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Contenido

Las herramientas de software digitales para espacio de trabajo que debes conocer este año

Elige tu espacio de trabajo digital hoy mismo y empieza trabajar de forma más inteligente

El trabajo remoto ha dejado de ser una utopía para convertirse en la realidad para millones de personas. Muchas empresas han comenzado a sumarse a la tendencia, en búsqueda de mayor flexibilidad a la hora de contratar talento y, también, de minimizar los costes que implica la fuerza laboral. A este fin, nada mejor que contar con un espacio de trabajo digital para organizar y coordinar las acciones de cada equipo de trabajo.

Este tipo de plataformas en línea permite a los trabajadores colaborar y comunicarse de manera remota o híbrida, haciendo uso de herramientas de software digitales diseñadas específicamente para mejorar la eficiencia y la productividad. Si deseas asegurarte de que tu empresa se mantenga a la vanguardia en la transformación del espacio de trabajo digital, te invitamos a seguir leyendo y descubrir las mejores opciones disponibles en el mercado español en 2023.

FAQ

¿Qué es un espacio de trabajo digital?

¿Qué es la transformación digital del lugar de trabajo?

¿Qué incluye un espacio de trabajo digital seguro e inteligente?

Las herramientas de software digitales para espacio de trabajo que debes conocer este año

¿Te estás planteando si deberías crear un espacio de trabajo virtual dentro de tu empresa? Como ya hemos señalado, estas herramientas de software ayudan a los empleados a colaborar y trabajar de manera efectiva sin importar desde dónde ni en qué momento desempeñen sus actividades. Así, es fácil comprender que las soluciones de espacio de trabajo digital son cruciales para empresas de todos los tamaños, aunque especialmente para las startups, ya que ofrecen múltiples beneficios que se traducen en mayor productividad y satisfacción de los empleados.

Para generar una experiencia de espacio de trabajo digital placentera, es fundamental contar con herramientas de comunicación instantánea que permitan la colaboración en tiempo real. Asimismo, estas deberían simplificar los flujos de trabajo y su control, centralizar la información y facilitar el acceso a esta, entre otras funcionalidades. ¿Te preguntas cuáles son las soluciones de espacio de trabajo digital preferidas por las empresas y emprendedores, y cómo pueden ayudar a tu compañía? Analizamos las 10 herramientas más populares y sus principales beneficios.

1. Microsoft Teams

Entre todas las herramientas de software digitales para espacio de trabajo, destaca Microsoft Teams. El gigante tecnológico ha aprovechado su conocimiento de la industria para desarrollar una completa solución que ha sido muy bien recibida por las empresas, sobre todo por aquellas que emplean regularmente Microsoft 365 u otros programas del grupo Microsoft. Destaca por su amplia gama de funcionalidades para la colaboración. Principalmente, queremos hacer hincapié en su chat en línea, ideal para que todos los miembros del equipo de trabajo estén en comunicación constante, minimizando la burocracia y la demora que producen las comunicaciones por correo electrónico.

Asimismo, ofrece un completo sistema de videollamadas y de reuniones en línea (hasta 18 personas en su máximo plan), incluso con personas fuera del equipo de trabajo, como pueden ser clientes y proveedores. Comparte documentos en un simple clic y organiza ficheros en forma de directorios. Estructura la rutina laboral mediante canales específicos para diferentes proyectos o equipos de trabajo. Esta última función es ideal para que cada trabajador se mantenga organizado y enfocado en las tareas pertinentes. Los usuarios también pueden personalizar su experiencia con Microsoft Teams al agregar aplicaciones y bots para mejorar la productividad y la eficiencia.

2. Slack

Slack es un espacio de trabajo virtual de excelencia y, por eso, cada vez más compañías se decantan por su uso. Básicamente, se presenta como una aplicación que puede utilizarse en línea o descargarse en el ordenador, la tableta o el móvil. Visualmente, se organiza por canales, lo que permite que un trabajador participe de diferentes grupos de trabajo o un trabajador por cuenta propia converse con todos sus clientes de manera individualizada. Indudablemente, esta es una de sus características más útiles al permitir a los miembros del equipo mantener una organización de sus proyectos. Dentro de cada canal, los usuarios pueden enviar mensajes directos a grupos o a personas individualmente. La opción Donut, por su parte, empareja a dos compañeros para un café virtual, fomentando el relacionamiento entre los miembros de un equipo.

Del mismo modo, la plataforma permite realizar videollamadas para una comunicación más directa, o compartir enlaces y archivos. Por supuesto, cuenta con numerosas integraciones que incrementan su valor como plataforma para el espacio de trabajo digital, como con Trello o Asana. Merece la pena señalar que incluye una serie de bots personalizados que simplifican la ejecución de tareas específicas, como la programación de reuniones o la búsqueda de archivos. De hecho, puedes marcar un mensaje para responder más tarde, solicitar al bot que te recuerde la necesidad de ejecutar una acción o guardar un comentario para encontrar más rápidamente en el futuro. Además, puedes mencionar a un determinado usuario dentro de un canal para que el mismo reciba una notificación inmediata. Por último, Slack cuenta con medidas de seguridad avanzadas, como la autenticación de dos factores, encriptación de datos y control de acceso. Esto garantiza que la información confidencial esté protegida.

3. Zoom

La herramienta de videoconferencia Zoom posibilita reuniones remotas, seminarios web y eventos virtuales. ¿Y cómo puede considerarse un espacio de trabajo virtual? Pues, sencillamente, porque responde a la necesidad de las empresas de adaptarse a la situación actual; es decir, al crecimiento del trabajo remoto. Sin importar la distancia entre los miembros del equipo de trabajo, es factible generar reuniones en línea con hasta 1000 participantes. De este modo, podrás discutir cambios en un proyecto, fomentar un brainstorming o, simplemente, ejecutar acciones de construcción de equipo de manera sencilla.

Comparte pantalla para que todos los asistentes puedan ver una presentación. Esto puede ser ideal tanto para exponer proyectos o propuestas como para llevar a cabo capacitaciones. Chatea con los participantes y envía archivos mediante la herramienta de mensajería incluida. Igualmente, podrías grabar los encuentros y obtener transcripciones automáticas. Así, podrías hacer partícipes de la reunión a aquellos trabajadores que, por algún momento, no pudieron asistir. La app está disponible tanto para ordenador como para dispositivos móviles.

4. Asana

Únete a uno o a múltiples espacios de trabajo virtuales en Asana y comienza a colaborar a distancia. Imagina que estás trabajando en un documento y deseas hacer una pregunta u observación. Olvídate de enviar un email para ello, solo escribe el comentario dentro del archivo y abre la puerta a una conversación en línea con un colega. Así, es más fácil trabajar en conjunto, incluso cuando las horas laborales no se comparten debido a los diversos husos horarios. Cada vez que alguien comenta tu trabajo o responde a tus comentarios recibirás una notificación. Asana también es altamente personalizable: adapta la plataforma a tus necesidades y desarrolla tus propias reglas, además de qué deseas ver en tu página principal.

Otra ventaja clave es su capacidad para automatizar tareas y flujos de trabajo. Esto ahorra tiempo y reduce los errores humanos, lo que permite a los trabajadores centrarse en las tareas importantes y aumentar su productividad. Asimismo, la plataforma proporciona una vista completa y organizada de todos los proyectos y tareas. La gestión de proyectos y la asignación de responsabilidades es super sencilla. Por último, Asana ofrece herramientas de seguimiento y análisis para ayudar a los usuarios a medir el progreso y la eficacia de sus proyectos y se integra fácilmente con otras herramientas de terceros.

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5. Trello

Entre todas las herramientas de software digitales para espacio de trabajo que te presentamos hoy, Trello se presenta como una de las más visuales. Utiliza tarjetas, listas y tableros Kanban para que sea muy fácil visualizar tareas y flujos de trabajo. Más allá de esto, ofrece muchas funciones colaborativas, como por ejemplo la posibilidad de agregar comentarios, enlaces o archivos a cada tarjeta. Asimismo, puedes crear y adjudicar etiquetas para organizarte mejor, asignar tareas a otra persona o priorizar las tuyas en un simple clic. Siempre sabrás por dónde empezar tu trabajo diario.

Mueve las tareas de una columna a otra para marcar el avance o la compleción de las mismas. Agrega fechas límite de entrega. Recibe notificaciones en tiempo real sobre los cambios y las actualizaciones para, así, reducir la duplicación de tareas y mantener a todo el equipo en la misma página. Por otra parte, con Butler de Trello Enterprise puedes automatizar algunas tareas, siguiendo las reglas previamente configuradas. Finalmente, no solo puede integrarse con aplicaciones de terceros, sino que también es altamente personalizable para que cada miembro lo adapte a sus necesidades y deseos.

6. Bitrix24

Soluciones de espacio de trabajo digital hay muchas, pero pocas tan completas como Bitrix24. Esta plataforma de gestión de proyectos todo en uno se centra en la colaboración, la organización y la comunicación. Lo más llamativo es que ha sido diseñada con el formato de una red social, pero enfocada al trabajo. Así, cada miembro del equipo tendrá un perfil personalizable con su información y datos de contacto. Solamente menciona a un usuario o a un grupo y la publicación aparecerá entre las noticias de los interesados. El Activity Stream es una de las mejores formas de mantener interesados y comprometidos a tus empleados. Olvídate de los problemas de comunicación causados por la distancia entre los miembros de un equipo de trabajo. El chat, las llamadas de voz, las videollamadas y las videoconferencias disponibles dentro de la aplicación permiten a los usuarios trabajar de manera conjunta, independientemente de su ubicación geográfica. Y eso no es todo. El workspace online de Bitrix24 ofrece también calendarios compartidos, notas y listas de tareas, así como la posibilidad de colaborar en documentos y presentaciones en tiempo real mediante la edición en línea.

No dudes en compartir archivos de manera segura utilizando Bitrix24.Drive. La app no solo cuida los datos mediante 7 capas de protección, también es posible configurar permisos de acceso para que solo las personas adecuadas puedan leer información confidencial. En el caso de los trabajadores externos, clientes o proveedores, pueden participar de manera parcial en las actividades comerciales a través de tableros fragmentados. Asimismo, los miembros del equipo de trabajo podrán generar diagramas de Gantt y tableros Kanban para que ver el avance de los proyectos sea todavía más fácil. ¿Deseas corroborar qué miembros del equipo están en línea? El indicador de presencia virtual te mostrará no solo quiénes están desempeñando sus funciones en tiempo real, sino también quién ha finalizado su horario laboral. Una de las características más destacadas de Bitrix24 es su enfoque en la automatización y la personalización de los flujos de trabajo, y su capacidad para medir el nivel de estrés de los trabajadores. Además, su CRM integrado asegurará que todos los miembros del equipo puedan consultar los datos de clientes, proveedores y prospectos, así como sus interacciones con la empresa, sin importar el momento en que los necesite. Se integra con muchas otras aplicaciones para brindar mayores funcionalidades a los usuarios y recopila datos para presentar informes de trabajo detallados.

7. Google Workspace

Google también ha diseñado un espacio de trabajo digital de calidad, que no podía quedar fuera de esta selección. Con herramientas como Google Docs, Sheets y Slides, los equipos pueden trabajar en proyectos y documentos en tiempo real, sin necesidad de enviar correos electrónicos o archivos adjuntos. Edita en grupo, comparte comentarios, marca correcciones y accede a las últimas modificaciones de cada documento de manera sencilla. También, permite a los usuarios personalizar su experiencia de espacio de trabajo virtual según sus necesidades y preferencias. Pueden agregar widgets y accesos directos a sus aplicaciones favoritas en la barra lateral para acceder a ellas en un abrir y cerrar de ojos.

Además, Google Workspace incluye Google Meet, una herramienta de videoconferencias y reuniones virtuales; y Google Drive, un almacenamiento en la nube que permite acceder a documentos y proyectos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esta flexibilidad y accesibilidad son fundamentales para los equipos que trabajan de forma remota o en diferentes zonas horarias. Por su parte, Google Tasks y Google Calendar ayudan a los usuarios a gestionar sus tareas y proyectos de manera eficiente. Otra ventaja de Google Workspace es su seguridad y privacidad. La plataforma está diseñada con múltiples capas de protección de datos y medidas de privacidad, e incluye administración de usuarios y dispositivos que permiten a los administradores de IT controlar y supervisar el acceso a los datos de la empresa y la configuración de seguridad.

¿Has escuchado hablar de Salesforce? Si bien esta plataforma es famosa por sus herramientas para la automatización de procesos de ventas y marketing, se erige también como un interesante espacio de trabajo digital. Su app Chatter favorece la comunicación inmediata dentro de Salesforce. Asimismo, los usuarios pueden crear flujos de trabajo personalizados y automatizar procesos específicos para la empresa.

Elige qué deseas ver en tu página de inicio, como tus aplicaciones favoritas, las reuniones pendientes o las encuestas más recientes dentro de la compañía. Recibe comunicaciones y notificaciones, y conecta con tus colegas. Además, la plataforma incluye herramientas de gestión de tareas y de automatización de marketing que permiten elaborar campañas de correo electrónico y publicidad en redes sociales, y analizar el rendimiento de estas iniciativas. La transformación del espacio de trabajo digital que ofrece Salesforce puede ayudar a las empresas a aumentar la eficiencia y mejorar la interacción con los clientes.

9. HubSpot

Con una variedad de herramientas de marketing y ventas, HubSpot permite a los equipos trabajar juntos para mejorar la experiencia del cliente. Esto no significa que la plataforma no pueda utilizarse como espacio de trabajo virtual. Al igual que en otras herramientas, puedes personalizar tu escritorio personal para sacar el mayor provecho de tu día a día. Del mismo modo, podrás comunicarte con tus compañeros o clientes usando HubSpot Conversations a través de múltiples canales, como chat en vivo, correo electrónico y formularios de contacto.

Los equipos pueden asignar tareas y responsabilidades específicas a los miembros del equipo e, incluso, crear tableros visuales de tareas. Automatiza procesos y actividades con los flujos de trabajo y comenta proyectos o tareas específicas en un par de clics. Comparte documentos y archivos importantes dentro de la plataforma y recibe notificaciones ante cualquier cambio dentro de una tarea o un proyecto que te competa. Además, los equipos pueden colaborar en la creación de campañas de correo electrónico y publicidad en medios sociales. HubSpot también incluye herramientas de análisis que permiten a los usuarios medir y optimizar el rendimiento de las iniciativas de marketing y ventas.

10. Jira

Jira es una herramienta digital de gestión de proyectos que ha sido adoptada ampliamente por equipos de desarrollo de software y tecnología. Su interfaz fácil de usar simplifica la organización y el monitoreo de las tareas, a la vez que fomenta la colaboración entre los miembros del equipo. Los usuarios pueden crear y asignar tareas, establecer fechas límite y seguir el progreso de cada proyecto minuto a minuto. Comenta las tareas y recibe notificaciones sobre las mismas.

El panel de control puede personalizarse para que cada trabajador acceda rápidamente a sus tareas y aplicaciones favoritas. A nivel comunicacional, más allá de los mencionados comentarios y del chat interno, destaca el tablero de discusión, un espacio donde los miembros del equipo pueden crear y participar en discusiones sobre temas específicos. Sin lugar a dudas, es perfecto para los desarrollos de productos o servicios y las discusiones creativas. Por último, Jira incluye informes y análisis que te permitirán mejorar la productividad y el desempeño de los equipos de trabajo y, también, de cada empleado en particular. Se integra con otras herramientas populares de colaboración, como Slack, Confluence y Bitbucket.

Elige tu espacio de trabajo digital hoy mismo y empieza trabajar de forma más inteligente

Seguramente, a esta altura de la lectura, habrás llegado a la conclusión de que un espacio de trabajo digital es una solución altamente recomendable para mejorar la eficiencia y la productividad en tu empresa. La consolidación de herramientas y la centralización del acceso a la información no solo reducirá costes, sino que también mejorará la colaboración interna y la cultura empresarial, lo que se traducirá en un mayor rendimiento y una notable satisfacción de tus empleados.

Bitrix24 se presenta como una de las opciones más completas del mercado. Además de ser una práctico espacio de trabajo virtual, ofrece una amplia gama de herramientas de gestión empresarial, lo que lo convierte en una solución integral y eficaz. Anímate y prueba Bitrix24 ya, sin ningún compromiso.

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Los 10 mejores espacios de trabajo digitales para 2023

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El trabajo remoto ha dejado de ser una utopía para convertirse en la realidad para millones de personas. Muchas empresas han comenzado a sumarse a la tendencia, en búsqueda de mayor flexibilidad a la hora de contratar talento y, también, de minimizar los costes que implica la fuerza laboral.

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