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La planeación presupuestal es la primera etapa en la elaboración de un presupuesto. Se define como un plan integrador y coordinador que se expresa en términos financieros respecto a las operaciones y recursos de una entidad. Es el proceso de prever y asignar recursos financieros para la consecución de objetivos específicos en un período determinado. Su propósito es guiar la toma de decisiones en función de los ingresos y egresos previstos, garantizando la sostenibilidad financiera y la optimización de los recursos.

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A) Elementos de la Planeación PresupuestalPara una planeación presupuestal efectiva, se deben considerar los siguientes elementos clave:

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A) Elementos de la Planeación PresupuestalPara una planeación presupuestal efectiva, se deben considerar los siguientes elementos clave:

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1. Objetivos y Metas Claras:

• La base de cualquier presupuesto son los objetivos que se desean alcanzar (ej. aumentar ventas, reducir costos, lanzar un nuevo producto, etc.). Deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos definidos (SMART).

• Estos objetivos guían la asignación de recursos y permiten evaluar el éxito del presupuesto.

2. Recopilación y Análisis de Información:

• Es crucial obtener datos históricos y actuales sobre ingresos, gastos,

tendencias del mercado, desempeño de la empresa, etc.

• Esta información proporciona una base sólida para proyecciones realistas y la identificación de áreas de mejora.

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3. Previsión de ingresos:

• Estimación de los fondos que la organización espera recibir en el período presupuestario (ej. ventas, inversiones, subvenciones, etc.).

• Requiere un análisis detallado de factores internos y externos que puedan influir en los ingresos.

4. Estimación de Gastos:

• Proyección de los costos operativos y de inversión que se incurrirán para lograr los objetivos.

• Incluye gastos fijos (alquiler, salarios) y gastos variables (materias primas, comisiones). Es importante considerar la optimización de recursos y la reducción de gastos innecesarios.

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7. Coordinación e Integración:

• Involucrar a todas las áreas y departamentos de la organización en el proceso de planeación.

• Esto asegura que el presupuesto refleje las necesidades y capacidades de cada área, fomentando la alineación hacia un mismo objetivo.

8. Flexibilidad:

• Aunque se busca precisión, el presupuesto debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a cambios inesperados en el entorno económico o en las condiciones internas de la empresa.

• Esto implica la posibilidad de realizar ajustes y revisiones.

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5. Periodo Presupuestal:

• Definición del horizonte de tiempo que abarcará el presupuesto (usualmente anual, pero puede ser mensual, trimestral o plurianual).

• Esto permite establecer metas a corto, mediano y largo plazo.

6. Políticas y Directrices:

• Establecimiento de las normas y criterios que regirán la asignación y el uso de los recursos.

• Definen límites, responsabilidades y procedimientos para la ejecución presupuestal.

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La planeación presupuestal sigue un ciclo que, aunque puede variar en su denominación, generalmente incluye las siguientes etapas:

1. Pre-Iniciación (o Establecimiento de Directrices):

• Propósito: Preparar el terreno para la elaboración del presupuesto.

• Actividades:

→ Nombramiento de un líder o comité de presupuesto.

→ Análisis del desempeño pasado y las condiciones actuales de la empresa.

→ Definición de las expectativas de la gerencia y la dirección estratégica de la organización.

→ Establecimientode políticas generales y supuestos para el próximo período.

• Resultado: Un mapa de expectativas y límites que guiarán el proceso.

2. Planeación y Formulación (o Elaboración):

• Propósito: Concretar los objetivos y metas de la organización en términos financieros.

• Actividades:

→ Cada departamento o área de la empresa propone sus planes y necesidades de recursos.

→ Se estiman los ingresos y egresos detallados para cada actividad y programa.

→ Se negocian y consolidan los presupuestos parciales en un presupuesto maestro.

→ Se definen los programas presupuestarios y las partidas de gastos e ingresos.

• Resultado: El borrador del presupuesto, donde se detallan las asignaciones de recursos y se alinean con los objetivos estratégicos.

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3. Aprobación:

• Propósito: Validar y autorizar el presupuesto propuesto.

• Actividades:

→ Revisión del presupuesto por parte de la alta dirección, el comité de presupuesto o los órganos de gobierno (ej. junta directiva, congreso en el sector público).

→ Discusión y posibles ajustes basados en las prioridades y la disponibilidad de recursos.

→ Formalización del presupuesto a través de la aprobación final.

•Resultado: El presupuesto definitivo y oficial para el período establecido.

4. Ejecución (o Implementación):

•Propósito: Poner en marcha el plan presupuestario.

•Actividades:

→ Asignación de fondos a los diferentes centros de costos y proyectos.

→ Realización de las operaciones diarias de acuerdo con lo presupuestado.

→ Monitoreo continuo de los ingresos y gastos.

• Resultado: Las operaciones de la organización se llevan a cabo siguiendo las directrices financieras establecidas.

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5. Control y Seguimiento:

• Propósito: Monitorear el progreso del presupuesto y asegurar que se cumplan los objetivos.

• Actividades:

→ Comparación constante de los resultados reales con los presupuestados (análisis de desviaciones).

→ Identificación de las causas de las variaciones (favorables o desfavorables).

→ Elaboración de informes periódicos de desempeño presupuestario.

• Resultado: Información clave para la toma de decisiones y la corrección de rumbo.

6. Evaluación y Ajuste (o Retroalimentación):

• Propósito: Aprender de la experiencia y mejorar futuros procesos de planeación.

• Actividades:

→ Análisis de las desviaciones significativas y sus impactos.

→ Revisión de la efectividad del presupuesto y sus supuestos.

→ Realización de ajustes o revisiones al presupuesto si las condiciones cambian drásticamente.

→ Uso de las lecciones aprendidas para la planeación del próximo ciclo presupuestario.

• Resultado: Un proceso de mejora continua que fortalece la gestión financiera de la organización.

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Baca Urbina, G. (2014). Fundamentos de Ingeniería Económica (5a ed.). McGraw-Hill Education.

Ramírez Padilla, D. N. (2018). Contabilidad Administrativa (10a ed.). McGraw-Hill Education.

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Horngren, C. T., Datar, S. M., & Rajan, M. V. (2018). Contabilidad de Costos: Un Enfoque Gerencial (15a ed.). Pearson Educación.

Castañeda, J. (2020). Finanzas en la Empresa. Editorial Porrúa.