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Resumen del tratamiento de datos personales en el centro educativo

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Resumen del tratamiento de datos personales en el centro educativo

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Protección de datos para centros educativos - Ayuda RGPD & LOPD

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La solicitud de autorización para publicar imágenes de menores debe tener:

Datos de la representación del quien ostente la patria potestad del menor

Especificar a quién o a qué entidad se cede los derechos de uso de imagen

Indicar cómo y para qué vamos a usar las imágenes

Incluir un párrafo de buenas prácticas para dejar claras nuestras buenas intenciones

Apartado para la firma de los representantes legales.

Deberemos terminar con la declaración de cumplimiento con la Ley Orgánica de Protección de Datos.

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difusión de trabajos, fotografías o documentos creados por el alumnado

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difusión de trabajos, fotografías o documentos creados por el alumnado

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La imagen de los menores en Internet es algo a lo que la normativa de Protección de Datos presta una especial atención. Y con razón. A poco que naveguemos por las redes sociales, encontraremos dos tipos de padres y madres a la hora de publicar fotos: los que publican continuamente y sin ningún pudor fotografías de sus hijos e hijas (algunos ya comienzan con la ecografía) y los que no publican ninguna imagen de ellos y a lo máximo algunas sin mostrar su rostro. Entre uno y otro extremo hay matices, naturalmente.

¿Debe un colegio recoger el consentimiento de los padres para colgar fotos de actividades donde aparecen los niños?

Esta es la consulta que nos propone una lectora del blog, y para responderla tenemos por parte del Gabinete Jurídico de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) el Informe 0194/2009, que trata precisamente este asunto. Y la respuesta aplica lo mismo para publicaciones en internet como para otras en libros, anuarios, revistas, etc...

¿Las imágenes de un menor pueden ser consideradas como datos de carácter personal?

El artículo 5.1 del Reglamento de desarrollo de la LOPD precisa que constituye un dato de carácter personal " Cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas físicas identificadas o identificables"

En consecuencia, las imágenes a las que se refiere la consulta tendrán la consideración de datos de carácter personal en caso de que las mismas permitan la identificación de las personas que en ellas aparecen, no encontrándose amparadas por la LOPD en caso contrario.

Consentimiento y derechos de los afectados

Siendo la imagen un dato personal, la toma de fotos de los alumnos efectuada por el colegio constituye un tratamiento de datos personales, y entre las obligaciones del responsable del fichero, en el presente caso el centro escolar, está la de obtener el consentimiento del interesado para el tratamiento o cesión de los datos y la de informar sobre los derechos que les asisten, así como sobre la identidad y dirección del responsable y sobre el uso que se va a dar a esos datos.

En el presente caso, las imágenes tratadas afectan a un menor de edad, por lo que, debe tenerse en cuenta lo previsto en número primero del artículo 13 del Reglamento de desarrollo de la LOPD: Podrá procederse al tratamiento de los datos de los mayores de catorce años con su consentimiento, salvo en aquellos casos en los que la Ley exija para su prestación la asistencia de los titulares de la patria potestad o tutela. En el caso de los menores de catorce años se requerirá el consentimiento de los padres o tutores.

Contenido de la solicitud de autorización

La solicitud de autorización para publicar imágenes de menores debe tener un contenido mínimo:

Datos de la representación del quien ostente la patria potestad del menor

Especificar a quién o a qué entidad se cede los derechos de uso de imagen

Indicar cómo y para qué vamos a usar las imágenes

Incluir un párrafo de buenas prácticas para tranquilizar a los familiares y dejar claras nuestras buenas intenciones

Apartado para la firma de los representantes legales

Finalmente, y ya que estamos tratando y recogiendo datos personales, deberemos terminar con la declaración de cumplimiento con la Ley Orgánica de Protección de Datos.

¿Y si uno de los progenitores se opone a la publicación de esas fotografías?

En estos casos e independientemente de que la guarda y custodia del menor en cuestión se atribuya en exclusiva a uno de ellos, esto último no le da derecho sin más al progenitor que ostente la custodia a publicar fotos o videos de su hijo menor sin el consentimiento del otro, ya que debemos tener en cuenta que en estos casos lo más normal es el ejercicio compartido de la patria potestad o representación legal del menor por parte de ambos padres, con lo que sigue siendo preciso que ambos autoricen previamente el que la foto o vídeo del menor en cuestión pueda publicarse.

El progenitor que ha publicado las fotos o vídeos del menor en las redes tiene dos opciones: o retirar la citada foto o vídeo de las redes sociales o bien solicitar al Juez que, a falta del consentimiento del otro progenitor, le autorice a publicar la foto o vídeo en cuestión, lo que hará, por regla general, si se ha hecho un uso adecuado y razonable conforme a las normas de convivencia social generalmente aceptadas, y además la referida foto o vídeo no perjudica al menor. Es decir, a falta de acuerdo debería obtenerse autorización judicial.

Publicación en sitio web

Asimismo, la publicación en la página web del colegio de las fotos de los alumnos constituye una cesión o comunicación de datos de carácter personal, definida por el artículo 3 j) de la LOPD como "Toda revelación de datos realizada a una persona distinta del interesado" y requiere el consentimiento, en los términos antes señalados, del afectado o de sus padres si se trata de un menor de 14 años.

Por lo tanto, el centro debe pedir autorización expresa a los padres o tutores para la realización y publicación de esas fotografías, es decir, un consentimiento por escrito: un documento firmado autorizando y especificando los diversos usos de la fotografía o bien algún tipo de autorización para la realización de esas fotografías. Este consentimiento, que debe ser previo, libre e informado, podemos revocarlo en cualquier momento.

Cancelación de los datos

Si las fotografías ya han sido publicadas los padres del menor afectado podrán ejercitar su derecho de cancelación ante el centro escolar como responsable del fichero, a fin de que se retiren las imágenes del menor de la página web. Dicho derecho deberá ser atendido en el plazo de 10 días que señala el artículo 16 de la LOPD, en otro caso, los afectados podrán recabar la tutela de la AEPD en la forma prevista en el artículo 18 de la misma norma. Ello sin perjuicio de la posibilidad de instar de la AEPD el ejercicio de ejercer sanciones.

Reglas básicas para publicar fotos de menores

Antes de publicar fotos de menores en Internet debemos asegurarnos de cumplir una serie de requisitos:

1. En la foto no debe aparecer nunca ninguna pista sobre los lugares frecuentados por el menor, como su escuela o un parque.

2. No debes fotografiarlos junto a tu coche, y mucho menos que salga la matrícula del vehículo.

3. No añadas datos a la foto que puedan identificar al menor. Por ejemplo, no pongas su nombre o apellidos al nombre del archivo de la foto.

4. Nunca, nunca, nunca publiques información sobre los horarios del niño y las actividades que realiza habitualmente.

5. Cuando publiques una foto de niños no añadas información de la que se pueda deducir que están solos. Evita comentarios como "los echo mucho de menos cuando trabajo"

6. No publicar fotos en las que se adjunten uniformes del colegio o camisetas identificativas de sus equipos. Evita credenciales que permitan a un extraño localizarles.

7. Si haces la foto con un móvil o tableta con GPS asegúrate de que la función de localización está desactivada o que esos datos se han borrado. Si lo está se podría rastrear dónde se hizo la foto y localizar al niño.

8. Advierte a tus amigos y familiares y que entiendan la gravedad de publicar fotos de niños en internet. Pídeles que no publiquen fotos de tus hijos sin tu consentimiento.

Y recuerda ...

Tras publicar una foto de tu hijo en Twitter o Facebook, incluso aunque la compartas sólo con tus amigos, debes dar por hecho que desde ese instante es completamente pública. Y hagas lo que hagas es posible que nunca puedas eliminar esa foto de internet.

Y además de su propia seguridad, las fotos que publicamos son de menores, que aún no son conscientes de la huella que pueden tener en sus vidas. Piensa que cuando te haces adulto tienes toda tu vida fotografiada y publicada en Internet sin que hayas podido decidir de manera responsable y madura sobre si te parecía bien o no. ¿A que no te gustaría? Tú debes ser el responsable. No publiques fotos que no te gustaría que fueran públicas si fueran tuyas.

Aquí tienes el Modelo autorización para publicar fotos de niños.

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Autorización necesaria para fotografías de niños en colegios

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La imagen de los menores en Internet es algo a lo que la normativa de Protección de Datos presta una especial atención. Y con razón. A poco que naveguemos por las redes sociales, encontraremos dos tipos de padres y madres a la hora de publicar fotos: los que publican continuamente y sin ningún pudor fotografías ...

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Cuándo necesitamos un consentimiento para el uso de imágenes

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Cuándo necesitamos un consentimiento para el uso de imágenes

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¿Qué dice la normativa sobre el uso de imágenes con derechos de autor? ¿Y sobre la publicación de fotografías en las que aparezcan terceros? En este artículo respondemos a estas y otras cuestiones, y te dejamos un modelo de autorización para el uso de imágenes.

¿Qué es la autorización para la cesión de derechos de imagen?

La autorización para el uso de imágenes es necesaria para todas aquellas fotografías, videos, diagramas, gráficos, dibujos o representaciones gráficas que tengan derechos de autor.

Asimismo, en el caso de fotografías en las que aparezcan personas será necesario tener en cuenta los derechos de imagen y relativos a la protección de datos de dichas personas.

La autorización de derechos de imagen es un documento escrito en el que el autor de la fotografía o las personas que aparecen en ella dan consentimiento para la publicación o difusión de dichas imágenes. Al final del artículo tienes un modelo de esta autorización de protección de datos.

¿Debo requerir autorización para el uso de imágenes?

Siempre que se pueda reconocer a la persona fotografiada será necesario recabar su consentimiento informado para publicar fotos. En caso de que las personas no sean reconocibles, no será necesario.

Existen algunas excepciones a esta regla. Por ejemplo, no será necesario solicitar consentimiento cuando:

Las imágenes se van a usar con fines históricos, culturales, científicos o informativos de carácter relevante.

La imagen de la persona es accesoria y no resulta importante en relación al hecho, suceso o acontecimiento público sobre el que se pretende informar.

Sean fotografía de cargos públicos durante el ejercicio de sus actividades o en lugares abiertos al público.

Salvo estas excepciones, el consentimiento será obligatorio para cumplir la LOPD y el RGPD.

¿Necesito un consentimiento firmado para publicar fotografías con terceros?

Sí. De hecho, aunque estamos acostumbrados a publicar imágenes de otros casi sin restricciones en las redes sociales, lo legal sería solicitar su consentimiento RGPD. Esto incluye a fotos de excursiones, fiestas o en cualquier otro ámbito.

Hay que tener en cuenta que el derecho a la intimidad, el honor o la propia imagen de la persona siempre está por encima de los derecho del autor de la imagen, incluso aunque con su divulgación no persiga ningún fin económico.

Fotografías de empresa

Es frecuente que las empresas incluyan una cláusula en los contratos de sus trabajadores en las que el empleado otorga consentimiento para el uso de sus datos personales, lo cual incluye su imagen.

Sin embargo, el RGPD deja claro que esta cláusula solo será válida en caso de que estas imágenes sean usadas dentro del marco de la relación laboral, pero no si su uso tiene que ver con la relación de actividades comerciales o profesionales.

En este último caso, existen sentencias que han sentado un precedente, como la junio de 2017 de la Audiencia Nacional, que señala que el empleado siempre deberá otorgar consentimiento a la empresa para usar su imagen fuera de los límites del marco de su relación laboral.

¿Cuándo necesito el consentimiento de los clientes?

La empresa debe solicitar el consentimiento previo de los clientes siempre que vaya a publicar o divulgar sus imágenes, sin importar si han sido tomadas dentro o fuera de las instalaciones de la empresa. Este consentimiento debe ser por escrito.

En relación a esto, te puede interesar nuestro modelo de consentimiento de protección de datos.

Fotografías de menores

La autorización de derechos de imagen en adultos es obligatoria, pero los casos más especiales son aquellos en los que se trata de fotografías en las que aparecen menores de edad .

Los menores de edad son un grupo especialmente protegido en lo que se refiere a la protección de sus derechos fundamentales, lo cual incluye su derecho a la propia imagen, a la intimidad y al honor.

Para publicar, divulgar o compartir fotos de menores de edad (siempre que sean reconocibles), es obligatorio contar con la autorización de los padres o tutores, incluso si las imágenes tienen carácter accesorio.

Hay que tener en cuenta que se considera una vulneración del derecho al honor, la intimidad o la propia imagen del menor cualquier uso de su imagen que sea contraria a sus intereses o pueda suponer un menoscabo a su reputación. Y cabe destacar que esto aplica también aunque la imagen haya sido publicada con el consentimiento de padres o tutores legales.

¿Cuándo necesito el consentimiento de los padres?

Aunque la edad para la mayoría legal en España son los 18 años, los menores que tengan 14 años podrán prestar su consentimiento para la publicación de sus fotografías, siempre y cuando sean capaces de demostrar la madurez necesaria para ello.

En el caso de fotografías de menores de 14 años, siempre será necesario contar con la autorización de sus padres o de sus representantes legales.

¿Necesitas ayuda para cumplir la normativa referente al uso de imágenes?

En ese caso consulta nuestro modelo de autorización de derechos de imagen. Además, en nuestra web también puedes encontrar más información interesante como esta: plantillas autorización ley de protección de datos

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Modelo autorización uso de imágenes: Consentimiento y Derechos

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¿Qué dice la normativa sobre el uso de imágenes con derechos de autor? ¿Y sobre la publicación de fotografías en las que aparezcan terceros? En este artículo respondemos a estas y otras cuestiones, y te dejamos un modelo de autorización para el uso de imágenes.

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Tratamiento de las imágenes de los alumnos

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Tratamiento de las imágenes de los alumnos

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¿Quién puede hacer fotografías, y con que finalidad?

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El desarrollo de las tecnologías de la información y comunicación ha facilitado la captación, grabación y reproducción de imágenes, proporcionando medios que prácticamente han convertido en un fotógrafo o realizador de vídeos a cualquier persona que disponga de un teléfono móvil.

Con ocasión de la celebración de actos escolares o de eventos en centros educativos en los que los alumnos y los profesores son los protagonistas, tanto por los familiares como por el propio centro se toman fotografías y graban vídeos en los que se recogen sus imágenes. Estos hechos, comunes en los eventos escolares, dan lugar a que se planteen muchas cuestiones sobre quién y cómo se pueden captar las imágenes, qué requisitos se han de cumplir, con qué finalidad y a quién se pueden comunicar.

Según quién vaya a grabar las imágenes y la finalidad para la que se graben será necesario observar unos determinados requisitos.

Si la grabación de las imágenes se produjera por el centro escolar con fines educativos, como trabajos escolares o evaluaciones, el centro o la Administración educativa estarían legitimados para dicho tratamiento sin necesidad del consentimiento de los alumnos o de sus padres o tutores. Cuando la grabación de las imágenes no se corresponda con dicha función educativa, sino que se trate de imágenes de acontecimientos o eventos que se graban habitualmente con fines de difusión en la revista escolar o en la web del centro, se necesitará contar con el consentimiento de los interesados, a quienes se habrá tenido que informar con anterioridad de la finalidad de la grabación, en especial de si las imágenes van a estar accesibles de manera indiscriminada o limitada a la comunidad escolar.

En caso de conflicto entre los progenitores sobre la grabación de las imágenes de sus hijos, deberá plantearse ante el juez competente en materia de familia para su resolución.

Casos prácticos y ejemplos

Se recomienda que la publicación en la web de los centros tenga lugar en un espacio privado, al que se acceda mediante identificación y contraseña.

Por otra parte, es muy frecuente que los padres y familiares de alumnos tomen fotografías y graben vídeos en eventos festivos, conmemorativos, deportivos o de otra índole, en los que participan los alumnos.

En estos casos la grabación de las imágenes suele corresponder a una actividad exclusivamente personal y doméstica, es decir, aquellas que se inscriben en el marco de la vida privada, familiar y de amistad, que están excluidas de la aplicación de la normativa de protección de datos.

En otras ocasiones no es el centro escolar el que toma las fotografías o vídeos de los alumnos ni tampoco sus familiares, sino que son terceros, ya sea la empresa que presta un determinado servicio, por ejemplo, la celebración de actividades extraescolares o un club deportivo.

De nuevo hay que distinguir: si la grabación de imágenes se realiza por encargo del centro educativo, en cuyo caso éste deberá obtener el consentimiento de los alumnos o de sus padres o tutores, o si es el tercero quien toma la fotografías o graba los vídeos para sus propias finalidades, que tendrá que contar con el previo consentimiento de los interesados, ya lo recabe él mismo o a través del centro, en cuyo caso se deberá especificar que el tercero es el responsable del tratamiento.

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5. Tratamiento de las imágenes de los alumnos

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El desarrollo de las tecnologías de la información y comunicación ha facilitado la captación, grabación y reproducción de imágenes, proporcionando medios que prácticamente han convertido en un fotógrafo o realizador de vídeos a cualquier persona que disponga de un teléfono móvil.

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Tratar con los datos personales de los alumnos

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Tratar con los datos personales de los alumnos

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publicación de información personal, calificaciones, ...

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Agencia Española de Protección de Datos: Los datos personales de los alumnos

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publicación de calificaciones y su correcta difusión a través de la plataforma educativa.

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Redes sociales como medio de comunicación

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Redes sociales como medio de comunicación

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Las redes sociales como facebook son a veces utilizadas entre profesores y alumnos como medio para informar de eventos, actividades deportivas, etc

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Utilización de aplicaciones que almacenan datos personales

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Utilización de aplicaciones que almacenan datos personales

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guía sobre el uso de aplicaciones que almacenan datos personales

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consentimiento de cesión de datos del alumno al centro educativo. Modelo