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Outlook es un gestor de información personal desarrollado por Microsoft, disponible como parte de la suite Microsoft 365 (antes Office 365).

Microsoft Outlook puede ser utilizado como aplicación independiente para trabajar día y noche o con Microsoft Exchange Server para dar servicios a múltiples usuarios dentro de una organización, tales como buzones compartidos, calendarios comunes, etc.

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Escalabilidad en el almacenamiento.

Con Outlook, usted evita las quejas por parte de sus colaboradores por la poca capacidad de almacenamiento del correo gratuito, las opciones productivas le permiten escalar los costos de acuerdo con sus necesidades de almacenamiento. Además con este correo, el directorio e historial de conversaciones importantes, se mantienen en crecimiento constante.

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En la ventana principal de Outlook, la lista de elementos es la lista de mensajes, contactos, tareas o notas. De forma predeterminada, la lista de elementos se muestra verticalmente entre el panel de navegación y el panel de lectura.

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La versión de Outlook lanzada en el año 2000 fue la primera en centrarse en la integración del correo electrónico y el calendario. También ofreció nuevas funciones, como una mejor compatibilidad con dispositivos móviles y una libreta de direcciones optimizada.

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Outlook 2003 introdujo mejoras adicionales en la gestión de calendarios y tareas. Introdujo una vista de calendario clara y con código de colores, y permitió visualizar las tareas en la página del calendario. La búsqueda también se ha mejorado para que sea más rápida y precisa al buscar correos electrónicos.

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Otras características importantes añadidas con el lanzamiento de Outlook 2007 en 2006 incluyeron la posibilidad de suscribirse a correos electrónicos como fuentes RSS y una gestión de contactos mejorada. Esta versión de Outlook también introdujo una nueva interfaz de cinta que reemplaza los menús y las barras de herramientas por una pestaña dividida en secciones. Esto facilitó la navegación y el acceso a las funciones más utilizadas. Outlook 2007 también ofreció una mejor integración con SharePoint y mejores funciones de búsqueda.

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Outlook 2010 se lanzó en mayo de 2010. Las principales innovaciones fueron la integración de plataformas de redes sociales como LinkedIn y Facebook en los contactos de Outlook y las mejoras en las funciones de correo electrónico. Una nueva función, "Pasos rápidos", permitía a los usuarios realizar acciones comunes con un solo clic. Otra innovación importante fue la introducción de Outlook Mobile, una aplicación móvil que permitía a los usuarios acceder a su correo electrónico y calendario.

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Uno de los cambios más notables de Outlook 2013 fue el nuevo diseño. Microsoft modernizó la interfaz de Outlook y la adaptó al diseño de Windows 8, mejorando significativamente su usabilidad.

Otra innovación importante de Outlook 2013 fue la integración de Outlook.com. Los usuarios podían configurar su dirección de correo electrónico de Outlook.com directamente en Outlook, centralizando así su correo electrónico y contactos. Esta integración ha facilitado la sincronización de su correo electrónico y contactos entre diferentes dispositivos y el acceso a su contenido.

Outlook 2013 también introdujo mejoras en la gestión de tareas y calendarios. La creación y gestión de tareas se simplificó, y la integración con calendarios fue más fluida. Los usuarios ahora podían visualizar sus calendarios directamente en Outlook y crear y organizar citas fácilmente.

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Esta versión incluyó varias mejoras, como la integración con OneDrive, el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft. OneDrive permitía a los usuarios agregar archivos y adjuntos directamente desde su almacenamiento en la nube sin tener que descargarlos a su equipo. Outlook 2016 también ofrecía funciones de búsqueda mejoradas, lo que permitía a los usuarios buscar correos electrónicos, contactos y elementos del calendario de forma rápida y sencilla. Además, con un complemento de Outlook como Lookeen, la búsqueda de Outlook ofrece resultados en segundos.

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2019 fue un año de muchos cambios para Outlook. En enero, se anunció que Microsoft Outlook.com, el servicio de correo web gratuito de Microsoft, migraría a la misma infraestructura que Office 365. Esta migración supuso una mejor integración con los demás productos de Office, así como mejoras en la seguridad y el rendimiento.

Ese mismo año, Microsoft también introdujo nuevas funciones para la aplicación Outlook en dispositivos móviles. Estas incluían un nuevo diseño y la posibilidad de crear y editar eventos del calendario directamente en la aplicación.

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En la última versión de Outlook, Outlook 2021, Microsoft introdujo diversas actualizaciones y nuevas funciones. Uno de los cambios más importantes es la integración con Microsoft Teams. Con esta integración, los usuarios de Outlook pueden acceder a las reuniones de Teams directamente desde sus bandejas de entrada sin tener que cambiar de aplicación. Esto ha contribuido a aumentar la eficiencia y la productividad de las reuniones de Teams, al permitir a los usuarios programarlas y organizarlas de forma rápida y sencilla.

Otro cambio importante que Microsoft introdujo en Outlook son las mejoras de accesibilidad. Estas incluyen mejoras en el contraste de color, el tamaño y el estilo de fuente, y compatibilidad con comprobaciones y herramientas de accesibilidad. Estos cambios han ayudado a que la aplicación sea más accesible para usuarios con discapacidades.

Microsoft también introdujo una nueva función llamada "Reproducir mis correos electrónicos". Esta función permite a los usuarios reproducir sus correos electrónicos mediante comandos de voz. Esta función utiliza tecnología de reconocimiento de voz para leer los correos electrónicos en lenguaje natural sin necesidad de tocar la pantalla.

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Correo electrónico:

Outlook facilita el envío y recepción de correos electrónicos, con funciones como adjuntar archivos, organizar mensajes en carpetas, y buscar mensajes específicos.

Calendario:

Permite crear y gestionar citas, reuniones y eventos, con opciones para programar recordatorios y compartir calendarios con otros usuarios.

Contactos:

Permite almacenar y organizar información de contactos, incluyendo nombres, números de teléfono, direcciones de correo electrónico y otra información relevante.

Tareas:

Permite crear y asignar tareas, establecer fechas de vencimiento y hacer seguimiento de su progreso.

Integración con otros servicios:

Outlook se integra con otros servicios de Microsoft como OneDrive para facilitar el acceso y la gestión de archivos, y con otras aplicaciones de Office 365.

Personalización:

Outlook ofrece opciones de personalización como temas, vistas de la lista de mensajes, y firmas personalizadas.

Funciones de seguridad:

Outlook incluye funciones de seguridad como el cifrado de correo electrónico y la protección contra phishing y malware, especialmente para suscriptores de Microsoft 365.

Acceso desde múltiples dispositivos:

Outlook está disponible en versiones de escritorio, web y móvil, permitiendo el acceso a la información desde diferentes dispositivos.

Búsqueda avanzada:

Outlook ofrece funciones de búsqueda potentes para encontrar rápidamente correos electrónicos, contactos, citas o tareas específicas.

Otras características destacadas:

Reglas:

Permiten automatizar ciertas acciones con los correos electrónicos, como mover mensajes a carpetas específicas o marcarlos como leídos.

Bandeja de entrada prioritaria:

Organiza los correos electrónicos importantes en una sección separada de la bandeja de entrada.

Sugerencias inteligentes:

Ayudan a redactar correos electrónicos más efectivos con sugerencias de frases y correcciones ortográficas y gramaticales.

Reacciones:

Permiten responder a los correos electrónicos con reacciones como emojis.

Integración con Microsoft Teams:

Permite integrar Outlook con Microsoft Teams para facilitar la comunicación y colaboración.

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Ventajas de Outlook:

Integración con Microsoft Office:

Outlook se integra a la perfección con otras aplicaciones de Microsoft Office, como Word, Excel y PowerPoint, lo que facilita la colaboración y el intercambio de información.

Gestión de múltiples cuentas:

Permite gestionar varias cuentas de correo electrónico desde una sola interfaz, lo que simplifica la administración de la bandeja de entrada.

Organización de calendarios y contactos:

Outlook ofrece herramientas para gestionar calendarios, programar reuniones y almacenar información de contacto, lo que ayuda a mantener organizada la agenda y los contactos.

Funciones de seguridad:

Outlook incluye funciones de seguridad para proteger el correo electrónico y la información personal, como el filtrado de spam y la protección contra phishing.

Acceso multiplataforma:

Outlook se puede acceder desde diferentes dispositivos y sistemas operativos, incluyendo Windows, macOS, dispositivos móviles y a través de la web.

Facilidad para archivar y organizar correos:

Outlook ofrece herramientas para archivar mensajes, crear reglas para clasificar correos y limpiar la bandeja de entrada, lo que ayuda a mantenerla ordenada.

Desventajas de Outlook:

Costo:

Outlook es parte de la suite de Microsoft Office, que puede tener un costo asociado con la compra de licencias.

Dependencia de la conexión a internet:

Si bien algunas funciones pueden funcionar sin conexión, para acceder a todas las características y funcionalidades de Outlook, se necesita una conexión a internet.

Curva de aprendizaje:

Algunos usuarios pueden encontrar que la interfaz de Outlook es compleja y requiere un tiempo para aprender a utilizar todas sus funciones.

Posibles problemas de compatibilidad:

Aunque Outlook se integra con otras herramientas de Microsoft, puede haber problemas de compatibilidad con otros servicios o aplicaciones de terceros.

Limitaciones en la personalización:

A diferencia de otras plataformas, Outlook puede tener limitaciones en cuanto a la personalización y la integración con aplicaciones de terceros.

Posibles errores y problemas técnicos:

Como cualquier software, Outlook puede experimentar errores o problemas técnicos, como se ha reportado en algunas versiones.

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1. Descargar e instalar Outlook:

Visita el sitio web de Microsoft Office o la tienda de aplicaciones de tu dispositivo.

Descarga e instala Outlook siguiendo las instrucciones en pantalla.

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2. Configura tu cuenta:

Abre Outlook y haz clic en "Agregar cuenta."

Ingresa tu dirección de correo electrónico y sigue las indicaciones para configurar los ajustes del servidor.

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3. Explora la interfaz:

Familiarízate con el panel principal, incluyendo los paneles de correo, calendario, contactos y tareas.

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4. Personaliza la configuración:

Ve a "Configuración" para personalizar notificaciones, firmas y preferencias de sincronización.

​

5. Sincroniza calendario y contactos:

Integra tus calendarios externos (Google Calendar, etc.) e importa contactos.

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6. Comienza a redactar correos electrónicos y programar eventos:

Utiliza los botones "Nuevo correo electrónico" y "Nuevo evento" para comenzar la comunicación y organización.

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Sergio Bazo Bertrán - Lernen Capacitaciones

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Qué es MICROSOFT OUTLOOK y para qué sirve | Curso de MICROSOFT OUTLOOK | Parte 01