux itinéraires professionnels ?"

- Quels emplois pour nos métiers ? Quelles dénominations ?

Pour garder le cap et rester informé sur les évolutions du métier et de son environnement, participez au congrès et vous aurez le privilége d'en savoir plus que les autres !

Développez vos compétences digitales mais pas que...
et garantissez votre employabilité !
Parce qu'il n'y a pas que le Voluto, testez aussi les autres gammes de couleur "digital, what else" !
Vous n'êtes pas seul ! La FFMAS vous accompagne dans les méandres de cette révolution numérique et vous propose, lors de ce congrès, de découvrir des ateliers-conférences d'actualités.

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Restitution de la 2nde étude de l'Observatoire De la carrière aux itinéraires professionnels ? Qu'en est-il pour les secrétaires-assistant-es ? Rendez-vous le 15 décembre de 8 h 30 à 10 h 30 à Paris centre (Espace Saint Martin) pour un petit-déjeuner - conférence suivi d'un débat.

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Les outils indispensables pour Office manager

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Les outils indispensables pour Office manager

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Les outils indispensable pour vous Office Manager - Le Blog dépannage by Bob!

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Nous avons décidé de donner un petit coup de pouce à nos héros du quotidien, vous office manager ! Quelques tips qui vous sauveront la vie, promis.

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Non, l’Office Manager n’est pas la babysitter de service !

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Non, l’Office Manager n’est pas la babysitter de service !

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Maddyness - Le Magazine des Startups Françaises

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Il n'y a pas de définition exacte du poste d'office manager (OM) car l'essence même de celui-ci est d'être ultra polyvalent. Nous devons nous adapter aux besoins de l'entreprise dans laquelle nous évoluons et nous conformer au scope de nos recruteurs. Malgré nos affinités dans certains domaines (selon notre formation ou notre expérience), nous voyons notre poste évoluer d'une semaine à l'autre. Qu'il s'agisse de gérer l'élargissement d'une équipe du simple au double suite à une levée de fonds, déménager le siège d'une entreprise, superviser un chantier de rénovation ou améliorer les conditions de vie au travail des salariés, nous sommes en charge de ces missions qui ne sont pas forcément notre coeur de métier à l'origine.

Administration, RH et événementiel

La base du métier d'office manager comporte souvent une importante partie administrative. Les missions les plus courantes que l'on retrouve dans notre fiche de poste incluent la gestion des RH, la comptabilité, la communication interne et du "facility management" (c'est-à-dire tout ce qui a un lien avec la gestion des bureaux au sens large, à savoir la communication avec les fournisseurs, le suivi de travaux, la commande de fournitures, l'organisation d'événements internes...).

Parfois, on peut également attribuer à la fiche de poste des fonctions de communication, d'événementiel, de juridique ou de gestion du bien-être des employés. La liste est évidemment non exhaustive.

" On est amené à gérer des plans d'action qui, même s'ils ont un tronc commun, peuvent s'avérer vraiment diversifiés en fonction de l'entreprise dans laquelle on travaille. Certains OM ont presque un poste de responsable administratif et financier, d'autres sont davantage focalisés sur le côté " happiness " ou RH. C'est complexe de donner une seule vision du métier. "

Mary, office manager

Rattaché à différents services

Il n'est d'ailleurs pas rare que le poste d'OM soit rattaché aux ressources humaines ou à la personne en charge de l'administration. Il peut aussi être lié directement au CEO ou directeur général. Selon notre département de rattachement, nous pourrons alors être amenés à nous spécialiser davantage, généralement en comptabilité ou en RH.

Selon le secteur d'activité de l'entreprise (R&D, ingénierie...), il arrive également très souvent que ce soit le seul poste non technique de l'entreprise. L'OM est alors la personne en charge de tout ce que les autres ne font pas, qu'il s'agisse du suivi comptable ou de la gestion des prestataires de service, en passant par les RH, le marketing ou le community management. " Les fiches de poste des OM sont toutes différentes parce que les entreprises dans lesquelles nous travaillons ont des tailles différentes, des bonnes et mauvaises habitudes différentes, des organisations différentes, des stades de développement différents, des fondateurs ou dirigeants aux caractères différents et surtout des équipes différentes " , explique Étienne, office manager chez Alkemics.

Le fondateur donne le ton

La relation avec notre manager est souvent déterminante dans l'évolution du poste. Notamment lorsqu'il est aussi le fondateur de l'entreprise. C'est une position délicate car nous devons à la fois accéder aux requêtes des employés tout en les faisant correspondre avec les ambitions du fondateur ou de la fondatrice. " Il n'y a pas deux postes d'OM identiques car les fondateurs ne donnent pas les mêmes cartes à tout le monde, notamment aux OM, explique Diana, office manager. Chacun a sa perception du management et donc du lâcher prise par rapport à certaines tâches. " C'est avant tout le binôme CEO/OM qui donne le ton à nos missions et nos accomplissements.

Si le fit humain ne s'effectue pas, c'est un échec. À l'inverse, si une relation de confiance s'instaure sur des valeurs communes, c'est là que nous pouvons réellement transformer notre poste et mettre en place de nombreuses actions pour optimiser au mieux la gestion des salariés et la vie du bureau.

Le terme d'office manager est souvent galvaudé sous le nom de chief happiness officer (CHO). On attribue la notion de happiness manager au poste d'OM lorsque l'on souhaite axer nos missions sur le facteur humain. Nous nous devons alors de mener des actions sur l'échange humain, le développement personnel des salariés et leur bien-être sur leur lieu de travail.

Le mot happiness fait régulièrement sourire car il évoque toutes les interrogations sur le bonheur au travail et la réelle gestion de celui-ci qui, finalement, est en réalité impossible. " Faire que les salariés soient bien dans l'entreprise ne passe pas que par la mise en place d'une culture d'entreprise ou l'organisation de soirées et apéros comme on peut le lire dans certains articles, s'agace Magali, office manager. Dans mon entreprise, je dois gérer quotidiennement la trésorerie et veiller à ce que les salaires soient versés au plus tard le dernier jour ouvré du mois. Chez nous, où ça n'a pas toujours été le cas, ça rend les salariés heureux ! C'est ma première victoire. "

Malgré son matricule infantile, ce qu'il faut surtout comprendre c'est que le CHO a principalement pour but d'humaniser l'espace de travail, de transmettre les valeurs de ses dirigeants et de faciliter les connexions entre les collaborateurs. Si son rôle est limité dans des TPE, il prend alors tout son sens lorsque les entreprises recrutent de plus en plus.

" Je pense que personne dans une entreprise ne devrait être responsable du bonheur. C'est un mot trop naïf pour envisager une vie d'équipe saine. Je préfère parler de cohésion, d'implication, d'engagement. "

Étienne, office manager chez Alkemics

L'OM est avant tout le porte-parole de l'entreprise. C'est par nous que toute l'information est centralisée. Nous anticipons, explorons, amenons et portons les projets. Nous prenons souvent le rôle de conciliateur et sommes dotés d'un optimisme inégalable pour porter l'ensemble de notre équipe.

Cependant, pour que nos missions aient un sens, c'est à notre manager de nous le donner. L'embauche sous l'intitulé d'office manager cache parfois un fourre-tout immense de missions peu constructives ou dérisoires qui mènent à un amalgame à propos du poste. " Un CHO, ce n'est pas un clown, peste Naim, office manager. Il fait partie d'une stratégie, d'une communication interne, d'une culture d'entreprise. Il ne comble pas les lacunes et n'est pas là pour amuser la galerie. "

Notre métier, comme la plupart des métiers administratifs, consiste à faire en sorte que le fonctionnement interne soit fluide et se déroule sans accroc. Il est donc finalement plutôt "invisible" et difficile à évaluer. Les office managers sont en quelque sorte les ninjas de l'entreprise, qui sortent de l'ombre lorsqu'une panne, un dysfonctionnement ou une rupture de stock interviennent.

Un métier déconsidéré par les collègues

Le revers de la médaille de cette position, c'est que les autres salariés et les employeurs ont parfois rapidement tendance à confondre office manager et secrétaire personnel général. Étant donné l'étendue de nos missions et des responsabilités larges mais floues, il est difficile de nous positionner clairement, et il est encore plus compliqué pour nos collègues de comprendre quelles sont nos tâches et quel est leur impact. Il est très facile pour un collègue d'arriver à des raccourcis maladroits lorsqu'il nous voit traiter des tâches triviales (comme l'organisation d'un déjeuner ou l'installation de décorations) alors que des missions cruciales sont réalisées plus discrètement (comme la gestion des fournisseurs ou des contrats de travail).

Nos journées consistent ainsi, à 70%, à intervenir sur des missions qui nous sont données le jour même. Et cela exige de faire réellement preuve de patience et d'organisation pour pouvoir gérer tous nos sujets de fond en même temps que ces urgences. " C'est frustrant d'entendre nos collègues nous dire que nous passons nos journées à faire des commandes Amazon alors que nous devons gérer parfois six casquettes à la fois et que beaucoup d'OM font des semaines de plus de 50 heures pour tenir les délais qu'on leur impose, soupire Kara, office manager. Au final, dans une petite structure, nous représentons plusieurs postes en un, et ce n'est pas tous les jours évident. "

Aujourd'hui, notre communauté représente 240 office managers répartis dans toute la France - mais nous sommes conscients qu'il en existe beaucoup plus. Nous échangeons et nous entraidons quotidiennement via un outil de chat communautaire sur la diversité des sujets que nous avons à traiter pour nos entreprises. Nous nous investissons au quotidien pour faciliter les échanges avec nos collaborateurs et leur permettre d'améliorer leur lieu de travail.

" On cherche à mettre tous les OM dans une case alors que le seul trait qui nous rassemble, c'est l'adaptabilité et le sens de l'entraide. "

Étienne, office manager chez Alkemics

L'office manager suscite beaucoup de questions et essuie de nombreuses critiques. Une chose est sûre, le poste d'OM est encore jeune et va se façonner au fil de l'eau. Nous nous considérons comme de véritables couteaux suisses qui connaissent (et améliorent) le fonctionnement interne de leur entreprise sur le bout de leurs doigts.

Les signataires

Etienne Marchal - Alkemics
Charlotte Noguer - Fidzup
Vanessa - ZeeAgency
Antoinette Mouberi-Nunes - Freelance
Marie Motsch - Eleven Labs
Justine Tkatchouk - Tinyclues
Sandrine Marques - Stuart
Maxime Martins - Side
Benoit Hairy - Gymlib
Corine Nore - La Ruche Qui Dit Oui
Jihane Hamdaoui - ABBD Masterfec
Amélie Bridot - Bureaux à Partager
Viviane Jordan - Spideo
Marine Nardou - Uavia
Certains prénoms ont été modifiés dans le texte, à la demande des personnes citées

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Non, l'Office Manager n'est pas la babysitter de service !

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Il n'y a pas de définition exacte du poste d'office manager (OM) car l'essence même de celui-ci est d'être ultra polyvalent. Nous devons nous adapter aux besoins de l'entreprise dans laquelle nous évoluons et nous conformer au scope de nos recruteurs.

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Piloter un projet (comme chef de projet)

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Piloter un projet (comme chef de projet)

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Portail francophone du pilotage de la performance

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La conduite de projet : Une question de "Bon Sens"

Réussir un projet, c'est maîtriser l'art de la subtile symbiose entre les hommes, les techniques et les enjeux économico-stratégiques. (piloter.org)

Pour manager un projet complexe comme le sont désormais tous les projets d'entreprise, il est important de bien maîtriser les méthodes et les outils du métier. C'est un préalable incontournable, mais il n'est pas suffisant. Le manager de projet expérimenté sait que c'est en créant les bonnes conditions de la confiance réciproque avec les femmes et les hommes de l'équipe et les autres parties prenantes que l'on franchit les multiples points délicats posés par un projet d'entreprise complexe par définition. Bref, c'est du bon sens. Encore faut-il savoir le mettre en action. C'est justement là le sujet de l'ouvrage présenté ci-après tout comme l'objet de ce site.

La référence du manager

Ce guide est destiné à tous les managers qui ont déjà testé les limites des méthodes et procédures pour résoudre l'équation de la complexité des projets de l'entreprise.

Ils ont bien compris que la réponse se niche dans la qualité du management des femmes et des hommes. C'est là le thème central de ce site.

Consultants, enseignants et étudiants trouveront aussi ici des pistes de choix pour élargir le champ de leur réflexion. Ce site est étroitement associé à l'ouvrage présenté ci-après, ils se complètent l'un l'autre.

Qu'est-ce qu'un chef de projet ?

- Manager un projet

Définition : Manager un projet, c'est animer une équipe dont les membres n'ont encore jamais travaillé ensemble pour réaliser quelque chose qui n'a encore jamais été fait dans un délai ferme avec un budget limité. (piloter.org)

Voilà une définition courte et claire mais encore incomplète. Lorsque le projet commence à devenir conséquent et d'une portée stratégique, d'expérience, il est prudent de préciser cette définition.

Méthode, relationnel et pragmatisme

Si la réussite des projets était uniquement dépendante du choix de la méthode et des outils utilisés, la question du management serait résolue depuis longtemps, et la dramatique statistique comptabilisant les projets en échec n'angoisserait plus les chefs de projet, commanditaires et prestataires !

Ce n'est pas non plus en restant les yeux braques sur le calendrier et le compteur des dépenses que le chef de projet remplira son contrat.

La réussite du projet, non pas celle qui se limite à une recette signée avec les réserves d'usage, mais la vraie, celle qui se voit lorsque la rentabilité prévue est au rendez-vous, dépend essentiellement des relations établies entre tous les acteurs directs et indirects.

Activateur de connections, le bon manager de projet, que l'on appelle encore "chef" par habitude et abus de langage, sait aussi partager son expérience et son bon sens.

Et c'est en totale synergie avec tous les membres de l'équipe qu'il incite à l'adoption d'une démarche, professionnelle et rigoureuse bien entendu, mais aussi consensuelle et parfaitement adaptée au contexte spécifique. C'est cela un management "humain".

Les enjeux en ligne de mire...

Manager un projet, c'est aussi gérer au quotidien le déroulement régulier, les péripéties et autres imprévus tout en gardant en ligne en mire les enjeux et la rentabilité attendue.

... c'est comprendre la perception spécifique des enjeux de chaque partenaire direct ou indirect interne ou externe, que l'on appellera porteur d'enjeux, stakeholder ou partie prenante, en fonction de leurs préoccupations et intérêts réciproques.

... c'est être sensible en cours de réalisation aux variations d'appréciation de l'importance et de la pertinence des enjeux initialement définis pour chacune des parties prenantes.

D'où la nécessité de bâtir un référentiel digne de ce nom et de mettre en place un pilotage de la performance adéquat pour éviter les mauvaises surprises.

C'est votre premier projet ?

Alors lisez donc les 4 conseils pour un manager débutant
Depuis pas mal d'années déjà, le mode "projet" est devenu une règle de fonctionnement pour bon nombre d'organisations. Se retrouver à la tête d'un projet d'importance est sûrement valorisant pour sa carrière. Mais voilà, Etre chef de projet ça ne s'improvise pas. C'est un métier et comme pour tout métier, on acquiert les compétences avec l'expérience.

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Copyright : Alain FERNANDEZ NODESWAY ©1998-2018- Tous droits réservés
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Chef de projet : méthode et bonnes pratiques pour manager efficacement le projet

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Pour manager un projet complexe comme le sont désormais tous les projets d'entreprise, connaître les méthodes et outils du métier est indispensable mais pas suffisant. Le manager de projet chevronné sait que c'est grâce à une bonne dose de bon sens et à une confiance maîtrisée dans l'humain qu'il parvient à résoudre les difficultés inhérentes à tous projet un tant soit peu complexes.

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Les 20 outils indispensables pour le manager

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Les 20 outils indispensables pour le manager

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Difficile de s’improviser manager tant le job est multifacette : “Organiser, décider, animer, contrôler et anticiper”, énumèrent Patrice Stern et Jean-Marc Schoettl dans La Boîte à outils du

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La 1ère application de gestion de projet. Lean, sociale, facile et en temps réelle.

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Site de recrutement spécialisé Office-Manager

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Site de recrutement spécialisé Office-Manager

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office-manager.enligne-fr.com : cv, emploi d'Office Managers en France

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office-manager.enligne-fr.com : Ce portail permet de trouver des emplois Office manager et des demandeurs d'emploi Office manager, des stages Office manager et des stagiaires office-manager, des Office managers indépendants, des missions pour Office manager France

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Distinguer les tâches urgentes des tâches importantes, celles que l'on planifie et celles que l'on peut déléguer à d'autres : telle est la base de la matrice qu'a mise au point Dwight Eisenhower, 34èmeprésident des Etats-Unis. Une matrice simple qui, si elle lui vient de son passé de militaire et d'homme d'Etat, se révèle très utile, voire indispensable, pour les PME qui souhaitent optimiser leur temps. [Le blog de Teamleader]
Maîtriser son usage du temps

Si l'on ne peut empêcher les heures de passer, on peut en revanche contrôler l'usage que l'on en fait. L'objectif de la matrice d'Eisenhower rejoint celui de la productivité : travailler non pas plus péniblement, mais plus intelligemment. Elle consiste à distinguer les notions d'urgence et d'importance, souvent confondues, afin de déterminer au mieux les priorités. On effectue ainsi un tri qui permet d'identifier les tâches dont on peut se débarrasser et celles qui ne peuvent pas attendre.

Les tâches urgentes et importantes : à traiter en priorité

Les tâches importantes, mais non urgentes : à planifier

Les tâches urgentes, mais peu importantes : à déléguer à d'autres

Les tâches ni importantes, ni urgentes : à éliminer.

Ce qui est urgent et important est prioritaire

Notre mode d'action par défaut nous pousse à traiter les tâches qui se présentent à l'instant, pensant qu'elles sont toujours urgentes. Pour nous y retrouver parmi les nombreuses responsabilités qui nous incombent, il est essentiel de faire une liste de l'ensemble de nos tâches, et d'identifier celles qui servent à la stratégie à long terme de l'entreprise. La division des tâches peut alors se faire dans le temps, de façon à garder une vue d'ensemble du travail global.

Planifier les tâches importantes et non urgentes

Lorsque nous ne planifions pas un travail qui " peut attendre ", celui-ci risque de devenir une urgence absolue plus tard et de concurrencer les urgences du moment. La préparation d'un argumentaire vente pour un rendez-vous client la semaine suivante, par exemple, peut être planifiée afin d'avoir la date butoir en tête. Cette deuxième catégorie de tâches nécessite qu'on lui accorde le plus de temps possible : les actions importantes, bien que non urgentes, servent souvent la stratégie de développement à long terme. Fixer une date butoir systématique permet de ne pas se laisser distraire par les différentes sollicitations imprévues, évitant de laisser les autres définir nos priorités à notre place. Attention, cependant, à ne pas tomber dans un extrême (la procrastination) ou dans un autre (la planification excessive).

Apprendre à déléguer les tâches urgentes mais peu importantes

Il est aisé de tomber dans le piège de toute-puissance quand on travaille dans une PME, en voulant tout faire soi-même, de l'animation des réunions aux relances en passant par la planification des appels. Mais contrairement à l'adage, on n'est pas toujours mieux servi par soi-même, du moins pas quand on a déjà l'esprit occupé. Et ce, même si le fait d'être " multitâche " flatte notre ego et active le circuit de récompense. Abattre une montagne de travail ne contribue pas aux objectifs à long terme que l'on s'est fixé, bien au contraire. Si certaines tâches sont importantes pour d'autres, elles peuvent ne pas l'être pour soi : il est donc essentiel de lâcher prise afin d'éviter les horaires à rallonge et le stress inutile. Déléguer les tâches qui peuvent être effectuées par d'autres est la solution indiquée pour lâcher prise : on peut les confier à des collègues, à des prestataires extérieurs, ou encore à des outils de gestion numériques.

Ni important, ni urgent : identifier les tâches " parasites "

Difficile de croire que nous nous adonnons parfois à des actions qui ne revêtent aucune utilité pour notre business. Pourtant, elles existent : nos divagations régulières sur les réseaux sociaux en font partie. Dans un premier temps, il est donc utile de rester en alerte et d'observer son propre comportement sur le poste de travail, afin de guetter toutes les occasions de perte de temps que l'on saisit sans s'en apercevoir. C'est ainsi que l'on détecte les tâches insignifiantes qui peuvent être directement éliminées, et nous faire gagner un temps précieux à réutiliser pour, par exemple, effectuer d'autres tâches plus pertinentes... ou se reposer !
Guillaume Broutart À lire aussi : Le véritable secret de la productivité ? Repos, repos, repos ! Rentrée 2018 : objectif détox digitale !

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Matrice d'Eisenhower : une autre idée de la gestion du temps et de la productivité

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Distinguer les tâches urgentes des tâches importantes, celles que l'on planifie et celles que l'on peut déléguer à d'autres : telle est la base de la matrice qu'a mise au point Dwight Eisenhower, 34èmeprésident des Etats-Unis.

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Parmi les outils collaboratifs de gestion de projet, Trello est une référence en la matière. Même s'il lui manque encore des fonctionnalités indispensables, il demeure un gestionnaire de projet intéressant pour tous ceux qui travaillent et gèrent des missions à distance et en équipe.
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Trello est un outil collaboratif gratuit, permettant de travailler en ligne et à distance sur des projets communs. Les projets sont gérés au travers de tableaux, où sont créées des listes et des cartes basées sur le principe du kanban.

Le kanban est connu comme étant un tableau signalétique qui permet de classer des informations par colonnes (listes) au sein desquelles on insère des informations. On utilisait à l'origine un tableau métallique au sein des entreprises, pour gérer notamment les plannings. Les emplacements (cases) présent dans les colonnes, permettaient d'y glisser des petites fiches cartonnées en forme de T.

Aujourd'hui on l'utilise beaucoup pour les projets fonctionnant sur la méthode Agile, où le tableau est dessiné sur un support vinyle ou un paperboard, sur lequel viendra coller des post-its.

Au sein des listes créées sur Trello, on insère des cartes qui définiront les différentes étapes ou process d'un projet. Ces cartes peuvent contenir de multiples types contenus ou informations, comme du texte, des images, des liens hypertextes, des pièces jointes etc...

Chaque carte peut être associée à des utilisateurs distincts s'ils sont invités sur le projet, et/ou à des informations utiles comme l'ajout d'une date, d'un code couleur...

Trello permet ainsi de travailler sur des projets collaboratifs depuis n'importe où dans le monde, tout en étant notifié sur les différents apports réalisés par les membres. Vous pourrez ainsi voir comment le projet évolue au fil de sjours et interagir avec chacun des membres de votre équipe.

C'est l'un des outils les plus connus dans la gestion collaborative de projet. Il existe cependant d'autres outils similaires dont l'excellent Taskworld que nous avons abordé sur 2 articles : comment optimiser le travail collaboratif avec Taskworld ? ainsi qu'un comparatif : Pourquoi Trello est moins performant que Taskworld ?

Inscription et personnalisation de votre profil Trello

Nous allons voir ci-dessous sous forme de tutoriel, comment utiliser Trello et l'exploiter efficacement au quotidien pour gérer ses projets collaboratifs.

Note : Cliquez sur les images de ce tuto pour les agrandir

Vous pouvez vous inscrire gratuitement sur Trello pour démarrer. Ensuite nous verrons comment paramétrer votre profil et créer des projets, des listes et des cartes qui sont les 3 composants principaux de l'outil.

Inscrivez-vous ou connectez-vous : Inscription à Trello

Renseignez votre nom, votre adresse e-mail, un mot de passe et cliquez ensuite sur Créer un nouveau compte. Vous pouvez également utiliser Google pour créer votre compte. Si vous avez déjà un compte Trello, cliquez alors Connectez-vous en bas.
Créer un compte Trello : Se connecter à Trello si vous avez déjà un compte :
Une fois que vous serez inscrit et connecté à Trello, pensez à confirmer votre adresse mail avant de poursuivre votre travail. A partir de là vous pourrez ensuite créer votre premier projet et inviter les personnes qui travailleront dessus avec vous.

Remarque : Le compte pourra entièrement être supprimé pour ceux qui n'en auront pas l'utilité.
Votre interface :
3. L'application Trello disponible sur mobile et tablette

Pour information l'application mobile Trello est disponible sur iOS et Androïd aussi pour les smartphones que les tablettes. Vous pourrez travailler dessus sans problème et être notifié de l'avancement de vos projets.
Cliquez sur les visuels pour télécharger l'application :
Lorsque votre compte sera créé il faudra le personnaliser un peu por vous distinguer de l'ensemble des collaborateurs composant votre équipe. Rien de tel qu'une photo de profil pour illustrer votre compte.

Commencez par cliquer sur "votre profil" dans la barre supérieure et sélectionnez ensuite "Profil" dans le menu.
Pour modifier votre profil ou le personnaliser, renseignez les points suivants :
Sur la fenêtre suivante (visuel de droite) cliquez sur modifier le profil pour renseigner les élements demandés.

Nom complet (prénom et nom)

Nom d'utilisateur (avatar, pseudo...)

Initiales de prénom et nom

Biographie (présentation de votre profil si nécessaire)

Cliquez sur vos initiales qui apparaissent (visuel de gauche) pour mettre votre photo de profil (recommandé) et ainsi être plus facilement identifié par vos équipes. Choisissez Télécharger une image.

Les 3 principes de base composant Trello

Comme déjà évoqué, l'outil collaboratif Trello repose sur 3 principes de bases, qui composeront l'ensemble de vos projets à gérer :

Ces 3 éléments sont les plus importants à connaitre pour construire et faire avancer votre projet en ligne. Ils sont détaillés ci-après :

1. Les tableaux ou projets sur Trello

Les tableaux sur Trello, sont assimilés aux projets sur lesquels les membres d'une équipe travailleront en mode collaboratif. On peut également utiliser un tableau à titre individuel, pour gérer ses propres tâches au sein d'un projet.

Commencez par cliquer sur Tableaux en haut à gauche de votre espace (accueil) et choisissez dans le menu "Créer un tableau" comme indiqué ci-dessous. Vous pouvez également choisir au départ le "Tableau de bienvenue" pour vous familiariser avec l'outil.

Créez votre premier tableau et donnez-lui le nom de votre projet pour vous faciliter les recherches par la suite. Vous pourrez l'habiller d'une couleur de fond spécifique, pour mieux l'identifier si vous le souhaitez.

Cliquez sur créer un nouveau tableau (nouveau projet) si vous souhaitez démarrer directement la création de votre projet collaboratif sur Trello. Sinon suivez avec le tableau de bienvenue ci-dessous les différentes étapes pour apprendre à utiliser Trello rapidement.

Vous reviendrez ensuite à cette étape pour voir comment ajouter une équipe à votre projet.

Ajouter des membres et attribuez des rôles à vos équipes

Une fois votre tableau (projet) créé, ajoutez-y des membres immédiatement ou attendez d'avoir créé l'ensemble des listes et des cartes nécessaires au projet.

Vous pourrez donner des rôles à chaque personne invitée, pour savoir comment dirigez efficacement votre équipe et lui attribuer des responsabilités sur certaines tâches.

Le tableau de bienvenue

Pour vous familiariser avec Trello n'hésitez pas à sélectionner le tableau de bienvenue, pour comprendre comment fonctionne la solution et voir à quel point la gestion de projets collaboratifs est grandement simplifiée.

L'outil est relativement simple à manipuler et à prendre en main. Les listes et les cartes se manipulent par un principe de "drag and drop" en maintenant la clic gauche de souris enfoncé. Vous avez juste à glisser et déposer les éléments qui composent vos tableaux, pour remettre de l'ordre ou définir des priorités dans les taches assignées aux membres du projets.

Sélectionnez le tableau de bienvenue et accédez aux 3 listes qui vous guideront en plus sur l'utilisation de l'outil. Vous aurez un accès aux 3 niveaux via les listes :
Pour comprendre :
Chaque tableau dans Trello, représente un projet au sein duquel vous créerez des listes ainsi que des cartes... c'est tout dans l'absolu. Le reste étant ce qu'on insère dans les cartes et comment s'organisent et se nomment les colonnes.

1. En bleu le tableau

2. En vert les listes ou colonnes : Bases / Intermédiaire / Avancé

3. En rouge l'ensemble des cartes insérées dans les colonnes

Pour ajouter des listes ou des cartes dans vos tableaux (projets) rien de plus simple. Vous vous déplacez à l'extrême droite de votre tableau et après la dernière liste, vous aurez juste à cliquez sur "Ajouter une liste".

Elle s'insérera automatiquement après la dernière de votre projet. Vous pourrez ensuite la déplacer où vous le souhaitez via un glissé / déposé. Pour ajouter les cartes, c'est aussi simple, il vous suffit de descendre en bas d'une liste et de cliquer sur "Ajouter une carte". Même chose si vous souhaitez déplacer votre carte, un simple glissé / déposé dans la liste fera l'affaire.

Vous pouvez ajouter autant de listes et de cartes que vous le souhaitez... mais attention à la gestion qui s'en trouvera alourdie. Pensez à bien attribuer les rôles à vos membres d'équipe comme nous le verrons plus bas.

2. Les listes dans Trello

Faisons à présent un petit focus sur les listes dans Trello. Voyons comment les optimiser et gérer leurs abonnements dans le cadre de vos projets.
Voyez ci-dessous comment procéder pour donner un nom à votre liste et l'enregistrer :
Lorsque vous créez une liste il vous faudra lui donner un nom de préférence court, facile à retenir et s'inscrivant dans la logique de votre projet.

Note : Pour accéder au menu des listes, cliquez les 3 petits points en haut à droite et cliquez sur suivre si vous souhaitez vous abonnez à une liste et être notifié des modifications ou des apports. Nous verrons avec les cartes, qu'il est également possible de s'abonner à une carte en particulier.

Afin d'optimiser au mieux votre projets et les listes qui le compose, prenez soin de ne pas trop en créer et gérez les abonnements et les suivis entre listes et cartes. Voyez ci-dessus dans la note, pour la gestion des suivis et plus bas pour les abonnements des cartes spécifiques.

La gestion de ces points est importante pour ne pas être notifié à outrance sur le projet, d'où l'idée d'attribuer des responsables par sections (listes) et de permettre aux collaborateurs de s'abonner uniquement aux listes et/ou aux cartes sur lesquelles ils interagissent.

Pour ajouter une carte à une liste créée, cliquez sur ajouter une carte en bas et donnez-lui un nom.

3. Les cartes dans Trello

Après un focus sur les listes, focus sur les cartes et ce qu'elles peuvent renfermer. Lorsque vous aurez créé une carte, vous aurez 2 possibilités d'y accéder.
Ajouter :
Le menu de gestion des cartes correspond directement au contenu qu'elles renferment. Vous pouvez ajouter des éléments ou générer des actions. Certaines fonctionnalités sont accessibles via le second menu rapide de modification (voir ci-dessous)
voir ci-dessous les différentes options : Actions :

1. Membres (les membres rattachés à la carte en question)

2. Les étiquettes (les légendes couleurs que vous pourrez définir comme urgent, en attente, achevé...)

3. Checklist (créer des cheklists / taches à pointer à l'intérieur des cartes)

4. Échéance (fixez des échéances à certaines taches attribuées à une carte)

5. Pièce jointe (ajouter des pièces jointe spour fournir des éléments complémentaires à vos cartes

1. Déplacer : Déplacer la carte sur une liste et une position que vous renseignerez sur des menus déroulants

2. Copier : Copier la carte vers une liste et une position à sélectionner sur des menus déroulants

3. S'abonner (Suivre à ce jour) : Suivre la carte et être notifié des changements

4. Archiver : Archiver la carte une fois que toutes les taches sont remplies : elle disparaîtra de la liste

On y accède en cliquant sur le petit crayon à l'extrême droite d'une carte. A partir de là vous accéderez au menu des modifications avec différentes options qui seront les :

1. Modifier les étiquettes (les légendes couleurs)

2. Modifier les membres (ceux accédant à la carte)

3. Déplacer (déplacer la carte sur une liste et une position que vous renseignerez sur des menus déroulants)

4. Copier (copier la carte vers une liste et une position à sélectionner sur des menus déroulants)

5. Changer la date limite (Si la carte correspond à une tache à exécuter à une deadline, vous pourrez ici changer la date)

6. Archiver (archiver la carte une fois que toutes les taches sont remplies : elle disparaîtra de la liste)

Supprimer son compte Trello

Si vous n'avez plus l'utilité de votre compte Trello, vous pourrez le supprimer en suivant ces indications ci-dessous. Il vous suffit de revenir à votre profil et d'accéder aux paramètres.

Tout en bas vous verrez Supprimer définitivement votre compte en entier ?

Cliquez dessus si c'est votre choix et suivez la procédure de confirmation.

Trello est un puissant logiciel de gestion de projets collaboratifs en ligne que l'on peut également utiliser via une application iOS ou Androïd et même sur Mac. Il permet de multiples usages en matière de gestion de projets, comme la gestion d'un blog couplé à un calendrier éditorial, la gestion des tâches d'un community manager ou de nombreuses autres possibilités.

Si Trello est gratuit pour une utilisation individuelle, il devient payant pour une utilisation professionnelle poussée mais la version gratuite est déjà amplement suffisante.

Il existe également des options via la version Gold qui sont relativement intéressante. A vous de les découvrir.
Bonne découverte ! source image à la une : depositphotos
Vous pouvez également tester Trello et le comparer à Taskworld, cité en début d'article pour voir selon vos affinités, la solution qui vous conviendrait le mieux.

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Trello : Le guide d'utilisation Trello pour vos projets collaboratifs - Le JCM | Journal du Community Manager

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Trello est l'un des outils collaboratifs de gestion de projets les plus connus. Apprenez à vous en servir à l'aide de tutoriel, qui vous guidera pas à pas sur la création d'un compte gratuit et ses fonctionnalités. Le guide d'utilisation complet sur Trello :

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Community management : comment mesurer ses performances ?

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Community management : comment mesurer ses performances ?

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Lucie Dorothé / Publié le 31 janvier 2019 à 10h53

Les réseaux sociaux et les outils de community management proposent diverses solutions pour suivre les statistiques des comptes monitorés. Mais entre les metrics qui sont relativement récentes et les habitudes des communautés qui évoluent au fur et à mesure que les fonctionnalités évoluent, comment font les professionnels pour mesurer leur travail ? Comment se fixer des objectifs ?

Dans le cadre de notre semaine spéciale consacrée au community management, nous avons interrogé des professionnels sur leurs habitudes de travail et leurs solutions pour mesurer leur activité.

KPI et mesure de la performance

En community management, il existe une grande variété d'indicateurs de performance. Voici les KPI les plus utilisés par les CM interrogés :

La portée des publications : 65%

L'évolution de l'audience : 56%

L'évolution du volume d'interactions avec un contenu : 55%

Les clics sur les liens : 47%

Les impressions : 41%

Les partages : 35%

Les statistiques " Analytics " de l'audience et du trafic : 33%

Ainsi les KPI utilisés par les professionnels du community management sont nombreux et révèlent aussi une grande variété dans leurs objectifs professionnels. Ils sont autant chargés d'accroître la visibilité de leur marque que de ramener du trafic sur le site web et d'agrandir leur communauté.

Comme l'explique Camille Alloing et Julien Pierre, les deux experts en science de l'information et de la communication qui ont analysé les résultats de cette étude pour nous :

Les métriques permettant d'apprécier l'évolution dans le temps sont privilégiées par les répondants. Celles calculés directement par le plateformes (même de manière obscure comme la portée ou les impressions) sont aussi plébiscitées, ce qui interroge sur la possible " dépendance " à ces métriques pour valoriser son travail ou fixer des objectifs, qui plus est lorsque ces modes de calculs changent constamment et que justement l'on se focaliser sur des évolutions.

L'analyse des KPI, un travail d'équipe

Nous nous sommes également intéressés sur la finalité des reportings : avec qui les partagez-vous ?

Seul avec mes propres méthodes : 55%

Avec les insights des plateformes : 54%

Avec mon chef/directeur : 37%

Avec les autres membres de l'équipe : 32%

Avec mon client : 20%

Seul 0,4% (soit 2 répondants) ne font pas de reporting. L'analyse des performances est donc une part entière du travail de community manager. Pour faire un bilan du travail effectué, rendre des comptes à sa hiérarchie, ses clients ou élaborer des stratégies en équipe.

La course à l'engagement a-t-elle encore un sens ?

Longtemps, l'engagement a été le KPI phare des professionnels des réseaux sociaux. Mais il n'apparaît même pas dans les réponses à notre étude. L'engagement semble ne plus être une fin en soi pour les community managers. En effet, les algorithmes développés par les réseaux sociaux visent essentiellement à maintenir les internautes sur leur plateforme. Dans les faits, cela se traduit par des publications moins visibles (surtout si elles ont un lien externe), des statistiques faussées. Dans ces conditions, l'engagement n'est pas une statistique très parlante.

De plus, le travail du community manager intervient dans le cadre d'une stratégie marketing plus globale et d'autres KPI sont plus pertinents comme : le trafic sur le site web ou en magasin en provenance des réseaux sociaux, la croissance de la communauté ou encore la visibilité des publications.
Étude réalisée du 16/10/18 au 09/11/18 avec Camille Alloing et Julien Pierre, enseignants-chercheurs à l'Université de Poitiers et à l'Audencia Business School de Nantes, auprès de 545 community managers francophones.
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Community management : comment mesurer ses performances - BDM

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Les réseaux sociaux et les outils de community management proposent diverses solutions pour suivre les statistiques des comptes monitorés. Mais entre les metrics qui sont relativement récentes et les habitudes des communautés qui évoluent au fur et à mesure que les fonctionnalités évoluent, comment font les